Apa itu e Purchasing dan Perbedaannya dengan Manual?

Purchasing adalah salah satu proses yang penting dalam bisnis, karena proses ini dapat memengaruhi kinerja dan profitabilitas.
Pembelian memiliki proses yang sangat kompleks, jika melakukannya secara sembarangan maka biaya pengeluaran pun semakin besar dan bisa memperkecil peluang keuntungan Anda. Maka dari itu, dibutuhkan sebuah sistem yang mumpuni untuk mendukung kelancarannya.

Nah, e-Purchasing hadir sebagai solusi digital untuk mempermudah dan mempercepat proses pembelian Anda. Selain itu masih banyak manfaat lainnya yang bisa didapatkan dari menerapkan sistem ini. Untuk lebih lengkapnya, mari kita bahas pengertiannya, perbedaannya dengan cara manual, serta hubungannya dengan sistem ERP.

Baca juga: Pentingnya Sistem ERP Akuntansi untuk Perusahaan

1. Apa itu e-Purchasing?

Purchasing digital adalah proses pembelian yang dilakukan secara elektronik melalui internet atau jaringan komputer. Dimana biasanya melibatkan penggunaan teknologi seperti software ataupun platform, dan bahkan ERP. Sehingga, pelaksanaan pengadaan jadi lebih efektif dan efisien.

Di dalam e-Procurement terdapat fitur-fitur khusus yang dibuat untuk melancarkan proses pembelian. Fitur pertama ada e katalog, yang berfungsi untuk memudahkan Anda dalam memilih barang karena menyediakan informasi lengkap tentang produk, mulai dari jenis hingga spesifikasinya. Lalu yang kedua ada fitur supplier portal. Dari portal ini, Anda bisa mengetahui seluruh penawaran yang diberikan oleh penyedia barang. Anda pun bisa memilih supplier yang tepat dengan lebih mudah.

Selanjutnya, juga ada fitur multi-level approval yang berfungsi untuk memudahkan Anda dalam meminta persetujuan pembelian ke pejabat pengadaan. Para stakeholder bisa menolak atau menyetujuinya hanya dengan satu klik saja. Selain fitur tersebut, masih ada banyak fitur-fitur lainnya yang bisa membantu Anda untuk mengotomatiskan pekerjaan berulang dalam proses pengadaan.

2. e-Purchasing vs Purchasing Manual

Proses pembelian yang dilakukan secara manual, tentu saja tidak melibatkan teknologi atau sistem informasi. Padahal tahapannya cukup kompleks dimana meliputi mencari supplier, membuat purchase order, dan melakukan pengiriman. Maka dari itu, cara manual sangatlah memakan waktu dan memerlukan sumber daya yang banyak. Dimana jika terus menerus dilakukan akan menjadi kendala serius bagi perusahaan.

Dalam hal ini, e-Purchasing memiliki beberapa keunggulan dibandingkan dengan cara manual. Pertama, proses pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan secara cepat dan efisien, jadi sangat menghemat waktu dan tenaga. Dengan menggunakan platform digital, pengguna dapat mencari supplier dengan mudah, membandingkan harga, dan membuat pesanan secara otomatis.

Kedua, e-Procurement dapat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pembelian. Dalam proses manual, seringkali terdapat masalah seperti duplikasi pembelian atau memilih penyedia barang jasa yang tidak terpercaya. Namun, Anda tidak perlu mengalaminya lagi ketika sudah menggunakan cara digital. Dimana Anda dapat melacak setiap transaksi pengadaan, untuk meminimalisir risiko yang tidak diinginkan.

Ketiga, kelebihan e-Purchasing adalah dapat meningkatkan efisiensi biaya. Anda dapat melakukan negosiasi harga dengan supplier secara online, sehingga dapat menghemat biaya pembelian. Selain itu, Anda juga bisa memperkirakan biaya pengeluaran secara akurat dengan menggunakan katalog elektronik di sistem ini.

