Mengelola pembelian barang dan jasa seringkali melibatkan banyak tahapan yang kompleks, mulai dari identifikasi kebutuhan, pengajuan pesanan, hingga pelacakan pengiriman dan proses pembayaran. ScaleOcean automatic purchase order system bisa Anda andalkan untuk menyederhanakan seluruh proses tersebut. Dengan mengimplementasikan solusi ini, Anda dapat memastikan setiap aspek pembelian dikelola secara efektif.

Lalu bagaimana sistem ini bekerja? Dalam artikel berikut akan dijelaskan lebih detail fitur unggulan dari aplikasi purchasing ScaleOcean, bagaimana setiap fitur tersebut dapat memaksimalkan efisiensi dalam proses pembelian, serta skenario nyata penggunaannya dalam bisnis. Yuk, langsung simak pembahasan berikut ini!

1. Automatic Purchase Order System

Automatic purchase order adalah sistem yang digunakan untuk mempermudah dan mengotomatisasi proses pembelian barang dan jasa. Sistem ini akan mengelola siklus pembelian dari awal hingga akhir, termasuk pengajuan pesanan, persetujuan, pembelian, penerimaan barang, dan proses pembayaran. Dengan menggunakan data dari inventori dan kebutuhan bisnis, sistem ini secara otomatis menghasilkan dokumen pembelian ketika stok barang mencapai level tertentu atau saat ada permintaan khusus.

Dengan kecanggihannya, penggunaan automatic purchase order akan meningkatkan akurasi dan waktu yang dibutuhkan dalam membuat PO. Selain itu, juga memberikan transparansi yang lebih besar, memudahkan proses pelacakan sekaligus analisis pengeluaran. Bahkan ketika Anda mengintegrasikannya dengan sistem lain seperti manajemen gudang dan akuntansi, sistem ini memastikan sebaran informasi antar departemen berjalan lancar. Jadi, sangat mendukung pengambilan keputusan strategis operasional secara menyeluruh.

2. Fitur Unggulan ScaleOcean Automatic PO

Sebagai sistem automatic purchase order, ScaleOcean dilengkapi dengan fitur-fitur unggulan yang dapat memaksimalkan efisiensi dan efektivitas dalam proses pembelian bisnis. Berikut fitur-fitur tersebut.

a. Customizable Purchase Orders

Dengan fitur ini, Anda bisa menyesuaikan PO dengan kebutuhan khusus bisnis. Kustomisasi tersebut bisa berupa penambahan logo perusahaan, syarat dan ketentuan khusus, serta informasi lain yang relevan. Jadi, Anda bisa lebih mudah membuat format PO yang mencerminkan identitas dan kebijakan perusahaan. Hal ini tidak hanya meningkatkan profesionalitas tetapi juga memastikan setiap aspek pembelian dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik masing-masing transaksi.

b. Customizable Approval Workflows

Aplikasi purchasing ScaleOcean juga membantu Anda untuk mengkonfigurasi alur kerja persetujuan agar sesuai dengan struktur perusahaan dan kebijakan internal. Anda dapat menentukan siapa yang perlu memberikan persetujuan, pada tahap apa, dan dalam kondisi bagaimana. Jadi, bisa dipastikan proses pembelian mengikuti protokol yang telah ditetapkan perusahaan, mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat proses persetujuan, serta lebih efisien dan terkontrol.

Contohnya, Anda dapat mengatur agar manajer pembelian memberikan persetujuan awal untuk setiap PO, kemudian disusul persetujuan dari kepala departemen keuangan untuk pembelian dengan batas biaya tertentu. Dengan ini, setiap pembelian telah melalui pemeriksaan yang ketat, serta sesuai kebijakan anggaran komprehensif. Bisa juga untuk kondisi tertentu, seperti pembelian mendesak atau kebutuhan khusus, Anda dapat mengkonfigurasi alur kerja proses persetujuan yang lebih cepat atau melibatkan pihak tertentu, seperti direktur operasional.

c. Supplier Management

Aplikasi purchasing satu ini juga dilengkapi dengan fitur supplier management untuk mengelola informasi pemasok dengan mudah, termasuk data kontak, riwayat transaksi, dan kinerja masing-masing supplier. Dengan adanya database yang terintegrasi seperti ini, Anda dapat mengakses informasi penting secara cepat, memudahkan proses seleksi supplier, serta memonitor dan mengevaluasi kinerjanya.

Bagaimana cara kerjanya? Misalkan perusahaan Anda sedang mencari supplier baru untuk bahan baku tertentu, fitur supplier management di aplikasi purchasing ScaleOcean memudahkan Anda untuk mencari dan membandingkan berbagai pemasok yang tersedia. Anda dapat melihat riwayat transaksi mereka, ulasan kinerja, dan respons waktu pengiriman. Cara ini sangat berguna untuk menentukan supplier mana yang paling sesuai dengan kebutuhan dan standar kualitas perusahaan Anda.

