Impor dan ekspor adalah kegiatan perdagangan internasional yang menerapkan penjualan serta pembelian antar negara. Prosesnya cukup kompleks karena membutuhkan koordinasi dengan berbagai pihak, memastikan setiap regulasi dipatuhi, hingga pengelolaan detail administrasi di tiap tahap.

Sebagai third party logistics, Anda perlu memastikan semua proses tersebut berlangsung baik. Bayangkan jika ini tidak dikelola secara efisien, berbagai masalah seperti penundaan pengiriman, biaya tambahan, hingga menurunnya kepercayaan klien.

Itulah mengapa Anda perlu tahu secara mendalam apa itu ekspor dan impor, tahapannya, serta cara efektif menjalankan kedua proses tersebut. Artikel ini akan memberikan informasi lengkap mulai dari pengertian ekspor dan impor hingga strategi yang tepat agar setiap proses berjalan lancar dan efisien.

1. Apa itu Proses Ekspor?

Ekspor adalah aktivitas menjual barang atau layanan ke pasar internasional atau luar negeri. Individu atau perusahaan yang melakukan kegiatan ini dikenal dengan eksportir. Proses tersebut tidak hanya membantu produk agar lebih dikenal di luar negeri tetapi juga berkontribusi pada pertumbuhan ekonomi negara.

Freight forwarder punya peran penting dalam kelancaran proses ekspor. Sebagai perantara antara eksportir dan berbagai pihak yang terlibat, Anda bertugas untuk mengatur transportasi, penyusunan dokumen, dan memastikan kepabeanan berjalan lancar.

2. Tujuan Ekspor bagi Bisnis

Ekspor adalah langkah strategis yang diambil oleh banyak bisnis untuk meraih peluang di pasar global. Melalui ekspor, perusahaan tidak hanya menjual produk mereka ke luar negeri, tetapi juga memberikan beberapa manfaat dengan cakupan yang lebih luas. Tujuan ekspor tersebut adalah:

a. Meningkatkan Pangsa Pasar

Salah satu tujuan utama ekspor adalah untuk meningkatkan pangsa pasar. Dengan menjangkau konsumen internasional, perusahaan dapat memperluas basis pelanggan, yang secara langsung berdampak pada penjualan dan pertumbuhan.

b. Diversifikasi Risiko Bisnis

Ekspor juga berfungsi sebagai cara diversifikasi risiko bisnis. Ketika perusahaan hanya bergantung pada pasar domestik, mereka sangat rentan terhadap fluktuasi ekonomi dalam negeri. Dengan melakukan ekspor, perusahaan dapat mengurangi ketergantungan pada satu pasar, sehingga lebih mampu menghadapi tantangan ekonomi.

c.  Mengoptimalkan Penggunaan Sumber Daya Lokal

Tidak hanya itu, ekspor juga bertujuan mendorong perusahaan untuk dapat memanfaatkan sumber daya lokal secara optimal, seperti bahan baku dan tenaga kerja. Langkah ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga berkontribusi pada perekonomian lokal.

d. Mengendalikan Harga Produk

Dengan memasuki pasar internasional, perusahaan dapat menetapkan harga yang lebih kompetitif, terutama jika produk mereka memiliki permintaan tinggi di negara tujuan. Dengan demikian, perusahaan punya peluang untuk mengendalikan harga produk dengan lebih baik.

e. Meningkatkan Daya Saing & Inovasi Produk

Keterlibatan dalam pasar global memacu perusahaan untuk meningkatkan daya saing dan inovasi produk. Persaingan di luar negeri akan mendorong bisnis untuk berinvestasi dalam penelitian dan pengembangan agar tetap relevan.

