Bukan rahasia lagi kalau proses supply chain management dan pengadaan yang efektif pada perusahaan akan menjamin kelancaran operasional. Sehingga di tengah kompleksitas transaksi dan kebutuhan untuk memastikan kualitas serta ketepatan pengiriman, purchase order (PO) dapat dimanfaatkan sebagai dokumen yang mengontrol hal tersebut.

PO tidak hanya memuat detail spesifik tentang barang atau jasa yang dibeli, tetapi juga mencerminkan kesepakatan antara pihak perusahaan dan supplier atau vendor. Sesuai dengan pengantar di atas, artikel kali ini akan membahas lebih lanjut peranan PO di proses SCM, contoh purchase order yang baik, dan cara membuatnya bahkan rekomendasi teknologi yang bisa digunakan untuk mengotomatisasinya. Yuk segera simak pembahasan tersebut!

1. Mengapa Purchase Order Penting di SCM?

Dalam supply chain management (SCM), setiap aspek harus berjalan dengan jelas dan seefektif mungkin untuk memastikan aliran barang dan layanan tetap lancar. Lantas apa peran purchase order (PO) dalam hal ini? Sebagai dokumen tertulis yang mencatat detail spesifik dari bahan yang harus dibeli, jumlahnya, harga, dan ketentuan lain yang dibutuhkan. Sehingga risiko salah paham atau gangguan dalam rantai pasok dapat berkurang.

Fungsi purchase order lainnya yaitu memfasilitasi pengelolaan gudang yang dibutuhkan pada supply chain management. Dengan PO, perusahaan dapat memastikan bahwa stok selalu cukup, sehingga terhindar dari overstock atau kekurangan stok. Kondisi ini sangat penting agar perusahaan mampu meminimalkan biaya inventori dengan mengandalkan pasokan yang tepat waktu dan akurat.

Selain itu, supply chain management juga membutuhkan hubungan yang baik antara pembeli, pemasok, dan semua pihak yang terlibat. Dengan detail dan ekspektasi yang jelas pada PO, akan memudahkan supplier untuk memahami kebutuhan pembeli dan merencanakan produksi serta distribusi sesuai dengan kebutuhan tersebut. Dari sini akan tercipta efisiensi rantai pasokan, mengurangi keterlambatan, dan sekaligus meningkatkan kepuasan pelanggan.

2. Contoh Purchase Order & Komponennya

PO berfungsi sebagai perjanjian kontrak antara pembeli dan penjual, sehingga penting untuk menuliskan informasi yang akurat dan lengkap. Nah, supaya Anda memiliki gambaran yang lebih jelas tentang dokumen ini, perhatikan contoh purchase order berikut.

Meskipun format dan tata letak dapat bervariasi tergantung pada industri, ada beberapa komponen dasar yang ada dalam PO. Dari contoh purchase order di atas, kita bisa mengidentifikasi komponen tersebut. Di antaranya yaitu:

• Nomor PO: Untuk memudahkan identifikasi setiap order serta pelacakan dan referensi.
• Informasi pembeli dan penjual: Mencakup nama, alamat, dan detail kontak dari kedua pihak.
• Deskripsi barang/jasa: Detail spesifik tentang apa yang dibeli, biasanya termasuk SKU, model, warna, ukuran, atau fitur lainnya
• Jumlah dan harga: Mengidentifikasi berapa banyak unit yang dibeli dan harga per unit, serta total harga keseluruhan. Biasanya juga disertakan pajak dan diskon jika ada.
• Tanggal pemesan & pengiriman: Tanggal pemesanan adalah waktu pembeli melakukan pemesanan dan tanggal pengiriman menunjukkan kapan produk diharapkan diterima oleh pembeli.
• Syarat dan ketentuan: Ini bisa mencakup informasi tentang pembayaran, diskon, denda atas keterlambatan, retur pembelian atau ketentuan lain yang telah disepakati.

Contoh purchase order di atas tentunya masih dalam bentuk yang paling sederhana. Bisa juga ditambahkan komponen lain tergantung dari industrinya. Misalkan untuk industri manufaktur yang membutuhkan barang seperti mesin, maka akan ada tambahan instruksi khusus yang perlu diikuti saat pengiriman atau instalasi. Sedangkan industri makanan atau obat-obatan bisa juga menyertakan informasi tanggal kadaluarsa. Jadi bisa dikatakan, contoh purchase order di atas tidak bisa digunakan langsung tanpa mempertimbangkan industri perusahaan Anda.

