Cara Membuat Warehouse KPI untuk Menilai Performa Gudang

Untuk menjalankan proses aktivitas gudang yang optimal, gudang harus menentukan tolok ukur kualitas kinerja aktivitas yang seringkali disebut KPI gudang. KPI gudang dapat membantu manajemen dalam menilai dan meningkatkan efektivitas sistem operasional gudang.

Dengan menggunakan contoh KPI gudang  yang tepat, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang membutuhkan peningkatan, mengukur produktivitas, serta mencapai tujuan dan target operasional.

Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang bagaimana cara membuat Warehouse KPI yang relevan dan efektif, serta apa saja performa yang diukur KPI untuk memonitor dan meningkatkan performa tugas admin gudang secara keseluruhan. Dengan pemahaman yang tepat, Anda akan dapat mengoptimalkan operasional gudang dan mencapai hasil yang lebih baik.

Key Takeaways

• KPI gudang adalah metrik untuk menilai efektivitas dan efisiensi operasional, mencakup penerimaan, penyimpanan, pengambilan, hingga pengiriman barang.
• Contoh KPI gudang: akurasi inventaris, order picking, kerusakan barang, pemenuhan pesanan, waktu siklus, produktivitas, biaya operasional, serta perputaran dan penyusutan stok.
• Software WMS ScaleOcean membantu bisnis Anda mengukur KPI gudang secara akurat, meningkatkan kontrol, efisiensi, dan produktivitas operasional.

Coba Demo Gratis!

Apa itu KPI Gudang?

Warehouse KPI atau KPI gudang adalah metrik yang digunakan untuk mengukur efektivitas dan efisiensi operasional gudang. Indikator-indikator ini memberikan penilaian yang objektif mengenai kinerja seperti proses penerimaan stok barang, penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman barang.

Manfaat dari penggunaan warehouse KPI meliputi meningkatkan akurasi inventaris, mempercepat waktu proses, hingga mengurangi biaya operasional gudang. Manajemen dapat membuat keputusan berbasis data untuk meningkatkan throughput dan responsivitas sistem logistik dengan menetapkan dan memantau KPI yang tepat.

Selain itu, warehouse KPI dapat mempermudah identifikasi masalah atau hambatan operasional, sehingga tindakan korektif bisa diimplementasikan secara tepat waktu untuk meningkatkan performa gudang secara keseluruhan. Setiap KPI yang dibahas tetap berlaku bila ketersediaan dikelola oleh vendor.

Contoh KPI Gudang yang Digunakan dalam Warehouse

KPI (Key Performance Indicator) gudang adalah ukuran yang digunakan manajer untuk menilai kinerja operasional gudang, mencakup penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang, guna mencapai target bisnis dan meningkatkan kepuasan pelanggan.

Contoh KPI gudang termasuk tingkat pemenuhan pesanan, akurasi stok, produktivitas staf, efisiensi biaya, dan waktu siklus pemrosesan pesanan. Untuk lebih detail, berikut 18 aspek yang diukur dalam warehouse KPI:

1. Inventaris

KPI ini menilai kemampuan gudang untuk mengelola ketersediaan barang secara optimal. Hal ini meliputi pemantauan terhadap akurasi data inventaris, biaya penyimpanan barang, inventory turnover dan rasio ketersediaan dengan penjualan.

Pengelolaan jenis-jenis gudang yang tepat juga berpengaruh pada pencapaian KPI ini, karena setiap jenis gudang memiliki sistem yang berbeda dalam menyimpan dan mengelola inventaris

a. Akurasi Data Inventaris

Perusahaan memastikan kebenaran fisik data ketersediaan di warehouse management system (WMS) dengan kondisi asli penyimpanan. Apabila menunjukkan bahwa data tidak akurat, ada kemungkinan terjadinya pencurian barang, kesalahan perhitungan dan/atau kendala dengan pihak pemasok. Rumus:

