Sebagai pemilik usaha, sangat penting untuk memahami bahwa pengelolaan SCM adalah elemen kunci dalam menjalankan bisnis yang efektif. Pada dasarnya, rantai pasok adalah serangkaian proses yang terdiri dari pengadaan barang, produksi, penyimpanan, dan pengiriman barang atau jasa kepada konsumen akhir. 

Untuk melancarkan seluruh struktur SCM, perusahaan perlu untuk mengintegrasikan seluruh tahapannya. Pasalnya, semua elemen proses supply chain itu saling terkait dan bisa mempengaruhi pengoptimalan efisiensi dan efektivitas pada rantai pasok. Dalam artikel ini, kita akan membahas beberapa proses bisnis yang termasuk dalam struktur SCM, serta bagaimana mereka dapat membantu bisnis Anda.

1. Demand Planning

Perencanaan permintaan atau demand planning adalah proses perkiraan permintaan pasar untuk produk atau jasa tertentu dan kemudian menggunakan informasi tersebut untuk memperkirakan kebutuhan material dan sumber daya lainnya dalam rantai pasok. Proses ini membantu perusahaan untuk menghindari kelebihan atau kekurangan stok, dimana dapat menghambat kinerja dan keuntungan. 

Dalam melakukan perencanaan, bisnis Anda dapat menggunakan model matematika dan statistik, seperti regresi dan analisis tren, untuk meningkatkan akurasi permintaan di masa depan. Proses ini juga melibatkan komunikasi yang efektif antar departemen untuk memastikan bahwa data yang diambil untuk meramalkan permintaan adalah akurat dan terkini. Contoh kolaborasi yang dibutuhkan dalam tahap ini adalah komunikasi antara tim pemasaran dan penjualan.

Selain itu, perusahaan juga bisa menggunakan teknologi seperti sistem ERP (enterprise resource planning) dan Demand Planning Software untuk mempercepat dan meningkatkan akurasi analisis dalam perencanaan permintaan. Dengan meningkatkan akurasi ini, perusahaan dapat menjamin persediaan stok yang cukup dan meminimalkan risiko kerugian yang timbul dari barang yang tidak terjual.

2. Procurement

Proses pengadaan adalah struktur SCM selanjutnya, di mana perusahaan membeli bahan baku atau barang jadi dari pemasok. Procurement terdiri dari beberapa tahap, seperti pemilihan supplier, negosiasi harga, pembuatan kontrak, hingga pengiriman. Seiring dengan semakin ketatnya persaingan bisnis, menyebabkan bisnis harus memperhatikan strategi pengadaan yang lebih tepat. 

Dengan strategi yang sesuai, Anda dapat mengurangi biaya, memaksimalkan penggunaan sumber daya, dan bahkan mengoptimalkan keuntungan sekaligus. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi risiko penyedia barang jasa, sehingga perusahaan dapat meminimalkan peluang terjadinya kesalahan pada pengadaan.

Selain itu, perusahaan juga bisa meningkatkan efisiensi pengadaan melalui penerapan teknologi terkini, seperti software e-purchasing yang otomatis dapat mengelola proses pengadaan dari awal hingga akhir. Dengan memperhatikan pembelian yang efektif dan efisien, bisnis Anda dapat meningkatkan kualitas produk, meminimalisir biaya pengeluaran, dan menaikkan kepuasan pelanggan.

3. Pengelolaan Inventory

Manajemen inventaris adalah proses mengoptimalkan tingkat persediaan barang dan bahan baku yang diperlukan dalam rantai pasok. Tujuannya adalah untuk menjaga keseimbangan jumlah stok dengan permintaan konsumen, sekaligus menghindari kelebihan barang yang dapat memicu kerugian bisnis. 

Dalam pengelolaan persediaan, perusahaan dapat menggunakan teknologi seperti inventory management system untuk memantau stok barang secara akurat dan real-time. Selain itu, Anda juga bisa melakukan analisis data dengan mudah untuk mengidentifikasi tren permintaan dan menentukan waktu yang tepat untuk memesan bahan dan barang.

Pengelolaan stok juga melibatkan pengendalian biaya. Nah, Anda dapat mengurangi biaya pengeluaran dengan cara meningkatkan efisiensi operasional dan proses produksi, serta mengoptimalkan tingkat persediaan yang dibutuhkan. Perusahaan pun juga bisa menggunakan konsep Just In Time (JIT) yang memungkinkan pengiriman bahan dan barang tepat waktu, sehingga mengurangi tumpukan stok yang tidak perlu.

