Di tengah tantangan kompleksitas bisnis, konsep ERP hadir sebagai solusi canggih untuk mengoptimalkan berbagai proses bisnis. Dengan memahami konsep dasar ERP, perusahaan bisa mengintegrasi berbagai fungsi dan departemennya ke dalam satu sistem terpusat, memudahkan koordinasi, dan meningkatkan efisiensi secara menyeluruh.

Nah, untuk memudahkan Anda memahami konsep dan cara kerja sistem ini, artikel berikut akan menjelaskan lebih lanjut konsep ERP dan contohnya dalam berbagai industri. Cakupannya meliputi industri manufaktur, logistik, distribusi, dan konstruksi. Yuk, langsung cari tahu konsepnya di pembahasan berikut!

1. Konsep Dasar ERP

Konsep ERP adalah sistem untuk mengintegrasikan, mengotomatisasi, dan mengoptimalkan proses bisnis pada lintas departemen dalam suatu perusahaan. Umumnya, sistem ini mencakup beragam modul seperti manajemen keuangan, rantai pasokan, hubungan pelanggan, sumber daya manusia, produksi, dan modul lain yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Dengan sistem ini, maka data dapat disimpan dalam satu basis terpusat sehingga mudah diakses dan dibagikan ke departemen yang berbeda.

Dikarenakan memuat beberapa modul yang mengoptimalkan proses bisnis, umumnya sistem ERP dirancang khusus sesuai industri perusahaan tersebut. Tentunya sistem ERP untuk manufaktur berbeda dengan pendidikan. Oleh karena itu, sebelum mengimplementasikan sistem ini, penting untuk memahami alur bisnis pada industri Anda dan mengidentifikasi aspek-aspek mana yang memerlukan sistem tersebut.

Konsep ERP juga berkaitan dengan jenis-jenis yang ada pada sistem. Setiap jenis ini memiliki karakteristik, keunggulan, dan kelemahan tersendiri, tergantung pada kebutuhan organisasi dan sumber daya yang tersedia. Ada jenis ERP on premise, yaitu sistem yang diinstal dan dioperasikan dari server fisik perusahaan itu sendiri. Biasanya, perusahaan memerlukan investasi awal yang signifikan untuk perangkat keras dan perangkat lunak, serta tim IT internal untuk pemeliharaan dan pembaruan.

Kemudian ada jenis open source. Dengan ini, perusahaan dapat memodifikasi dan menyesuaikan kebutuhannya sendiri. Jenis open source merupakan solusi yang lebih ekonomis, namun memerlukan keahlian teknis yang cukup untuk implementasi dan modifikasi. Sedangkan ERP berbasis cloud adalah solusi yang dihosting di cloud dan dapat diakses melalui internet. Jadi, mengurangi kebutuhan investasi awal pada perangkat keras dan lebih fleksibel untuk diperbarui. Tapi, jangan lupa pertimbangkan keamanan data pada penyedia layanan cloud.

2. Ciri Khusus Sistem ERP

Setelah memahami konsep dasar ERP, Anda juga perlu tahu bahwa sistem ini memiliki beberapa ciri khusus yang membedakannya dengan sistem informasi lain dalam bisnis. Berikut penjelasan ciri-ciri khusus tersebut.

a. Integrasi Proses Bisnis

Salah satu keunggulan sistem ERP adalah dapat mengintegrasikan proses bisnis di lintas departemen. Sebagai contoh, ketika tim sales berhasil melakukan penjualan, data ini secara otomatis juga diterima dan diproses oleh departemen keuangan, gudang, dan distribusi tanpa perlu input manual berulang kali. Jadi, dengan adanya ERP yang terintegrasi ini, setiap informasi dapat dibagikan dengan lancar, mengurangi redundansi, dan mempercepat pengambilan keputusan.

b. Database Terpusat

Sistem ERP memiliki database terpusat yang menyimpan semua data operasional dan transaksional dari seluruh departemen. Dengan database terpusat, akses ke informasi menjadi lebih cepat dan data yang diterima pun konsisten. Selain itu, Anda tidak perlu mengelola database yang terpisah untuk setiap departemen yang dapat menyebabkan inkonsistensi data dan pemborosan biaya operasional.

c. Beroperasi Secara Real-Time

Mampu beroperasi secara real-time adalah salah satu ciri khas lain dari penggunaan aplikasi ERP terbaik. Artinya, setiap transaksi yang dimasukkan ke dalam sistem akan segera tersedia untuk diakses dan dianalisis oleh pengguna lain. Misalnya, ketika stok barang di gudang berkurang, tim pembelian dapat segera melihat perubahan tersebut dan melakukan pengadaan untuk mengisi kembali stok.

d. Otomatisasi Alur Bisnis

ERP juga bisa melakukan otomatisasi yang signifikan pada berbagai alur bisnis. Proses yang sebelumnya memerlukan intervensi manual dapat diotomatisasi, mulai dari pengadaan barang, manajemen persediaan, hingga faktur pelanggan. Dengan ini, Anda bisa meningkatkan efisiensi bisnis, mengurangi kemungkinan kesalahan, dan mengalokasikan tenaga kerja ke tugas-tugas yang lebih strategis.

3. Contoh Penggunaan ERP di Industri

Dengan kelebihan yang dimilikinya, sistem ERP membantu berbagai industri untuk mengoptimalkan operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan produktivitas. Berikut beberapa contoh penggunaan ERP di manufaktur, logistik, distribusi, dan konstruksi.

a. Industri Manufaktur

Industri manufaktur memiliki proses bisnis yang berbeda dengan industri lainnya. Industri ini menekankan pada produksi barang dalam skala besar yang melibatkan berbagai tahapan, mulai dari perencanaan, pengadaan bahan baku, pengolahan, hingga pendistribusian produk jadi ke konsumen.