b. Biaya Penyimpanan Barang

Segala biaya yang diperlukan bisnis untuk memegang dan menyimpan barang di gudang, termasuk pengelolaan kapasitas gudang, sangat penting untuk memastikan efisiensi operasional. KPI gudang berikut menunjukkan seberapa lama bisnis dapat melakukan penyimpanan sebelum stoknya mati. Rumus:

c. Inventory Turnover

Rasio ini menunjukkan kecepatan perusahaan dalam menjual dan menggantikan stok barang pada suatu periode. Bila hasil yang didapatkan tinggi, maka hal tersebut berarti perusahaan menjual produknya secara maksimal dan efektif. Sebaliknya berlaku juga, hasll yang rendah menunjukkan kesulitan penjualan. Rumus:

d. Inventory to Sales Ratio

Berhubungan erat dengan inventory turnover, metrik ini mengukur rasio ketersediaan barang yang ada pada suatu saat tertentu dengan angka penjualan. Apabila rasionya rendah, maka hal tersebut menunjukkan bahwa bisnis mampu mengelola ketersediaan menjadi pendapatan secara efisien. Rumus:

2. Kualitas Barang dan Produksi

Untuk mempertahankan kepercayaan pelanggan dan kepuasan mereka, penting untuk melakukan pemeriksaan kualitas barang agar dapat mengurangi peluang kerusakan, kehilangan, atau penurunan nilai barang.  KPI ini juga melibatkan audit stok dan SKU produk berkala untuk mengecek adanya produk yang tidak memenuhi standar sebelum dikirimkan. Terdapat juga perhitungan failure rate untuk tingkat kegagalan produksi.

a. Failure Rate

KPI ini digunakan untuk mengukur tingkat kegagalan yang terjadi dalam sebuah produksi. Hal ini bertujuan untuk memberikan perusahaan gambaran lebih jelas tentang seberapa efisien rencana produksi yang telah tersusun dan apakah ada yang dapat dioptimalkan lagi. Rumus:

b. Quality Conformance Rate

Untuk megetahui apakah hasil produksi telah berlangsung sesuai dengan kualitas yang telah ditetapkan, maka perusahaan cenderung menghitung quality conformance rate. Sebuah hasil perhitungan yang lebih tinggi berarti sebagian besar barang sesuai dengan standar kualitas bisnis dan tidak banyak terjadi kendala pada produksi. Hal sebaliknya juga berlaku. Rumus:

c. On Time Completion Rate

On Time Completion Rate atau ONTC adalah sebuah metrik yang digunakan bisnis untuk menghitung jumlah produk yang dihasilkan sesuai dengan tenggat waktu yang telah ditentukan. Seperti halnya KPI sebelumnya, hasil perhitungan yang lebih tinggi menandakan kualitas produksi yang lebih bagus. Rumus:

3. Pengelolaan Pesanan

Pengelolaan pesanan terdiri dari banyak jumlah KPI yang penting dalam menentukan waktu yang diperlukan bisnis untuk menyelesaikan sebuah pesanan. Tidak hanya itu, KPI ini juga menentukan tingkat akurasi pemenuhan pesanan dan pengiriman ke lokasi yang benar.

a. Akurasi Pemilihan Barang

Sebuah bisnis berskala besar cenderung memiliki banyak jumlah produk, yakni, perlu memenuhi banyak jumlah pesanan juga. Para pelanggan juga cenderung melakukan pesanan terhadap barang-barang yang beragam, sehingga diperlukan sebuah KPI untuk memudahkan tugas helper gudang dalam memberikan gambaran akurasi spesifikasi segala pesanan perusahaan. Rumus:

b. Return Rate

Apabila hasil perhitungan akurasi pemilihan barang itu rendah, maka hal tersebut berkemungkinan berarti return rate tinggi. Return rate adalah sebuah rasio yang menunjukkan tingkat pengembalian barang dari konsumen kepada pemerintah. Tingkat yang tinggi menandakan bahwa konsumen kurang puas dengan produk dan/layanan yang ditawarkan oleh bisnis. Rumus:

c. Order Cycle Time

KPI ini mengukur rata-rata waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing pesanan yang dimiliki perusahaan. Hal ini menjadi tugas operator gudang yang harus memaksimalkan pemenuhan pesanan yang lebih cepat dan optimal, sehingga jumlah pesanan yang diselesaikan konsisten dan bahkan meningkat. Rumus:

d. Cost Per Order (CPO)

