Dalam bisnis yang semakin kompetitif, pengelolaan rantai pasokan menjadi aspek utama yang menentukan keberhasilan perusahaan. Untuk memastikan kelancarannya, Anda bisa mempertimbangkan implementasi order management di sistem supply chain management. Modul ini bertanggung jawab dalam mengelola, mengkoordinasi, dan mencatat pesanan.

Tidak hanya itu, implementasinya juga sangat membantu memastikan adanya keseimbangan antara permintaan dan kapabilitas produksi. Melalui pembahasan ini, kita akan dalami lebih lanjut peran order management di proses SCM perusahaan dan bagaimana penggunaannya menjadi faktor kunci mencapai efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.

1. Order Management di Sistem SCM

Anda pernah kewalahan untuk melakukan penerimaan, pencatatan, dan pelacakan pesanan dengan cara manual? Tenang, masalah tersebut bisa diselesaikan dengan order management di sistem supply chain management (SCM). Dengan modul ini, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pemesanan, meminimalisir kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Dalam proses supply chain management, modul ini dibutuhkan untuk menyeimbangkan permintaan pasar dan kapasitas produksi. Dengan kata lain, melalui modul ini Anda dapat memastikan bahwa barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan permintaan pasar. Baik dari segi kuantitas maupun waktu pengirimannya. Hal ini tidak hanya meningkatkan kepuasan pelanggan, tetapi juga mengurangi biaya penyimpanan dan risiko inventaris.

Tidak hanya itu, order management juga bisa memastikan metode pengadaan barang dan jasa yang diterapkan berjalan dengan baik. Apa maksudnya? Dengan informasi yang akurat dan real-time mengenai status pesanan, Anda dapat melakukan penyesuaian dalam metode pengadaan barang dan jasa. Seperti mengubah jumlah pesanan, jadwal pengiriman, atau bahkan memilih pemasok cadangan. Dari sini, perusahaan bisa merespons dengan cepat terhadap perubahan kondisi pasar atau hambatan yang terjadi dalam rantai pasokan.

2. Dampak Implementasi Order Management

Implementasi yang efektif memberikan sejumlah manfaat yang signifikan, mempengaruhi berbagai aspek operasional hingga kepuasan pelanggan. Berikut ini beberapa dampak positifnya.

a. Proses Pemesanan Lebih Efisien

Dengan adanya order management dalam sistem supply chain management, metode pengadaan barang dan jasa menjadi lebih terstruktur dan otomatis. Seluruh tahapan mulai dari penerimaan, pencatatan, pelacakan, hingga penyelesaian pesanan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan terhindar dari human error. Hal ini tentunya juga akan mengurangi lead time sehingga mempercepat aliran barang dalam rantai pasokan.

b. Visibilitas & Kontrol Meningkat

Modul ini juga memberikan gambaran yang jelas mengenai status setiap pesanan, sehingga memudahkan proses pelacakan dan kontrol pesanan. Dengan meningkatnya visibilitas tersebut, perusahaan bisa membuat keputusan yang lebih tepat, merespons perubahan dengan cepat, dan memastikan bahwa setiap pihak dalam rantai pasokan selalu mendapat informasi terbaru.

c. Stok Barang Terjaga

Salah satu dampak lainnya adalah pengelolaan stok jadi lebih mudah. Bagaimana bisa? Dengan informasi yang real-time dan akurat mengenai permintaan konsumen dan pasokan, perusahaan dapat memastikan ketersediaan barang tanpa harus menumpuk stok berlebih yang justru bisa mengakibatkan kerugian finansial.

d. Efisiensi Biaya Operasional

Kalau setiap proses rantai pasokan diotomatisasi maka diperoleh efisiensi biaya operasional, bukan? Selain itu, dengan manajemen stok yang efektif, biaya penyimpanan juga dapat diminimalkan. Dalam jangka panjang, kondisi tersebut akan mengarah pada efisiensi biaya secara menyeluruh dan terjadi peningkatan margin laba.

