Dalam bisnis manufaktur, pemrosesan pesanan atau order processing merupakan salah satu aspek kritis yang menentukan kepuasan pelanggan dan efisiensi operasional. Proses ini memiliki sejumlah tahapan, mulai dari penerimaan permintaan pelanggan hingga pengiriman produk jadi. Dengan dinamika pasar yang selalu berubah dan tuntutan pelanggan yang terus meningkat, perusahaan harus mengoptimalkan proses ini.

Sesuai dengan pengantar di atas, artikel kali ini akan membahas dengan lebih detail apa itu order processing, alurnya di bisnis manufaktur, faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilannya, serta tips untuk mengoptimalkan proses tersebut. Yuk, simak langsung penjelasan berikut ini!

1. Apa itu Order Processing?

Order processing adalah serangkaian tahapan yang dilakukan perusahaan untuk menangani, memproses, dan menyelesaikan pesanan. Hal ini dimulai dari pelanggan yang mengajukan permintaan pembelian dan berakhir ketika produk tersebut telah dikirim dan diterima oleh pelanggan. Bagi bisnis manufaktur, efisiensi dan kecepatan dalam memproses pesanan dibutuhkan untuk mencapai kepuasan pelanggan.

Untuk meningkatkan efisiensi proses pemesanan, Anda bisa menggunakan teknologi canggih. Misalnya ERP yang akan mengotomatisasi banyak langkah dalam siklus pemrosesan pesanan. Mulai dari penerimaan pesanan, pengalokasian stok, hingga pelacakan pengiriman. Selain meningkatkan kecepatan dan akurasi, otomatisasi juga membantu dalam mengurangi human error yang dapat mengakibatkan kerugian finansial.

2. Alur Order Processing di Manufaktur

Pemrosesan pesanan di bisnis manufaktur memiliki tahapan yang sedikit berbeda dengan bisnis lainnya. Berikut penjelasan detail dari alur order processing tersebut.

a. Penerimaan Pesanan

Di tahap awal ini, perusahaan menerima permintaan dari pelanggan. Pesanan biasanya juga mencakup spesifikasi khusus produk, kuantitas, dan tanggal pengiriman yang diharapkan. Setelah proses penerimaan, kemudian pesanan diperiksa secara menyeluruh. Verifikasi ini melibatkan peninjauan ulang detail pesanan untuk memastikan tidak ada kesalahan. Lakukan juga pengecekan ketersediaan bahan baku, kapasitas produksi, dan kesesuaian jadwal produksi dengan permintaan pelanggan.

b. Perencanaan Produksi

Langkah berikutnya adalah merancang strategi produksi yang tepat. Dalam tahap perencanaan ini, tim produksi perlu mempertimbangkan kapasitas mesin, ketersediaan bahan baku, tenaga kerja, dan kebutuhan khusus yang mungkin ada pada pesanan. Dengan mempertimbangkan semua faktor ini, bisnis manufaktur dapat menentukan jadwal produksi yang paling efisien dan efektif. Sehingga produk yang dihasilkan sesuai dengan standar kualitas dan tenggat waktu yang diharapkan.

c. Proses Produksi

Dalam tahap ini, bahan baku diubah menjadi finished goods atau produk akhir. Mengikuti rancangan dan spesifikasi yang sudah ditetapkan, setiap elemen dalam lini produksi akan bekerja untuk menghasilkan produk yang berkualitas. Mesin-mesin beroperasi, tenaga kerja terlibat, dan prosedur yang ditetapkan dijalankan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan standar perusahaan.

d. Kontrol Kualitas dan Pengemasan

Di tahap ini, setiap item melalui quality control untuk memastikan produk tersebut memenuhi standar kualitas yang ditentukan dan sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Produk yang berhasil memenuhi kriteria ini kemudian masuk ke proses pengemasan. Packing barang perlu dilakukan secara hati-hati agar produk tetap aman dan terhindar dari kerusakan. Sehingga produk sampai ke pelanggan dalam kondisi yang baik.

e. Proses Pengiriman

Ini adalah tahapan terakhir dalam alur order processing. Produk yang telah dikemas kemudian diberikan ke tim logistik. Mereka akan bertanggung jawab untuk mengatur pengiriman barang, memastikan produk sampai ke pelanggan tepat waktu dan dalam kondisi yang baik. Selama proses ini, pelanggan biasanya juga bisa memantau status pengiriman secara real-time.