4. Produksi

Produksi adalah proses di mana bahan baku diubah menjadi produk jadi. Proses ini melibatkan berbagai aktivitas, seperti perencanaan raw material, ketersediaan mesin, biaya, pengujian kualitas, dan distribusi produk. Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi produksi dengan menerapkan Software SCM (Supply Chain Management) terbaik. 

Dalam proses produksi, perusahaan juga perlu memperhatikan aspek lingkungan. Misalnya, mengurangi emisi karbon dan polusi pabrik dengan menggunakan teknologi produksi yang ramah lingkungan. Selain itu, perusahaan juga harus memperhatikan keselamatan dan kesehatan kerja (K3) agar tidak terjadi kecelakaan atau cedera yang dapat mempengaruhi efisiensi produksi.

5. Quality Assurance

Quality assurance adalah proses rantai pasok yang memastikan bahwa produk atau jasa yang dihasilkan oleh perusahaan memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan dan sesuai keinginan pelanggan. Dimana melibatkan pengujian dan inspeksi barang selama proses pembuatan hingga setelah produksi untuk memastikan kualitasnya. 

Dalam meningkatkan kemudahan dalam melakukan quality assurance, bisnis Anda dapat menggunakan instrumen pengujian otomatis untuk mengumpulkan data dan menganalisis produk sesuai tolak ukur yang telah ditetapkan. Perusahaan juga bisa mengembangkan proses yang konsisten dan terdokumentasi untuk mengukur, memantau, dan meningkatkan kualitas produksi.

Tahapan supply chain memungkinkan bisnis untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah yang terkait dengan produk sebelum mereka sampai di tangan pelanggan. Tentu saja hal ini dapat membantu Anda mengurangi biaya kerusakan atau pengembalian barang serta membangun reputasi yang baik di antara konsumen. Selain itu, penjaminan kualitas juga memungkinkan perusahaan untuk memperbaiki proses produksi mereka secara terus-menerus dan meningkatkan kualitas produk atau jasa mereka dari waktu ke waktu.

Namun, proses penjaminan kualitas juga dapat menjadi tantangan bagi perusahaan. Dalam beberapa industri, standar kualitas yang ditetapkan dapat berubah secara konstan dan bisnis Anda pun harus beradaptasi dengan cepat. Sehingga, proses pengujian memakan waktu dan biaya yang signifikan. Oleh karena itu, Anda harus mengembangkan strategi yang efektif untuk mengelola quality assurance secara efisien.

6. Pengiriman dan Distribusi

Distribusi adalah proses mengirimkan barang dan jasa dari pabrik atau gudang ke pelanggan akhir dengan cepat, efisien, dan tepat waktu. Proses ini melibatkan pemilihan rute jalan tercepat, pemilihan pemasok logistik yang handal, dan pelacakan paket secara real-time. Untuk menyederhanakan setiap prosesnya, Anda dapat menggunakan teknologi seperti software manajemen gudang (Warehouse Management Software). Dimana akan memudahkan bisnis dalam memantau dan mengoptimalkan aliran barang.

Jangan salah, distribusi juga perlu melibatkan pengelolaan biaya transportasi dan pengiriman. Namun, Anda bisa meminimalisir biaya yang tidak perlu dengan cara mengoptimalkan rute pengiriman dan memilih pemasok jasa logistik yang menawarkan harga kompetitif. Selain itu, perusahaan juga dapat menggunakan strategi seperti konsolidasi pengiriman untuk mengurangi biaya transportasi.

Pastikan bahwa pengiriman dan distribusi dilakukan dengan aman dan efektif. Perusahaan harus memperhatikan persyaratan peraturan dan standar keamanan pengiriman, serta memastikan bahwa produk yang dikirimkan ke pelanggan akhir dalam kondisi baik. Dalam hal ini, perusahaan dapat menggunakan fitur tracking dan quality management pada sistem gudang untuk memastikan keamanan proses logistik.

7. Kesimpulan

Kita telah membahas beberapa proses bisnis yang termasuk dalam struktur SCM, yaitu mulai dari pengadaan hingga pengiriman. Dimana setiap tahapannya memiliki peran yang penting dalam menjalankan bisnis yang efektif dan efisien. Dalam mengelola SCM, perusahaan dapat memperhatikan strategi manajemen yang tepat dan teknologi terkini, sehingga dapat memaksimalkan produktivitas dengan biaya yang seminimal mungkin.