Mengimplementasikan sistem ERP bisa jadi pekerjaan yang rumit. Penting untuk merancangnya dengan sangat hati-hati untuk menghindari kegagalan. Anda perlu membagi prosesnya menjadi beberapa fase mulai dari menerapkan tujuan yang jelas, ruang lingkup, hingga aplikasi apa yang akan digunakan nantinya. 

Selain itu, langkah-langkah implementasi sistem ERP pada perusahaan juga perlu mempertimbangkan proses pasca pemasangannya. Dalam hal ini meliputi proses pelatihan atau edukasi kepada staf yang akan menjadi pengguna aplikasi, garansi, serta perawatannya. Bila hal tersebut diperhitungkan dengan detail, aplikasi akan bertahan lebih lama dan dapat digunakan secara maksimal untuk mendukung alur bisnis perusahaan.

1. Apa itu Sistem ERP?

Sebelum membahas lebih lanjut tentang langkah menerapkan sistem ERP, penting untuk mengetahui tentang sistem itu sendiri. Pengertian sistem ERP adalah sebuah perangkat yang mengintegrasikan berbagai fungsi dari keseluruhan aspek bisnis, mulai dari manajemen keuangan, penjualan, inventaris, hingga sumber daya manusia. Aplikasi ini bertujuan untuk melancarkan proses bisnis pada perusahaan dan meningkatkan produktivitas maupun profitnya.

2. Langkah-langkah Implementasi ERP

Implementasi sistem ERP menggambarkan beberapa proses mulai dari perencanaan hingga penggunaan. Umumnya, proses ini berlanjut selama beberapa bulan dan cukup rumit, karena memperhitungkan semua detail yang sesuai dengan kondisi perusahaan saat ini. 

Agar dapat memastikan implementasi yang dilakukan bisa berhasil, perusahaan perlu menentukan tolak ukur dengan hati-hati, desain proses, serta melakukan konfigurasi sistem yang sesuai kebutuhan dan kondisi bisnis. Selanjutnya, implementasi juga harus didukung dengan pengujian yang ketat untuk memastikan aplikasi benar-benar berfungsi dengan baik dan layak untuk digunakan oleh semua staf. Nah, berikut langkah-langkah yang harus Anda lalui bila ingin menerapkan sistem ERP: 

a. Menentukan Ruang Lingkup Aplikasi

Dalam hal ini, ada beberapa hal yang perlu dilakukan agar ruang lingkup proses penerapan sistem ERP jelas dan detail. Dimana terdiri dari poin apa saja yang akan dicapai selama proses implementasi ERP. Temukan ruang lingkup yang tepat setelah Anda berhasil menjawab pertanyaan ini:

• Mengapa ERP dibutuhkan untuk bisnis Anda? 
• Apa yang ingin Anda capai dengan mengimplementasikannya? 
• Apa proses bisnis yang saat ini dijalankan? 
• Masalah utama apa saja yang harus diselesaikan menggunakan aplikasi ERP ini? 

b. Menuliskan Tujuan

Langkah ini diperlukan untuk membuat antisipasi ketika ada kemacetan atau masalah selama proses implementasinya. Ketika hal itu terjadi, Anda akan kembali fokus ke tujuan yang ingin dicapai dan berusaha mencari solusinya. Tujuan harus berfokus ke manfaat akhir yang akan diperoleh perusahaan dan tindakan apa saja yang harus dilakukan untuk mencapainya. Nah, cara menentukannya bisa dibuat dengan menjawab pertanyaan ini: 

• Tantangan apa yang dihadapi perusahaan saat ini? 
• ERP akan digunakan untuk area mana saja dalam bisnis? 

c. Merencanakan Strategi Mitigasi Risiko

Salah satu risiko yang kemungkinan akan kamu hadapi adalah tidak mampu mengimplementasikan ERP dengan tepat. Maka, pastikan tujuan yang Anda susun sudah jelas sebelum memutuskan teknologi apa yang akan digunakan maupun memilih vendor ERP mana yang akan diajak bermitra. 

Selain itu, risiko dari sisi biaya yang overhead juga sudah umum terjadi ketika mengimplementasikan ERP. jadi, Anda harus mengantisipasinya dengan membuat anggaran biaya cadangan dan memastikan semua prosesnya sesuai timeline yang sudah ditentukan. 

d. Menetapkan Tim yang Bertanggung Jawab

Anda perlu menentukan tim implementasi yang akan bertanggung jawab selama proses penerapan dan memastikan tidak ada kesalahan yang terjadi. Agar lebih mudah dalam membagi tugas, Anda juga perlu menentukan peran masing-masing individu yang ditugaskan.

