Perkembangan teknologi informasi semakin mempengaruhi dunia bisnis, salah satunya adalah dengan adanya sistem supply chain management (SCM). Dimana kegunaan penting software SCM adalah membantu perusahaan dalam mengoptimalkan seluruh proses bisnis. Namun, semua manfaat itu tidak bisa bisnis Anda dapatkan jika masih menggunakannya dengan cara yang salah.

Dalam artikel ini, kita akan membahas cara menggunakan software SCM secara efektif dan efisien sehingga dapat memberikan manfaat yang maksimal bagi perusahaan Anda. Pahami setiap langkah-langkah penting yang perlu dilakukan dalam menggunakannya, mulai dari pemilihan software yang tepat hingga implementasi dan evaluasi keberhasilan.

Jangan salah, memahami cara menggunakan software SCM dengan benar merupakan hal yang sangat penting. Terutama ketika Anda adalah seorang pengambil keputusan yang ingin memastikan perusahaan dapat menjalankan proses bisnis secara optimal dan meningkatkan profitabilitas. Yuk kita akan kupas tuntas cara menggunakannya. Selamat membaca!

1. Pemilihan Sistem SCM yang Tepat

Sebelum kita membahas langkah-langkah menggunakan software SCM, ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu bagaimana cara memilih aplikasi yang tepat untuk bisnis Anda. Berikut adalah beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan:

a. Kebutuhan Perusahaan

Pertama, tentukan kebutuhan seluruh aspek bisnis yang terkait dengan manajemen rantai pasokan dan tentukan fitur apa yang dibutuhkan untuk menyederhanakan prosesnya. Pastikan sistem yang Anda pilih mampu memenuhi semua kebutuhan tersebut. Alasannya karena setiap perusahaan memiliki strategi SCM yang berbeda, jadi ada yang memerlukan solusi atau fitur yang lebih kompleks, sementara yang lain mungkin hanya memerlukan fitur dasar.

b. Skalabilitas & Fleksibilitas

Periksa dan pastikan vendor software supply chain management yang hendak Anda terapkan pada perusahaan memiliki skalabilitas dan fleksibilitas yang tinggi. Hal ini sangatlah perlu, agar ketika terjadi perubahan dengan proses bisnis, Anda tidak perlu membeli sistem baru. Jadi pilihlah aplikasi yang dapat menyesuaikan diri dengan pertumbuhan dan perkembangan perusahaan, pastikan sistem tersebut dapat menampung peningkatan jumlah transaksi, pengguna, dan data yang pasti akan bertambah seiring berjalannya waktu.

c. Integrasi Sistem

Kemampuan integrasi sangatlah dibutuhkan di era sekarang ini, yang menuntut perusahaan untuk memiliki proses bisnis cepat dan terpusat. Pastikan aplikasi yang Anda pilih dapat dengan mudah diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan oleh bisnis Anda, seperti sistem ERP dan CRM. Dengan integrasi yang baik, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional serta memudahkan dalam melakukan kolaborasi. Anda pun juga bisa menghemat waktu dan tenaga dalam mencari data yang dibutuhkan tanpa perlu mencarinya di berbagai aplikasi yang berbeda.

2. Implementasi Aplikasi Rantai Pasok

Setelah memilih sistem yang tepat, langkah berikutnya adalah mengimplementasikannya ke dalam perusahaan. Proses ini tidaklah mudah, karena harus melibatkan pihak provider software dan tim ahli dari bisnis Anda secara langsung. Simak langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk menjamin kelancaran tahapan implementasi:

a. Pelatihan

Sebelum menjalankan seluruh proses rantai pasok menggunakan aplikasi, pastikan semua pengguna yang terlibat dalam diberi pelatihan yang memadai. Pelatihan ini akan membantu para karyawan dalam memahami cara menggunakan software SCM dengan benar dan efisien. Sehingga, penggunaannya pun jadi lebih maksimal dan banyak manfaat yang akan didapatkan bisnis Anda.

b. Konfigurasi Sistem

Atur pengaturan dan konfigurasi software SCM sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis Anda. Macam-macam pengaturan yang bisa Anda sesuaikan ada banyak, mulai dari penyesuaian parameter, input data, alur persetujuan, dan peran pengguna yang berhubungan dengan proses manajemen rantai pasokan.

c. Kolaborasi Aplikasi

Pastikan software SCM telah terintegrasi secara baik dengan sistem lain milik perusahaan yang telah lebih dulu digunakan, contohnya POS, manajemen inventory, CRM, dan masih banyak lagi. Langkah ini sangat penting untuk memastikan kelancaran aliran data dan informasi dari berbagai sistem.

3. Cara Menggunakan Software SCM

Menerapkan strategi efektif dalam menggunakan software SCM, dapat memaksimalkan manfaat yang bisa Anda peroleh dari penggunaannya. Menggunakan perangkat lunak ini dengan bijaksana akan membantu Anda mengoptimalkan proses bisnis, meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan pada akhirnya meningkatkan profitabilitas. 

