Proses logistik dengan banyak tahapan dan langkah kompleks membutuhkan pengelolaan yang lebih efisien, termasuk 3PL logistik yang menjadi salah satu layanan ekspor impor. Proses 3PL yang sering kali mengalami hambatan seperti banyaknya dokumen logistik yang tidak terkelola dengan baik, pengiriman yang tidak sesuai jadwal, bahkan kesalahan dan keterlambatan pengiriman membuat perusahaan kesulitan dalam meningkatkan operasional. Solusinya bisa Anda atasi dengan 3PL management software. 

3PL Software dapat menjadi solusi bagi Anda dalam membantu mengelola aktivitas logistik secara efisien. Mulai dari manajemen transportasi, pengelolaan dokumen pengiriman barang hingga pelacakan pengiriman akan lebih mudah dilakukan tanpa terjadi hambatan dan masalah yang dapat mempengaruhi operasional bisnis secara menyeluruh. Di sini akan dibahas secara mendalam pengertian, manfaat, serta rekomendasi 3PL logistics software untuk membantu Anda mengoptimalkan proses logistik. 

Pengertian 3PL Software

3PL atau Third-Party Logistic adalah layanan pihak ketiga yang dapat membantu dalam mengelola seluruh aspek dan proses pengiriman barang, baik ekspor maupun impor. Proses ini mencakup berbagai aktivitas logistik seperti manajemen transportasi, pergudangan, distribusi, hingga pelacakan pengiriman.

Agar proses tersebut dapat berjalan secara lebih mudah dan optimal, Anda bisa menggunakan 3PL logistics software yang dapat mengelola seluruh aktivitas operasional pengiriman barang hanya dalam satu platform terpadu. Software 3PL adalah solusi untuk membantu Anda memantau logistik pengiriman barang secara real-time, mengoptimalkan rute pengiriman, mengelola dokumen ekspor impor, serta memastikan koordinasi lebih baik antara pihak customer dan vendor layanan transportasi. 

Tidak hanya itu, penerapan 3PL inventory management software dapat membuat layanan yang Anda berikan menjadi lebih transparan dan mudah bagi customer. Apalagi dengan dukungan otomatisasi dan analitik yang canggih, di mana sistem dapat membantu mengatur jadwal pengiriman Anda lebih efektif, serta manajemen dokumen dan waktu respon menjadi lebih mudah dikelola. Selain dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, implementasi 3PL WMS software ini juga dapat mengoptimalkan produktivitas bisnis logistik Anda secara menyeluruh. 

Masalah yang Sering Dihadapi 3PL Logistik

Agar operasional proses 3PL logistik dapat berjalan dengan baik, penting bagi perusahaan untuk mengatasi berbagai masalah dan hambatan yang terjadi. Jika tidak diatasi dengan optimal, dapat berakibat pada inefisiensi pengiriman barang, dan biaya yang membengkak. Ada beberapa masalah yang umum terjadi dan harus diatasi secara efektif, diantaranya:

a. Keterbatasan Kapasitas & Ruang Muatan

Proses 3PL seringkali mengalami hambatan terkait keterbatasan kapasitas dan ruang muatan, terutama selama periode puncak. Akibat permintaan yang tinggi untuk transportasi barang, dapat menyebabkan ketersediaan ruang pada kapal, pesawat, atau truk menjadi terbatas. 

Solusinya bisa diatasi dengan penerapan 3PL management software yang dapat mengoptimasi kapasitas muatan tergantung jenis barang dan pengiriman yang akan dilakukan. Sistem dapat membuat perencanaan dan booking confirmation sehingga setiap unit transportasi bisa dimanfaatkan dengan baik, mengurangi kebutuhan kendaraan tambahan sehingga efisiensi kapasitas dan ruang muatan barang dan transport dapat optimal.

b. Pengelolaan Dokumen yang Rumit

Manajemen dokumen pengiriman adalah tantangan lain yang tidak bisa dihindari. Sejak awal pengangkutan barang hingga diterima oleh tujuan akhir, perusahaan 3PL logistik harus menangani berbagai jenis dokumen ekspor impor. Di mana setiap dokumennye memiliki persyaratan dan standar berbeda di setiap negara. Jika tidak dikelola dengan baik, bisa berakibat pada penundaan pengiriman, biaya tambahan, atau bahkan penahanan barang oleh otoritas kepabeanan.

