E procurement telah mengubah cara perusahaan bekerja sama dengan supplier dalam mengelola proses pengadaan. Dengan memanfaatkannya, Anda dapat memperoleh berbagai keuntungan. Termasuk peningkatan efisiensi proses, pengurangan biaya, dan pemantauan kinerja supplier. Dalam artikel ini, akan dibahas lebih detail tujuh keuntungan e procurement untuk proses pengadaan berbasis digital.

1. Peningkatan Efisiensi Proses

Penerapan e procurement dalam proses pengadaan mampu mengubah operasional bisnis menjadi lebih efisien. Dengan sistem pengadaan berbasis digital, Anda mampu melakukan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat. Sehingga berdampak pada peningkatan produktivitas yang juga signifikan.

Efisiensi ini diperoleh karena proses pengumpulan proposal, pengecekan dokumen, negosiasi harga dan kontrak, dan sebagainya dapat diotomatisasi dan dikelola dalam satu platform. Dengan demikian, perusahaan dapat mengalokasikan sumber daya ke area lain yang membutuhkan perhatian lebih. Misalnya, berfokus pada strategi pengadaan jangka panjang atau peningkatan hubungan dengan supplier.

Tidak hanya itu, persetujuan yang biasanya membutuhkan waktu lama dan melibatkan banyak pihak juga dapat dipercepat dengan sistem notifikasi dan persetujuan digital. Dengan e procurement, Anda juga dapat melacak status pengiriman secara real-time. Memastikan bahwa barang atau jasa diterima tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi.

2. Pengurangan Biaya

Salah satu keuntungan e procurement lainnya adalah potensi pengurangan biaya. Dalam banyak hal, pengadaan berbasis digital ini dapat membantu Anda menghemat biaya dalam penggunaan dokumen fisik. Seperti biaya untuk percetakan, pengiriman, dan penyimpanan dokumen. Proses manual yang membutuhkan banyak tenaga kerja juga dapat diminimalkan melalui otomatisasi, sehingga mengurangi biaya tenaga kerja. 

Selain itu, dengan dilengkapi fitur-fitur e purchasing seperti perbandingan harga otomatis akan membantu Anda mendapatkan penawaran terbaik dari supplier. Dengan fitur ini, perusahaan dapat dengan mudah membandingkan penawaran dari berbagai supplier secara langsung. Sehingga Anda mendapatkan harga terbaik sesuai budget perusahaan. 

Fitur lain yang tidak kalah bermanfaat adalah penawaran langsung atau lelang online. Dengan fitur ini, Anda dapat meminta penawaran dari berbagai supplier dan menyeleksi supplier berdasarkan penawarannya. Proses ini menghasilkan kompetisi yang sehat di antara supplier, yang akhirnya dapat mengarah pada penawaran harga yang lebih baik.

3. Transparansi dan Akuntabilitas

Dalam hal transparansi pengadaan, e procurement memastikan bahwa semua transaksi dan komunikasi yang terjadi dicatat dalam sistem dan dapat ditinjau kapan saja. Misalnya, rincian pesanan pembelian, catatan persetujuan, riwayat komunikasi dengan supplier, dan lainnya, semuanya tersimpan dan mudah diakses.

Cara ini tidak hanya membantu untuk melacak dan memantau proses pengadaan dengan lebih efektif, tetapi juga memungkinkan audit internal dan eksternal yang lebih mudah dan akurat. Dengan demikian, proses pengadaan akan berjalan sesuai dengan kebijakan dan regulasi yang berlaku.

Sementara itu, dalam hal akuntabilitas, program digital ini memastikan bahwa setiap pihak yang terlibat dalam proses pengadaan bertanggung jawab terhadap tugas masing-masing. Misalnya, dengan sistem notifikasi dan persetujuan digital, setiap persetujuan yang diberikan oleh pihak manajemen dicatat dalam sistem. Jika ada masalah atau kesalahan, dapat ditelusuri kembali kepada orang atau pihak yang bersangkutan.

Dengan demikian, e procurement dapat meminimalkan risiko penyelewengan dan korupsi. Karena semua transaksi dan aktivitas dicatat dan dapat ditinjau, sulit bagi orang lain untuk melakukan tindakan ilegal tanpa terdeteksi. Ini tidak hanya memastikan integritas proses pengadaan, tetapi juga membantu perusahaan mempertahankan reputasi.

4. Mempermudah Pengawasan Supplier

Memanfaatkan teknologi dalam pengadaan akan memudahkan Anda untuk meningkatkan pengawasan dan manajemen supplier. Dengan sistem e procurement, perusahaan dapat memantau kinerja supplier dengan lebih efektif, memastikan bahwa barang atau jasa memenuhi standar dan ekspektasi yang telah ditetapkan.

