Perencanaan kapasitas adalah komponen penting dari manajemen produksi terutama industri manufaktur. Proses ini melibatkan penetapan output kerja yang optimal, dengan tujuan untuk memenuhi permintaan pasar serta meminimalkan biaya produksi. Melalui yang efisien, perusahaan dapat mencapai keseimbangan yang tepat antara kapasitas operasional dan permintaan pasar.

Pada artikel ini akan diberikan contoh perencanaan kapasitas dengan berbagai metode. Mulai dari lag, lead, hingga strategi match. Dijelaskan pula beberapa biaya yang perlu dipertimbangkan oleh industri manufaktur agar perencanaan tersebut dapat berjalan dengan biaya yang sesuai anggaran perusahaan. Dengan penjelasan ini, diharapkan Anda dapat memilih metode paling sesuai dengan bisnis Anda.

1. Perencanaan Kapasitas vs Perencanaan Produksi

Perencanaan kapasitas berfokus untuk menentukan berapa banyak output yang dapat dihasilkan oleh sumber daya dalam suatu periode waktu tertentu. Kegiatannya meliputi evaluasi kapasitas yang tersedia saat ini, perkiraan permintaan di masa mendatang, dan kemudian mencoba menyeimbangkan keduanya untuk mencapai efisiensi operasional dan memenuhi permintaan pelanggan.

Sedangkan perencanaan produksi lebih fokus pada penjadwalan dan pengendalian aktivitas produksi dalam jangka pendek. Kegiatan perencanaan produksi utamanya adalah memutuskan kapan dan dalam berapa jumlah produk harus diproduksi, berdasarkan permintaan pelanggan dan kapasitas yang ada. Tujuannya untuk memastikan produksi berjalan lancar, meminimalkan waktu henti dan pemborosan, serta memenuhi target produksi dalam batas kapasitas yang ada.

Keduanya sangat berperan penting bagi industri manufaktur untuk mencapai kesuksesan operasionalnya. Perencanaan tersebut saling terkait dan perlu dikoordinasikan dengan baik. Perencanaan kapasitas memberikan kerangka kerja untuk perencanaan produksi, dan perencanaan produksi harus bekerja dalam batas kapasitas yang telah ditetapkan. Jadi, meskipun fokus dan cakupannya, keduanya merupakan bagian yang saling terhubung di manajemen produksi.

2. Kapan Butuh Perencanaan Kapasitas?

Ketika permintaan untuk produk atau layanan industri manufaktur mengalami fluktuasi, perencanaan kapasitas menjadi sangat penting. Misalnya, peningkatan permintaan musiman atau peningkatan tiba-tiba karena faktor eksternal dapat mempengaruhi kapasitas produksi yang diperlukan. Dalam situasi ini, capacity planning membantu perusahaan merespon perubahan tersebut dengan cara yang tepat waktu dan efisien.

Perencanaan juga sangat penting saat industri manufaktur memutuskan adanya perubahan internal, seperti peluncuran produk baru, ekspansi fasilitas, atau adopsi teknologi baru. Dalam konteks ini, capacity planning berperan memastikan bahwa perusahaan memiliki sumber daya dalam proses bisnis untuk mendukung perubahan dan mencapai tujuannya. Tanpa perencanaan yang tepat, perusahaan akan menemui hambatan operasional atau tidak mampu memanfaatkan peluang baru sebaik mungkin.

3. Metode Umum Perencanaan Kapasitas

Dampak perencanaan yang efektif, tidak hanya membantu memenuhi permintaan pelanggan tapi juga meminimalkan biaya operasional. Tapi, penerapan metode perencanaan yang tepat juga perlu diperhatikan. Berikut beberapa metode yang sering digunakan.

a. Lag Strategy

Lag strategy dalam perencanaan kapasitas adalah pendekatan konservatif yang memprioritaskan efisiensi dan kontrol biaya. Dalam strategi ini, industri manufaktur tidak menambah kapasitas sampai permintaan produk secara konsisten melebihi kapasitas yang ada. Tujuan perencanaan ini adalah mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang ada dan menghindari biaya yang tidak perlu karena kapasitas berlebih.