Hindari menggunakan staf yang tidak kompeten dan memilihnya secara asal-asalan. Pastikan orang yang masuk dalam tim inti adalah orang-orang kompeten yang memahami dengan baik teknologi sistem ERP, tahu proses bisnis perusahaan, serta eksekutif yang akan memberikan verifikasi dan mengambil keputusan. 

e. Memilih Sistem ERP yang Tepat

Di Indonesia, ada banyak jenis software ERP yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan masing-masing perusahaan dengan berbagai kelebihan dan kekurangannya. Bila Anda tidak mengerti dengan baik masing-masing aplikasi, kemungkinan untuk salah memilih semakin besar. Jadi, sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem yang mana, Anda perlu mengetahui dulu jenis-jenisnya.

• Aplikasi ERP yang Dikembangkan Sendiri

Anda mulai mengembangkan aplikasi dari awal yang mana fitur-fiturnya dibuat sesuai kebutuhan dan kondisi perusahaan. Anda bisa mempekerjakan IT profesional yang akan bertugas untuk membuat aplikasi mulai dari tahapan perancangan, desain, development, hingga pengujian. 

Namun, mengembangkan ERP sendiri akan membutuhkan waktu lama dan biaya yang cukup besar. Sekarang, Anda bisa memilih vendor ERP yang akan bertugas untuk mengembangkan sistem sesuai kebutuhan perusahaan. Keuntungannya, Anda hanya perlu menunggu hasilnya, memberikan evaluasi, dan menggunakannya ketika sudah selesai. 

• ERP untuk Perusahaan Berbasis Cloud

Saat ini sudah ada banyak vendor yang menyediakan software ERP cloud-based untuk segala jenis perusahaan di bidang apa pun. Anda tinggal mengkonfigurasi beberapa fitur yang diperlukan dan menghapus fitur lain yang tidak dibutuhkan. Sistem ERP berbasis cloud ini memiliki keunggulan dalam proses implementasi lebih cepat, karena rata-rata sudah ada aplikasi yang siap pakai. 

Dari sisi biaya juga lebih murah, sebab harga sudah satu paket dengan layanan dan proses implementasi. Umumnya sistem biayanya adalah sewa tahunan, yang mana Anda tidak perlu mengeluarkan biaya langsung banyak di awal. Ketika ada kerusakan, tim vendor yang akan melakukan perbaikan dan pemeliharaan, sehingga Anda tidak harus turun tangan. Ada tim support yang akan selalu stand by untuk memberikan bantuan ketika Anda mengalami masalah. 

• Sistem ERP Custom

Aplikasi ini juga berasal dari vendor yang bisa membuat sistem ERP dari awal. Akan tetapi, Anda dapat meminta kustomisasi fitur-fitur yang disesuaikan dengan kebutuhan. Misal dari sisi desain dibuat dengan template yang berbeda dari lainnya, lalu fitur atau solusi tambahan untuk memperlancar alur bisnis perusahaan. 

Aplikasi ERP yang sudah dikustomisasi sesuai kebutuhan bisnis nantinya akan dipakai untuk mengelola seluruh aspek perusahaan mulai dari akuntansi manajemen, inventory management, manajemen tenaga kerja, maupun manajemen jual beli produk. Keunggulan jenis sistem ERP ini adalah harganya yang tidak mahal, sebab Anda hanya memilih jenis modul ERP dan fitur yang dibutuhkan perusahaan. 

Ketika membeli default ERP, kemungkinan ada beberapa fitur yang tidak dibutuhkan oleh bisnis Anda. Dengan sistem ERP custom, Anda tidak perlu membuang-buang uang untuk hal yang tidak Anda butuhkan. Selain itu, vendor aplikasi juga akan memastikan sistem selalu diperbarui tiap kali ada perkembangan tanpa harus meminta biaya tambahan lagi. Ini akan lebih menghemat biaya implementasi.

3. Kesimpulan

Kini, tinggal keputusan Anda untuk menentukan sistem ERP mana yang bisa menunjang alur bisnis dan membantu meningkatkan profit perusahaan. Pilih dengan hati-hati dan lakukan riset sebelum memutuskan. Pastikan vendor yang Anda pilih sudah memberikan gambaran detail tentang kelancaran langkah langkah implementasi sistem ERP pada perusahaan, mulai dari pra-implementasi hingga pasca implementasi. Sebab, ini penting untuk menjamin Anda mendapatkan dukungan penuh ketika mengalami kendala selama menggunakannya.