Bagaimana Cara Membuat Long Term Capacity Planning?

Long term capacity planning adalah proses strategis yang sangat penting bagi setiap perusahaan, khususnya di industri manufaktur. Perencanaan tersebut membantu perusahaan memastikan adanya sumber daya dan kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan dan mencapai tujuan bisnis di masa mendatang.

Namun, perencanaan ini memiliki beberapa langkah yang perlu diperhatikan agar memberi dampak signifikan terhadap perkembangan bisnis Anda. Teknologi modern seperti sistem enterprise resource planning (ERP) juga sangat membantu memaksimalkan proses perencanaan kapasitas jangka panjang. Dalam artikel berikut, akan dijelaskan lebih lanjut cara membuat long term capacity planning dan bagaimana ERP dapat membantu efisiensi proses ini.

Key Takeaways

• Long term capacity planning merupakan langkah strategis untuk mempersiapkan fasilitas, peralatan, dan tenaga kerja agar dapat memenuhi kebutuhan produksi di tahun-tahun mendatang.
• Aspek utama long term capacity planning adalah fokus strategis, peramalan permintaan, evaluasi kapasitas dan perencanaan sumber daya.
• ERP dapat membantu perusahaan merencanakan dan memantau kapasitas produksi dengan lebih efektif.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Long Term Capacity Planning?

Long term capacity planning di industri manufaktur adalah strategi perencanaan yang menentukan kapasitas produksi suatu pabrik atau fasilitas manufaktur lainnya untuk jangka waktu yang lama, biasanya lima hingga sepuluh tahun ke depan. Proses ini melibatkan identifikasi kapasitas produksi saat ini, memprediksi permintaan masa depan, dan membuat rencana tentang cara mencapai kapasitas produksi yang diperlukan untuk memenuhi permintaan tersebut.

Beberapa faktor pendukung perencanaan kapasitas jangka panjang di industri manufaktur yaitu proyeksi permintaan produk, peralatan dan teknologi yang digunakan, tenaga kerja yang dibutuhkan, dan ketersediaan sumber daya lainnya seperti ruang penyimpanan dan bahan baku. Tidak hanya itu, Anda juga perlu mempertimbangkan adanya perubahan dalam praktik kerja karena aspek tersebut akan mempengaruhi produktivitas dan efisiensi bisnis.

Penerapan long term capacity planning memiliki beberapa tahap pengendalian proses produksi. Pertama, membantu mengoptimalkan penggunaan sumber daya dan mengurangi biaya produksi. Selain itu, perusahaan juga menjadi lebih tanggap terhadap perubahan dalam permintaan pasar. Perencanaan ini juga membantu Anda dalam membuat keputusan yang lebih tepat terhadap investasi jangka panjang. Dengan demikian, implementasi jenis perencanaan ini membuat perusahan menjadi lebih kompetitif dan mampu bertahan di persaingan bisnis.

Baca Juga: 10 Proses Manufaktur Plastik dan Tips Tingkatkan Efektivitas

2. Aspek Utama Perencanaan Kapasitas Jangka Panjang

Dalam menjalankan perencanaan kapasitas jangka panjang, ada beberapa aspek kunci yang perlu diperhatikan agar strategi yang disusun dapat mendukung pertumbuhan bisnis secara optimal.

a. Fokus Strategis

Perencanaan kapasitas jangka panjang merupakan proses strategis yang mempertimbangkan tujuan organisasi di masa depan. Dengan memahami arah pertumbuhan perusahaan, setiap keputusan terkait kapasitas dapat selaras dengan visi jangka panjang yang ingin dicapai.

b. Peramalan Permintaan

Peramalan permintaan menjadi langkah penting untuk menentukan kebutuhan kapasitas di masa depan. Dengan melakukan proyeksi permintaan yang akurat, perusahaan dapat mempersiapkan sumber daya sejak dini dan menghindari risiko kekurangan kapasitas.

c. Evaluasi Kapasitas

Mengevaluasi kapasitas saat ini, termasuk fasilitas, peralatan, dan tenaga kerja, sangat penting untuk mengidentifikasi kesenjangan. Melalui analisis ini, perusahaan dapat menemukan peluang perbaikan dan merencanakan kapasitas produksi yang lebih terarah di masa depan.

d. Perencanaan Sumber Daya

Setelah kebutuhan masa depan dipetakan, perusahaan perlu mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan seperti fasilitas baru, peralatan tambahan, atau perekrutan tenaga kerja. Langkah ini membantu memastikan bahwa bisnis dapat memenuhi permintaan pasar dengan tepat waktu dan efisien.