Dengan menerapkan 3PL logistic software, pengelolaan dokumen seperti invoice, bill of lading, dan manifest dapat diotomatisasi secara mudah. 3PL WMS software memungkinkan integrasi langsung dengan sistem pemerintah untuk mempermudah pembuatan dokumen kepabeanan, mengurangi risiko kesalahan manusia, serta mempercepat proses administrasi.

c. Beragamnya Regulasi & Persyaratan Kepabeanan

Setiap negara memiliki regulasi dan persyaratan kepabeanan yang berbeda dan seringkali berubah-ubah. Untuk itu, penting bagi Anda untuk selalu up-to-date dengan perubahan peraturan bea cukai, dan memastikan pengiriman barang lancar. Jika tidak diatasi dengan baik, bisa berdampak pada terjadinya pengenaan denda yang besar, penahanan barang, atau bahkan pelarangan pengiriman ke negara tertentu, yang dapat merugikan reputasi dan keuangan perusahaan.

Penerapan 3PL distribution software menawarkan fitur kepatuhan regulasi yang otomatis diperbarui sesuai aturan terbaru di berbagai negara. Anda dapat mengelola persyaratan kepabeanan dengan lebih mudah melalui integrasi sistem dan pelacakan dokumen, memastikan pengiriman barang sesuai peraturan yang berlaku, dan mengurangi risiko penahanan barang.

d. Kurangnya Visibilitas Pengiriman

Masalah proses logistik juga terjadi di mana perusahaan 3PL kesulitan dalam mendapatkan informasi real-time terkait status pengiriman barang, terutama jika Anda memilih menggunakan berbagai metode pengiriman ekspor dan impor dan melewati beberapa negara sekaligus. Informasi dan status shipping barang yang tidak visible menghambat kemampuan untuk merespons masalah yang muncul selama barang dikirim.

Penggunaan 3PL inventory management software adalah solusi yang dapat mengatasi masalah ini, di mana sistem dapat memantau status pengiriman secara real-time melalui dashboard yang terintegrasi dengan GPS. Fitur ini memberikan visibilitas menyeluruh mulai dari keberangkatan hingga barang diterima oleh pelanggan, membantu Anda mengidentifikasi potensi keterlambatan lebih dini.

e. Penetapan Biaya Logistik yang Kompetitif

Dalam menetapkan biaya logistik, perusahaan harus kompetitif dengan melihat bagaimana kondisi pasar yang selalu kompetitif. Untuk itu, penting bagi Anda untuk mampu menyeimbangkan penawaran harga kompetitif kepada pelanggan dan tetap menjaga margin keuntungan. Maka dari itu, Anda harus paham bagaimana kondisi pasar, negosiasi yang baik dengan vendor transportasi, serta melakukan efisiensi operasional.

Anda bisa dengan mudah menentukan harga kompetitif dengan menerapkan 3PL warehouse manager software, di mana sistem dapat menganalisis biaya logistik secara mendalam dengan membandingkan rute, metode transportasi, dan penyedia jasa. Data akurat tersebut akan membantu Anda menetapkan harga tepat bagi pelanggan, sekaligus menjaga profitabilitas melalui evaluasi efisiensi operasional secara berkala.

Keunggulan Terapkan 3PL Management Software

Perusahaan 3PL yang sering mengalami hambatan dan proses yang kompleks, memerlukan penerapan sistem canggih 3PL logistic system agar dapat menyederhanakan proses operasional, meningkatkan akurasi, dan mempercepat layanan pengiriman. Ini beberapa keunggulan yang didapat dari penerapan 3PL software:

1. Tracking Pengiriman yang Akurat 

Penerapan 3PL distribution software akan melacak pengiriman real-time,  baik ekspor dan impor sehingga memungkinkan Anda untuk memantau setiap tahapan perjalanan barang dengan akurat. Anda bisa mengetahui status shipping barang secara langsung, sehingga dapat mengantisipasi potensi keterlambatan, dan memberikan informasi transparan kepada pelanggan. 3PL WMS software juga akan memberikan update tepat waktu untuk membantu Anda meningkatkan kepuasan pelanggan. 

2. Booking Process yang Mudah 

Proses pemesanan pengiriman dengan sistem 3PL akan menjadi lebih mudah, di mana software memungkinkan pelanggan Anda melakukan booking secara online, memilih jadwal pengiriman, dan jenis layanan transportasi yang dapat disesuaikan dengan barang. 3PL inventory management software juga terintegrasi dengan manajemen gudang, sehingga memastikan kapasitas dan muatan real-time. Kemudahan ini akan mengurangi waktu administrasi, dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik dengan layanan yang fleksibel dan responsif.