3. Alur Proses Ekspor

Tidak hanya memahami apa yang dimaksud dengan ekspor dan impor, tapi Anda juga harus memastikan setiap tahapan ini berjalan dengan lancar. Hal tersebut tidak hanya berdampak pada efisiensi pengiriman tetapi juga kepuasaan klien Anda. Berikut alur proses ekspor yang perlu dikelola dengan baik. 

a. Persiapan Dokumen Ekspor

Persiapan dokumen ekspor adalah langkah awal yang perlu diperhatikan. Proses ekspor perlu beragam dokumen dan regulasi yang berbeda untuk setiap negara. Anda bertanggung jawab memastikan semua dokumen, seperti faktur komersial, packing list, bill of lading, dan lainnya disiapkan dengan akurat.

b. Pengaturan Mode Transportasi

Anda juga harus memilih mode transportasi yang paling sesuai untuk pengiriman barang. Pastikan Anda mempertimbangkan faktor-faktor seperti biaya, waktu, dan jenis barang yang akan dikirim. Dengan memilih mode transportasi yang tepat, freight forwarder dapat membantu klien mengoptimalkan biaya dan memastikan barang sampai di tujuan sesuai jadwal.

c. Pengemasan Barang

Packing barang diperlukan untuk melindungi produk selama transit. Sebagai pihak 3PL logistik, Anda harus memastikan barang dikemas dengan baik dan sesuai shipping instruction. Selain itu, pastikan memilih cara pengemasan yang efisien agar barang dapat dimuat secara optimal dalam kontainer.

d. Proses Bea Cukai

Peran utama yang tidak kalah penting adalah mengelola proses kepabeanan, termasuk pengisian dan pengajuan dokumen bea cukai ke customs broker. Pastikan semua dokumen telah lengkap dan sesuai untuk menghindari masalah saat barang memasuki negara tujuan. Pahami regulasi kepabeanan untuk mempercepat proses dan mengurangi risiko denda atau penundaan.

e. Pelacakan dan Manajemen Pengiriman

Setelah barang dikirim, lakukan pemantauan dan update status pengiriman kepada klien. Ini juga termasuk mengelola masalah yang mungkin muncul selama transit, seperti keterlambatan atau kerusakan. Dengan pelacakan yang efektif, Anda dapat menjaga transparansi dan meningkatkan kepercayaan klien.

f. Mengatur Pengiriman Akhir

Setelah barang tiba di tujuan, freight forwarder juga bertanggung jawab mengatur pengiriman akhir ke alamat yang ditentukan. Anda perlu menentukan dan mengelola transportasi lokal dan semua dokumen yang diperlukan agar barang dapat diterima tanpa adanya masalah. 

4. Contoh Pengelolaan Ekspor

Misalkan Anda sebagai freight forwarder menangani pengiriman kopi dari produsen lokal di Indonesia ke Eropa. Eksportir memilih metode less than container load (LCL) untuk menekan biaya, sehingga barang akan transit di beberapa pelabuhan.

Peran Anda krusial untuk memastikan kelancaran tiap tahap, mulai dari persiapan dokumen yang memenuhi standar internasional hingga pengaturan logistik kompleks di setiap rute transit.

Anda memilih jalur transportasi terbaik dan mengatur asuransi untuk melindungi barang dari risiko kerusakan selama transit. Selain itu, Anda mengelola proses bea cukai di pelabuhan asal dan setiap pelabuhan transit.

Untuk menghindari biaya tambahan seperti demurrage atau detention, Anda memastikan bahwa barang dipindahkan tepat waktu dan bekerja sama dengan operator pelabuhan agar bongkar muat berjalan lancar.

Setelah barang dikirim, Anda melakukan pelacakan secara real-time dan memberikan pembaruan kepada klien, terutama saat barang transit dan siap diberangkatkan dari pelabuhan berikutnya.

5. Pengertian Impor

Impor adalah pembelian barang dari luar negeri yang masuk ke dalam suatu negara untuk memenuhi kebutuhan domestik, baik untuk kebutuhan industri maupun masyarakat luas. Dengan demikian, jika pasokan barang tidak tersedia atau kurang mencukupi secara lokal dapat diperoleh dari pasar internasional.

