AWB singkatan dari airway bill, yaitu dokumen penting dalam pengiriman barang melalui jalur udara. Dikutip dari CFI, dokumen ini diperkenalkan pada tahun 2010, dan kemudian menjadi standar kontrak pengangkutan untuk semua pengiriman kargo udara pada 1 Januari 2019.

AWB tidak hanya berfungsi sebagai bukti legal pengiriman, tetapi juga untuk memudahkan pelacakan, pembayaran, hingga proses bea cukai. Tanpa airway bill, pengelolaan pengiriman barang udara akan jauh lebih rumit dan rentan terhadap kesalahan.

Oleh karena itu, artikel berikut akan membantu Anda untuk memahami fungsi dan komponen penting AWB. Dijelaskan juga cara efektif dalam membuat dan melacak dokumen tersebut untuk meningkatkan efisiensi pengiriman udara secara keseluruhan.

1. Apa itu AWB?

Airway bill adalah dokumen dalam pengiriman jalur udara yang digunakan sebagai kontrak dan perjanjian resmi antara pengirim dengan maskapai. Dokumen ini berisi informasi detail terkait pengiriman, mulai dari identitas pengirim hingga syarat dan ketentuan yang harus dipenuhi.

AWB dibedakan menjadi dua jenis berdasarkan fungsinya, yaitu MAWB master airway bill dan HAWB house airway bill. Secara garis besar, MAWB diterbitkan oleh maskapai penerbangan untuk freight forwarder. Sedangkan HAWB dikeluarkan oleh forwarder untuk pengirim.

2. Fungsi AWB pada Pengiriman Jalur Udara

AWB adalah dokumen yang memiliki fungsi spesifik di pengiriman jalur udara. Tidak hanya untuk memenuhi kebutuhan administrasi, tapi juga memudahkan proses bea cukai. Berikut fungsi AWB secara lebih detail.

a. Bukti Legal Pengiriman

Fungsi pertama AWB adalah sebagai bukti legal pengiriman. Artinya dengan diterbitkannya dokumen ini, pengirim dan pihak logistik terkait telah menyepakati syarat dan kondisi pengiriman. Dokumen ini juga dapat dijadikan dasar hukum jika ke depannya ada perbedaan pendapat atau sengketa mengenai pengiriman barang.

b. Dokumen Kontrak Pengangkutan

Selanjutnya, dokumen AWB juga berfungsi sebagai kontrak pengangkutan. Artinya, ketika pengirim menyerahkan barang ke freight forwarder atau maskapai penerbangan, maka tanggung jawab pengangkutan dan kondisi barang beralih ke kedua pihak tersebut. Mereka juga wajib memenuhi perjanjian yang tertulis di dalamnya.

c. Dokumen Pembayaran dan Penagihan

Dokumen ini juga sebagai dasar pembayaran dan penagihan. Informasi seperti berat dan volume barang digunakan untuk menghitung biaya pengiriman. Dengan ini, pihak logistik dapat menerbitkan faktur yang akurat sesuai informasi barang yang tertera pada AWB.

d. Pendukung Proses Custom Clearance

Fungsi berikutnya yaitu mendukung custom clearance. Karena berisi informasi detail tentang isi pengiriman, maka akan sangat memudahkan otoritas bea cukai melakukan inspeksi dan penilaian terhadap barang impor atau ekspor. Jadi, bisa dikatakan airway bill membantu mempercepat proses pemeriksaan dan pengeluaran barang di bea cukai. 

e. Dokumen Asuransi Pengiriman

Dalam pengiriman internasional, risiko seperti kerusakan atau kehilangan barang sangat mungkin terjadi. Di sinilah dokumen AWB berperan. Anda bisa menggunakannya untuk klaim asuransi jika terjadi masalah selama pengiriman. 

