Setiap detail dalam proses ekspor dan impor harus dikelola dengan teliti untuk menghindari kesalahan yang justru akan merugikan perusahaan terutama bagi 3PL logistik yang juga harus mampu mencapai kepuasan klien dan menjaga reputasinya. Salah satu dokumen terpenting dalam proses ini adalah manifest, yaitu catatan resmi dari barang yang dikirimkan. Manifest tidak hanya krusial untuk administrasi logistik, tetapi juga sebagai acuan otoritas pelabuhan dan bea cukai untuk memverifikasi dan mengelola kargo yang masuk atau keluar dari sebuah negara.

Oleh karena itu sangat disayangkan jika pengelolaan manifest yang masih dilakukan secara manual. Cara ini akan menimbulkan berbagai masalah, mulai dari kesalahan entri data hingga keterlambatan dalam pembebasan barang. Automated manifest system atau AMS adalah solusinya. Sistem ini menjadi teknologi canggih yang tidak hanya mempercepat proses tetapi juga meningkatkan keakuratan dan keamanan data. Simak kelebihannya di pembahasan berikut!

1. Pentingnya Otomatisasi Manifest di Ekspor Impor

Manifest menjadi dokumen penting dalam proses ekspor impor karena memuat rincian barang yang akan dikirim. Manifest harus diterima oleh pihak pelabuhan sehari sebelum barang tiba di negara tujuan. Bahkan dokumen ini digunakan oleh pihak bea cukai untuk mengelola dan memverifikasi kargo yang masuk atau keluar. Dengan mengacu pada manifest, bisa dipastikan setiap kargo dalam perdagangan internasional mematuhi regulasi yang telah ditetapkan.

Dalam praktiknya, 3PL logistik punya peran krusial untuk menyiapkan manifest kargo. Anda harus mengumpulkan data yang akurat dari berbagai pihak terkait. Data deskripsi produk, kuantitas barang, dan nilai barang, serta detail transportasi yang digunakan kemudian disatukan dalam platform terpusat. Bahkan Anda perlu verifikasi ulang kebenaran data-data ini sebelum dokumen siap digunakan. Inilah mengapa mengelola dokumen manifest secara manual bukanlah praktik terbaik.

Proses manual cenderung lambat dan rentan human error yang dapat berdampak serius, seperti keterlambatan dalam pembebasan barang, penumpukan di pelabuhan, dan bahkan denda atau sanksi hukum karena data tidak sesuai. Otomatisasi proses pembuatan manifest mampu meningkatkan keakuratan data, mengurangi kemungkinan kesalahan, dan memastikan dokumen sesuai regulasi yang berlaku.

2. Kelebihan Automated Manifest System ScaleOcean

ScaleOcean automated manifest system atau AMS adalah solusi yang dirancang khusus untuk mengoptimalkan proses manajemen manifest dalam perdagangan internasional. Dengan mengotomatisasi berbagai aspek yang terkait dengan pembuatan dan verifikasi dokumen, Anda dapat meningkatkan efisiensi operasional secara signifikan. Berikut kelebihan-kelebihan yang ditawarkan oleh sistem tersebut.

a. Percepat Proses Persiapan & Verifikasi Manifest

Automated manifest system ScaleOcean memberikan solusi terbaik untuk mempercepat proses persiapan dan verifikasi manifest. Caranya, dengan otomatis mengumpulkan data dari dokumen-dokumen relevan yang sudah tersimpan seperti bill of lading, shipping instruction, dan lainnya. Jadi, Anda tidak lagi harus menyiapkan manifest secara manual dari awal dalam kurun waktu berjam-jam. Sedangkan proses verifikasi dilakukan mencocokkan data secara otomatis dari sumber aslinya dan melakukan validasi menggunakan algoritma canggih. Dengan ini, kesalahan manual dapat diminimalisir dan efisiensi operasional pun meningkat.

b. Terintegrasi dengan Sistem Pendukung Lainnya

3PL freight software satu ini juga terintegrasi dengan sistem vendor logistik yang mengelola aspek jadwal pengiriman dan pemilihan kargo. Dengan adanya integrasi tersebut, informasi waktu keberangkatan, jenis kargo, dan rute pengiriman secara otomatis akan diperbarui dalam manifest. Jadi, dokumen selalu mencerminkan data terkini dan akurat. Lebih lanjut, AMS ScaleOcean mampu diintegrasikan dengan CEISA 4.0, platform yang digunakan oleh bea cukai untuk mempercepat proses pemeriksaan dan pemrosesan dokumen ekspor impor. Anda bisa langsung mengirimkan manifest secara elektronik ke bea cukai melalui sistem ini.

