E Purchasing atau electronic purchasing adalah metode pengadaan barang atau jasa secara elektronik melalui internet. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses pembelian, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi. 

Dalam era digital saat ini, sistem tersebut menjadi semakin penting karena perubahan teknologi dan kebutuhan pasar yang terus berkembang. Dalam artikel ini akan diulas lebih detail proses yang ada untuk mengimplementasikannya, serta tantangan yang akan Anda hadapi ke depannya.

1. Tahapan dalam Sistem e Purchasing 

Memahami apa itu e purchasing dan tahapannya dalam pengadaan barang merupakan langkah penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi operasional. Berikut urutan tahapan yang perlu Anda perhatikan agar sistem terimplementasi dengan baik.

a. Identifikasi Kebutuhan

Analisis kebutuhan merupakan langkah awal dalam proses tersebut. Tahap ini melibatkan pemahaman tentang tujuan dan sasaran bisnis, serta identifikasi barang atau jasa yang diperlukan untuk mencapainya. Dalam proses ini, Anda harus mempertimbangkan faktor seperti anggaran, jangka waktu, dan sumber daya yang tersedia. Analisis ini akan membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang lebih tepat saat memilih produk atau layanan yang sesuai dengan kebutuhan.

b. Penyusunan Request for Quotation (RFQ)

Mengumpulkan informasi tentang supplier potensial adalah langkah penting dalam menyusun RFQ. Perusahaan harus melakukan riset pasar untuk menemukan supplier yang mampu menyediakan produk atau layanan yang dibutuhkan dengan harga yang kompetitif. Proses ini melibatkan peninjauan terhadap reputasi supplier, riwayat kerja, dan kemampuan dalam memenuhi kebutuhan. Informasi ini dapat mengurangi risiko bekerja sama dengan supplier yang tidak kompeten.

Menyiapkan dokumen RFQ adalah tahapan berikutnya. Dokumen ini harus mencakup informasi spesifikasi produk atau layanan yang dibutuhkan, persyaratan yang harus dipenuhi, serta kriteria evaluasi penawaran. Akan sangat baik jika sistem e purchasing berbasis ERP sehingga proses ini dapat dipantau dalam satu sistem terpusat.

c. Evaluasi Penawaran

Kriteria evaluasi merupakan bagian penting dalam evaluasi penawaran. Kriteria ini harus memenuhi aspek-aspek seperti harga, kualitas produk atau layanan, kecepatan pengiriman, dan dukungan pasca-penjualan. Dengan menetapkan kriteria evaluasi yang jelas dan objektif, perusahaan dapat memastikan bahwa penawaran dari supplier yang berbeda akan dinilai secara adil dan konsisten.

Perbandingan harga, kualitas, dan layanan antara supplier yang berbeda merupakan langkah selanjutnya dalam evaluasi penawaran. Proses ini berupa analisis rinci terhadap penawaran yang diterima, termasuk mempertimbangkan manfaat jangka panjang dan biaya implisit yang mungkin ada. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa perusahaan memilih supplier yang menawarkan nilai terbaik, yang mencakup kombinasi optimal antara harga, kualitas, dan layanan.

d. Seleksi Supplier

Fitur pada sistem e purchasing juga bisa digunakan untuk proses memverifikasi referensi, sertifikasi, dan kapabilitas produksi supplier untuk memastikan bahwa mereka mampu memenuhi kebutuhan perusahaan. Selain itu, Anda harus mempertimbangkan faktor seperti keandalan, keuangan, dan reputasi supplier. Penilaian kualifikasi yang menyeluruh akan membantu Anda mengidentifikasi supplier yang terbaik untuk bekerja sama.

