Supplier memiliki peran penting dalam keberlangsungan pengadaan barang. Tanpa pemasok, produksi tidak akan berjalan semestinya. Semua industri tentu membutuhkan mereka tak terkecuali industri ritel, otomotif, F&B, teknologi, hingga otomotif. Bahkan pedagang kecil sekalipun butuh pemasok untuk menjaga ketersediaan produk. Supplier sangat membantu pengadaan agar berjalan lancar.

Penting juga untuk tim purchasing management memastikan semua permintaan dapat dikelola dengan baik oleh pemasok. Misalnya saat melakukan pemilihan pemasok, pastikan adanya garansi supplier dalam proposal yang diajukan. Garansi ini berfungsi sebagai bentuk retur dari perjanjian yang sudah dibuat apabila terjadi kesalahan oleh pemasok. Lalu apa arti garansi supplier dan manfaatnya bagi perusahaan? Langsung saja simak pembahasan berikut.

1. Apa yang Dimaksud Garansi Supplier? 

Supplier yang baik adalah pihak yang memberikan jaminan aman terhadap penjualan mereka kepada pemesan. Selain itu, penting untuk meningkatkan hubungan baik dengan perusahaan dalam berbagai bentuk, salah satunya dengan memberikan garansi. Garansi supplier adalah bentuk komitmen untuk bertanggung jawab terhadap produk-produk mereka dengan tenggang waktu yang telah ditentukan.

Terkait jaminan sebenarnya sudah dibuat dari awal kontrak pembelian barang. Penyuplai akan memberikan keringanan berupa garansi dari pertama barang sampai di tangan tim purchasing management. Tim ini diberikan kebebasan untuk melakukan quality control dan manajemen seluruh transaksi yang sudah dilakukan. Apabila terjadi kerusakan atau ketidaksesuaian yang sudah ditentukan, perusahaan berhak melakukan retur pembelian.

Arti garansi supplier bagi pemasok sebenarnya selain bisa menjamin kualitas barang yang bermutu, penyuplai memiliki nilai lebih bagi perusahaan. Karena bukan hanya bertugas memenuhi kebutuhan, menjaga citra baik untuk kedepannya juga sangat penting. Dari segi apapun pemasok adalah pihak penjual yang bertanggung jawab memberikan hasil terbaik bagi pembelinya.

2. Jenis-jenis Garansi Supplier Adalah

Apa yang dimaksud garansi supplier tersendiri tertuju pada tanggung jawab pemasok kepada pembelinya (perusahaan). Garansi sendiri sudah bersifat konkrit, aktual, dan tidak dapat diganggu gugat sekalipun karena sudah menjadi SOP purchasing. Komitmen yang ditawarkan oleh pemasok seperti garansi sangat berguna bagi perusahaan saat menjalin komitmen terutama untuk jangka panjang.

Pada proses pembuatan kontrak dan negosiasi, pihak pemasok akan menawarkan macam-macam garansi sesuai dengan kebutuhan yang tepat. Semakin lama garansinya biasanya produknya memiliki tingkat kesulitan tersendiri. Biaya yang dikeluarkan pun 2 kali lipatnya. Adapun model dari garansi supplier adalah sebagai berikut.

a. Garansi Selama Pengiriman

Garansi ini biasanya dibatasi oleh waktu tertentu. Misalnya pengiriman barang yang seharusnya diselesaikan dalam kurun waktu 2 minggu kemudian terjadi kendala dan menyebabkan tertunda, pihak pemasok akan menanggung masalah tersebut. Hal tersebut juga berlaku dengan kerusakan barang yang sedang dikirim menuju perusahaan.

Garansi ini sangat penting bagi perusahaan. Kerusakan barang atau bahan yang diminta selama pengiriman tidak dapat dideteksi langsung ketika dalam perjalanan. Sulitnya mengetahui kendala yang terjadi karena sedang dalam transportasi, membuat pengecekan saat pengiriman tertunda. Sehingga saat sampai di perusahaan pihak mereka harus segera melakukan cek semua permintaan yang sampai untuk memastikan keamanan saat pengiriman.

b. Garansi Pada Kualitas Produk 

Tim purchasing management melakukan penyerahan dokumen pembelian dengan berbagai spesifikasi dan kualitas kepada pemasok. Jika permintaan sudah disetujui kemudian terjadi kesalahan pada kualitas barang, maka supplier akan menggantinya sesuai dengan perjanjian yang sudah dibuat.