3. Manfaat Long Term Capacity Planning

Perencanaan kapasitas jangka panjang memberikan berbagai manfaat penting bagi perusahaan. Dengan pendekatan yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan kinerjanya sekaligus meningkatkan daya saing di pasar. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari long term capacity planning:

a. Peningkatan Efisiensi

Dengan perencanaan kapasitas jangka panjang, perusahaan dapat mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya yang ada. Setiap tenaga kerja, mesin, dan bahan baku digunakan secara maksimal untuk menghindari pemborosan. Selain itu, proses produksi dapat berjalan lebih terstruktur, sehingga meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

b. Peningkatan Produktivitas

Long term capacity planning membantu perusahaan memastikan ketersediaan sumber daya yang cukup untuk memenuhi permintaan pasar. Dengan perencanaan yang matang, perusahaan dapat mengatur jadwal produksi, tenaga kerja, dan material secara tepat. Hal ini memungkinkan perusahaan mencapai target produksi dengan lebih konsisten dan efektif.

c. Pengurangan Biaya

Melalui perencanaan kapasitas jangka panjang, perusahaan dapat membuat keputusan investasi yang lebih bijak. Pengelolaan sumber daya yang tepat membantu menghindari pembelian berlebih atau kekurangan bahan, yang seringkali menyebabkan biaya tambahan. Dengan demikian, perusahaan dapat menekan biaya operasional dan mengalokasikan anggaran dengan lebih efisien.

d. Peningkatan Layanan Pelanggan

Perusahaan yang mampu memenuhi permintaan pelanggan dengan cepat dan konsisten akan meningkatkan kepuasan pelanggan. Long term capacity planning memungkinkan perusahaan mengantisipasi lonjakan permintaan dan meminimalkan gangguan layanan. Dengan pelayanan yang lebih stabil, loyalitas pelanggan dapat terjaga dengan baik.

e. Keunggulan Kompetitif

Dalam pasar yang dinamis, kemampuan untuk beradaptasi menjadi kunci utama. Long term capacity planning membantu perusahaan merespons perubahan pasar dengan lebih cepat dan akurat. Dengan perencanaan yang kuat, perusahaan dapat mempertahankan keunggulan kompetitif dan tetap relevan di tengah persaingan industri yang ketat.

4. Perbedaan Short Term dan Long Term Capacity Planning

Dalam dunia bisnis, perencanaan kapasitas dibagi menjadi dua fokus utama, yaitu short term dan long term capacity planning. Keduanya memiliki tujuan yang sama, yaitu mengoptimalkan penggunaan sumber daya, tetapi pendekatan dan cakupan waktunya berbeda.

a. Short Term Capacity Planning

Short term capacity planning atau immediate capacity berfokus pada kebutuhan operasional dalam periode pendek, biasanya harian, mingguan, atau bulanan. Tujuannya adalah untuk mengatasi fluktuasi permintaan jangka pendek, mengelola jadwal produksi, dan memastikan kelancaran proses harian dengan penyesuaian sumber daya yang cepat.

b. Long Term Capacity Planning

Sebaliknya, long term capacity planning berorientasi pada tujuan jangka panjang perusahaan, mencakup periode bertahun-tahun. Proses ini mempertimbangkan rencana pertumbuhan, ekspansi bisnis, dan perubahan permintaan pasar di masa depan. Fokus utamanya adalah menyiapkan investasi besar seperti pembangunan fasilitas baru, pengadaan mesin, atau perekrutan tenaga kerja tambahan.

