Sistem ERP atau Enterprise Resource Planning memiliki perkembangan yang pesat sejak waktu pertama kali ditemukan. Namun, solusi ERP terbaik masih memerlukan perkembangan seiring dengan perubahan kondisi dan kemajuan teknologi. Untuk melakukan perbaruan sistem, Anda membutuhkan investasi waktu dan uang agar sistem Anda tetap up to date. Pada umumnya, ERP perlu melakukan update system setiap lima sampai sepuluh tahun sekali. Pada artikel ini, Anda akan mempelajari waktu dan alasan yang tepat sebelum memperbarui ERP.

1. Waktu yang Tepat untuk Pembaruan Sistem ERP

Waktu yang tepat untuk memperbarui ERP dapat bervariasi tergantung pada berbagai faktor, seperti skala perusahaan, jenis industri, dan kebutuhan spesifik untuk bisnis. Berikut ini adalah beberapa aspek yang dapat Anda pertimbangkan untuk menentukan waktu update software ERP yang tepat.

a. Mulai Ada Keterlambatan Proses Bisnis

Setiap perusahaan terdiri dari berbagai divisi, dengan setiap karyawan melaksanakan tugas mereka masing-masing. Ketika suatu divisi mulai memerlukan waktu yang lama untuk menyelesaikan tugas tertentu, atau ERP yang diimplementasikan tidak bisa lagi mendukung proses ini agar lebih efisien, maka sudah sepatutnya perusahaan mulai mempertimbangkan adanya pembaruan sistem. Update sistem ini bisa dengan penambahan fitur-fitur terbaru atau integrasi teknologi yang lebih canggih.

b. Biaya Operasional Sudah Terlalu Tinggi

ERP yang sudah relatif lama terkadang membutuhkan biaya yang lebih tinggi untuk pengelolaan dan perawatan. Bahkan, meskipun Anda terus mengeluarkan biaya untuk pemeliharaan sistem, ERP Anda justru menghasilkan kinerja rendah. Hal tersebut secara langsung dapat menurunkan produktivitas karyawan Anda. Jadi, sebaiknya lakukan pembaruan sistem atau bahkan lakukan integrasi dengan sistem-sistem yang sudah ada agar anggaran untuk pemeliharaan sistem perusahaan ke depan dapat diminimalisir.

c. Adanya Sistem ERP Versi Terbaru

Seiring berjalannya waktu, perangkat lunak ERP Anda akan menjadi out of date dan versi terbaru dari ERP terus bermunculan. Biasanya vendor akan merekomendasikan versi terbaru yang lebih canggih ini ke proses bisnis Anda. Jika memang versi tersebut sesuai dengan kebutuhan, saat itulah waktu yang tepat untuk melakukan pembaruan perangkat lunak. Pertimbangkan analisis manfaat agar investasi Anda memberikan ROI yang maksimal.

d. Membutuhkan Sistem yang Lebih Fleksibel

Bisa jadi saat pertama kali Anda mengimplementasikan software ERP, Anda masih menggunakan sistem berbasis website. Seiring dengan perubahan regulasi perusahaan dan mobilitas yang meningkat, mungkin kini Anda perlu sistem yang lebih fleksibel. Tujuannya agar seluruh data dari  berbagai divisi dapat diakses kapan saja dan di mana saja. Jika Anda mulai merasa demikian, maka inilah waktu yang tepat untuk segera melakukan pembaruan perangkat lunak ERP.

e. Adanya Perubahan Skalabilitas Bisnis

Skalabilitas ERP memiliki hubungan langsung dengan ekspansi dan pertumbuhan bisnis Anda. Sehingga tentu volume data yang perlu dikelola pun juga meningkat. Sayangnya, sistem ERP yang sudah out of date seringkali tidak mampu menghadapi peningkatan jumlah data tersebut dan kompleksitas aktivitas bisnis yang ada. Jika ERP Anda saat ini tidak mampu mengikuti perkembangan bisnis, maka sudah waktunya untuk update sistem.

f. Tidak Dapat Berintegrasi dengan Sistem Lain 

Beberapa software ERP sederhana memiliki keterbatasan dalam hal integrasi. Ini bisa terjadi karena teknologi yang digunakan sudah ketinggalan zaman atau API yang digunakan tidak fleksibel. Jika sistem perencanaan sumber daya Anda sulit diintegrasikan dengan aplikasi atau sistem lain, proses bisnis tentu menjadi terhambat dan seluruh departemen bisnis kesulitan untuk bertukar data dan informasi. Jika demikian, pertimbangkan untuk mulai melakukan pembaruan sistem.

g. Adanya Ketidakpuasan pada Pengguna ERP

Jika pengguna ERP tidak puas dengan fungsionalitas sistem atau sering mengeluh tentang masalah yang krusial, maka Anda perlu mempertimbangkan update sistem. Misalnya, desain i​nterface yang sulit digunakan, kesulitan untuk memperoleh informasi, atau fungsi yang tidak memenuhi persyaratan operasi bisnis sehari-hari. Segera konsultasikan dengan vendor untuk mendapatkan solusi dari masalah tersebut.

