Dengan kondisi bisnis yang semakin kompetitif seperti sekarang, perusahaan berusaha untuk mencari solusi untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan daya saingnya. Implementasi software ERP adalah langkah strategis yang telah dilakukan oleh banyak perusahaan. Tujuan ERP memiliki cakupan yang luas. Tidak hanya untuk meningkatkan efisiensi operasional tapi juga mendukung pengambilan keputusan bisnis.

Nah, pada artikel ini kita akan membahas lebih dalam tujuan ERP tersebut dan bagaimana sistem dapat mengubah cara perusahaan beroperasi. Kita juga akan melihat contoh praktis penerapan software ini dalam suatu perusahaan dan bagaimana penerapannya dapat memberikan manfaat signifikan dalam peningkatan operasional dan strategi bisnis.

1. Tujuan ERP

Software ERP menjadi salah satu solusi yang kini mulai diimplementasikan dalam berbagai sektor bisnis. Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengakses informasi yang akurat dan real-time, yang memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan meningkatkan kolaborasi antar departemen. Berikut penjelasan lebih detail dari tujuan ERP bagi bisnis.

a. Tingkatkan Efisiensi Operasional

Software ERP dirancang untuk meningkatkan efisiensi operasional dengan mengotomatisasi proses bisnis. Dengan adanya integrasi data dan proses yang lebih baik ini, produktivitas karyawan pun juga ikut meningkat. Karyawan tidak perlu lagi input data secara manual, menunggu departemen lain saat membutuhkan informasi lainnya yang relevan, dan berpindah dari satu sistem ke sistem lainnya untuk mendapatkan data terkini.

b. Optimalkan Penggunaan Sumber Daya

Sistem ERP juga membantu perusahaan untuk menggunakan sumber dayanya secara lebih efektif. Dengan menyediakan visibilitas yang lebih baik terkait semua sumber daya, termasuk tenaga kerja, inventaris, dan keuangan, ERP membantu Anda mengalokasikannya dengan lebih efisien. Hal ini secara langsung juga berkontribusi pada penghematan biaya operasional dan peningkatan return on investment (ROI).

c. Standarisasi Proses Bisnis

Tujuan ERP berikutnya adalah membantu dalam standarisasi proses bisnis. Dengan memiliki satu sistem yang menyatukan semua departemen, proses bisnis menjadi lebih seragam dan konsisten. Ini tidak hanya meningkatkan efisiensi tetapi juga memudahkan pembuatan laporan dan pemantauan kepatuhan terhadap standar industri dan regulasi.

Sebagai contoh dalam perusahaan manufaktur, proses dari pemesanan bahan baku, produksi, hingga distribusi produk seringkali melibatkan berbagai departemen dengan cara kerja yang berbeda. Tanpa ERP, setiap departemen memiliki metode, format laporan, dan sistem pengolahan data yang tidak seragam, yang dapat menimbulkan kebingungan dan inefisiensi. Namun, dengan implementasi ERP semua proses ini dapat distandarisasi.

d. Menyediakan Informasi Akurat & Real-Time

Software ERP juga mampu menyediakan informasi yang akurat dan real-time. Hal ini penting untuk menjamin proses bisnis agar berlangsung sesuai dengan data terkini. Terutama dalam pembuatan laporan dan evaluasi kinerja perusahaan, Anda pastinya memerlukan informasi yang akurat agar dapat melihat peluang bisnis dan merencanakan strategi yang lebih menguntungkan.

e. Tingkatkan Kolaborasi Antar Departemen

Tujuan ERP berikutnya adalah meningkatkan kolaborasi antar departemen. Dengan sifatnya yang mampu diintegrasikan, departemen yang berbeda dapat berbagi data dan bekerja sama secara lebih efektif. Hal ini sangat diperlukan terlebih untuk proyek-proyek lintas departemen dan inisiatif strategis perusahaan.