KPI ini cenderung merupakan salah satu perhitungan yang dilakukan pada tahapan-tahapan awal pemenuhan pesanan pelanggan. Hal ini dikarenakan fungsinya dalam memberikan estimasi biaya yang diperlukan untuk menerima dan menyelesaikan sebuah pesanan. Rumus:

d. Returning Customers Rate (RCR)

Metrik ini sebenarnya dapat digunakan dalam industrti apa saja, termasuk juga manufaktur dan logisitik. Sebuah RCR yang optimal, yakni berada di kisaran 20-30%, menandakan bahwa terdapat sebagian jumlah pelanggan sebelumnya yang puas dengan jasa dan/atau produk perusahaan, sehingga memilih untuk melakukan pemesanan ulang. Rumus:

4. Keselamatan Karyawan

Meskipun terdapat beberapa jumlah gudang yang berjalan sepenuhnya secara otomatis dengan teknologi robot, sebagian besar gudang di dunia masih dikelola secara manual, yakni melibatkan banyak jumlah tenaga kerja. Perusahaan tentu saja akan berusahan menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, namun kendala masih dapat terjadi.

a. Days Away From Work

Terkadang, karyawan-karyawati terlibat dalam kecelakaan eksternal maupun internal yang dapat berdampak pada total hari kerja mereka. Metrik ini berfungsi untuk memberikan visualisasi tentang dampak kejadian tersebut terhadap ketersediaan anggota tenaga kerja. Rumus:

b. Accident Rate

KPI ini berhubungan dengan KPI sebelumnya dan rumusnya bahkan serupa. Metrik ini digunakan untuk mengetahui tingkat kecelakan yang terjadi dalam suatu tahun kerja. Rumus:

c. Waktu Antar Kecelakaan

Hal ini sangat sederhana, yakni adalah waktu yang dilalui dari terjadinya sebuah kecelakaan dalam lingkungan kerja hingga terjadi lagi kecelakaan lain. Sebaiknya total waktu antar kecelakaan, biasa dihitung dalam jangka minggu dan bulan, tinggi sehingga menggambarkan jarang terjadinya kendala dalam operasi manajemen gudang.

5. Produktivitas

Berikut adalah penjelasan mengenai Produktivitas dalam KPI gudang yang mengukur seberapa efisien operasional dilakukan di berbagai aspek. Produktivitas nni menjadi kunci tugas checker gudang dalam memastikan bahwa setiap sumber daya digunakan secara maksimal, baik itu tenaga kerja, ruang, atau peralatan.

a. Produktivitas Tenaga Kerja

Mengukur berapa banyak barang yang diproses atau dikirim per jam kerja. Semakin tinggi angkanya, semakin efisien tim dalam bekerja dan perusahaan bisa lebih cepat menemukan area yang perlu diperbaiki. Rumusnya:

b. Pemanfaatan Ruang Gudang

Menilai seberapa optimal ruang gudang digunakan untuk menyimpan stok. Ruang yang dimanfaatkan dengan baik membantu menekan biaya sewa dan memudahkan cara menghitung kapasitas gudang penyimpanan tanpa perlu menambah ruang baru. Rumus pemanfaatan ruang gudang:

c. Penggunaan Peralatan

Melihat seberapa sering peralatan gudang seperti forklift digunakan selama jam kerja. Penggunaan yang maksimal menunjukkan efisiensi, sedangkan peralatan yang jarang dipakai bisa jadi pertanda perlunya evaluasi atau pembaruan alat. Rumusnya:

Seluruh aspek ini dapat Anda maksimalkan dengan menggunakan software WMS Warehouse Management System yang dapat mengintegrasikan seluruh proses gudang di dalam satu sistem terpadu. Ini membuat Anda lebih mudah dalam memantau stok, menghitung persediaan, serta mengelolanya secara menyeluruh.