2. Alasan Mengapa Harus Update Sistem ERP

Update sistem ERP merupakan suatu kebutuhan yang penting untuk berbagai alasan. Berikut ini adalah beberapa alasan penting mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk mengupdate sistem ini.

a. Meningkatkan Keamanan Data

Pembaruan software ERP seringkali mencakup perbaikan keamanan terbaru untuk melindungi data bisnis Anda dari ancaman keamanan yang terus bertambah dan berkembang. Jika sistem Anda tidak diperbarui secara teratur, data Anda mungkin lebih rentan terhadap kebocoran karena disimpan di sistem yang sudah lama. ERP modern menggunakan mekanisme keamanan yang lebih ketat. Hal tersebut dapat mengurangi pelanggaran atau pencurian data. Meningkatkan keamanan data bersifat penting karena peraturan yang semakin ketat untuk melindungi data pelanggan.

b. Meningkatkan Efisiensi Bisnis

Pembaruan ERP umumnya menambahkan fitur dan fungsi baru yang dapat meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Update software ERP mencakup alat analisis yang lebih baik, integrasi dengan teknologi terkini, atau peningkatan dalam proses bisnis yang ada. Selain itu, ERP yang terkini dapat membantu perusahaan mengidentifikasidan mengoptimalkan proses bisnis yang tidak efisien. Hal ini dapat mencakup otomatisasi tugas rutin, peningkatan visibilitas proses, dan pengurangan kesalahan manusia.

c. Optimalisasi Kinerja

Terdapat cukup banyak masalah kinerja yang terjadi karena penggunaan perangkat lunak ERP out of date, dan hal ini bisa menjadi masalah yang sangat rumit. Masalah kinerja dapat disebabkan oleh gangguan perangkat lunak, masalah server, konektivitas yang buruk, atau hal lainnya. Masalah ini cenderung terus bertambah seiring waktu sehingga menimbulkan banyak gangguan. Oleh karena itu, pembaruan dapat memperbaiki kinerja dan peningkatan kecepatan dalam pengerjaan tugas operasional. Pembaruan ERP dapat membantu perusahaan Anda untuk lebih efisien dalam penggunaan sumber daya dan waktu.

d. Dukungan Teknis dari Vendor

Vendor ERP melakukan pembaruan perangkat lunak secara teratur untuk meningkatkan fungsionalitas, keamanan, dan kinerja. Vendor perangkat lunak ERP umumnya memberikan dukungan teknis terhadap versi perangkat lunak yang lebih baru. Dengan menggunakan versi yang lebih lama, Anda mungkin kehilangan akses ke dukungan teknis yang dapat mempersulit penanganan masalah atau hambatan teknis.

e. Integrasi dengan Teknologi Terbaru

Sistem ERP yang terbarui dapat mudah diintegrasikan dengan teknologi terkini seperti Internet of Things (IoT). Integrasi sistem ERP dengan IoT memungkinkan bisnis untuk mengumpulkan dan menganalisis data secara real time dari perangkat yang terhubung. Salah satu contohnya adalah pemasangan sensor pada mesin industri untuk melacak kinerja dan mengantisipasi kebutuhan perbaikan. Integrasi ini memungkinkan perusahaan untuk tetap berada di garis depan dalam mengadopsi inovasi teknologi.

f. Penyesuaian dengan Kebutuan Bisnis yang Berubah

Setiap bisnis pasti mengalami perubahan dan perkembangan. Pembaruan sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan perangkat lunak dengan kebutuhan bisnis yang baru atau berkembang. Dengan memperbarui sistem ERP, Anda dapat meningkatkan dan mengoptimalkan setiap proses dalam bisnis. Perubahan tersebut dapat mencakup perluasan operasional, perubahan model bisnis, atau kebutuhan untuk mengelola data baru.

3. Kesimpulan

Karena ERP terus mengalami perubahan dan perkembangan, Anda perlu pembaruan sistem agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Namun, Anda perlu mempertimbangkan waktu dan situasi yang tepat untuk mengganti atau memperbarui ERP yang dipakai  bisnis Anda. Selain itu, penting untuk dicatat bahwa pembaruan perangkat lunak ERP harus direncanakan dan diimplementasikan dengan hati-hati untuk menghindari gangguan operasional dan memastikan bahwa seluruh pihak yang terlibat di bisnis Anda memahami penggunaan ERP.