3. Mengelola Dokumen Logistik yang Lebih Efisien

Banyaknya dokumen logistik yang harus dikelola membuat Anda lebih sulit dalam mengelolanya. Dengan 3PL management software, dokumen ekspor impor dapat dibuat dengan otomatis dan tersimpan dalam satu platform yang mudah diakses. Dokumen seperti invoice, bill of lading, dan manifest akan dikelola dengan memastikan kepatuhan regulasi, dan meminimalkan risiko kesalahan.

4. Otomasi Menangani Proses Kepabeanan 

Proses kepabeanan juga seringkali rumit dan memakan waktu lama. Penerapan 3PL inventory management software dapat menjadi solusi, di mana sistem dapat mengotomasi proses persyaratan bea cukai, memastikan dokumen lengkap dan sesuai peraturan. Sistem ini juga secara otomatis memperbarui regulasi terbaru dari berbagai negara, sehingga meminimalkan risiko pelanggaran. Ini akan membuat Anda dapat melewati bea cukai lebih cepat, menghindari penundaan, dan memastikan pengiriman internasional berjalan lancar tanpa hambatan administrasi.

Fitur yang Harus Ada dalam 3PL Software

Penerapan 3PL WMS software merupakan aspek penting yang harus diterapkan untuk menyederhanakan dan mengoptimalkan seluruh aspek logistik 3PL. Untuk itu, penting memilih rekomendasi aplikasi logistik dengan fitur terbaik agar prosesnya lebih mudah. Ini fitur utama yang harus ada dalam software 3PL:

1. Booking Management

Fitur 3PL inventory management software memiliki fitur booking management, yang dapat memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh proses pemesanan dari satu platform. Customer Anda bisa memilih tanggal pengiriman, jenis metode pelayanan, kapasitas atau dimensi barang yang akan dikirim di dalam sistem. Anda juga dapat menetapkan prioritas pesanan berdasarkan SLA  (Service Level Agreement) atau jenis layanan yang dipilih pelanggan.

2. Kemudahan Ekspor dan Impor

Melalui fitur ini, Anda bisa mengelola pengiriman dengan berbagai metode layanan baik ekspor dan impor. Sistem dapat mengelola otomatis dokumen kepabeanan seperti bill of lading, dan laporan kepabeanan. Ini akan membantu Anda memenuhi standar regulasi internasional, juga membuat proses pengiriman dapat sesuai dengan regulasi dan kepatuhan bea dan cukai yang berlaku.

3. Shipping Flexibility

Berikutnya fitur 3PL logistics software adalah fleksibilitas dalam pengiriman, di mana Anda dapat mengatur berbagai mode transportasi, mulai dari udara, laut, dan darat. Untuk laut dan darat, Anda juga bisa mengaturnya dengan berbagai metode seperti FCL, LCL, FTL, dan LTL. 3PL freight trucking software akan membuat penjadwalan pengiriman yang fleksibel, optimasi rute, dan manajemen kontainer, juga memantau kapasitas armada secara real-time, memastikan efisiensi operasional dan penurunan biaya logistik.

4. Tracking Shipment

3PL warehouse manager software juga dilengkapi dengan fitur tracking shipment yang dapat memberikan visibilitas penuh terhadap posisi dan status barang. Sistem dapat memantau lokasi, estimasi waktu kedatangan, dan kondisi pengiriman dapat diakses melalui dashboard interaktif atau portal pelanggan. Ini dapat mengurangi ketidakpastian dalam proses logistik dan meningkatkan transparansi kepada pelanggan.

5. Custom Clearance

Adanya fitur custom clearance juga akan membantu memastikan kelancaran proses kepabeanan dengan otomatisasi dan validasi dokumen yang mendukung kepatuhan hukum. Sistem dapat memverifikasi dokumen penting seperti commercial invoice, packing list, bill of lading, customs declaration form, hingga dan sertifikat asal. Fitur ini terintegrasi dengan dengan bea cukai secara langsung untuk mempercepat persetujuan dan pelepasan barang, dan memudahkan proses ekspor dan impor,.

