Dalam dunia bisnis dan manajemen supply chain, waktu tunggu perlu dipertimbangkan agar tidak memberikan dampak buruk bagi kesuksesan perusahaan. Waktu tunggu adalah lama waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan dari awal hingga akhir. Lebih spesifiknya, bisa mencakup waktu yang dibutuhkan untuk produksi, pengemasan, pengiriman, dan pengiriman produk ke pelanggan.  

Memahami dan mengoptimalkan waktu tunggu adalah aspek kunci untuk merencanakan dan mengoptimalkan operasional bisnis, serta memastikan kepuasan pelanggan. Anda bisa menghitungnya dengan disesuaikan oleh kondisi operasional. Berikut penjelasan lebih lanjut apa itu lead time, bagaimana cara menghitungnya, serta tips mempersingkatnya dalam bisnis Anda.

1. Apa itu Lead Time?

Lead time adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proses, mulai dari awal hingga akhir. Dalam manajemen supply chain, waktu tunggu berarti periode antara saat pemesanan produk atau jasa hingga saat penerimaan. Waktu tersebut bisa mencakup proses memproduksi, mengemas, dan mengirimkan barang ke konsumen. Pengelolaan waktu tunggu yang baik adalah kunci untuk merencanakan dan mengoptimalkan operasional serta memastikan kepuasan pelanggan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi hal ini bisa sangat beragam. Untuk produksi barang, mencakup waktu yang diperlukan untuk merakit komponen, proses pemeriksaan kualitas, dan waktu pengiriman. Untuk jasa, bisa tentang waktu merencanakan dan melaksanakan tugas, serta menunggu persetujuan atau feedback. Sedangkan pada transaksi e-commerce, misalnya waktu proses pengambilan order, pengepakan, dan pengiriman kepada konsumen.

Manajemen waktu tunggu yang efektif sangat penting bagi keberhasilan suatu bisnis. Jika perusahaan dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan dan mengirimkan produk, maka besar kemungkinan perusahaan menjadi unggul dibandingkan kompetitor. Namun, meminimalkan waktu tunggu juga harus diimbangi dengan pertimbangan tentang kualitas dan biaya. Mempercepat produksi mungkin mengurangi waktu tunggu, tetapi juga bisa menurunkan kualitas bahkan meningkatkan biaya.

2. Rumus Lead Time

Di bagian ini, mari kita bahas rumus lead time. Dimana rumusnya sebenarnya cukup sederhana untuk diingat, yaitu:

Waktu pengiriman adalah waktu yang dibutuhkan untuk distribusi barang dari tempat produksi ke konsumen atau titik penjualan. Cakupannya bisa berkaitan dengan waktu transit, penanganan di gudang, dan waktu yang dibutuhkan untuk proses pengiriman. Sedangkan waktu produksi adalah waktu yang diperlukan untuk membuat barang tersebut. Dalam manufaktur, meliputi waktu untuk mengumpulkan bahan baku, merakit produk, dan melakukan inspeksi kualitas.

Namun dalam praktiknya, rumus lead time bisa menjadi lebih kompleks dan mencakup berbagai faktor lainnya. Tergantung pada bisnis dan model operasional. Misalnya, perusahaan Anda juga memiliki waktu penyimpanan untuk barang yang disimpan sebelum dikirim, atau waktu penanganan pesanan (order handling time) untuk memproses pesanan. Sehingga rumus lead time  tampak seperti ini:

Anda perlu memiliki pemahaman untuk setiap komponen dalam perhitungan waktu tunggu. Dengan mengoptimalkan setiap elemen ini, perusahaan bisa mempersingkatnya tanpa mengganggu kualitas produksi. Peningkatan efisiensi ini dapat membantu perusahaan menjadi lebih baik dalam memenuhi ekspektasi pelanggan.

3. Cara Menghitung Lead Time

Cara menghitung lead time dalam bisnis Anda dapat diawali dengan mengidentifikasi komponen utama yang berkontribusi pada waktu tunggu. Komponen ini bisa mencakup waktu penanganan pesanan, proses produksi, pengiriman, dan penyimpanan. Setelah komponen tersebut diidentifikasi, cara menghitung lead time selanjutnya adalah mengukur waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakan setiap komponen. Ini dapat dilakukan dengan menganalisis data historis. Setelah semua komponen diukur, kemudian tambahkan waktu tersebut untuk mendapatkan totalnya.