Manfaat Menentukan KPI Gudang

Menentukan Key Performance Indicators (KPI) dalam pengelolaan gudang sangat penting agar perusahaan bisa mengukur dan mengevaluasi kinerja operasional dengan cara yang terstruktur dan objektif. Berikut penjelasan lebih lengkap mengenai manfaat utama menentukan KPI gudang:

a. Mengukur Kinerja Operasional Secara Akurat

KPI membantu perusahaan mendapatkan data kuantitatif untuk menilai seberapa efektif proses operasional dari penerimaan, penyimpanan hingga pengiriman barang berjalan. Data ini memungkinkan evaluasi produktivitas, kecepatan kerja, serta kualitas pelaksanaan tugas pada berbagai bagian gudang. Hal ini sangat penting di berbagai bisnis, seperti pengelolaan gudang untuk restoran, retail, dan lainnya.

Dengan pengukuran yang jelas, manajemen bisa mengetahui proses yang sudah efisien sekaligus mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, sehingga strategi optimalisasi dapat disusun tepat sasaran.

b. Identifikasi Area yang Memerlukan Perbaikan

Dengan memantau KPI secara rutin, manajer dapat dengan cepat menemukan hambatan dalam operasional dan menentukan prioritas tindakan perbaikan, seperti dalam form monitoring suhu untuk menjaga kualitas barang.

Misalnya, apabila waktu siklus penerimaan barang terlalu lama atau tingkat kesalahan pencatatan tinggi, KPI akan menyorot masalah tersebut. Hal ini mendukung pengalokasian sumber daya secara efisien untuk mengatasi masalah dan memperbaiki proses, sehingga kesalahan berkurang dan efisiensi meningkat.

c. Melacak Kemajuan dan Tren Kinerja

KPI memungkinkan pemantauan kinerja secara berkelanjutan serta perbandingan antara periode-periode tertentu. Ini memudahkan manajemen untuk mengevaluasi pencapaian target jangka pendek dan jangka panjang.

Dengan data tersebut, tren performa bisa dianalisis sehingga perusahaan dapat memastikan adanya peningkatan berkelanjutan, serta mendukung pengambilan keputusan yang didasarkan pada fakta, bukan asumsi.

d. Pengambilan Keputusan yang Lebih Tepat dan Berbasis Data

Data yang diperoleh dari KPI menjadi landasan objektif bagi manajer untuk mengambil keputusan yang lebih akurat dan efektif. Analisis metrik KPI membantu merumuskan strategi yang berbasis fakta, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan penggunaan sumber daya yang optimal.

e. Pengendalian Biaya Operasional

KPI yang memantau biaya penyimpanan, biaya per pesanan, atau biaya tenaga kerja dapat membantu perusahaan mengontrol pengeluaran gudang secara lebih ketat. Dengan pengawasan yang baik, pemborosan bisa ditekan dan efisiensi meningkat secara menyeluruh.

Selain itu, analisa mendalam terhadap biaya memungkinkan identifikasi sumber pemborosan dalam warehouse logistics, sehingga proses dapat disesuaikan untuk memaksimalkan Return on Investment (ROI) pada operasional.

f. Peningkatan Kualitas Layanan Pelanggan

KPI yang berfokus pada kepuasan pelanggan, tingkat pengiriman tepat waktu, dan jumlah keluhan menjadi indikator penting untuk memastikan layanan gudang tetap berkualitas tinggi.

Data ini membantu tim gudang untuk selalu memenuhi pesanan sesuai permintaan dan waktu yang ditentukan. Dengan demikian, pengalaman pelanggan meningkat, loyalitas tumbuh, dan reputasi perusahaan pun semakin kuat di mata pasar.

g. Meningkatkan Keamanan dan Keselamatan Kerja

Memantau KPI keselamatan kerja, seperti jumlah kecelakaan, tingkat kepatuhan pada prosedur keselamatan, dan pelatihan karyawan, sangat membantu menciptakan lingkungan kerja yang aman untuk karyawan.