5. Cara Membuat Long Term Capacity Planning

Membuat perencanaan kapasitas jangka panjang melibatkan sejumlah langkah penting. Mulai dari memahami kebutuhan bisnis hingga peninjauan. Berikut penjelasan lebih rinci tentang masing-masing langkah tersebut.

a. Pahami Kebutuhan Bisnis

Langkah pertama dalam membuat long term capacity planning adalah memahami kebutuhan bisnis Anda. Artinya, Anda perlu mengetahui tujuan dan target perusahaan, serta menentukan bagaimana kapasitas operasional berkontribusi pada pencapaian tujuan tersebut. Contoh, jika tujuan bisnis adalah ekspansi pasar, Anda perlu mengetahui berapa banyak peningkatan kapasitas produksi yang diperlukan untuk memenuhi target permintaan yang diinginkan.

b. Analisis Tren Permintaan

Langkah kedua pembuatan long term capacity planning adalah analisis tren permintaan. Dalam langkah ini, industri manufaktur harus memeriksa data historis untuk melihat pola dan tren dalam permintaan produk atau layanan yang ditawarkan. Artinya Anda perlu memahami fluktuasi musiman, siklus bisnis, dan variabel lain yang mungkin mempengaruhi permintaan. Dengan demikian, Anda akan lebih mudah membuat strategi pengelolaan permintaan dan perencanaan produksi.

c. Perkirakan Permintaan Masa Depan

Setelah memahami tren saat ini, langkah berikutnya adalah memperkirakan permintaan di masa depan. Anda harus menggunakan data historis sebelumnya dan faktor eksternal lain seperti perubahan dalam ekonomi, teknologi, atau preferensi konsumen untuk membuat perkiraan yang akurat tentang jumlah produk atau layanan yang kemungkinan akan dibutuhkan pelanggan di masa depan. Hal ini dapat dilakukan dengan mudah jika Anda menggunakan software ERP manufaktur.

d. Evaluasi Kapasitas Saat Ini

Selanjutnya, lakukan evaluasi kapasitas produksi saat ini. Industri manufaktur perlu mengetahui seberapa efektif perusahaan memanfaatkan sumber daya yang ada, serta bagaimana kapasitas saat ini memenuhi permintaan. Evaluasi ini harus mencakup aspek tenaga kerja, peralatan, hingga penggunaan sistem produksi yang tepat.

e. Hitung Kapasitas yang Diperlukan

Setelah memahami permintaan masa depan dan mengevaluasi kapasitas saat ini, langkah berikutnya adalah menghitung berapa banyak kapasitas tambahan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan tersebut. Proses ini melibatkan perhitungan dan analisis lanjut untuk memastikan bahwa industri manufaktur memiliki kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan.

f. Buat Rencana Peningkatan Kapasitas

Kemudian Anda harus membuat rencana untuk meningkatkan kapasitas tersebut. Bisa dengan mempekerjakan lebih banyak tenaga kerja, membeli peralatan baru, atau memperluas ruang penyimpanan barang. Rencana ini harus detail dan disusun dengan mempertimbangkan berbagai faktor, termasuk waktu dan biaya yang diperlukan pada perencanaan kapasitas.

g. Implementasikan Rencana

Setelah membuat rencana, langkah selanjutnya adalah mengimplementasikannya. Proses ini melibatkan pelatihan staf hingga instalasi peralatan atau teknologi baru. Jangan lupa juga untuk memastikan bahwa semua langkah implementasi dilakukan secara tepat dan efisien untuk mencapai peningkatan kapasitas yang efektif.

h. Monitoring dan Evaluasi

Langkah terakhir dalam long term capacity planning adalah monitoring dan evaluasi. Setelah rencana diimplementasikan, Anda perlu memantau dan mengevaluasi kinerja secara teratur untuk memastikan bahwa peningkatan kapasitas memenuhi permintaan dan mencapai tujuan bisnis yang diinginkan. Peninjauan ini membantu Anda untuk membuat penyesuaian yang diperlukan.

Pelaksanaan rencana kapasitas jangka panjang di tingkat operasional sehari-hari didukung dan dipantau secara real-time oleh software pengendalian produksi, yang juga menyediakan data krusial untuk evaluasi dan penyesuaian rencana di masa depan.

6. Contoh Long Term Capacity Planning

Mari kita ambil contoh dari sebuah perusahaan industri manufaktur yang menjual produk komponen otomotif. Saat ini, perusahaan dapat memproduksi sekitar 10.000 komponen per hari. Dengan pertumbuhan pasar yang cepat dan strategi perencanaan kapasitas yang tepat, mereka memperkirakan permintaan akan meningkat sebesar 10% per tahun selama lima tahun ke depan. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan long term capacity planning.