3. Komponen Utama Airway Bill

Setelah memahami apa itu AWB dan fungsinya, diperlukan juga pemahaman terkait komponen utama airway bill. Dengan ini, Anda bisa memastikan dokumen berisi informasi yang lengkap untuk mempermudah proses pengiriman.

a. Nomor AWB

Nomor AWB adalah kode identifikasi unik yang diberikan kepada setiap pengiriman barang. Nomor ini digunakan untuk melacak dan memantau status pengiriman sepanjang proses transit. Dengan nomor ini, Anda bisa mengetahui posisi barang dan memastikan pengirimannya berjalan sesuai jadwal.

b. Detail Informasi Pengirim dan Penerima

Komponen ini juga harus ada pada dokumen AWB. Detail tersebut mencakup nama, alamat lengkap, serta informasi kontak pengirim dan penerima barang. Informasi ini diperlukan untuk memastikan barang dikirim ke pihak yang tepat sekaligus untuk mempermudah proses administrasi.

c. Deskripsi Barang

Deskripsi barang berisi rincian terkait jenis barang yang dikirim, termasuk berat, dimensi, dan jumlah barang. Komponen tersebut diperlukan untuk memastikan barang ditangani sesuai dengan karakteristiknya. Selain itu, juga digunakan oleh pihak bea cukai sebagai acuan untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan dokumen yang diajukan.

d. Syarat dan Ketentuan Pengangkutan

Syarat dan ketentuan pengangkutan adalah bagian dari AWB yang mengatur hak dan kewajiban antara pengirim dan maskapai penerbangan. Cakupannya bisa tentang penanganan barang berbahaya, tanggung jawab jika terjadi kerusakan, dan prosedur klaim jika barang hilang.

e. Rute Pengiriman

Rute pengiriman juga perlu ditambahkan dalam dokumen airway bill. Mulai dari bandara keberangkatan, bandara tujuan, hingga beberapa titik transit jika ada. Dengan adanya detail rute yang jelas tersebut, maka pihak-pihak yang terlibat dapat memantau posisi barang dan mengantisipasi potensi keterlambatan.

f. Biaya Pengiriman

Komponen biaya pengiriman berisi rincian semua biaya yang terkait dengan pengiriman barang. Hal ini mencakup tarif pengangkutan, bea cukai, asuransi, dan biaya tambahan lain yang mungkin diberlakukan. Rincian tersebut dibutuhkan untuk menjaga transparansi dalam proses transaksi antara pengirim dan maskapai atau agen logistik.

g. Tanda Tangan Pihak Terkait

Dengan adanya tanda tangan dari pihak-pihak terkait, mulai dari pengirim, freight forwarder, serta maskapai penerbangan, maka dokumen dianggap telah sah secara hukum. Artinya, semua pihak sepakat dengan detail yang ada di dalam dokumen.

4. Apa itu Nomor AWB?

Nomor AWB adalah kode dengan kombinasi angka dan huruf yang biasanya terdiri dari 11 digit. Kode ini digunakan untuk melacak dan mengelola pengiriman dari awal hingga barang tiba di tujuan. Anda dapat memantau status barang secara real-time, dan perkiraan waktu kedatangan (ETA) barang.

Selain itu, no AWB adalah kode yang juga digunakan sebagai referensi dalam berbagai proses administrasi, seperti penyelesaian pembayaran, klaim asuransi, dan dokumentasi bea cukai. Sebagai elemen penting dalam logistik udara, nomor tersebut berperan krusial dalam menjaga kelancaran operasional pengiriman.

5. Fungsi Nomor AWB

No AWB adalah elemen penting yang tidak hanya menjadi identitas dokumen, tapi juga untuk memudahkan Anda melacak dan memastikan pengiriman dilakukan sesuai kontrak perjanjian. Berikut penjelasan detail dari fungsi nomor WAB.

a. Sebagai Identitas Unik Dokumen

Nomor AWB berfungsi sebagai identitas unik yang diberikan kepada setiap pengiriman barang. Setiap pengiriman memiliki nomor yang berbeda, sehingga tidak akan ada dua pengiriman dengan nomor yang sama. Dengan ini, setiap pengiriman bisa diidentifikasi secara spesifik.

b. Mempermudah Pelacakan Barang

Fungsi utama nomor AWB adalah mempermudah proses pelacakan paket. Dengan nomor unik ini, pengirim, penerima, dan pihak bisnis logistik dapat dengan mudah melacak posisi barang yang dikirim secara real-time. Bahkan sistem pelacakan akan membantu Anda untuk tahu adanya kemungkinan keterlambatan.

c. Rujukan untuk Dokumen Pengiriman Lainnya

Nomor ini juga berfungsi sebagai rujukan untuk berbagai dokumen pengiriman lainnya. Misalnya, dalam proses bea cukai, asuransi, atau pembayaran, no AWB adalah referensi utama untuk mengidentifikasi dan mengakses informasi lengkap terkait pengiriman.