Freight forwarder juga punya peran yang sama pentingnya di proses impor. Anda harus mengoordinasikan seluruh aspek logistik untuk memastikan barang tiba dengan aman dan tepat waktu. Dengan pemahaman yang baik, Anda membantu meminimalisir masalah atau biaya tambahan yang merugikan.

6. Tujuan Impor bagi Bisnis

Impor adalah aktivitas penting dalam strategi bisnis yang berdampak pada pertumbuhan dan efisiensi. Berikut beberapa tujuan utama impor bagi bisnis yang berpengaruh pada proses pengelolaan logistik.

a. Mendapatkan Bahan Baku dan Komponen

Impor memberikan akses bagi bisnis untuk memperoleh bahan baku atau komponen yang mungkin sulit ditemukan atau lebih mahal di pasar domestik. Oleh karena itu, penting bagi freight forwarder untuk memastikan barang tiba dalam kondisi yang baik.

b. Mengurangi Biaya Produksi

Dengan mengimpor bahan baku atau produk setengah jadi dari pasar luar negeri, bisnis sering kali dapat menekan biaya produksi. Bekerja sama dengan freight forwarder juga menjadi harapan para perusahaan agar jalur pengiriman lebih ekonomis, sehingga secara keseluruhan barang memiliki harga yang murah.

c. Meningkatkan Kualitas Produk

Impor juga memberikan peluang untuk mendapatkan produk berkualitas tinggi dari negara yang lebih unggul dalam teknologi atau spesialisasi tertentu. Freight forwarder harus memastikan barang yang diimpor sampai dengan selamat, untuk mendukung klien dalam memenuhi ekspektasi kualitas di pasar domestik.

d. Memenuhi Permintaan Pasar

Jika permintaan pasar dalam negeri melebihi kapasitas produksi, impor menjadi solusi untuk menjaga ketersediaan produk. Sebagai pihak 3PL logistik, Anda memfasilitasi proses ini dengan memastikan kelancaran pengiriman barang impor, sehingga klien dapat memenuhi kebutuhan konsumen.

e. Menawarkan Produk Diversifikasi

Impor memungkinkan bisnis untuk menawarkan variasi produk yang lebih luas, yang penting untuk memenuhi beragam preferensi konsumen. Dengan perencanaan pengiriman yang efisien, klien dapat mengimpor produk-produk berbeda dari berbagai negara untuk meningkatkan daya tarik pasar mereka.

7. Alur Pelaksanaan Impor

Freight forwarder punya peran penting dalam memastikan setiap tahapan impor berjalan lancar dan efisien. Setiap langkah ini memerlukan keahlian dan ketelitian untuk menghindari masalah yang dapat memperlambat proses pengiriman. Alur tersebut di antaranya yaitu:

a. Persiapan Dokumen Impor

Alur yang pertama pada impor adalah mempersiapkan semua dokumen agar barang bisa diterima di negara tujuan. Dokumen ini mencakup izin impor, manifest barang, sertifikat asal barang, dan faktur komersial. Jika diperlukan, Anda juga perlu menyiapkan dokumen izin karantina atau sertifikat kesehatan.

b. Proses Bea Cukai & Kepabeanan

Tidak hanya dalam proses ekspor, freight forwarder juga perlu mengelola proses bea cukai dan kepabeanan di pelabuhan masuk. Pastikan semua dokumen telah memenuhi persyaratan dan pembayaran pajak atau tarif telah dilakukan.

c. Pelacakan Pengiriman

Setelah barang diberangkatkan, Anda perlu melakukan pelacakan pengiriman secara real-time dan memberikan pembaruan status kepada klien. Pantau setiap tahapan perjalanan, pastikan barang tetap berada di jalur yang benar dan siap menindaklanjuti jika ada perubahan jadwal atau permasalahan lainnya.

d. Pengaturan Penerimaan & Distribusi

Setibanya di pelabuhan tujuan, Anda perlu mengatur proses penerimaan barang dan distribusi ke lokasi klien. Ini mencakup koordinasi transportasi lokal dan memastikan administrasi barang telah selesai sehingga barang dapat didistribusikan dengan lancar.