Data ini mendorong penerapan standar keselamatan yang ketat serta mengidentifikasi risiko sejak dini. Dengan langkah preventif yang tepat, risiko kecelakaan berkurang dan produktivitas kerja bisa terjaga dengan baik.

h. Optimasi Pengelolaan Stok dan Inventaris

KPI yang melacak akurasi data stok, perputaran inventaris, dan tingkat ketersediaan barang membantu menjaga stok di level optimal, terutama dengan penerapan warehouse slotting yang efisien. Hal ini penting untuk memastikan barang tersedia saat dibutuhkan tanpa mengalami kelebihan stok yang memakan biaya penyimpanan.

Dengan pengawasan berkelanjutan, manajer dapat menyesuaikan rencana pengadaan dan distribusi barang secara tepat, sehingga inventaris terkelola lebih efisien dan biaya operasional dapat ditekan.

Cara Membuat KPI Warehouse 

Membuat warehouse KPI (Key Performance Indicators) yang efektif memerlukan pemahaman yang mendalam tentang tujuan operasional gudang dan bagaimana masing-masing KPI akan mendukung pencapaian tujuan tersebut. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat warehouse KPI.

a. Tentukan Tujuan Operasional

Langkah pertama dalam pembuatan KPI adalah mengidentifikasi dan menjelaskan tujuan operasional yang spesifik. Tujuan ini harus mencakup prioritas strategis perusahaan dan kebutuhan operasional gudang.

Dengan memahami apa yang perlu dicapai, Anda dapat lebih mudah menentukan KPI yang akan mengukur aspek-aspek penting dari kinerja gudang yang mendukung tujuan tersebut.

b. Identifikasi KPI yang Relevan

Memilih KPI yang tepat esensial untuk mendapatkan gambaran yang akurat tentang kinerja gudang. KPI harus relevan dengan tujuan operasional dan memberikan informasi langsung ke dalam faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan. Pilihlah KPI yang dapat memberikan data yang dapat diakses, seperti persentase kepuasan pelanggan atau tingkat efisiensi tata letak gudang.

c. Tentukan Metode Pengukuran

Setelah KPI ditentukan, langkah selanjutnya adalah menentukan metrik yang akan digunakan untuk mengukur setiap KPI. Metrik harus jelas, mudah diukur, dan konsisten agar data yang dihasilkan akurat dan bermanfaat. Misalnya, untuk KPI waktu pengiriman, metrik yang dapat digunakan adalah durasi rata-rata dari penerimaan pemesanan hingga pengiriman.

d. Atur Sasaran KPI

Tetapkan target yang jelas untuk setiap KPI memberikan tim Anda tujuan yang spesifik untuk dicapai. Sasaran ini harus tinggi namun tetap realistis, serta memberikan dorongan untuk mencapai peningkatan tanpa adanya rasa terpaksa. Sasaran harus sesuai dengan standar industri atau benchmark historis untuk memberikan konteks terhadap kinerja gudang.

e. Implementasi Pengumpulan Data

Implementasi sistem pengumpulan data yang efektif adalah kunci untuk mengukur KPI dengan akurat, termasuk dalam proses batch picking. Sistem ini bisa berupa teknologi otomatis atau metode manual, tergantung pada sumber daya dan infrastruktur yang ada. Penting untuk memastikan bahwa data dikumpulkan secara konsisten dan tepat waktu untuk analisis yang akurat.

f. Analisis dan Evaluasi

Menggunakan data yang terkumpul, lakukan analisis rutin untuk menilai kinerja terhadap target yang ditetapkan. Analisis ini dapat membantu mengidentifikasi tren, area yang perlu diperbaiki, dan keefektifan kebijakan atau prosedur yang ada.