Selain itu, manufaktur juga harus menghadapi tantangan dalam hal pelacakan inventaris, pengendalian kualitas, manajemen rantai pasokan, dan koordinasi antar departemen. Semua tahapan dalam proses tersebut harus berjalan dengan efisien untuk memastikan output yang optimal dan memenuhi standar kualitas. Nah, sistem ERP manufaktur ScaleOcean bisa membantu Anda untuk mencapai efisiensi ini.

Dengan mengintegrasikan setiap aspek ke dalam satu platform terpusat, maka data dari berbagai departemen dan tahapan produksi dapat dengan mudah diakses, dianalisis, dan dikelola. Misalnya, ketika bahan baku masuk, sistem otomatis mengupdate inventaris dan menyediakan informasi kepada tim produksi tentang ketersediaan material. Selanjutnya, saat produksi berlangsung, ERP memonitor proses dan memastikan bahwa setiap langkah sesuai dengan rencana dan standar kualitas yang telah ditetapkan.

b. Industri Logistik

Sedangkan pada industri logistik, ERP mendukung optimalisasi pengiriman barang dan manajemen transportasi. Ketika sebuah pesanan diterima, sistem akan otomatis mengidentifikasi lokasi stok barang, menentukan rute pengiriman yang paling efisien, dan memilih transportasi yang paling sesuai.

Selanjutnya, dengan fitur pelacakan real-time, Anda dapat memonitor posisi setiap pengiriman dan memberikan perkiraan waktu kedatangan yang akurat kepada pelanggan. Dalam hal manajemen transportasi, ERP akan memudahkan Anda dalam penjadwalan armada, pemeliharaan kendaraan, dan penugasan sopir.

Selain itu, analisis data historis yang disediakan oleh ERP membantu perusahaan logistik  memahami tren dan pola pengiriman, memungkinkan peningkatan layanan dan pengurangan biaya operasional. Jadi bisa disimpulkan, ERP menjadi instrumen kunci dalam meningkatkan efisiensi, akurasi, dan keandalan dalam industri logistik.

c. Industri Distribusi

Sistem ini juga membantu perusahaan distribusi dalam mengelola inventaris, pesanan, dan hubungan pelanggan secara efektif. Melalui ERP, Anda akan memiliki gambaran yang jelas tentang stok yang tersedia, permintaan pasar, dan tren penjualan. Ketika pesanan masuk, sistem dengan cepat mengecek ketersediaan barang di inventaris dan memastikan pesanan dapat dipenuhi dengan tepat waktu yang diberikan. Selanjutnya, sistem secara otomatis mengatur alur pesanan, mulai dari pengepakan hingga pengiriman.

Dalam hal hubungan pelanggan, sistem CRM yang terintegrasi dalam ERP membantu Anda untuk menyimpan informasi pelanggan, riwayat transaksi, serta feedback yang diberikan. Analisis data penjualan dan tren yang disediakan juga akan membantu Anda dalam merencanakan strategi pemasaran dan promosi yang lebih tepat sasaran. Jadi, ERP sangat berguna untuk memastikan proses bisnis di perusahaan distribusi berjalan lancar, efisien, dan responsif terhadap kebutuhan pasar.

d. Industri Konstruksi

Industri konstruksi selalu dituntut untuk bisa memastikan proyek berjalan sesuai dengan jadwal dan anggaran. Sistem ERP ScaleOcean dapat dimanfaatkan untuk mencapai tujuan tersebut. Melalui platform ini, Anda dapat mengintegrasikan semua aspek proyek, mulai dari perencanaan, pengadaan material, hingga pengawasan pekerjaan di lapangan.

Ketika tahapan konstruksi dimulai, sistem akan melakukan pengawasan secara real-time terhadap kemajuan pekerjaan, memastikan setiap aktivitas sesuai dengan rencana awal. Selain itu, dengan fitur manajemen anggaran yang terintegrasi, Anda dapat memonitor pengeluaran dalam setiap fase proyek, membandingkan dengan anggaran yang telah ditetapkan, dan melakukan koreksi jika diperlukan.

Lalu, ada modul pengadaan material dalam sistem yang membantu Anda untuk memastikan semua bahan yang diperlukan tersedia tepat waktu dan sesuai spesifikasi. Selain itu, ERP juga mendukung manajemen subkontraktor dan analisis risiko untuk memastikan kualitas pekerjaan dan kepuasan klien.

4. Kesimpulan

Pembahasan di atas telah menunjukkan konsep ERP dan contohnya di berbagai industri. Sebagai sistem yang dapat mengintegrasikan proses bisnis, menawarkan database terpusat, operasi secara real-time, dan otomatisasi pada alur bisnis, maka implementasi ERP ke perusahaan Anda adalah langkah yang tepat untuk dilakukan.

Setiap industri, dengan tantangan dan kebutuhannya yang unik, dapat memanfaatkan fitur dan fungsionalitas yang disediakan oleh sistem ERP untuk mencapai efisiensi operasional, mengurangi biaya, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Baik dalam manajemen produksi, pengiriman barang, distribusi, atau pelaksanaan proyek konstruksi, ERP telah terbukti menjadi solusi yang mendukung keberhasilan bisnis di era digital saat ini.