Stock opname adalah salah satu proses penting dalam sistem operasional gudang yang bertujuan untuk memeriksa kesesuaian jumlah fisik dengan catatan yang ada. Untuk menjalankan stock opname dengan baik, Anda perlu dokumen-dokumen yang dapat meningkatkan  akurasi dan efisiensi proses tersebut. Proses pengambilan stok dapat menjadi sulit jika tidak memiliki dokumen yang tepat.

Artikel ini akan membahas lima dokumen stock opname yang diperlukan dalam gudang, yang tidak hanya membantu dalam pencatatan, tetapi juga memastikan bahwa data stok akurat secara keseluruhan. Dengan memahami fungsi setiap dokumen ini, Anda dapat meningkatkan efektivitas sistem operasional gudang Anda. Selain itu, kami juga akan menjelaskan mengenai kesalahan serta solusi, dan tips agar Anda dapat melakukan stock opname dengan efektif.

1. Dokumen Stock Opname yang Harus Ada

Proses pengambilan stok dapat menjadi rumit jika tidak memiliki dokumen yang tepat. Berikut adalah beberapa dokumen stock opname yang wajib Anda miliki.

a. Kartu Barang

Kartu barang adalah dokumen stock opname yang mencatat secara detail informasi mengenai jumlah dan jenis barang yang ada di dalam gudang. Dokumen ini biasanya mencakup data seperti tanggal penerimaan, nama barang, jumlah yang diterima, dan saldo akhir stok.

Kartu barang membantu proses pelacakan pergerakan barang dari waktu ke waktu, sehingga memudahkan verifikasi saat stock opname dilakukan. Dalam pengecekan stok fisik, kartu barang berfungsi sebagai referensi utama karena membantu memastikan bahwa jumlah barang yang ada secara fisik sesuai dengan catatan yang ada di sistem. 

b. Bukti Barang Masuk

Bukti barang masuk adalah dokumen stock opname yang mencatat semua barang yang diterima oleh gudang atau perusahaan. Dokumen ini berisi informasi seperti tanggal penerimaan, nama dan jumlah barang yang diterima, serta nomor referensi pengiriman. Bukti ini penting untuk memastikan bahwa semua barang yang masuk tercatat dengan benar dan dapat dilacak kembali jika terjadi ketidaksesuaian dalam stok. 

Bukti barang masuk berfungsi sebagai acuan untuk memperbarui stok dalam sistem dan memastikan bahwa semua barang yang diterima dicatat dengan baik, sehingga kesalahan pencatatan stok dapat dihindari.

c. Bukti Barang Keluar

Bukti barang keluar adalah dokumen stock opname yang digunakan untuk mencatat barang yang keluar dari gudang. Dokumen ini mencakup informasi seperti tanggal pengeluaran, nama dan jumlah barang yang dikeluarkan, serta tujuan atau penerima barang. Bukti barang keluar berfungsi untuk mencatat dan mencatat setiap pengeluaran barang dari gudang, sehingga stok yang tercatat selalu up-to-date dan akurat. Ini sangat penting untuk melacak pengurangan stok dan memastikan bahwa pengeluaran barang sesuai dengan kebutuhan operasional atau pesanan.

d. Bukti Keluar Masuk Barang

Bukti keluar masuk barang adalah dokumen stock opname yang mencatat setiap transaksi barang yang keluar atau masuk gudang. Ini adalah gabungan dari bukti barang masuk dan bukti barang keluar, yang membantu memantau pergerakan barang secara keseluruhan dan memberikan gambaran yang lebih lengkap tentang aktivitas stok selama periode waktu tertentu. Bukti keluar dan masuk barang adalah catatan komprehensif yang mencatat semua barang yang masuk dan keluar, memastikan transparansi dan akurasi dalam pengelolaan stok.

e. Kartu Count Tag

Kartu count tag adalah dokumen stock opname yang digunakan selama stock opname untuk mencatat jumlah fisik barang yang dihitung. Kartu ini biasanya ditempelkan pada rak atau tempat penyimpanan barang, kartu ini berisi nama produk, jumlah yang dihitung, dan tanggal dan nama orang yang melakukan pencatatan. 

