11 Komponen ERP Wajib dan Manfaatnya untuk Bisnis

Pernahkah tim akuntansi Anda kesulitan melacak biaya produksi karena datanya tersimpan di sistem yang berbeda dengan tim gudang? Masalah informasi yang terpecah-pisah ini seringkali menjadi penghambat efisiensi bisnis di Indonesia. Solusinya terletak pada pemahaman tentang komponen ERP yang tepat dan saling terintegrasi.

Bayangkan sebuah sistem ERP bukan sebagai satu program raksasa, melainkan sebagai sebuah “puzzle” yang terdiri dari berbagai bagian. Setiap bagian atau modul dirancang khusus untuk menangani satu fungsi bisnis, seperti keuangan, SDM, atau manajemen inventaris, namun semuanya dapat terhubung dan berbagi data secara otomatis.

Dengan memilih dan menggabungkan komponen yang tepat, Anda dapat membangun sistem yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan unik bisnis Anda. Artikel ini akan membahas tuntas 11 komponen ERP yang paling penting serta manfaat spesifik yang ditawarkan oleh masing-masing komponen.

Key Takeaways

• Komponen ERP adalah bagian utama yang mengintegrasikan fungsi bisnis dalam satu platform, membantu meningkatkan efisiensi dan mempercepat pengambilan keputusan.
• Setiap komponen ERP, seperti manajemen keuangan, SDM, SCM, dan CRM, memiliki peran penting dalam mengelola proses bisnis secara terpusat dan real-time.
• Penggunaan ERP bermanfaat untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan mempercepat respon permintaan dan akurasi pengiriman melalui modul SCM dan CRM.
• ERP ScaleOcean adalah aplikasi ERP terbaik yang menawarkan lebih dari 200 modul dan 1000+ fitur lengkap yang dapat disesuaikan untuk mendukung pertumbuhan bisnis Anda.

Coba Demo Gratis!

Apa itu Komponen ERP?

Komponen sistem ERP adalah bagian-bagian utama yang membentuk keseluruhan sistem ERP, sehingga memungkinkan integrasi berbagai fungsi bisnis dalam satu platform. Setiap komponen dirancang untuk menangani proses tertentu, mulai dari keuangan, inventaris, produksi, hingga manajemen sumber daya manusia.

Dengan adanya komponen-komponen utama dalam sistem ERP, perusahaan dapat mengelola operasional secara lebih efisien, karena data dari berbagai departemen dapat diakses dan diproses secara terpusat dan real-time. Integrasi antar komponen juga membantu mempercepat pengambilan keputusan dan meningkatkan kolaborasi antar divisi.

Perlu diingat kembali bahwa ERP memiliki beberapa jenis, serta juga memiliki banyak jumlah penyedia. Hal ini berarti masing-masing sistem mempunyai komponen-komponen yang berbeda, terutama jika perusahaan memilih untuk melakukan kustomisasi perangkat lunak ERP.

Komponen-komponen ERP

Untuk memahami sebuah sistem ERP secara utuh, penting bagi kita untuk mengenali dua jenis komponen ERP yang membangunnya. Ada komponen fungsional yang bisa Anda lihat dan gunakan sehari-hari, dan ada komponen teknis yang bekerja di balik layar. Keduanya bekerja sama untuk menciptakan satu sistem yang terpadu.

1. Komponen Fungsional (Modul)

Komponen fungsional atau modul pada dasarnya adalah fitur wajib sistem ERP yang dirancang untuk mengelola berbagai fungsi bisnis. Sesuai pengertian software, setiap modul ini adalah program yang memberikan instruksi spesifik untuk tugas-tugas operasional. Berikut adalah beberapa modul utama yang paling umum:

a. Manajemen Keuangan dan Akuntansi

Modul ini adalah inti dari banyak sistem ERP, yang mengelola semua aspek keuangan mulai dari buku besar, utang-piutang, hingga pelaporan. Salah satu manfaat ERP yang paling utama adalah kemampuannya menyediakan data keuangan yang akurat dan real-time.