Tidak hanya itu, sistem juga dapat mengelola purchase return secara mudah. Purchase return adalah proses pengembalian barang yang sudah dibeli supplier atau vendor. Sistem ScaleOcean dapat menghitung dan mengelolanya secara efisien. 

d. Budget Tracking

Aplikasi purchasing juga dilengkapi dengan budget tracking untuk memastikan pengeluaran di setiap pembelian tetap dalam batas anggaran yang ditetapkan. Sistem ScaleOcean akan memantau dan melacak jurnal pembelian secara real-time terhadap anggaran yang dialokasikan. Selain itu, Anda juga bisa membuat perencanaan dan penyesuaian anggaran yang lebih baik, serta menghindari overspending yang tidak terduga.

Misalnya, sebuah departemen diberi anggaran tertentu untuk pembelian alat kantor, sistem ScaleOcean akan terus memantau setiap transaksi berkaitan dengan kategori tersebut. Anda akan menerima pemberitahuan atau laporan jika pengeluaran mendekati atau melebihi batas anggaran yang ditentukan. Dengan ini, perusahaan Anda bisa mencegah adanya pemborosan dan memastikan setiap departemen bertanggung jawab atas pengeluaran yang ada.

e. Order Tracking and Status Updates

Sistem automatic purchase order ScaleOcean juga dapat dimanfaatkan untuk memantau status pesanan pembelian secara real-time. Mulai saat pesanan dibuat, hingga disetujui, dipesan, dikirim, dan diterima, Anda dengan mudah bisa melihat status terkini dari setiap pesanan. Jadi, fitur ini meningkatkan transparansi dalam proses pengadaan, mengurangi ketidakpastian, dan memungkinkan perencanaan yang lebih baik serta koordinasi dengan departemen lain, seperti logistik dan gudang.

3. Studi Kasus ScaleOcean Automatic PO

Untuk memahami bagaimana ScaleOcean automatic purchase order system bekerja memudahkan proses pembelian dari awal hingga akhir, perhatikan skenario berikut ini. Misalkan manajer gudang perusahaan Anda sudah melakukan audit stok. Ternyata ditemukan persediaan bahan baku tertentu telah mencapai batas reorder point.

Nah, aplikasi purchasing ScaleOcean yang terintegrasi dengan sistem gudang perusahaan secara otomatis mendapatkan notifikasi kondisi ini dan langsung melakukan pembuatan purchase order (PO). PO ini dibuat berdasarkan template yang telah dikonfigurasi sebelumnya, serta berisi semua informasi penting seperti deskripsi barang, jumlahnya, dan kondisi pembelian yang perlu terpenuhi.

Setelah PO dibuat, sistem ScaleOcean melakukan proses persetujuan sesuai workflow yang telah Anda atur sebelumnya. Misalkan alur persetujuan pertama dari manajer pembelian. Maka, manajer pembelian akan mendapatkan notifikasi dari sistem dan meninjau PO secara online. Setelah memberikan persetujuan, PO tersebut otomatis diteruskan ke kepala departemen keuangan jika biaya pembelian melebihi batas tertentu, sesuai aturan yang telah ditetapkan pada sistem.

Berikutnya saat persetujuan telah selesai dilakukan, automatic purchase order system ScaleOcean secara otomatis mengirim PO ke supplier. Sistem ini juga sudah memuat database supplier yang terverifikasi dan dinilai berdasarkan kinerja mereka. Pemasok pun mengkonfirmasi penerimaan PO dan memulai proses pengiriman. Melalui aplikasi purchasing ScaleOcean Anda bisa melacak status pengiriman dan penerimaan barang.

Terakhir, ketika barang telah diterima di gudang, sistem gudang yang terintegrasi dengan aplikasi purchasing ScaleOcean mencatat penerimaan dan memperbarui level inventory secara otomatis. Automatic purchase order system juga secara langsung melakukan proses pembayaran kepada supplier.

Selanjutnya, fitur budget tracking dalam ScaleOcean bekerja untuk memastikan pengeluaran pada pembelian tadi sesuai dengan anggaran yang telah dialokasikan. Dengan ini, perusahaan dapat memantau dan mengelola pengeluaran dengan lebih efektif, memastikan adanya kesesuaian pembelian dengan anggaran, dan mendukung pengambilan keputusan keuangan yang lebih baik.

4. Kesimpulan

ScaleOcean automatic purchase order system merupakan solusi canggih yang dirancang untuk mempermudah dan mengotomatisasi seluruh proses pembelian dalam bisnis Anda. Mulai dari pengajuan pesanan, persetujuan, hingga pelacakan pengiriman dan pembayaran, sistem ini memastikan setiap langkah tersebut dilakukan dengan akurat dan efektif.

Dengan fitur-fitur unggulannya, aplikasi purchasing ScaleOcean memberikan kontrol penuh atas proses pembelian sekaligus memastikan setiap transaksi tetap sesuai dengan anggaran perusahaan. Jadi, jangan ragu untuk mengimplementasikan sistem kami dalam operasional bisnis Anda. Hubungi tim kami sekarang untuk dapatkan demo gratisnya!