Selama proses pengumpulan stok, kartu count tag membantu dalam memastikan bahwa setiap barang dihitung dan dicatat dengan benar. Kartu ini juga berfungsi untuk mendokumentasikan hasil penghitungan fisik selama proses pengumpulan stok, sehingga memudahkan verifikasi dan pengecekan ulang, serta memastikan akurasi data stok.

2. Masalah serta Solusi Saat Melakukan Stock Opname

Dengan memahami masalah-masalah ini dan menerapkan solusi yang tepat, proses stock opname dapat berjalan lebih efisien terhadap operasional bisnis. Berikut adalah beberapa masalah yang sering muncul saat melakukan stock opname beserta solusinya.  

a. Ketidaksesuaian antara Data Fisik dan Catatan

Salah satu masalah umum saat melakukan stock opname adalah ketidaksesuaian antara jumlah fisik barang dengan catatan yang ada di sistem. Hal ini bisa terjadi karena berbagai alasan, seperti kesalahan dalam pencatatan, kerusakan barang yang tidak dilaporkan, atau kehilangan barang. Untuk mengatasi masalah ini, pastikan semua transaksi stok dicatat secara real-time dan akurat. Selain itu, lakukan audit stok secara berkala dan pastikan adanya prosedur pelaporan yang jelas untuk kerusakan atau kehilangan barang.

b. Human Error

Human error, seperti salah hitung, salah input data, atau bahkan salah dalam penghitungan jumlah barang, sering terjadi saat stock opname. Untuk mencegah hal tersebut, gunakan teknologi barcode atau RFID. Pelatihan yang memadai juga penting untuk memastikan bahwa staf yang terlibat dalam stock opname memiliki keterampilan yang diperlukan.

c. Stock Opname

Stock opname pada umumnya memerlukan penghentian sementara operasi bisnis, yang dapat mengganggu alur kerja sehari-hari, terutama jika dilakukan pada waktu yang kurang tepat atau terlalu sering. Maka dari itu rencanakan stock opname pada waktu yang tidak sibuk, seperti di luar jam operasional atau selama periode off-peak. Cara lain yang bisa Anda lakukan adalah menggunakan metode cycle counting, yang memudahkan pengecekan stok secara bertahap tanpa perlu menghentikan kegiatan sistem operasional gudang.

d. Tidak Adanya Standar Operasional Prosedur

Inkonsistensi dalam proses pengambilan stok dapat terjadi karena prosedur atau SOP gudang yang tidak jelas. Inkonsistensi tersebut meliputi cara menghitung atau mencatat barang. Buat dan dokumentasikan SOP yang jelas untuk stock opname. SOP ini harus mencakup semua aspek, mulai dari persiapan hingga pelaporan. Pastikan semua pihak yang terlibat memahaminya dengan baik agar proses stock opname bisa dilakukan sesuai SOP.

e. Kekurangan Sumber Daya

Kekurangan tenaga kerja atau alat bantu seperti perangkat scanning bisa memperlambat proses stock opname, terutama jika harus memeriksa banyak barang dalam waktu singkat. Pastikan bahwa sumber daya yang cukup tersedia sebelum memulai stock opname. Jika memungkinkan, gunakan alat bantu teknologi seperti software manajemen inventaris yang terintegrasi untuk mempercepat proses.

3. Tips untuk Melakukan Stock Opname

Dengan mengikuti tips ini, proses stock opname dapat dilakukan dengan lebih efisien, akurat, dan tidak menghambat kegiatan operasional sehari-hari. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu dalam melakukan stock opname secara efektif.

a. Tentukan Waktu yang Tepat

Untuk memastikan proses stock opname berjalan lancar dan tidak mengganggu, penting untuk memilih waktu yang tepat untuk melakukannya. Waktu terbaik biasanya adalah saat kegiatan operasional sedang tidak terlalu sibuk, seperti di akhir pekan atau di luar jam kerja. 