Dengan komponen ini, perusahaan dapat memastikan kepatuhan terhadap regulasi, mempercepat proses tutup buku bulanan, dan mendapatkan visibilitas yang jelas terhadap kesehatan finansial untuk perencanaan anggaran yang lebih baik.

b. Manajemen Rantai Pasok (SCM)

Komponen ini mengelola seluruh alur barang dan informasi, mulai dari pengadaan bahan baku dari pemasok hingga distribusi produk jadi ke konsumen. Tujuannya adalah untuk mengoptimalkan seluruh proses rantai pasok.

Dengan SCM yang terintegrasi, perusahaan dapat merespons perubahan permintaan pasar secara lebih cepat. Selain itu, modul ini membantu mengurangi biaya operasional dengan mengoptimalkan tingkat persediaan dan proses logistik.

c. Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM)

Modul ini mengelola semua data yang berkaitan dengan karyawan dalam satu platform terpusat. Fungsinya meliputi administrasi data, penggajian, rekrutmen, manajemen kinerja, dan pelacakan kehadiran.

Dengan mengotomatisasi tugas-tugas administratif, departemen HR dapat lebih fokus pada inisiatif strategis. Contohnya seperti pengembangan talenta, perencanaan suksesi, dan peningkatan keterlibatan karyawan.

d. Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

Komponen ini menyimpan dan mengelola semua data pelanggan serta riwayat interaksi mereka dengan perusahaan. Tujuannya adalah untuk memberikan pandangan 360 derajat terhadap setiap pelanggan.

Informasi ini sangat membantu tim penjualan dan layanan pelanggan dalam mempersonalisasi komunikasi. Mereka dapat melacak peluang penjualan, mengelola kontrak, dan pada akhirnya meningkatkan kepuasan serta loyalitas pelanggan.

e. Manufaktur dan Produksi

Modul ini digunakan untuk merampingkan dan mengoptimalkan seluruh proses produksi di lantai pabrik. Fungsinya mencakup perencanaan kebutuhan bahan baku, penjadwalan mesin, dan kontrol kualitas.

Dengan data yang terintegrasi dari penjualan dan inventaris, modul ini membantu mengurangi pemborosan material. Perusahaan juga dapat memastikan target produksi tercapai secara efisien, tepat waktu, dan sesuai anggaran.

f. Manajemen Inventaris dan Gudang (WMS)

Komponen ini secara spesifik melacak dan mengelola pergerakan stok di gudang. Ini termasuk proses penerimaan barang, penyimpanan di lokasi yang tepat, hingga pengambilan barang untuk pengiriman.

Dengan fitur seperti pembaruan inventaris otomatis dan dukungan pemindaian barcode, modul ini memberikan visibilitas stok secara real-time. Ini sangat penting untuk mencegah kekurangan atau kelebihan stok di gudang.

g. Manajemen Proyek

Modul ini membantu perusahaan merencanakan, mengelola, dan mengeksekusi proyek dari awal hingga akhir. Ini menyediakan alat untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana.

Fiturnya mencakup pelacakan anggaran, alokasi sumber daya, dan pencatatan waktu. Dengan begitu, manajer proyek dapat memastikan setiap proyek selesai tepat waktu dan sesuai dengan target finansial yang telah ditetapkan.

2. Komponen Teknis

Komponen teknis adalah elemen-elemen “mesin” yang memastikan sistem ERP dapat berjalan secara efektif. Unsur ini adalah fondasi yang mendukung semua modul fungsional di atasnya. Berikut penjelasannya:

a. Basis Data Terpusat

Ini adalah repositori atau gudang data utama yang dipakai bersama oleh semua modul. Basis data ini menyimpan semua informasi perusahaan secara terintegrasi, menghilangkan data yang berlebihan dan memastikan akurasi.

Pengelolaan basis data ini sangat krusial dalam jangka panjang. Perawatannya menjadi bagian penting dari software maintenance life cycle untuk menjamin integritas data tetap terjaga.

b. Antarmuka Pengguna (UI)

Antarmuka pengguna adalah tampilan visual yang Anda lihat dan gunakan untuk berinteraksi dengan sistem. Desain UI yang baik sangat menentukan bagaimana pengalaman pengguna saat menggunakan aplikasi.

