Sales quotation atau penawaran penjualan adalah komponen utama dalam proses penjualan dan memiliki peran penting di berbagai sektor termasuk industri manufaktur. Melalui dokumen ini, perusahaan dapat memberikan informasi detail tentang produk atau layanan yang ditawarkan kepada calon pembeli, termasuk harga dan syarat dan kondisi penjualan.

Dokumen ini juga berfungsi sebagai dasar negosiasi dan memberikan transparansi dalam transaksi antara penjual dan pembeli. Untuk memahami lebih lanjut perannya di industri manufaktur, dalam artikel berikut akan dijelaskan lima alasan pentingnya sales quotation serta langkah-langkah dalam membuat dokumen tersebut.

1. Apa itu Sales Quotation?

Dalam industri manufaktur, sales quotation berfungsi sebagai alat komunikasi formal antara produsen dan calon pembeli mengenai detail produk yang akan dihasilkan dan biayanya. Dokumen ini berisi informasi tentang deskripsi detail produk seperti bahan yang digunakan, proses manufaktur, jumlah unit yang akan diproduksi, dan waktu yang diperlukan untuk produksi. Selain itu juga mencakup harga unit produk, total biaya produksi, dan syarat pembayaran yang berlaku.

Dokumen ini bahkan juga sering digunakan sebagai instrumen penting untuk perencanaan produksi dan pengendalian persediaan di industri manufaktur. Caranya dengan menganalisis prediksi permintaan dan menyesuaikan kapasitas produksi dari hasil tersebut. Nah, melalui ini Anda bisa memperkirakan bahan baku dan sumber daya yang diperlukan untuk memenuhi permintaan.

Untuk keputusan bisnis yang lebih strategis, sales quotation dalam industri manufaktur juga dapat membantu dalam melakukan penetapan harga dan negosiasi. Melalui penawaran penjualan, Anda dapat merinci biaya produksi dan biaya lainnya yang terlibat pada proses manufaktur serta memberikan justifikasi untuk harga yang ditetapkan. Calon pembeli pun juga bisa membandingkan penawaran dari produsen yang berbeda, sehingga dapat merundingkan harga yang lebih baik atau kondisi pembayaran yang menguntungkan kedua pihak.

2. Manufaktur Perlu Sales Quotation?

Sebagai sektor yang kompleks dan dinamis, industri manufaktur memerlukan sales quotation. Bukan hanya sebagai instrumen untuk mengkomunikasikan harga dan detail produk, tapi juga untuk kebutuhan bisnis lainnya. Berikut lima asalan manufaktur perlu dokumen tersebut.

a. Persetujuan Harga

Alasan utama adalah persetujuan harga. Harga yang ditetapkan umumnya didasarkan pada berbagai faktor seperti biaya bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead lainnya. Melalui dokumen tersebut, perusahaan dapat merinci biaya yang disebutkan sebelumnya kepada calon pembeli, sehingga memberikan transparansi terkait transaksi manufaktur kepada pembeli. 

Setelah itu, perusahaan bisa mengajukan harga yang dianggap sesuai kepada calon pembeli dan mendapatkan persetujuan atas harga tersebut. Tahapan ini dianggap penting dalam proses penjualan karena persetujuan harga menjamin bahwa kedua belah telah sepakat pada harga yang akan dipertukarkan untuk produk atau layanan yang ditawarkan.

b. Detail Spesifik

Dokumen ini sama pentingnya dengan bill of material bagi industri manufaktur karena merinci tentang produk atau layanan yang ditawarkan, termasuk bahan baku yang digunakan, proses produksi, dan perawatan mesin produksi. Terlebih karena manufaktur memiliki produk dengan spesifikasi teknis yang kompleks dan detail, maka kebutuhan atas dokumen ini tidak bisa diabaikan.

Bagi pihak pembeli, sales quotation dibutuhkan karena memungkinkan pembeli untuk memahami apa yang didapatkan untuk harga yang telah dibayar. Dengan demikian, akan tercipta kepercayaan antara pembeli dan produsen dan juga memberikan transparansi dalam transaksi.

c. Syarat dan Kondisi

Dokumen ini juga mencantumkan syarat dan kondisi penjualan. Informasi tersebut meliputi syarat pembayaran, waktu pengiriman, dan kondisi khusus lainnya yang diberlakukan oleh masing-masing perusahaan. Syarat dan kondisi ini membantu untuk memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan satu sama lain.

Syarat dan kondisi yang ditetapkan dalam sales quotation juga dijadikan sebagai dasar hukum jika ada perselisihan antara pembeli dan produsen. Dengan demikian, dokumen ini akan memberikan perlindungan hukum kepada kedua belah pihak dalam transaksi. Dapat dikatakan dokumen ini tidak hanya menjamin hubungan yang baik dalam transaksi bisnis, tapi juga di mata hukum.

d. Basis Negosiasi

Sales quotation juga berfungsi sebagai pegangan utama dalam proses negosiasi. Dengan penawaran penjualan, pembeli dapat melihat harga dan syarat yang ditawarkan oleh industri manufaktur sehingga pembuatan keputusan untuk menerima atau menegosiasikan ulang penawaran menjadi lebih tepat. Artinya, quotation digunakan sebagai dasar untuk negosiasi bagi pembeli dan customer demand management bagi produsen.