3. Faktor yang Mempengaruhi Order Processing

Proses ini tentunya dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik internal maupun eksternal, yang dapat meningkatkan atau menghambat pemrosesan pesanan. Berikut beberapa faktor tersebut.

a. Volume Pesanan

Volume pesanan memiliki dampak langsung terhadap kecepatan pemroses pesanan. Pesanan dalam jumlah besar atau custom yang cukup kompleks memerlukan waktu, bahan baku, dan tenaga kerja yang lebih. Misalnya, bisnis manufaktur yang menerima ratusan pesanan dalam sehari pasti memerlukan sistem dan prosedur yang lebih efisien dibandingkan dengan perusahaan yang hanya menerima beberapa pesanan.

b. Kapasitas Produksi

Kapasitas produksi adalah jumlah unit yang dapat diproduksi oleh bisnis manufaktur dalam periode tertentu. Jika kapasitas produksi terbatas, tentu akan mempengaruhi kecepatan pemrosesan pesanan. Terutama jika volume pesanan yang diterima melebihi kapasitas produksi yang ada.

c. Metode Pengiriman

Pilihan metode pengiriman juga berdampak pada proses pemenuhan pesanan. Beberapa metode mungkin memerlukan persyaratan pengemasan yang khusus, dokumentasi tambahan, atau waktu pengiriman yang spesifik. Contohnya, pengiriman udara yang memerlukan persyaratan keamanan yang lebih ketat dibandingkan dengan pengiriman darat.

d. Komunikasi Internal

Komunikasi yang efektif antar departemen dan tim dalam perusahaan adalah kunci untuk order processing yang lancar. Seperti tim penjualan harus berkomunikasi dengan tim produksi tentang spesifikasi khusus atau permintaan pelanggan. Karena adanya miskomunikasi bisa mengakibatkan kesalahan dalam pemrosesan pesanan. Dampaknya pelanggan akan kecewa dan merugikan reputasi perusahaan.

4. Tips Optimalkan Order Processing

Untuk membantu bisnis manufaktur mencapai standar tertinggi dalam proses ini, berikut beberapa tips yang dapat Anda terapkan.

a. Peramalan Permintaan yang Akurat

Salah satu langkah yang bisa dilakukan untuk optimasi pemrosesan pesanan adalah dapat memprediksi dengan akurat berapa banyak produk atau layanan yang akan diminta oleh pelanggan. Dengan peramalan yang tepat, bisnis manufaktur dapat mempersiapkan sumber daya yang dibutuhkan, mulai dari bahan baku hingga tenaga kerja. Jadi, bisa dipastikan pesanan dapat diproses dengan cepat tanpa mengalami hambatan manajemen produksi.

b. Kelola Inventaris dengan Efektif

Pengelolaan inventaris yang efektif juga diperlukan agar barang yang dipesan oleh pelanggan selalu tersedia dan siap untuk dikirim. Jadi, Anda harus memiliki metode atau strategi pelacakan inventaris yang baik, pembaruan data yang dilakukan secara rutin, dan pemahaman yang mendalam tentang tren penjualan. Dengan mengelola inventaris secara baik, perusahaan dapat mengurangi biaya penyimpanan yang tidak perlu dan meningkatkan aliran kas.

c. Kurangi Lead Time

Lead time adalah waktu yang dibutuhkan untuk memproses dan memenuhi order processing. Dengan mengurangi lead time, bisnis manufaktur dapat meningkatkan kecepatan pengiriman dan kepuasan pelanggan. Bagaimana caranya? Dengan memperbaiki alur kerja internal, melatih karyawan, dan bekerja sama dengan pemasok untuk memastikan proses supply yang cepat dan tepat waktu.

d. Implementasi Teknologi

Penggunaan teknologi yang tepat dapat mengotomatisasi banyak aspek di pemrosesan pesanan. Hal ini tentunya juga akan mengurangi adanya kesalahan human error. Salah satu contoh teknologi yang bisa Anda pertimbangkan adalah order management system yang akan meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kecepatan dari seluruh proses ini.

5. Kesimpulan

Order processing adalah rangkaian proses yang dilakukan oleh bisnis manufaktur dalam menangani, memproses, dan menyelesaikan pesanan pelanggan. Hal ini dimulai dari penerimaan pesanan, perencanaan produksi, hingga proses pengiriman. Banyak faktor yang dapat mempengaruhi efisiensi order processing, seperti volume pesanan, kapasitas produksi, metode pengiriman, dan komunikasi internal. 

Untuk meningkatkan efisiensi, bisnis manufaktur perlu memprediksi permintaan dengan tepat, mengelola inventaris dengan baik, mengurangi waktu pemenuhan pesanan, dan mengimplementasikan teknologi yang relevan. Hal ini tidak hanya meningkatkan kecepatan dan akurasi, tetapi juga mengurangi human error yang bisa merugikan perusahaan.