Pengawasan supplier ini mencakup pelacakan kinerja. Misalnya, dengan memantau waktu pengiriman, kualitas produk, dan pemenuhan kontrak secara langsung. Jika ada masalah atau penundaan, Anda akan segera mengetahuinya dan dapat segera mengambil keputusan. Dengan cara ini, tentu Anda bisa memastikan mendapatkan produk atau jasa yang terbaik.

Keuntungan lain dari sistem ini adalah membandingkan supplier dengan mudah. Dengan jenis e procurement tertentu, Anda dapat mengumpulkan dan menganalisis data dari berbagai supplier. Kemudian membandingkan harga, kualitas, dan layanan dari berbagai pihak, dan menggunakan informasi ini untuk membuat keputusan pengadaan yang lebih tepat.

5. Mengurangi Risiko Kesalahan

Manfaat e procurement lainnya yaitu meminimalkan risiko kesalahan. Dalam setiap proses bisnis, termasuk pengadaan, akan memungkinkan adanya potensi untuk kesalahan. Kesalahan dapat berakibat pada biaya tambahan. Namun, dengan penggunaan sistem ini, risiko ini dapat diminimalkan. Caranya dengan mengotomatisasi berbagai tugas. Seperti proses mengisi formulir pesanan pembelian, melakukan perhitungan, dan memeriksa dokumen. 

Selain itu, sistem ini juga menerapkan proses yang lebih konsisten dan standar. Dalam proses pengadaan tradisional, mungkin ada variasi dalam cara tugas dilakukan, tergantung pada individu atau tim yang melakukan tugas tersebut. Namun, dengan teknologi digital semua proses dijalankan secara konsisten sehingga lebih baik dan terstruktur.

6. Meningkatkan Kerja Sama dan Kolaborasi

Keuntungan e procurement lainnya yaitu menawarkan berbagai fitur yang dapat membantu meningkatkan kerja sama dan kolaborasi ini dalam memantau alur pembelian barang. Salah satunya adalah chat langsung dan forum diskusi. Dengan fitur ini, semua pihak yang terlibat dalam proses pengadaan dapat berkomunikasi secara langsung, mempercepat pengambilan keputusan dan memudahkan koordinasi. 

Selain itu, berbagai pihak juga dapat berbagi dokumen dengan mudah. Dengan ini, semua dokumen yang relevan, seperti pesanan pembelian, kontrak, dan spesifikasi produk, dapat diakses oleh semua pihak yang relevan. Cara ini berfungsi untuk memastikan semuanya memiliki informasi yang sama dan up-to-date. Dampaknya adalah meminimalkan potensi kesalahpahaman atau konflik.

7. Pelaporan & Analisis Data

Dalam proses pengadaan, ada banyak data yang dihasilkan. Mulai dari detail transaksi dan komunikasi dengan supplier, hingga kinerja supplier dan hasil pengadaan. Dengan e procurement, semua data ini dapat dikumpulkan secara otomatis dan disimpan dalam sistem yang mudah diakses. Ini memungkinkan perusahaan untuk membuat laporan yang akurat dan tentang keseluruhan proses pengadaan.

Selain itu, data ini juga dapat dianalisis untuk mendapatkan informasi yang berdampak pada kelangsungan bisnis. Misalnya, dengan mengidentifikasi tren, seperti peningkatan atau penurunan dalam permintaan untuk produk atau jasa tertentu. Dengan integrasi ke sistem ERP, Anda bisa mengatur ulang manajemen persediaan produk dengan lebih mudah sesuai tren.

Dengan demikian, e procurement membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik dan merencanakan strategi untuk masa depan. Dengan data yang akurat dan tepat waktu, perusahaan dapat membuat keputusan yang didasarkan pada fakta, bukan asumsi. Seperti pemilihan supplier atau mengubah proses pengadaan agar menjadi lebih efisien.

8. Kesimpulan

Dari pembahasan tersebut dapat disimpulkan bahwa implementasi e procurement dalam proses pengadaan memiliki berbagai keuntungan. Mulai dari peningkatan efisiensi dan pengurangan biaya, hingga peningkatan transparansi dan akuntabilitas. Sistem ini juga memfasilitasi pengawasan supplier dan memperkuat kerja sama dan kolaborasi antara berbagai pihak.

Dengan berbagai keuntungan e procurement tersebut, teknologi ini bisa diandalkan sebagai alat untuk mengambil keputusan strategis yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuan bisnisnya. Terlebih pada era digital seperti sekarang, penggunaan teknologi ini menjadi aspek utama yang harus segera diimplementasikan demi kelangsungan bisnis di masa depan.