3. Hubungan e-Purchasing dan Sistem ERP

Di era bisnis yang semakin digital seperti sekarang, perusahaan perlu memperhatikan keefektifan dan efisiensi bisnis agar tidak kalah saing dengan kompetitor.

Salah satu solusi yang dapat bisnis Anda gunakan adalah sistem ERP, yang juga mencakup integrasi dengan software purchasing untuk mempermudah pengelolaan pembelian, meningkatkan transparansi, dan mengoptimalkan pengelolaan inventaris. Dengan penggunaan ERP yang tepat, perusahaan dapat mengelola seluruh proses bisnis secara lebih terstruktur dan efisien.

e-Purchasing berkaitan erat dengan ERP atau Enterprise Resource Planning. Sistem ERP adalah sebuah perangkat yang mengintegrasikan berbagai aspek bisnis seperti pembelian, produksi, inventaris, dan keuangan dalam satu aplikasi. Nah, dalam software ERP terdapat fitur-fitur yang mendukung automasi pengadaan seperti pengelolaan supplier, pembuatan PR (purchase request) dan PO (purchase order), serta pengiriman barang.

Hubungan antara sistem ERP dan e-Purchasing tidak dapat dipisahkan. Kedua solusi digital ini saling melengkapi dan membantu meningkatkan efisiensi bisnis perusahaan. Salah satu manfaat dari penggunaannya adalah memungkinkan integrasi data dan proses bisnis. Dimana akan berpengaruh pada proses pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat, karena data dapat diakses dan dianalisis secara real-time.

Selain itu, keuntungan lainnya dari menerapkan aplikasi ERP untuk purchasing adalah memudahkan perusahaan untuk melakukan pengawasan supplier secara efektif. Di sistem ini, Anda dapat memilih vendor yang paling tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis, mengelola kinerja supplier, dan melakukan negosiasi harga yang lebih efektif.

Secara keseluruhan, hubungan kedua sistem ini sangat penting bagi perusahaan dalam meningkatkan produktivitas dan meminimalisir pengeluaran yang tidak diperlukan. Sehingga, Bisnis Anda dapat menghemat waktu dan biaya dalam proses pembelian dan mengoptimalkan persediaan.

4. Tata Cara Memilih e-Puchasing yang Baik

Dalam mengimplementasikan e-Purchasing, perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor. Pertama, pastikan bahwa software yang digunakan dapat terintegrasi dengan aplikasi lainnya dan dapat memenuhi kebutuhan bisnis. Hal ini termasuk fitur-fitur dan solusi yang ditawarkan.

Kedua, Anda juga perlu mempertimbangkan aspek keamanan yang ada pada software. Seperti yang kita tahu, aplikasi ini menyimpan data sensitif perusahaan seperti data keuangan, informasi karyawan, dan supplier. Oleh karena itu, bisnis Anda perlu memastikan bahwa sistem ERP pada procurement yang digunakan dapat melindungi data dengan baik dan mematuhi standar keamanan yang berlaku.

Ketiga, pertimbangkan dukungan teknis yang tersedia dalam penggunaan e-Purchasing. Perusahaan perlu memastikan untuk memilih vendor ERP yang dapat memberikan support memadai dan responsif dalam mengatasi masalah yang terjadi. Sehingga, bisnis Anda bisa menjalankan pengadaan dengan lancar tanpa kendala.

5. Kesimpulan

Dalam kesimpulannya, e-purchasing jauh lebih baik daripada cara manual. Banyak manfaat yang bisnis Anda bisa dapatkan, mulai dari mengotomatiskan proses pembelian hingga kemudahan dalam memilih supplier. Sehingga, efisiensi bisnis pun meningkat pesat.

Nah, Anda bisa memaksimalkan hasil dari e-purchasing jika mengintegrasikannya dengan sistem ERP. Kedua solusi digital ini saling melengkapi dan membantu meningkatkan efektivitas dalam proses pengadaan. Hasil akhirnya, perusahaan Anda dapat mencapai keunggulan kompetitif dan mencapai pertumbuhan bisnis yang lebih baik di masa depan.