Agar memiliki gambaran yang lebih jelas pada cara menghitung lead time, perhatikan studi kasus berikut. Bayangkan Anda memiliki sebuah perusahaan manufaktur. Misalkan bahan baku disimpan di gudang selama 2 hari sebelum digunakan dalam proses manufaktur. Selanjutnya, dilakukan proses penanganan pesanan, seperti pengambilan bahan dan penyiapan alat yang membutuhkan waktu 1 hari. Sedangkan waktu produksi dilakukan 5 hari. Terakhir, pengiriman barang ke pelanggan membutuhkan waktu 2 hari lagi. Jadi, total waktu tunggu dalam kasus ini menjadi:

Jadi, total waktu tunggu yang dibutuhkan adalah 10 hari.

Mari kita lihat contoh lainnya dalam industri restoran cepat saji. Dalam hal ini, waktu tunggu dapat diartikan sebagai waktu yang dibutuhkan dari saat pelanggan melakukan pesanan hingga menerima pesanan. Pertama, dibutuhkan waktu 2 menit bagi pelanggan untuk melakukan pemesanan. Kemudian, dibutuhkan waktu 15 menit untuk menyiapkan pesanan. Selanjutnya koki membutuhkan 3 menit untuk menyajikannya. Maka dalam kasus ini, waktu tunggu menjadi:

Artinya, pelanggan harus menunggu sekitar 6 menit dari saat mereka melakukan pesanan hingga menerima pesanan.

4. Tips Mempersingkat Waktu Tunggu

Memperpendek waktu tunggu adalah cara penting untuk meningkatkan efisiensi bisnis dan memperbaiki layanan pelanggan. Salah satu hal yang bisa dilakukan yaitu dengan melakukan perbaikan proses. Dengan meninjau dan memperbaiki proses bisnis terutama di supply chain, Anda bisa mengidentifikasi dan meminimalkan pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan mempercepat produksi. Anda juga bisa memanfaatkan teknologi untuk otomatisasi agar membantu efisiensi produksi.

Selain itu, manajemen persediaan yang efektif juga bisa menjadi kunci untuk mempersingkat waktu tunggu. Dengan teknik seperti just-in-time (JIT) atau implementasi digital supply chain, Anda bisa memastikan bahwa perusahaan selalu memiliki bahan baku dengan jumlah yang tepat ketika dibutuhkan. Ini bisa mengurangi waktu tunggu dan penyimpanan, yang nantinya juga mengurangi waktu tunggu secara keseluruhan.

Memperbaiki hubungan Anda dengan pemasok juga bisa menjadi cara lainnya. Dengan menjalin komunikasi yang baik dan membangun hubungan yang kuat dengan pemasok, Anda bisa menegosiasikan waktu tunggu yang lebih singkat atau bekerja dengan pemasok yang bisa memberikan bahan baku dengan lebih cepat.

Gunakan juga proses analisis data. Dengan menggunakan data historis, Anda bisa mengidentifikasi bottleneck dan area lain yang bisa ditingkatkan pada supply chain. Anda juga bisa menggunakan teknologi analisis data seperti sistem SCM untuk memahami pola dan tren, memprediksi masalah sebelum terjadi, dan membuat keputusan yang lebih baik tentang cara mempersingkat waktu tunggu.

5. Kesimpulan

Setelah membaca penjelasan apa itu lead time, rumus untuk menghitungnya, dan contoh perhitungan dalam studi kasus sederhana, dapat disimpulkan bahwa mengoptimalkan dan mempersingkat waktu tunggu akan memberikan banyak manfaat, termasuk untuk peningkatan efisiensi operasional, kepuasan pelanggan yang lebih besar, dan keunggulan di pangsa pasar.

Anda bisa menggunakan bermacam strategi untuk mempersingkatnya. Di antaranya mengevaluasi proses bisnis dan mencari tahu area yang bisa diperbaiki, manajemen supply chain dan persediaan yang efektif, memperkuat hubungan dengan pemasok, dan melakukan analisis data. Dengan pendekatan yang strategis dan berfokus pada detail ini, perusahaan dapat secara signifikan mempersingkat waktu tunggu sehingga mampu meningkatkan pengalaman dan kepuasan belanja pelanggan.