Contoh perencanaan kapasitas dengan metode ini adalah sebagai berikut. Pabrik furniture saat ini memiliki kapasitas untuk memproduksi 1000 unit meja per bulan. Permintaan saat ini rata-rata adalah 900 unit per bulan, jadi pabrik beroperasi dengan cukup efisien dan menghindari kapasitas berlebih. Namun, manajer mulai melihat adanya permintaan yang mulai meningkat setiap bulan.

Dengan strategi lag, manajemen memutuskan untuk tidak menambah kapasitas sekarang. Mereka memilih untuk menunggu dan melihat apakah peningkatan permintaan ini adalah tren jangka panjang. Setelah beberapa bulan, permintaan meningkat menjadi 1100 unit per bulan dan terus demikian di bulan-bulan berikutnya. Baru saat itulah pabrik memutuskan untuk investasi dalam peralatan untuk meningkatkan kapasitas produksi menjadi 1200 unit per bulan.

b. Lead Strategy

Strategi lead adalah jenis perencanaan di mana industri manufaktur menambah kapasitas sebelum ada peningkatan permintaan yang benar-benar terjadi. Dengan melakukan ini, perusahaan berusaha untuk mempersiapkan diri dengan pertumbuhan masa depan dan memastikan memiliki kapasitas yang cukup untuk memenuhi permintaan segera setelah peningkatan permintaan terjadi.

Contoh perencanaan kapasitas dengan strategi ini yaitu perusahaan teknologi yang merilis produk baru. Mereka memperkirakan permintaan yang tinggi untuk produk ini berdasarkan penelitian pasar dan pengalaman sebelumnya. Oleh karena itu, perusahaan memutuskan untuk meningkatkan kapasitas produksinya sebelum produk tersebut diluncurkan. Sayangnya, jika permintaan produk tidak sesuai dengan prediksi, perusahaan tersebut mungkin akan mengalami kerugian karena kapasitas berlebih dan investasi yang tidak efektif.

c. Match Strategy

Strategi match, juga dikenal sebagai strategi tracking atau incremental, dalam perencanaan kapasitas melibatkan penambahan kapasitas dalam jumlah kecil seiring dengan peningkatan permintaan. Tujuannya adalah untuk mencoba menjaga keseimbangan antara kapasitas dan permintaan. Dengan strategi pengelolaan dan perencanaan ini, industri manufaktur meningkatkan kapasitas hanya ketika ada peningkatan permintaan yang nyata. Sehingga meminimalkan risiko kapasitas berlebih.

Contoh perencanaan kapasitas tersebut seperti berikut. Sebuah perusahaan pembuat pakaian memantau tren penjualan dan permintaan pelanggan. Ketika mereka melihat peningkatan permintaan yang konsisten untuk produk tertentu, perusahaan menambah kapasitas produksi untuk produk tersebut. Misalnya, jika ada peningkatan penjualan 10% dalam dua bulan berturut-turut, maka diputuskan untuk menambah kapasitas produksi sebesar 10%. Dengan cara ini, perusahaan mencoba menjaga keseimbangan antara kapasitas dan permintaan.

4. Biaya Wajib Perencanaan Kapasitas

Dalam melakukan perencanaan kapasitas, ada beberapa biaya yang perlu dipertimbangkan oleh perusahaan. Berikut adalah beberapa biaya penting yang harus diperhitungkan dalam perencanaan kapasitas.

a. Biaya Analisis

Biaya ini mencakup waktu, upaya, dan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan analisis kapasitas. Proses penghitungannya dapat dimulai dari pengumpulan dan analisis data, membangun model kapasitas, dan merumuskan rencana kapasitas. Analisis yang baik pada aspek tersebut akan membuat perencanaan menjadi lebih efektif dan biasanya memberikan hasil investasi yang baik dalam jangka panjang.