6. Margin Calculation

Fitur terakhir yang harus ada dalam 3PL freight trucking software adalah margin calculation yang dapat otomatis menghitung keuntungan yang Anda peroleh dari setiap transaksi logistik. Anda bisa melihat margin keuntungan secara real-time pada saat booking masuk, berdasarkan rute pengiriman, pelanggan, atau jenis layanan. Ini juga akan membantu perusahaan 3PL untuk mengidentifikasi area yang paling menguntungkan.

Perbedaan 3PL dan 4PL Logistik

Selain proses 3PL, perusahaan logistik juga menangani proses lain yang lebih kompleks, yaitu 4PL. Meskipun keduanya fokus pada pengelolaan rantai pasok, ada perbedaan signifikan antara keduanya terkait peran, tanggung jawab, dan cara dan proses operasinya. Berikut ini perbedaan 3PL dan 4PL:

1. 3PL (Third-Party Logistics)

Proses 3PL logistik lebih fokus pada operasional dan eksekusi tugas-tugas tertentu dalam rantai pasok, biasanya terlibat dalam kegiatan fisik seperti transportasi, penyimpanan, distribusi, dan manajemen gudang. Proses ini menangani bagian-bagian spesifik dari proses logistik, dengan membantu bisnis dalam mengelola pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain, baik ekspor maupun impor. 

2. 4PL (Fourth-Party Logistics)

Sementara 4PL lebih fokus sebagai pengelola strategis dan manajemen rantai pasok secara menyeluruh. Perusahaan 4PL tidak hanya berfokus pada eksekusi operasional, tetapi juga mengelola seluruh proses logistik, mulai dari perencanaan hingga implementasi. Proses dalam 4PL akan merancang strategi logistik, memilih dan mengelola penyedia 3PL, serta memastikan seluruh rantai pasokan berjalan secara efisien. Mereka bertanggung jawab atas koordinasi antara berbagai penyedia layanan logistik, memastikan bahwa setiap bagian dari proses pasokan bekerja dengan baik dan terintegrasi.

Rekomendasi Software 3PL Terbaik untuk Permudah Pengiriman

Penting untuk memilih 3PL management software tepat dan memiliki fitur terbaik untuk permudah seluruh proses pengiriman di perusahaan Anda. ScaleOcean dapat menjadi solusi dengan menawarkan kemampuan integrasi dan otomatisasi tinggi untuk membantu Anda memberikan layanan terbaik kepada pelanggan.

Penerapan 3PL logistics software ScaleOcean merupakan opsi terbaik yang bisa perusahaan Anda lakukan, di mana sistem dapat membantu mengoptimalkan seluruh proses pengiriman secara mudah dengan fitur dan keunggulan canggih yang disediakan. ScaleOcean mampu mengelola berbagai aspek logistik secara lebih efisien, mulai dari pemesanan hingga pengiriman selesai.

Kemampuan otomatisasinya yang tinggi juga membuat software ScaleOcean dapat memberikan visibilitas real-time, pengelolaan dan pembuatan dokumen otomatis, serta kemampuan untuk mengelola biaya dan rute pengiriman secara optimal. Ada beberapa keunggulan lainnya yang disediakan ScaleOcean 3PL software, diantaranya:

• Integrasi dengan CEISA 4.0,  memudahkan proses kepabeanan dengan akses langsung ke data dan dokumen yang diperlukan untuk clearance. Di mana semua dokumen kepabeanan seperti manifest, bill of lading, dan deklarasi ekspor impor dapat diajukan dan dilacak secara elektronik.

• Real-Time Shipment Tracking, membantu Anda memantau posisi dan status pengiriman secara langsung. Anda bisa memberikan informasi real-time kepada pelanggan terkait waktu tiba barang.

• Koordinasi Mudah dengan Vendor Logistik, pengelolaan komunikasi, kontrak, dan kinerja vendor dalam satu sistem. Anda bisa memastikan setiap vendor memenuhi standar kualitas dan memungkinkan pemantauan kinerja secara real-time, sehingga Anda dapat mengatasi masalah pelayanan dengan cepat

• Freight Margin Calculation, ScaleOcean dapat otomatis memberikan jumlah keuntungan yang Anda dapatkan dari setiap transaksi pengiriman berdasarkan shipping invoice dan vendor bills.

Dari keunggulan yang diberikan ScaleOcean, Anda akan lebih mudah dalam memaksimalkan efisiensi operasional logistik, sekaligus mengatasi hambatan dan mengelola proses logistik yang kompleks. Penerapan ScaleOcean 3PL software juga akan memudahkan Anda dalam mengambil keputusan strategis terkait pengelolaan bisnis 3PL logistik jangka panjang. Anda bisa mengetahui bagaimana sistem bekerja dalam mengoptimasi proses bisnis dengan melakukan demo gratis dengan tim profesional ScaleOcean.