Misalnya dalam pengembangan produk baru, departemen riset dan pengembangan, produksi, pemasaran, dan keuangan perlu bekerja sama dengan lancar. Tanpa sistem ERP, komunikasi dan koordinasi antara departemen ini seringkali terhambat karena sistem informasi yang tidak terintegrasi. Sedangkan dengan ERP, semua informasi terkait proyek, mulai dari desain, bahan baku, biaya produksi, hingga strategi pemasaran dan analisis keuangan dapat diakses dalam satu platform. 

f. Menjaga Keamanan Data

Di era digital seperti sekarang, ancaman keamanan data menjadi aspek penting yang juga perlu diperhatikan perusahaan. Software ERP menawarkan fitur keamanan canggih dan protokol kontrol akses untuk melindungi data yang sensitif. Dengan ini, dapat dipastikan bahwa informasi bisnis tetap aman dan terlindungi dari ancaman eksternal dan internal.

g. Membantu Pengambilan Keputusan Bisnis

Berbeda dengan sistem informasi lainnya, software ERP menyediakan tools analitik dan pelaporan yang membantu perusahaan untuk membuat keputusan bisnis dengan lebih baik serta berdasarkan data. Analisis canggih dan dashboard intuitif memberikan insight mendalam tentang kinerja perusahaan, sehingga membantu para stakeholder dalam membuat keputusan yang tepat dan strategis.

2. Contoh Penggunaan ERP

Agar implementasi sistem ini memberikan manfaat yang signifikan bagi perusahaan, Anda perlu memastikan komponen ERP bekerja dengan baik. Komponen-komponen ini meliputi pengguna, workflow, hardware, software, dan database. Komponen ERP khususnya software dan database diperlukan agar proses bisnis bisa diotomatisasi.

Hardware seperti server, perangkat penyimpanan, dan perangkat jaringan diperlukan untuk menunjang fungsionalitas sistem. Tidak kalah penting, komponen ERP terutama pengguna perlu mendapatkan pelatihan yang memadai agar mampu mengoperasikan sistem dengan baik. Lalu, bagaimana contoh penggunaan sistem ini dalam suatu perusahaan? Mari simak ilustrasi berikut ini.

Misalkan Anda memiliki perusahaan manufaktur dan semakin berkembang pesat karena keberhasilan marketing campaign pada produk terbaru. Dengan ini, Anda mulai menghadapi berbagai tantangan. Departemen produksi, penjualan, dan keuangan menggunakan sistem yang berbeda, sehingga data tersebar dan tidak sinkron. Kondisi ini tentu menyulitkan manajemen untuk mendapatkan gambaran lengkap kinerja perusahaan.

Beberapa departemen juga masih melakukan sejumlah proses secara manual dan menggunakan spreadsheet secara berlebihan sehingga menyebabkan penundaan dalam memenuhi pesanan dan pembuatan laporan keuangan. Hal ini juga memperlambat proses pengambilan keputusan dan menyebabkan perusahaan kehilangan peluang pasar. Untuk mengatasi seluruh masalah di atas, Anda bisa mengimplementasikan software ERP.

Pertama, ERP akan menyatukan semua data ke dalam satu platform terpusat. Hal ini memungkinkan departemen produksi, penjualan, dan keuangan untuk mengakses data yang sama dan terbaru, sehingga bisa dipastikan adanya konsistensi informasi yang diterima oleh seluruh departemen.

Software ini juga mengotomatisasi proses bisnis mulai dari pemesanan hingga pengiriman dan pembuatan laporan. ERP mampu membuat laporan keuangan dan operasional yang akurat dan cepat, mengurangi risiko kesalahan yang umumnya terjadi ketika Anda melakukan entri data secara manual. Laporan yang berkualitas ini membantu Anda dalam membuat keputusan yang lebih tepat dan strategis terutama dalam perencanaan produksi.

Hasilnya, proses bisnis menjadi lebih lancar dan cepat, pengelolaan inventaris lebih optimal, dan laporan keuangan menjadi lebih akurat. Selain itu, Anda bisa dengan mudah mengakses data yang diperlukan secara real-time untuk pengambilan keputusan strategis, membantu perusahaan Anda untuk tetap kompetitif di pasar.

3. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan ternyata tujuan ERP bagi perusahaan cukup luas. Tidak hanya untuk memastikan operasional berjalan secara efisien, tapi juga untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih bijak dan strategis karena berdasarkan data terkini. Tapi perlu diingat, agar mendapatkan manfaat yang maksimal, Anda perlu memastikan setiap komponen ERP bekerja dengan baik. Komponen ERP ini meliputi pengguna, workflow, hardware, software, dan database.

Di atas juga telah diberikan contoh penggunaan sistem ini dalam perusahaan manufaktur. Contoh tersebut menunjukkan bagaimana sistem dapat mengatasi tantangan seperti data yang tersebar, proses bisnis yang tidak efisien, dan adanya penundaan pengambilan keputusan. Dengan mengintegrasikan data dan proses bisnis dalam satu platform, ERP tidak hanya memperbaiki efisiensi operasional tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk merespons dengan cepat terhadap fluktuasi permintaan dan meningkatkan daya saingnya.