e. Berkurangnya Risiko Rantai Pasok

Risiko seperti keterlambatan pengiriman, kekurangan stok, atau kesalahan pemesanan juga dapat diminimalkan dengan implementasi order management yang efektif. Dengan kontrol dan visibilitas yang meningkat, perusahaan lebih siap menghadapi gangguan dan dapat merespons secara cepat untuk mengatasi hambatan tersebut.

f. Tercapainya Kepuasan Pelanggan

Dampak akhir dari implementasi modul ini adalah tercapainya kepuasan pelanggan. Dengan proses pemesanan yang efisien, stok barang yang terjaga, dan respon yang cepat terhadap perubahan, pelanggan mendapatkan pengalaman belanja yang lebih baik. Kepuasan ini bukan hanya mempertahankan pelanggan tetapi juga meningkatkan reputasi dan citra perusahaan di pangsa pasar.

3. Fitur Penunjang Order Management

Order management memiliki berbagai fitur penunjang yang dirancang untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan pesanan. Fitur-fitur ini memastikan bahwa seluruh proses, mulai dari pemesanan hingga pengiriman, berjalan dengan lancar dan sesuai ekspektasi pelanggan.

Salah satu fitur utama yang ada adalah otomatisasi proses pesanan. Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengotomatisasi berbagai tahapan pemesanan, seperti konfirmasi pesanan, pengalokasian stok, dan pelacakan pengiriman. Otomatisasi ini mampu mengurangi risiko pengadaan dan mempercepat siklus pemesanan. 

Selain itu, fitur integrasi dengan sistem lain juga sangat dibutuhkan untuk memaksimalkan perannya. Misalnya integrasi dengan sistem manajemen gudang (WMS) atau sistem informasi pelanggan (CRM). Integrasi ini memungkinkan aliran informasi yang lancar antara berbagai departemen dan memastikan kalau semua pihak yang terlibat memiliki akses ke data terbaru.

Fitur lain yang sangat mendukung adalah analisis dan pelaporan. Melalui fitur ini, perusahaan bisa mempunyai laporan tentang berbagai aspek operasional, seperti volume penjualan, kecepatan pemesanan, atau tingkat kepuasan pelanggan. Analisis pada data ini akan membantu perusahaan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan juga untuk membuat keputusan strategis agar meningkatkan kinerja rantai pasokan.

4. Siklus Kerja Order Management

Siklus kerja dimulai dengan penerimaan pesanan. Dalam tahap ini, order management tidak hanya menerima dan mencatat pesanan, tetapi juga secara otomatis berkomunikasi dengan pihak lain dalam supply chain management. Sebagai contoh, saat pesanan masuk, sistem berkoordinasi dengan perencanaan produksi dan sistem manajemen gudang untuk memastikan ketersediaan stok. Koordinasi ini memastikan bahwa kapasitas produksi, permintaan, dan persediaan selalu seimbang.

Tahap berikutnya adalah proses pengiriman. Setelah produk siap dikirim, sistem akan mengatur jadwal pengiriman, memilih metode pengiriman terbaik, dan menginformasikan perkiraan waktu kedatangan barang. Setelah barang dikirim, sistem akan terus memantau status pengiriman hingga barang sampai. Terakhir, setiap feedback atau masalah yang mungkin terjadi akan diterima dan ditangani dengan efektif. Tujuannya untuk memastikan bahwa siklus selesai dengan kepuasan pelanggan yang maksimal.

5. Kesimpulan

Order management dalam sistem supply chain management (SCM) dibutuhkan untuk memastikan proses pemesanan dan distribusi barang berjalan dengan lancar dan efisien. Dengan integrasi yang erat antara penerimaan pesanan, perencanaan produksi, manajemen gudang, dan sistem logistik, modul ini membantu perusahaan untuk merespons kebutuhan pelanggan dengan cepat, sekaligus meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan stok. 

Jadi, jangan tunda lagi dan segera implementasikan order management ke bisnis Anda! Belum punya sistem SCM yang mengelola modul tersebut? Supply chain management system ScaleOcean siap memfasilitasi Anda. Bahkan software kami punya modul lengkap lainnya yang siap mengelola dan mengotomatisasi proses pengadaan Anda. Yuk, segera hubungi kami sekarang untuk cari tahu lebih lanjut!