Cara Memilih Software 3PL yang Tepat

Dalam menerapkan 3PL freight trucking software, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan beberapa aspek penting sebelum memilih software yang tepat. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan perusahaan 3PL dalam memilih software terbaik, agar penerapan sistem dalam optimal, diantaranya:

1. Kemudahan Integrasi dengan Sistem yang Ada

Pilih 3PL logistics software yang mampu terintegrasi dengan berbagai modul sistem perusahaan, baik internal maupun eksternal. Seperti accounting, warehouse inventory, maupun sistem ekspor impor yang berlaku. Adanya integrasi tersebut akan memudahkan proses bisnis, serta emastikan aliran informasi yang efisien antar berbagai pihak, dari customer, perusahaan 3PL. dan vendor logistik.

2. Fitur Pelacakan dan Visibilitas Pengiriman

Selanjutnya, fitur yang disediakan software juga harus Anda pertimbangkan, seperti fitur pelacakan real-time dan kemampuan visibility pengiriman yang dimiliki software 3PL. Pentingnya fitur ini akan membantu dalam memantau status pengiriman dari awal hingga akhir, memastikan pengiriman tepat waktu dan mengurangi ketidakpastian. 

3. Skalabilitas dan Fleksibilitas

Perusahaan 3PL harus memilih software dengan kemampuan skalabilitas dan fleksibilitas yang tinggi. 3PL warehouse manager software yang scalable memungkinkan Anda untuk menambah kapasitas atau fungsionalitas tanpa harus mengganti sistem secara keseluruhan. Juga flexibility software penting dimiliki agar memudahkan penyesuaian sistem dengan kebutuhan spesifik berbagai jenis pengiriman atau produk juga sangat penting.

4. Keamanan Data dan Kepatuhan Regulasi

Proses 3PL yang memiliki proses kompleks dengan berbagai data yang sensitif, membuat perusahaan harus memiliki software yang dilengkapi fitur keamanan seperti enkripsi data, otentikasi dua faktor, dan kontrol akses yang ketat. Pastikan juga 3PL distribution software mampu untuk mematuhi regulasi dan standar industri yang berlaku, seperti GDPR atau regulasi bea cukai internasional.

5. Biaya dan ROI

Penting juga untuk memilih software dengan melihat lebih dari sekedar biaya awal software, tetapi juga potensi penghematan biaya jangka panjang dan ROI (Return of Invesment) yang dihasilkan. Pilih 3PL warehouse manager software yang efektif dan sesuai dengan kebutuhan bisnis, sehingga dapat mengurangi biaya operasional, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi kesalahan manusia. Penerapan software yang tepat akan membuat peningkatan produktivitas, dan kepuasan pelanggan, yang pada akhirnya dapat memberikan ROI yang baik bagi perusahaan Anda.

6. Dukungan Pelanggan dan Pelatihan

Pilihlah 3PL logistics software yang menyediakan dukungan pelanggan yang responsif dan pelatihan lengkap untuk pengguna. Selain itu, pelatihan yang baik akan memudahkan implementasi software dan membantu tim untuk memanfaatkan fitur-fitur software secara maksimal. Pastikan vendor software menawarkan pelatihan dan dukungan berkelanjutan untuk memastikan kelancaran penggunaan jangka panjang.

Kesimpulan

Penerapan 3PL WMS software merupakan solusi terbaik yang dapat membantu mengoptimalkan seluruh proses pengiriman barang, dengan berbagai jenis dan metode pengiriman, dengan rute terbaik baik untuk ekspor maupun impor. Anda bisa menggunakan ScaleOcean 3PL 3pl warehouse manager software sebagai rekomendasi sistem logistik terbaik untuk perusahaan Anda. 

Implementasi ScaleOcean 3PL software dapat di kustomisasi dengan mudah, sehingga dapat disesuaikan dengan apapun kebutuhan bisnis Anda. Penerapan ScaleOcean di bisnis Anda tidak hanya akan membantu meningkatkan efisiensi operasional, juga bisa diandalkan untuk meraih keuntungan maksimal. Anda bisa mengikuti demo gratis dengan tim ScaleOcean, dan dapatkan rekomendasi fitur terbaik untuk bisnis logistik Anda.