Dengan data historis dan prediksi pasar, perusahaan melakukan analisis tren dan memperkirakan permintaan tersebut. Jika perkiraan peningkatan permintaan sebesar 10% per tahun, maka akan ada permintaan 11.000 komponen per hari pada tahun pertama, 12.100 pada tahun kedua, dan seterusnya, hingga diperkirakan mencapai sekitar 16.105 komponen per hari pada akhir tahun kelima.

Berdasarkan perkiraan tersebut, jelas kapasitas produksi saat ini tidak akan mencukupi untuk memenuhi permintaan di masa mendatang. Oleh karena itu, industri manufaktur tersebut harus melakukan kegiatan perencanaan produksi untuk meningkatkan kapasitas. Karena telah diketahui bahwa perusahaan memerlukan peningkatan kapasitas produksi sekitar 6.105 komponen per hari pada akhir tahun kelima, mereka memutuskan untuk menambahkan lebih banyak jalur produksi dan shift kerja.

Setelah long term capacity planning dibuat, langkah berikutnya adalah implementasi. Perusahaan bisa mulai dengan investasi pada peralatan dan teknologi baru untuk mendukung jalur produksi tambahan serta mengatur jadwal pelatihan untuk tenaga kerja baru. Kemudian, perusahaan perlu melakukan monitoring dan evaluasi secara berkala.

Perusahaan harus memantau kinerja dan melakukan penyesuaian jika diperlukan. Misalnya, jika permintaan tumbuh lebih cepat dari perkiraan, maka perlu merencanakan peningkatan kapasitas tambahan dengan segera. Monitoring dan evaluasi ini memungkinkan perusahaan untuk tetap fleksibel dan responsif terhadap perubahan di pasar.

7. Maksimalkan Long Term Capacity Planning dengan ERP

Dari pembahasan di atas, dijelaskan bahwa pemanfaatan teknologi akan sangat membantu industri manufaktur dalam membuat long term capacity planning dengan lebih efisien. Salah satu teknologi yang bisa diandalkan adalah ERP. Melalui sistem ini, perusahaan dapat merencanakan dan memantau kapasitas produksi dengan lebih efektif.

ERP dapat memberikan gambaran secara real-time tentang sumber daya yang tersedia dan bagaimana perusahaan memanfaatkannya. Selain itu, sistem ini juga dapat membantu dalam meramalkan permintaan menggunakan modul forecasting. Dengan demikian, industri manufaktur dapat merencanakan kapasitas dengan lebih tepat.

Tidak hanya itu, ERP juga dapat mengintegrasikan berbagai aspek operasional di bisnis. Karena semua data diolah dalam satu platform, industri manufaktur dapat mengevaluasi kinerja operasional dengan lebih menyeluruh. Selain itu, karena adanya fitur pelaporan dan analisis, sistem ini membantu perusahaan menghindari kesalahan perencanaan kapasitas dan membuat penyesuaian berdasarkan kebutuhan aktual.

Baca juga: Apa itu Produksi Massal, Ciri, Jenis, serta Contohnya

8. Kesimpulan

Dapat disimpulkan bahwa melalui pemahaman yang baik tentang kebutuhan bisnis, perkiraan permintaan masa depan, dan melakukan peninjauan, industri manufaktur dapat memastikan bahwa long term capacity planning yang dibuat berguna untuk memenuhi permintaan dan mendukung pertumbuhan bisnis. Namun, proses ini bisa menjadi kompleks dan memakan waktu jika tidak dibantu oleh sistem. Oleh karena itu, banyak perusahaan mulai menggunakan ERP untuk memaksimalkan perencanaan kapasitas jangka panjangnya.

Bingung rekomendasi sistem yang terpercaya? ERP Manufacture ScaleOcean adalah pilihan yang tepat! Dengan kemampuannya untuk mengintegrasikan data dari seluruh operasional bisnis dan memberikan insight secara real-time, produk kami dapat membantu industri manufaktur merencanakan, mengelola, dan menyesuaikan kapasitas dengan lebih baik. Jangan tunda lagi, efisiensikan long term capacity planning Anda dengan menghubungi tim kami sekarang!