b. Biaya Perubahan Kapasitas

Jika industri manufaktur perlu menambah atau mengurangi kapasitasnya, maka ada biaya yang perlu diperhatikan dalam perubahan ini. Bisa saja tentang biaya peralatan baru, peningkatan fasilitas, atau pelatihan karyawan. Di sisi lain, jika perusahaan perlu mengurangi kapasitas, biaya ini bisa mencakup penghentian produksi, pengurangan staf, atau biaya penutupan fasilitas.

c. Biaya Penyimpanan & Persediaan

Biaya ini mencakup biaya penyimpanan seperti sewa gudang, serta biaya yang terkait dengan manajemen penggudangan aset. Jika industri manufaktur memiliki lebih banyak kapasitas daripada yang dibutuhkan, perusahaan juga harus menanggung biaya penyimpanan produk jadi yang tidak terjual.

d. Biaya Downtime

Biaya ini berfokus pada pengeluaran yang dibutuhkan saat operasi produksi harus dihentikan. Baik karena kapasitas berlebih, proses lean manufacturing, atau karena gangguan lain seperti kerusakan peralatan. Downtime bisa sangat mahal, terutama dalam industri manufaktur, di mana biaya tenaga kerja dan peralatan memang sangat tinggi.

5. Contoh Perencanaan Kapasitas

Berikut contoh perencanaan kapasitas yang bisa Anda perhatikan. Misalkan Anda memiliki pabrik sepatu yang dapat memproduksi 500 pasang sepatu per hari. Biaya operasional per hari, termasuk bahan baku, tenaga kerja, dan overhead lainnya adalah Rp 10.000.000. Dalam satu minggu atau 5 hari kerja, pabrik dapat memproduksi 2.500 pasang sepatu dengan biaya operasional Rp 50.000.000.

Saat ini, permintaan rata-rata untuk sepatu adalah 2.000 pasang per minggu. Dengan permintaan ini, pabrik Anda beroperasi di bawah kapasitas penuh dan memiliki kapasitas berlebih sebesar 500 pasang sepatu per minggu. Namun, Anda memprediksi bahwa permintaan akan meningkat menjadi 2.500 pasang sepatu per minggu dalam tiga bulan ke depan. Dalam situasi ini, perencanaan kapasitas menjadi penting.

Jika Anda menunggu hingga permintaan meningkat sebelum menambah kapasitas (strategi lag), perusahaan mungkin kehilangan penjualan sebesar 500 pasang sepatu per minggu. Dengan asumsi harga jual sepatu adalah Rp 200.000 per pasang, ini berarti kehilangan pendapatan sebesar Rp 100.000.000 per minggu.

Sebaliknya, jika Anda menambah kapasitas sekarang (strategi lead), perusahaan akan memiliki kapasitas berlebih sebesar 500 pasang sepatu per minggu sampai permintaan meningkat. Biaya ini dapat dihitung dengan mengalikan biaya operasional per pasang sepatu dengan kapasitas berlebih 500 pasang, yang menghasilkan Rp 10.000.000 per minggu.

Sebagai alternatif, Anda dapat memilih strategi match, di mana pabrik secara bertahap menambah kapasitas seiring dengan peningkatan permintaan. Dengan contoh perencanaan kapasitas ini, Anda mungkin dapat meminimalkan biaya. Namun, pendekatan ini memerlukan pemantauan dan penyesuaian yang berkelanjutan terhadap kapasitas produksi.

6. Kesimpulan

Perencanaan kapasitas adalah elemen penting dalam operasional industri manufaktur. Dengan merencanakan kapasitas secara efisien, Anda dapat memastikan perusahaan memanfaatkan sumber daya dengan efisien, memenuhi permintaan pelanggan, dan mengendalikan biaya. Ada berbagai contoh perencanaan kapasitas dan strateginya, termasuk lag, lead, dan match. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri.

Perencanaan ini juga melibatkan biaya yang perlu dipertimbangkan. Termasuk biaya analisis, perubahan kapasitas, penyimpanan dan persediaan, dan biaya downtime. Dengan memahami dan mengelola biaya ini, industri manufaktur dapat membuat capacity planning yang lebih efisien dan efektif.