Dalam era digital saat ini, kebutuhan akan e-purchasing semakin meningkat. Dimana nantinya proses berulang dalam pembelian bisa berjalan secara otomatis. Sehingga, perusahaan tidak memerlukan waktu yang lama untuk memenuhi segala kebutuhannya. Seluruh tahapan bisnis kedepannya pun jadi lebih lancar.
Sebelum memilih untuk menerapkannya, penting bagi Anda untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan e-purchasing. Jadikan informasi tersebut sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan apakah sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak. Di artikel ini, kami akan memberikan penjelasan lengkapnya untuk membantu Anda dalam membuat keputusan.
Baca juga: Pentingnya ERP pada Sistem Procurement
1. Pengertian e-Purchasing
E-purchasing adalah sebuah sistem automasi yang membantu bisnis Anda dalam mengelola pembelian. Seperti yang kita tahu, perusahaan saat ini dituntut untuk memiliki proses bisnis yang cepat, terutama dalam proses pengadaan. Alasannya karena pembelian adalah proses inti di perusahaan yang menentukan kelancaran seluruh operasional. Maka dari itu, banyak bisnis yang beralih ke software pengadaan berbasis ERP untuk menjalankan seluruh prosesnya.
Dengan menerapkan sistem procurement ERP ini, Anda bisa menjalankan semua tahapan pengadaan hanya dalam satu sistem terpusat. Seluruh proses berulang akan dijalankan secara otomatis, jadi tidak memerlukan waktu yang lama untuk menyelesaikannya. Produktivitas karyawan pun meningkat karena bisa menggunakan waktunya untuk mengerjakan tugas penting lainnya. Sehingga, tujuan perusahaan bisa tercapai dengan cepat.
Dalam kesimpulannya, e-purchasing dapat menjadi alternatif yang baik bagi perusahaan dalam melakukan pengadaan. Namun, Anda tetap harus mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan e-purchasing sebelum memutuskan untuk mengimplementasikannya. Dengan pemilihan sistem dan perusahaan penyedia yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sistem ini.
2. Keunggulan e-Purchasing dalam Pengadaan
Kelebihan e-purchasing sangatlah banyak, terutama dalam membantu perusahaan untuk menyederhanakan proses pengadaan secara online. Mari kita bahas manfaat sistem ini satu per satu secara detail.
a. Meningkatkan Efisiensi & Produktivitas
E-purchasing memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya yang terkait dengan pembelian secara manual seperti biaya pengiriman, cetak, dan administrasi. Selain itu, software ini juga dapat mengurangi biaya operasional karena bisnis Anda dapat membandingkan harga dengan lebih mudah. Sehingga, Anda bisa memperoleh harga yang lebih kompetitif.
Selain itu, penggunaan e-purchasing dapat meningkatkan efisiensi waktu perusahaan. Bagaimana tidak? Anda tidak lagi perlu menghabiskan banyak waktu untuk memperkirakan pembelian, mencari supplier, hingga memproses pesanan. Sehingga, karyawan bisa lebih fokus pada kegiatan bisnis lainnya yang lebih penting. Proses pengadaan pun jadi lebih efisien dan produktif.
b. Kemudahan dan Kenyamanan
Dengan aplikasi pembelian, perusahaan dapat membeli barang dan jasa dari mana saja dan kapan saja tanpa harus datang ke toko fisik atau kantor supplier. Hal ini memungkinkan bisnis Anda untuk melakukan pengadaan dengan lebih mudah dan cepat tanpa harus menghabiskan banyak waktu dan tenaga.
c. Penyimpanan Data yang Aman
Dalam proses pengadaan terdapat banyak sekali dokumen penting, seperti riwayat pembelian, perjanjian kontrak, faktur, dan masih banyak lagi. Maka dari itu Anda memerlukan e-purchasing, karena memungkinkan perusahaan untuk menyimpan data pembelian dengan aman.