c. Keamanan Data Terenkripsi

ScaleOcean selalu mengutamakan keamanan data perusahaan, terlebih pada dokumen ekspor impor seperti manifest yang memuat informasi sensitif seperti transaksi pengiriman. Caranya dengan menerapkan beberapa lapis keamanan yang canggih. Pertama, menggunakan enkripsi data end-to-end yang memastikan bahwa informasi yang ditransfer antara berbagai pihak tetap aman dan tidak dapat diinterpretasi oleh pihak yang tidak berwenang. ScaleOcean 3PL freight software juga mengimplementasikan kontrol akses yang ketat, artinya hanya pengguna yang terverifikasi yang dapat mengakses informasi tertentu sesuai dengan level kebutuhan mereka. 

d. Dukungan Multi Bahasa

Mengingat manifest kargo diperlukan untuk kebutuhan perdagangan internasional, automated manifest system ScaleOcean juga mendukung adanya penggunaan multi bahasa. Hal ini bisa dilakukan dengan identifikasi tujuan pengiriman. Dari sini, sistem memberikan rekomendasi bahasa yang bisa secara otomatis diterapkan saat Anda membuat dokumen manifest. Fungsionalitas ini sangat membantu agar semua informasi yang termuat dalam manifest dapat dipahami secara jelas oleh penerima dan regulator di negara tujuan, meminimalisir risiko kesalahan interpretasi dan mempercepat proses pemeriksaan dan persetujuan. 

3. Cara Kerja Automated Manifest System ScaleOcean

Misalkan perusahaan Anda akan melakukan pengiriman beberapa barang elektronik ke Singapura. Dengan keragaman barang dan persyaratan regulasi yang ketat, dilakukan pembuatan dan verifikasi manifest otomatis melalui automated manifest system ScaleOcean. Awalnya, sistem mengumpulkan data dari dokumen yang sudah tersimpan atau dari platform eksternal yang sudah terintegrasi.

Setelah data terkumpul, ScaleOcean memproses informasi ini untuk membentuk draft manifest. Dengan mengaplikasikan algoritma canggih, sistem akan memeriksa kesesuaian data dengan regulasi ekspor di Singapura dan memastikan semua informasi penting tercatat dengan benar dan lengkap. Sistem juga melakukan validasi otomatis untuk mengidentifikasi adanya peluang kesalahan atau inkonsistensi.

Jika data sudah sesuai, 3PL freight software ScaleOcean secara otomatis memverifikasi manifest terhadap regulasi terkini yang berlaku di Indonesia dan Singapura. Berikutnya sistem akan terhubung langsung ke database CEISA 4.0 untuk memastikan semua peraturan dan prosedur bea cukai terbaru telah terpenuhi. Ini termasuk memastikan bahwa semua dokumen kepatuhan yang diperlukan telah diisi dengan benar dan dilampirkan.

Setelah verifikasi, manifest dikirimkan secara elektronik kepada pihak kapal pengangkut, agen di pelabuhan Singapura, dan otoritas bea cukai setempat. Pengiriman dokumen ini dilakukan secara real-time supaya juga bisa segera diproses lebih lanjut untuk menghindari adanya keterlambatan pengiriman ke tujuan akhir. Sepanjang proses ini, Anda dapat melacak status manifest dan mengelola dokumen melalui dashboard. Jika terjadi perubahan dalam jadwal pengiriman atau detail barang, sistem secara cepat akan memberi update dan mengirimkan ulang manifest yang telah diperbarui kepada semua pihak yang terlibat.

4. Kesimpulan

Manifest sebagai dokumen penting dalam ekspor impor harus dibuat, diverifikasi, dan dikelola dengan baik untuk memastikan dokumen ini telah sesuai dengan regulasi sehingga dapat memperlancar proses lebih lanjut yang berlangsung di pelabuhan. Automated manifest system atau AMS adalah sistem canggih yang bisa Anda andalkan untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses ini, sehingga secara signifikan mampu mengurangi potensi kesalahan, dan mempercepat verifikasi serta pembebasan barang.

Automated manifest system ScaleOcean menawarkan solusi terintegrasi yang memungkinkan Anda mempercepat proses persiapan dan verifikasi manifest dan bahkan mendukung penggunaan multi bahasa dalam dokumen. Melalui sistem ini, Anda tidak hanya mengefisiensikan proses pembuatan manifest tapi menjadi unggul di tengah persaingan industri logistik saat ini. Jadi, tunggu apalagi? Segera hubungi kami untuk atur jadwal demo gratisnya dan cari tahu lebih lanjut proses kerja sistem ini!