Selain itu, juga digunakan untuk menunjukkan fleksibilitas perusahaan dalam negosiasi. Misalnya, Anda mengusulkan adanya penawaran diskon atau kondisi pembayaran yang lebih menguntungkan untuk menutup kesepakatan. Oleh karena itu, penawaran penjualan bisa menjadi alat yang sangat efektif untuk negosiasi dalam industri manufaktur.

e. Catatan Resmi

Alasan penting lainnya adalah sebagai catatan resmi atas kesepakatan yang dicapai antara industri manufaktur sebagai produsen dengan pembeli. Artinya, ketika penawaran telah dibuat dan diterima, maka production document ini digunakan sebagai bukti komunikasi dan kesepakatan bagi kedua belah pihak.

3. Langkah Membuat Sales Quotation

Langkah pertama adalah identifikasi kebutuhan pelanggan. Biasanya dilakukan dengan melibatkan komunikasi bersama calon pembeli untuk memahami apa yang dicari dalam suatu produk atau layanan. Informasi ini kemudian digunakan untuk perencanaan kapasitas dan menyimpulkan produk perusahaan yang akan ditawarkan dalam dokumen. Anda juga bisa menambahkan informasi lain seperti penentuan bahan, proses produksi, dan spesifikasi teknis lainnya di quotation.

Selanjutnya adalah penetapan harga. Penentuan harga harus mempertimbangkan berbagai faktor seperti biaya produksi, margin keuntungan yang diinginkan, dan harga pasar. Hal ini dibutuhkan untuk memastikan bahwa harga yang ditawarkan tidak hanya mencakup biaya produksi dan memberikan keuntungan, tetapi juga membuat perusahaan tetap kompetitif di pasar.

Langkah ketiga adalah penulisan sales quotation. Dokumen ini harus mencakup detail seperti deskripsi produk atau layanan, harga unit, jumlah unit yang ditawarkan, total biaya, long term capacity planning, dan syarat serta kondisi penjualan. Selain itu, penawaran penjualan juga harus mencakup informasi kontak penjual, termasuk nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email.

Jangan lupa melakukan review dan persetujuan. Sebelum mengirim dokumen tersebut kepada calon pembeli, penting untuk memeriksa dan memastikan bahwa semua informasi yang diberikan akurat dan lengkap. Setelah melakukan review, penawaran penjualan harus disetujui oleh semua pihak yang berkepentingan sebelum dikirim.

Terakhir adalah pengiriman sales quotation kepada calon pembeli. Umumnya dilakukan melalui email atau pos, tetapi metode lain seperti fax atau pengiriman langsung juga dapat digunakan. Setelah penawaran penjualan diterima oleh calon pembeli, mereka dapat memilih untuk menerima penawaran tersebut dan diteruskan dalam manajemen produksi atau perlu adanya proses negosiasi.

4. Pembuatan Sales Quotation dengan ERP

Untuk mengefisienkan pembuatan dokumen penawaran, Anda bisa menggunakan modul penjualan pada sistem ERP. Caranya dengan memasukkan informasi tentang produk atau layanan yang ditawarkan, harga, syarat dan kondisi penjualan langsung ke sistem. Secara otomatis sistem akan membuat sales quotation sekaligus mengirimnya kepada calon pembeli.

Bahkan karena sistem ERP dapat mengintegrasikan berbagai proses bisnis, Anda bisa merujuk langsung ke data produk, inventori, dan harga saat membuat sales quotation sehingga dokumen lebih akurat. Selain itu, sistem juga dapat membantu Anda melakukan capacity planning monitoring. Dengan ini, Anda bisa melihat jumlah dokumen yang dibuat, yang diterima oleh calon pembeli, dan yang telah disetujui. Informasi ini bisa sangat berguna untuk kebutuhan analisis penjualan dan perencanaan kapasitas ke depannya.

5. Kesimpulan

Sales quotation adalah instrumen penting dalam proses penjualan, khususnya bagi industri manufaktur. Dokumen ini berfungsi sebagai alat komunikasi formal antara produsen dan calon pembeli mengenai detail produk dan biaya yang terkait. Dalam pembuatannya, Anda harus memahami kebutuhan pelanggan, menentukan harga yang tepat, dan merumuskan detail penawaran dengan jelas. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem seperti ERP untuk memastikan akurasi dan kelengkapan informasi sebelum pengiriman.

ERP Manufacture ScaleOcean siap membantu Anda menyederhanakan cara pembuatan sales quotation. Dengan kemampuan integrasinya ke proses bisnis lain, bisa dipastikan informasi yang dicantumkan pada dokumen sangat akurat dan valid. Sehingga nantinya dapat digunakan secara efektif untuk memfasilitasi transaksi dan membangun hubungan yang baik dengan calon pembeli. Yuk, segera hubungi tim kami dan cari tahu lebih lanjut cara implementasinya!