Selain itu, sistem procurement ini juga akan melakukan pencadangan data secara rutin untuk meminimalisir terjadinya kehilangan dokumen. Semua data penting perusahaan akan disimpan dalam satu penyimpanan terpusat. Jadi, sangat memudahkan perusahaan dalam melacak pengeluaran.
d. Transparansi dan Akuntabilitas
E-purchasing memungkinkan perusahaan untuk memantau dan melacak semua pembelian mereka dengan mudah. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki transparansi dalam pengadaan barang ataupun jasa. Dimana hal ini sangat bermanfaat untuk memantau setiap tahapan secara real-time. Sehingga, membuat keputusan pembelian pun bisa lebih baik di masa depan.
Selain itu, e-purchasing juga dapat meningkatkan akuntabilitas perusahaan. Alasannya, semua transaksi pembelian akan tercatat secara otomatis di sistem. Jadi, tidak ada satupun pengeluaran yang terlewat. Hal ini sangatlah penting bagi suatu bisnis, karena jika banyak biaya pengeluaran yang tidak tercatat, dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan.
e. Memaksimalkan Inventaris
E-purchasing membantu perusahaan dapat mengoptimalkan inventaris dan mengelola pasokan secara mudah. Sistem ini bisa memperoleh dan memperbarui informasi stok dengan cepat dan akurat. Sehingga, Anda dapat menentukan ketepatan waktu untuk melakukan proses pengadaan barang. Perusahaan Anda tidak akan lagi mengalami kelebihan atau kekurangan stok yang dapat mempengaruhi ketersediaan produk dan layanan untuk pelanggan.
3. Kekurangan e-Purchasing
Untuk membantu Anda dalam mengenali sistem ini dengan baik, ketahui keseluruhan kelebihan dan kekurangan e-purchasing. Di part ini, kami akan memberikan Anda beberapa penjelasan tentang kelemahan software pembelian ERP.
a. Gangguan Teknis
Seperti yang kita tahu, e-purchasing menggunakan teknologi terbaru untuk melakukan seluruh alur pembelian barang jasa. Jika ada masalah teknis atau jaringan yang down, maka perusahaan tidak dapat melakukan pengadaan dengan efektif. Oleh karena itu, bisnis Anda harus memastikan bahwa sistem e-purchasing mereka dapat selalu berjalan dengan lancar.
b. Kesulitan Mencari Sistem Tepat
Memilih vendor ERP yang tepat tidaklah mudah, karena tidak semuanya menyediakan software e-purchasing, apalagi yang menyediakan layanan kustomisasi. Selain itu, banyak hal yang harus diperhatikan dalam memilih aplikasi pembelian. Maka dari itu, pilihlah sistem dengan fitur-fitur yang sesuai dengan alur pengadaan di perusahaan. Sehingga, Anda tidak perlu mengubah cara pembelian dan kesulitan dalam beralih ke software baru.
c. Kualitas Barang
Ketika melakukan pembelian menggunakan e-purchasing, perusahaan tidak dapat memeriksa barang secara langsung, dan hanya bisa cek melakui katalog elektronik. Hal ini dapat menyebabkan munculnya masalah kualitas barang yang tidak sesuai dengan harapan Anda. Maka dari itu, perusahaan harus memastikan bahwa mereka memilih penyedia barang jasa terpercaya dan menerapkan syarat dan ketentuan pengembalian barang yang berlaku.
4. Kesimpulan
E-purchasing adalah sistem yang sangat efektif dan efisien bagi perusahaan untuk membeli barang ataupun jasa yang mereka butuhkan. Setelah mengetahui kelebihan dan kekurangan e-purchasing, Anda bisa menentukan apakah sistem ini cocok untuk perusahaan.
Anda harus melakukan evaluasi risiko yang tepat dan memperhitungkan kelebihan dan kekurangan e-purchasing sesuai konteks bisnis. Jika Anda merasa bahwa keuntungan jangka panjang dari e-purchasing lebih besar daripada risikonya, maka Anda harus mempertimbangkan untuk mengadopsinya.
Untuk menghindari kekurangan sistem ini, perusahaan harus memastikan bahwa software e-purchasing yang digunakan aman dan dari vendor terpercaya. Agar Anda bisa memaksimalkan manfaat dari aplikasi pembelian dan mengurangi risiko yang terkait dengan penggunaannya.