3. Cara Membuat Purchase Order

Cara membuat purchase order yang pertama adalah mengidentifikasi kebutuhan spesifik yang perlu dibeli. Bisa berdasarkan permintaan dari departemen tertentu, fluktuasi stok, atau kebutuhan proyek yang akan datang. Pastikan Anda memiliki semua informasi yang diperlukan, termasuk deskripsi produk, jumlah yang diperlukan, harga satuan, serta informasi pemasok. Jika perlu, lakukan riset atau konsultasi dengan pemasok terkait produk atau layanan yang diperlukan.

Dengan informasi yang sudah disiapkan, Anda dapat mulai mengisi form PO. Pastikan mengisi dengan tepat komponen-komponen yang dibutuhkan. Seperti nomor PO, tanggal pemesanan, informasi pembeli, informasi penjual, deskripsi produk/jasa, harga satuan, jumlah total, tanggal pengiriman yang diharapkan, serta syarat dan ketentuan. Pastikan untuk memeriksa setiap detail dengan teliti agar dapat meminimalisir kesalahan pada alur rantai pasok.

Cara membuat purchase order berikutnya adalah melakukan review. Dalam perusahaan besar, PO terkadang memerlukan persetujuan dari departemen atau individu tertentu, seperti manajer pembelian atau departemen keuangan. Proses persetujuan ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa semua pembelian sesuai dengan kebijakan dan anggaran perusahaan. Setelah disetujui, PO siap untuk dikirimkan ke pemasok.

Untuk pengiriman PO, Anda bisa menggunakan cara apapun. Baik melalui email, faks, pos, atau platform pengadaan online. Jangan lupa melakukan konfirmasi ke pemasok jika mereka telah menerima dan memahami isi dari PO. Konfirmasi ini menjamin kedua pihak memiliki ekspektasi yang sama terkait pemesanan sehingga meminimalkan potensi masalah atau kesalahpahaman.

4. Otomatisasi Pembuatan PO

Cara membuat purchase order dengan dengan manual tentu akan memakan waktu dan berisiko salah input. Nah, untuk menghindarinya Anda bisa memanfaatkan teknologi atau software canggih masa kini. Dengan otomatisasi PO, Anda bisa menjamin keakuratan informasi yang dituliskan serta meningkatkan produktivitas.

Salah satunya dengan sistem ERP. Sistem ini tidak hanya mengotomatisasi pembuatan PO tetapi juga menyatukan data dari berbagai departemen seperti penjualan, gudang, dan keuangan untuk memastikan keakuratan informasi dan efisiensi dalam alur kerja pembelian. Biasanya software juga telah dilengkapi fitur prediksi permintaan sehingga dapat otomatis menghasilkan PO berdasarkan tren penjualan, stok saat ini, dan kebutuhan proyek yang akan datang.

Ada juga teknologi e-procurement yang mempermudah perusahaan dalam mengelola dan mengotomatisasi proses pembelian. Platform ini bisa membuat, mengirim, dan melacak purchase order secara digital. Selain itu, e-procurement juga memudahkan integrasi dengan pemasok, memastikan keakuratan data, dan mengurangi kesalahan manusia yang mungkin terjadi saat proses manual.

5. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan kalau cara membuat purchase order yang efisien dan akurat diperlukan untuk meminimalkan kesalahan, menghindari ketidaksesuaian, dan memastikan kelancaran transaksi bisnis. Teknologi modern seperti e-procurement atau ERP sangat membantu perusahaan untuk mengotomatisasi dan memperbaiki prosesnya.

Selain itu, dengan otomatisasi maka risiko kesalahan manusia juga berkurang, respons terhadap kebutuhan pasar menjadi lebih cepat, dan proses pengadaan menjadi lebih efektif dan efisien. Jadi bisa dikatakan, di era digital seperti ini integrasi teknologi dalam pembuatan dan pengelolaan PO bukan hanya menjadi opsi, tetapi suatu kebutuhan untuk memastikan daya saing dan keberlanjutan operasional bisnis.