8. Contoh Pengelolaan Impor

Sebagai contoh, Anda menangani pengiriman bahan baku farmasi dari India ke Indonesia untuk perusahaan farmasi lokal. Pertama, Anda perlu memastikan izin impor dan sertifikat kesehatan telah disiapkan. Dengan ini Anda akan mendapatkan angka pengenal impor.

Anda juga perlu bekerja dengan pihak bea cukai untuk memastikan dokumen kepabeanan telah lengkap, termasuk faktur komersial, manifest, dan sertifikat asal barang, yang harus diverifikasi sebelum masuk ke Indonesia.

Selama pengiriman, Anda memantau posisi kontainer secara real-time, memastikan barang tiba tepat waktu dan dalam kondisi aman. Ketika sampai di pelabuhan, Anda bekerja sama dengan otoritas karantina untuk melakukan inspeksi kesehatan yang diperlukan.

Jika sudah disetujui, Anda perlu mengatur transportasi lokal tergantung kesepakatan, baik itu FOT free on truck, atau lainnya untuk mendistribusikan bahan baku ke gudang klien. Seluruh koordinasi ini diperlukan agar impor berjalan lancar, memenuhi standar keamanan, dan membantu klien menerima barang tepat waktu.

9. Mudah Kelola Ekspor Impor dengan Software Freight ScaleOcean

Dari pengertian ekspor dan impor hingga alur prosesnya, dapat disimpulkan ternyata keduanya memiliki tahapan yang cukup kompleks. Hal ini akan sulit dilakukan secara efisien tanpa bantuan sistem yang terintegrasi.

ScaleOcean adalah software freight forwarding yang dirancang untuk membantu Anda dalam mengelola proses impor dan ekspor dengan lebih efisien. Dengan menggunakan ScaleOcean, Anda dapat menyederhanakan kegiatan ekspor dan impor, menghemat waktu, dan mengurangi risiko kesalahan pada setiap tahapan pengiriman.

ScaleOcean juga menawarkan demo gratis dan konsultasi dengan tim ahli untuk membantu Anda mencari tahu lebih lanjut bagaimana sistem ini memudahkan penyusunan dokumen, memantau pergerakan barang secara real-time, dan memastikan proses kepabeanan berjalan lancar.

Fitur-fitur unggulan ScaleOcean freight forwarding software yang mendukung efisiensi ini mencakup:

• Booking management: Memudahkan Anda dalam mengelola dan menjadwalkan pemesanan pengiriman barang dari awal hingga akhir

• Automated document management: Memastikan semua dokumen kegiatan ekspor dan impor lengkap dan sesuai standar.

• Real-time shipment tracking: Memberikan pembaruan posisi barang secara akurat, sehingga Anda selalu tahu di mana barang klien berada.

• Integrated custom clearance: Membantu dalam persiapan dokumen kepabeanan, memastikan kelancaran clearance di pelabuhan asal maupun tujuan.

• Cost & billing management: Mengintegrasikan perhitungan biaya demurage, detention, dan lainnya agar Anda dapat menentukan biaya freight secara akurat.

Fitur-fitur tersebut membantu Anda mengelola setiap aspek impor dan ekspor dengan lebih efisien, dari pengelolaan dokumen hingga penentuan biaya pengiriman, sehingga operasional berjalan lebih efektif.

10. Kesimpulan

Pengertian ekspor dan impor mengacu pada aktivitas perdagangan internasional yang mencakup keluar masuknya barang untuk memenuhi kebutuhan domestik. Dalam prosesnya, freight forwarder memiliki peranan penting untuk setiap tahapan berjalan lancar.

Untuk bisa mencapai efisiensi pada setiap tahapan impor dan ekspor, diperlukan all-in-one solution yang mengakomodasi semua kebutuhan hanya dalam satu sistem. Jika Anda ingin merasakan kemudahan mengelola ekspor dan impor, coba demo gratis software freight forwarding ScaleOcean sekarang juga!