c. Garansi Pengadaan Barang 

Mengatur ketersediaan stok sudah menjadi bagian yang biasa yang dilakukan tim purchasing management. Tim akan menghubungi pemasok untuk segera memenuhi kebutuhan barang di gudang mereka. Namun, terkadang pemasok juga memiliki kesulitan dalam proses mengadakan bahan. Dengan hal tersebut biasanya perusahaan diberikan jaminan dalam bentuk kompensasi atau yang lain sesuai kesepakatan.

d. Garansi Dana Kembali 

Jaminan uang kembali paling sering dijumpai baik dalam perusahaan maupun pembelian individu. Memang pengembalian dalam bentuk uang lebih mudah dilakukan karena tidak melalui berbagai tahapan seperti pengolahan yang memakan waktu serta tenaga. Jika diganti dengan uang, perusahaan juga tidak keberatan karena mereka mendapatkan anggarannya secara utuh.

3.  Manfaat Garansi Supplier bagi Perusahaan

Beberapa kerugian yang dialami oleh perusahaan salah satunya yaitu terkendala pada alur pengiriman dari pemasok kepada purchasing management. Maka dari itu pemilik usaha boleh meminta ganti dalam bentuk apapun yang memang sudah ada di syarat awal kontrak dibuat. Dengan kata lainnya garansi supplier ini bisa melindungi perusahaan dari penyuplai yang tidak bertanggungjawab. Ingin tahu manfaat lainya? Yuk, bahas lebih lanjut di bawah ini.

Pertama, melindungi dari cacat produk dan kerusakan. Posisikan Anda pemilik usaha pembuatan sepatu yang sedang mencari supplier bahan untuk pengemasan produk. Anda sudah mengirim secara rinci mulai dari bentuk, warna, tulisan, gambar, dan bahan untuk packing. Tetapi, saat barang sampai, kardus tersebut penyok dan menimbulkan kerusakan yang cukup parah sehingga tidak bisa dipakai. Nah, dari situlah garansi supplier dapat digunakan.

Cacat produk ini berlaku tidak hanya saat barang sudah di tangan perusahaan saja, akan tetapi saat proses pembuatan bahan baku, pemasok juga memastikan bahwa barang yang di pesan tidak ada kerusakan. Proteksi tersebut berlaku selama bahan ditangan pemasok juga. Misalkan bahan sedang dalam proses produksi tiba-tiba ada kerusakan, pemasok berkewajiban menggantinya saat itu juga.

Kedua, menjaga komitmen. Jangan sepelekan garansi bagi perusahaan, karena hal tersebut bisa digunakan sebagai bentuk komitmen mereka terhadap barang sudah dijanjikan. Kasus kerugian seperti barang rusak, penggelapan dana, dan lainnya yang terjadi pada pemasok kemudian mereka kabur tanpa memberikan kejelasan tidak bisa dicegah. Sebaiknya, lakukan kontrak yang memiliki legalitas hukum sehingga mengurangi kerugian. Menjalin hubungan yang baik dengan pemasok bisa dilakukan melalui komitmennya dalam menjaga permintaan barang.

Ketiga, kepercayaan dan hubungan jangka panjang. Citra baik pemasok akan menjadi bahan pengambilan keputusan berikutnya oleh tim purchasing management. Kepercayaan sangat perlu dibangun karena tidak sembarang barang mereka serahkan pada supplier. Jika pada pemenuhan barang pertama saja supplier melakukan banyak pelanggaran yang menyebabkan keterlambatan, perusahaan tidak bisa melanjutkan kontrak bahkan memutuskan mitra.

4. Kesimpulan

Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan garansi supplier adalah jaminan yang diberikan oleh pemasok kepada pihak pembeli atau perusahaan. Tujuannya untuk menunjukkan komitmen mereka serta melindungi perusahaan jika terjadi kerusakan barang, kecacatan, keterlambatan pengiriman, dan ketidaksesuaian dengan kualifikasi yang ditentukan.

Apa yang dimaksud garansi supplier bisa dalam berbagai bentuk seperti pengembalian dana, garansi pengiriman, garansi terhadap kualitas produk, dan jaminan stok. Garansi sangat penting bagi pihak tim purchasing management agar terhindar dari kegagalan produksi yang merugikan pemilik usaha. Tak hanya sisi perusahaan saja yang diuntungkan. Jika pemasok berhasil menjaga komitmennya, mereka akan menjadi daftar supplier pilihan yang bisa diandalkan.