Pemanfaatan virtual warehouse dapat memperkaya proses ini dengan menyediakan data persediaan yang terintegrasi dan real-time dari berbagai lokasi, sehingga keputusan manajemen lebih akurat. Gunakan hal ini untuk menginformasikan keputusan manajemen dan inisiatif perbaikan.

g. Penyesuaian dan Peningkatan Berkelanjutan

Berdasarkan hasil analisis, lakukan penyesuaian pada KPI, target, atau proses operasional sesuai kebutuhan untuk menghindari dampak manajemen gudang yang buruk.

Siklus perbaikan berkelanjutan ini memastikan bahwa operasi gudang tetap lincah dan mampu beradaptasi dengan perubahan dalam kondisi bisnis atau kebutuhan pasar. Ini juga membantu dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional secara berkala.

Baca juga: Apa itu Lembar Hasil Opname Barang Inventaris dan Contohnya

Contoh Laporan KPI Gudang

Berikut adalah contoh KPI gudang beserta cara penilaiannya dalam bentuk tabel yang bisa Anda jadikan panduan untuk membuatnya.

Dalam laporan manajemen pergudangan di atas, setiap KPI memiliki metrik yang jelas, target yang telah ditentukan, hasil yang dicapai, dan penilaian berdasarkan perbandingan antara target dan hasil.

Penilaian ini penting untuk membantu manajemen gudang dalam mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian khusus atau peningkatan. Tabel seperti ini memberikan gambaran umum tentang performa operasional gudang dan membantu dalam pengambilan keputusan strategis untuk perbaikan secara berkala.

Pastikan Performa Operasional Gudang Anda Maksimal dengan Aplikasi WMS ScaleOcean

Banyak perusahaan menghadapi kesulitan dalam memantau dan mengelola performa operasional gudang secara efisien. Ketidakakuratan stok, lambatnya proses pick and pack, dan kesalahan pengiriman sering menurunkan produktivitas serta meningkatkan biaya operasional.

Dengan aplikasi WMS ScaleOcean, proses manajemen gudang menjadi terintegrasi, data real-time tersedia, dan operasional lebih efisien sehingga KPI gudang dapat tercapai dengan cepat dan akurat.

ScaleOcean menawarkan demo gratis untuk mengeksplorasi fitur WMS secara langsung tanpa perlu komitmen. Berikut ini merupakan list fitur dari software ScaleOcean yang cocok untuk industri pergudangan dan distribusi:

• Monitoring KPI Real-Time: Memantau efisiensi penyimpanan, kecepatan picking, dan akurasi pengiriman secara langsung untuk evaluasi operasional cepat.
• Dashboard KPI Interaktif: Visualisasi performa gudang menyeluruh mendukung pengambilan keputusan berbasis data dan transparansi aktivitas operasional.
• Optimasi Proses Warehouse: Mendukung putaway, picking, packing, dan pengiriman secara efisien, meningkatkan fulfillment rate dan akurasi inventaris.
• Integrasi Barcode & Scanner: Mempercepat pelacakan barang, meningkatkan akurasi, dan mengurangi kesalahan manual dalam pengelolaan stok.
• Pelacakan Stok Otomatis & Akurat: Setiap pergerakan barang tercatat otomatis, memastikan data persediaan tepat waktu dan mendukung pengambilan keputusan strategis.

Kesimpulan

Dalam mengoptimalkan sistem operasional gudang, penggunaan Warehouse KPI terbukti sebagai alat ukur penilaian yang penting. Melalui implementasi KPI gudang yang efektif, manajemen dapat memperoleh informasi yang mendalam tentang aspek kinerja sistem operasional gudang.

Contoh KPI gudang yang tertera yang berisi tingkat akurasi inventaris dan efisiensi penggunaan ruang dapat membantu dalam mengidentifikasi peluang perbaikan dan membuat keputusan bisnis yang lebih objektif.

Bisnis dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas gudang dengan menetapkan dan memantau KPI yang relevan, yang memungkinkan mereka untuk meningkatkan proses operasional dan memastikan bahwa mereka selaras dengan tujuan strategis secara keseluruhan. Dapatkan demo gratis untuk melihat bagaimana ScaleOcean WMS dapat membantu Anda mengukur dan memantau warehouse KPI Anda secara real-time.