UI yang dirancang secara intuitif dan ramah pengguna akan sangat memudahkan karyawan dalam mengadopsi sistem baru. Proses pelatihan menjadi lebih cepat dan efektivitas penggunaan sistem pun meningkat.

c. Alat Integrasi

Komponen ini memungkinkan sistem ERP untuk terhubung dengan perangkat lunak atau sistem lain yang sudah Anda gunakan. Ini adalah kunci untuk menciptakan ekosistem teknologi yang benar-benar terpadu.

Alat ini adalah inti dari proses integrasi ERP dengan platform lain seperti e-commerce atau aplikasi perbankan. Tujuannya adalah untuk memastikan data dapat mengalir secara otomatis antar sistem tanpa hambatan.

d. Analitik dan Pelaporan

Komponen ini bertugas mengolah data dari semua modul untuk menghasilkan laporan dan dasbor yang informatif. Ini adalah alat bantu bagi manajemen untuk memahami kinerja bisnis.

Dengan fitur analitik, para pemimpin dapat mengidentifikasi tren, melihat pola, dan memperoleh wawasan mendalam. Hal ini sangat mendukung proses pengambilan keputusan yang lebih baik dan berbasis data.

Agar seluruh komponen ERP ini dapat Anda terapkan sesuai kebutuhan, penting untuk memilih vendor ERP yang menawarkan integrasi seamless dan memiliki banyak modul sesuai kebutuhan, accounting, inventory, HR, dan produksi.

Salah satu contoh vendor yang bisa digunakan adalah software ERP ScaleOcean, yang menawarkan fleksibel, dapat dikustomisasi, mendukung integrasi dengan platform lain, serta mendukung otomatisasi operasional lintas divisi.

Selain itu, ScaleOcean menyediakan solusi khusus untuk berbagai industri seperti manufaktur, logistik, konstruksi, retail, dan lainnya, dan memastikan kecocokan dengan proses bisnis masing-masing industri. Dengan model unlimited user tanpa biaya tambahan serta layanan demo gratis hingga after–sales langsung dari tim internal, ScaleOcean menjadi solusi ERP yang efisien, scalable, dan mudah diadopsi.

Manfaat Komponen ERP

Setiap komponen dalam sistem ERP tidak beroperasi sendiri, tetapi saling terhubung untuk menciptakan efisiensi dan ketepatan dalam pengelolaan bisnis. Ketika semua proses berjalan secara terintegrasi, perusahaan dapat merasakan manfaat yang signifikan dalam operasional sehari-hari.

Berikut beberapa manfaat yang didapatkan dari penggunaan komponen sistem ERP, diantaranya:

1. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Setiap komponen ERP dirancang untuk mengotomatisasi tugas-tugas rutin dan mengurangi pekerjaan manual. Implementasi software ERP yang menawarkan integrasi data antar departemen, membuat proses bisnis menjadi lebih cepat, minim kesalahan, dan lebih efisien dalam hal waktu maupun biaya operasional.

2. Mempercepat Pengambilan Keputusan

Penggunaan setiap komponen ERP juga dapat memudahkan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis secara akurat berdasarkan data terintegrasi. Terutama dengan komponen ERP seperti intelijen bisnis menyediakan data real-time dan laporan analitik yang akurat.

Selain itu, software ERP dapat menyimpan seluruh data bisnis dalam database warehouse secara terpusat, sehingga memudahkan perusahaan dalammengambil keputusan strategis lebih cepat dan dapat diandalkan.

3. Meningkatkan Akurasi Data

Setiap komponen software ERP dapat saling terhubung dengan menggunakan database terpusat, sehingga adanya risiko duplikasi atau kesalahan data menjadi jauh lebih kecil. Dengan menggunakan setiap komponen ini mendukung pelaporan yang lebih akurat dan konsisten antar departemen.