6. Contoh AWB dan Formatnya

Berikut contoh AWB yang sederhana beserta formatnya. Ini merupakan ilustrasi dasar yang mencakup elemen-elemen penting dalam dokumen AWB.

Dapat dilihat bahwa dokumen di atas memuat seluruh komponen utama yang telah dibahas sebelumnya. Mulai dari nomor AWB hingga tanda tangan sebagai bentuk persetujuan.

7. Cara Melacak Nomor AWB

Dalam era digital saat ini, pelacakan pengiriman barang yang dikirim melalui udara jadi lebih mudah dan transparan. Bea cukai memiliki platform yang juga mendukung proses cek AWB. Berikut tahapannya.

Kunjungi website bea cukai yang resmi. Selanjutnya, masukkan AWB tracking number ke dalam kolom yang tersedia. Kemudian, masukkan keycode yang ditampilkan pada layar untuk verifikasi.  Setelah semua informasi terisi, klik tombol "Submit" untuk melihat detail proses pengiriman barang.

Sistem akan menampilkan informasi terkait status pengiriman barang Anda. Biasanya meliputi proses bea cukai, status dokumen, konfirmasi, atau apakah barang sudah siap untuk diambil oleh penerima. Selain itu, juga menunjukkan adakah biaya bea masuk dan pajak impor yang perlu dibayarkan.

8. Freight Software ScaleOcean, Permudah Buat dan Lacak AWB

Mengelola pengiriman barang dengan beragam destinasi serta kompleksitas dokumentasi yang diperlukan tentunya menjadi tantangan tersendiri bagi Anda. ScaleOcean freight forwarding software hadir sebagai solusi untuk memudahkan pengelolaan AWB tersebut.

Coba demo gratis yang ditawarkan sekarang juga untuk tahu bagaimana freight forwarding software ScaleOcean bisa secara otomatis mengisi data pengiriman dengan akurasi tinggi. Sistem ini juga terintegrasi dengan CEISA 4.0. Jadi, Anda tidak perlu berganti sistem untuk melacak AWB no tracking.

Tidak perlu lagi repot dengan metode manual, Anda bisa melihat perkembangan pengiriman secara langsung dengan hanya beberapa klik. Fitur-fitur unggulan freight software ScaleOcean untuk mendukung proses ini antara lain:

• Tracking real-time: Memungkinkan pelacakan pengiriman secara real-time, memberikan Anda informasi terkini tentang status dan lokasi barang.

• Multi-carrier management: Memfasilitasi pengelolaan pengiriman dengan berbagai rute dan maskapai dalam satu platform.

• Integrated document management: Mengelola semua dokumen pengiriman dalam sistem terintegrasi yang mudah diakses.

• Automated notifications & reporting: Menyediakan notifikasi otomatis terkait status pengiriman dan menghasilkan laporan pengiriman secara komprehensif.

Dengan fitur-fitur ini, Anda tidak hanya menyederhanakan proses pembuatan dan pelacakan AWB tracking number, tapi juga meningkatkan efisiensi proses pengiriman secara keseluruhan.

9. Kesimpulan

Airway bill (AWB) adalah dokumen penting dalam pengiriman jalur udara yang berfungsi sebagai bukti legal, kontrak pengangkutan, hingga alat pelacakan barang. Nomor AWB yang unik juga membantu pelacakan secara real-time dan mempermudah proses administrasi pengiriman.

Namun, mengelola dokumen ini untuk volume pengiriman yang besar dan beragam destinasi bukanlah hal yang mudah. ScaleOcean freight forwarding software hadir untuk menyederhanakan proses tersebut dengan fitur otomatisasi pembuatan AWB dan pelacakan yang terintegrasi. Coba demo gratis sekarang juga!