Ini dapat mengurangi kesalahan dan dampak pada operasional bisnis sehari-hari. Pastikan untuk merencanakan stock opname jauh-jauh hari dan komunikasikan dengan semua tim yang terlibat agar semua pihak siap dan terkoordinasi dengan baik.

b. Lakukan Stock Opname Secara Rutin

Melakukan stock opname secara rutin, baik itu secara bulanan, triwulanan, atau tahunan, penting untuk memastikan bahwa stok yang ada sesuai dengan catatan yang dimiliki. Stock opname rutin membantu mengidentifikasi dan mengatasi masalah stok, seperti kehilangan atau kerusakan barang, sebelum menjadi masalah yang lebih serius. Buat jadwal untuk stock opname dan pastikan untuk melakukannya sesuai jadwal, sehingga jumlah stok tetap terkontrol dan akurat.

c. Kelompokkan Persediaan yang Anda Analisis

Mengelompokkan persediaan berdasarkan kategori tertentu, seperti jenis barang, lokasi penyimpanan, atau tingkat perputaran, akan mempermudah proses stock opname. Dengan pengelompokan ini, tim dapat fokus pada satu kelompok barang dalam satu waktu, sehingga mempercepat waktu pengerjaan dan meningkatkan efisiensi. Anda dapat menggunakan kode barang atau label untuk mempermudah identifikasi kelompok barang dan buat daftar persediaan berdasarkan kelompok tersebut sebelum memulai stock opname.

d. Lakukan Pembagian Tugas, Gunakan Daftar Nama Persediaan

Melibatkan tim yang terdiri dari beberapa orang dalam proses stock opname dapat membantu memastikan agar semua barang terhitung dengan akurat. Pembagian tugas yang jelas, seperti siapa yang bertugas menghitung dan siapa yang mencatat, akan mempercepat proses dan mengurangi kemungkinan kesalahan. 

Daftar nama persediaan yang lengkap juga membantu tim dalam memeriksa semua barang telah terhitung. Sebelum memulai, tentukan peran masing-masing anggota tim dan pastikan semua pihak memahami tugasnya. Berikan panduan yang jelas dan gunakan daftar persediaan untuk memastikan tidak ada barang yang terlewat.

e. Lakukan Dengan Teliti

Ketelitian adalah hal terpenting dalam melakukan stock opname. Setiap barang harus dihitung dengan cermat, dan setiap perbedaan antara stok fisik dan catatan harus segera diketahui penyebabnya. Kecerobohan dalam penghitungan dapat menyebabkan ketidaksesuaian stok yang mengganggu operasi bisnis. Ingatkan anggota tim untuk bekerja dengan teliti, tidak terburu-buru, dan memeriksa kembali hasil penghitungan mereka sebelum mencatatnya. Untuk memastikan akurasi, gunakan metode double checking.

f. Lakukan Pencatatan Hasil Stock Opname ke Komputer

Setelah stock opname selesai, hasilnya harus segera dicatat ke dalam sistem komputer atau software manajemen inventaris. Pencatatan ini berguna untuk pembaruan stok dalam sistem dan untuk analisis lebih lanjut. Dengan mencatat secara elektronik, perusahaan dapat memantau pergerakan stok secara real-time dan meminimalisir kesalahan manual. Gunakan software gudang yang mempermudah input data secara langsung selama stock opname untuk menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan pencatatan. Backup data secara berkala untuk mencegah terjadinya kehilangan informasi.  

4. Kesimpulan

Dokumen stock opname yang telah dibahas di atas sangat penting untuk mendukung kegiatan gudang yang optimal. Meskipun demikian, masalah seperti human error dan ketidaksesuaian data sering muncul saat melakukan stock opname. Menerapkan prosedur yang teliti, menggunakan teknologi yang tepat, dan melakukan stock opname secara teratur adalah solusi. Untuk melakukan stock opname secara efektif dan efisien, saran seperti menentukan waktu yang tepat, mengelompokkan persediaan, dan mencatat hasil secara akurat ke dalam komputer akan sangat membantu.

Dengan menggunakan dokumen opname stok secara teratur, Anda tidak hanya dapat memastikan bahwa stok fisik dan catatan sesuai, tetapi Anda juga dapat membuat sistem operasional gudang lebih jelas. Penggunaan dokumen pengiriman yang tepat akan mempermudah pemantauan stok, mengurangi risiko terjadinya human error, dan memastikan bahwa sistem operasional gudang berjalan dengan baik.