Ingatlah bahwa keberhasilan dalam menggunakan software SCM bukan hanya tergantung pada pemilihan perangkat lunak yang tepat, tetapi juga pada penerapan strategi yang efektif dalam menggunakannya. Berikut ini adalah beberapa cara yang perlu diterapkan dalam menggunakan aplikasi rantai pasok:

a. Data dan Analisis

Salah satu aspek penting dalam menggunakan software SCM adalah memastikan data yang ditampilkan akurat dan lengkap. Oleh karena itu, pastikan sistem Anda memiliki fitur-fitur yang mendukung proses mengumpulkan, memverifikasi, dan memperbarui informasi secara real-time. Gunakan fitur analisis data yang disediakan oleh software untuk mengidentifikasi tren dan pola dalam rantai pasokan Anda, serta mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

b. Otomatisasi Proses

Manfaatkan kemampuan automasi tugas yang disediakan oleh software SCM untuk mengurangi beban kerja manual dan meningkatkan efisiensi. Contoh proses yang dapat diotomatisasi meliputi pengiriman pesanan, perencanaan persediaan, dan pelacakan logistik. Dengan sistem otomatis ini, Anda dapat mengurangi waktu dan meminimalisir kesalahan yang terkait dengan tugas-tugas manual.

c. Komunikasi dan Kolaborasi Internal

Gunakan software SCM untuk memudahkan pertukaran informasi dan koordinasi antar tim, seperti antara tim perencanaan, pembelian, dan logistik. Fasilitas komunikasi dan kolaborasi antara berbagai departemen dan tim yang terlibat dalam manajemen rantai pasokan dapat memastikan proses supply chain yang lebih lancar dan efisien.

d. Hubungan dengan Pemasok dan Pelanggan

Manfaatkan fitur dalam supply chain management system untuk memperkuat hubungan dengan penyedia barang jasa dan pelanggan Anda. Berbagi informasi dengan pemasok tentang permintaan dan persediaan akan membantu mereka dalam merencanakan pengiriman bahan baku dengan lebih baik. 

Sementara, berbagi informasi tentang produk Anda dengan konsumen akan meningkatkan pelayanan dan kepuasan mereka. Selain itu, gunakan software untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi kinerja pemasok secara berkala.

e. Pengelolaan Risiko

Aplikasi ini juga bisa membantu Anda mengidentifikasi dan mengelola risiko yang mungkin terjadi dalam rantai pasokan. Beberapa contoh masalah meliputi gangguan dalam pengiriman, perubahan permintaan pasar, atau masalah kualitas produk. Dengan mengidentifikasi risiko ini lebih awal, Anda akan dapat mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengurangi dampaknya.

f. Adaptasi dan Inovasi

Untuk terus menggunakan software supply chain management secara efektif, Anda perlu selalu beradaptasi dengan perubahan dalam industri dan teknologi. Teruslah mempelajari cara-cara baru untuk memanfaatkan aplikasi ini dan menerapkan inovasi yang dapat membantu perusahaan Anda mencapai efisiensi yang lebih tinggi dan keunggulan kompetitif. Hal ini melibatkan pembaruan perangkat lunak, adopsi teknologi baru, dan pembelajaran tentang praktik terbaik dalam industri.

g. Dukungan Teknis dan Pembaruan

Untuk memastikan kinerja aplikasi rantai pasok tetap optimal, pastikan Anda memiliki dukungan teknis yang memadai dari penyedia perangkat lunak. Dukungan teknis ini meliputi pemecahan masalah, pembaruan sistem, dan peningkatan fitur yang akan membantu Anda menggunakan software dengan lebih efisien. Selain itu, pastikan Anda selalu menginstal pembaruan dan patch keamanan yang disediakan oleh provider sistem untuk mengurangi risiko masalah atau ancaman keamanan.

Ingin mengetahui cara SCM bekerja dalam proses rantai pasok? Baca artikel ini untuk mengetahui cara mengintegrasikan dan mengoptimalkan setiap aspek rantai pasokan di bisnis Anda!

4. Evaluasi & Optimasi Sistem Rantai Pasok

Ada baiknya Anda melakukan pengukuran kinerja SCM secara rutin untuk memastikan software manajemen rantai pasokan tersebut memberikan manfaat maksimal bagi perusahaan. Berikut beberapa langkah yang perlu Anda lakukan ketika mengevaluasi dan mengoptimalisasi penggunaan sistem: 

a. Monitoring

Pantau kinerja sistem SCM secara berkala untuk memastikan aplikasi tersebut berfungsi dengan baik dan memberikan hasil yang diharapkan. Gunakan metrik yang relevan, seperti lead time, tingkat pengiriman tepat waktu, dan presentase kepuasan pelanggan.

b. Evaluasi

Lakukan evaluasi secara berkala untuk identifikasi area mana saja yang memerlukan perbaikan atau peningkatan. Hal ini akan membantu bisnis Anda dalam mengoptimalkan penggunaan software dan mengurangi risiko masalah yang mungkin terjadi di masa depan.

c. Optimalisasi

Tentukan perbaikan apa yang tepat untuk permasalahan yang telah diidentifikasi melalui proses evaluasi. Tahapan ini akan melibatkan perubahan konfigurasi, penyesuaian pengaturan, atau bahkan pembaruan software jika diperlukan. Pastikan perubahan yang dilakukan telah terdokumentasi dengan baik agar mudah dilacak dan dievaluasi kembali di masa depan.

5. Kesimpulan

Dengan memadukan langkah-langkah yang telah dijelaskan sepanjang artikel ini, Anda akan dapat menghadapi tantangan manajemen rantai pasokan dengan lebih efisien dan efektif. Mulai dari pemilihan software yang tepat hingga memaksimalkan penggunaannya. Anda akan memiliki fondasi yang kuat untuk mengelola rantai pasokan perusahaan dengan sukses. 

Teruslah beradaptasi dan berinovasi dalam menggunakan software SCM, salah satunya adalah dengan menerapkan sistem ERP ScaleOcean. Otomatiskan dan lancarkan seluruh proses rantai pasok secara mudah. Rasakan manfaat jangka panjang dari investasi sistem ini!