4. Memperkuat Kolaborasi Antar Divisi

Penggunaan berbagai komponen sistem ERP yang terintegrasi juga dapat memudahkan komunikasi dan koordinasi antar tim. Dengan ini, semua divisi dapat saling berbagi informasi tanpa hambatan, meningkatkan produktivitas dan mempercepat penyelesaian tugas yang melibatkan banyak departemen.

5. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Perusahaan juga dapat mempercepat respon permintaan pelanggan dan meningkatkan akurasi pengiriman, terutama dengan modul CRM dan SCM. Layanan yang cepat dan tepat waktu mendorong loyalitas pelanggan serta membangun reputasi perusahaan yang lebih baik di pasar.

6. Mempermudah Kepatuhan Regulasi

Modul keuangan dan SDM dalam komponen ERP dapat mendukung pencatatan dan pelaporan yang sesuai regulasi. Adanya sistem yang terdokumentasi rapi, perusahaan dapat lebih mudah memenuhi kewajiban hukum, pelaporan pajak, dan ketentuan ketenagakerjaan tanpa risiko pelanggaran.

7. Menurunkan Biaya Operasional Jangka Panjang

Setiap komponen software ERP menawarkan otomatisasi proses yang dapat mengurangi kesalahan dan kontrol proses bisnis lebih baik. Hal tersebut berdampak pada penekanan biaya operasional secara menyeluruh. Meskipun biaya implementasi awal cukup besar, penggunaan sistem ERP mampu menghemat pengeluaran dalam jangka panjang dan meningkatkan ROI.

8. Meningkatkan Transparansi dan Pengawasan

Sistem ERP dengan berbagai komponen pentingnya juga dapat membantu perusahaan dalam pelacakan aktivitas secara menyeluruh di seluruh lini bisnis. Perusahaan yang memiliki ERP, yakni dengan fitur-fitur seperti audit trail dan pelaporan, dapat memantau performa tim, mengidentifikasi kendala, serta meningkatkan akuntabilitas dan pengawasan internal.

Permudah Pengelolaan Proses Bisnis Anda dengan Software ERP ScaleOcean 

Saat memilih ERP untuk perusahaan Anda, pastikan sistem yang dipilih memiliki komponen lengkap dan bisa terintegrasi dengan berbagai fungsi operasional bisnis. ERP yang ideal memungkinkan pengelolaan komponen secara terpusat, sekaligus memberi fleksibilitas untuk menyesuaikan modul sesuai kebutuhan spesifik perusahaan.

Salah satu opsi vendor yang dapat Anda pilih yaitu software ERP ScaleOcean.  ERP ini memberikan berbagai manfaat dengan berbagai fitur yang dapat disesuaikan, memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan berbagai fungsi operasional, seperti manajemen keuangan, inventaris, produksi, dan SDM dalam satu sistem terpadu.

Selain itu, ScaleOcean ERP menawarkan integrasi dengan teknologi lain seperti CRM dan SCM, memastikan aliran data yang mulus antar departemen. Dengan pendekatan ini, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih cepat dan berbasis data, mengoptimalkan setiap komponen ERP, dan memastikan fleksibilitas serta skalabilitas sistem yang dapat berkembang seiring waktu.

Kesimpulan

Komponen komponen ERP menjadi peran penting yang dapat memastikan setiap aspek operasional bisnis berjalan secara efisien, terintegrasi, dan terkendali. Untuk itu, penting  untuk memahami setiap fungsi masing-masing modul, agar Anda dapat merancang sistem yang sesuai kebutuhan dan mendukung pertumbuhan bisnis jangka panjang.

Pemilihan vendor ERP juga penting, seperti penerapan software ERP ScaleOcean yang menawarkan lebih dari 200 modul dan 1000+ fitur lengkap yang bisa Anda kustomisasi sesuai kebutuhan spesifik bisnis. Anda bisa melakukan demo gratis dan konsultasi tim terbaik dari ScaleOcean untuk memilih modul yang paling sesuai dengan alur penerapan yang juga tepat untuk bisnis Anda.