Negosiasi kontrak adalah langkah selanjutnya dalam seleksi supplier. Dalam proses ini, perusahaan dan supplier akan membahas berbagai aspek, seperti harga, jangka waktu pengiriman, ketentuan pembayaran, serta garansi dan dukungan pasca-penjualan. Tujuannya untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan kedua belah pihak.

e. Pengiriman dan Pembayaran

Pelacakan pesanan adalah salah satu aspek penting dalam pengiriman dan pembayaran. Dengan sistem e purchasing yang efisien, perusahaan dapat melacak status pesanan secara real-time dan memastikan bahwa barang atau jasa akan diterima sesuai jadwal yang disepakati. Hal ini akan membantu perusahaan mengelola sumber daya dan menjaga kinerja operasional yang optimal.

f. Evaluasi Kinerja Supplier

Terakhir adalah evaluasi kinerja supplier. Anda harus secara berkala mengukur kinerja supplier. Pengukuran kinerja ini akan membantu perusahaan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan memastikan bahwa supplier terus memberikan produk atau layanan yang berkualitas tinggi. Pastikan memiliki sejumlah daftar metrik evaluasi yang memudahkan untuk proses pengukuran kinerja.

2. Keuntungan dari e Purchasing

Penerapan metode ini membawa berbagai keuntungan yang signifikan bagi perusahaan, yang pada akhirnya dapat meningkatkan efisiensi dan memperkuat hubungan dengan supplier. Setelah mengetahui apa itu e purchasing, selanjutnya akan dibahas keuntungan yang ditawarkannya dalam proses pengadaan barang.

a. Efisiensi Proses

Pengurangan waktu dan biaya merupakan salah satu keuntungan utama metode ini. Dengan menggunakan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengelola proses pengadaan, mulai dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi kinerja supplier. Selain itu, cara ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengurangi biaya yang terkait dengan pengelolaan dokumen, pengiriman, dan komunikasi, sehingga meningkatkan efisiensi.

Otomatisasi proses adalah keuntungan lain yang ditawarkan. Sistem yang canggih dapat mengotomatiskan berbagai tugas yang sebelumnya memerlukan intervensi manual, seperti pengiriman RFQ, evaluasi penawaran, dan pelacakan pesanan. Dengan otomatisasi ini, Anda dapat mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan kecepatan proses pengadaan, dan memastikan konsistensi dalam pengambilan keputusan.

b. Transparansi Transaksi

Dengan menggunakan sistem e purchasing, perusahaan dapat dengan mudah mengakses informasi mengenai penawaran, status pesanan, dan kinerja supplier. Akses informasi yang cepat ini memungkinkan Anda untuk mengambil keputusan yang lebih tepat dan efisien dalam pengelolaan sumber daya.

Kelebihan aplikasi e purchasing selanjutnya yaitu memudahkan dalam melacak transaksi. Sistem ini dapat dimanfaatkan untuk memantau transaksi secara real-time dan memantau kinerja supplier secara lebih efektif. Transparansi ini juga memudahkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah yang mungkin muncul, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan.

c. Pengendalian dan Pelaporan

E purchasing memungkinkan pengelolaan data yang lebih baik, yang juga nantinya menghasilkan bentuk analisis dan pelaporan yang lebih akurat. Dengan informasi yang lebih mudah diakses dan tersusun secara sistematis, perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih tepat dan efisien dalam pengelolaan sumber daya.

d. Meningkatkan Hubungan dengan Supplier

Menggunakan metode ini juga dapat meningkatkan hubungan antara perusahaan dan supplier. Komunikasi yang lebih baik dan kolaborasi dalam perbaikan kinerja memungkinkan kedua belah pihak untuk mencapai tujuan bersama dan meningkatkan kepuasan dalam proses bisnis. Kondisi ini tentu akan memberikan dampak positif bagi kemajuan bisnis dalam jangka panjang.

3. Tantangan Implementasi Sistem e Purchasing

Kesiapan infrastruktur adalah salah satu tantangan dalam implementasinya. Sebelum memulai implementasi sistem tersebut, Anda harus memastikan memiliki infrastruktur teknologi yang memadai, termasuk perangkat keras, jaringan, dan sistem yang mendukung. Kesiapan infrastruktur ini akan mempengaruhi keberhasilan implementasi dan kemampuan perusahaan untuk memanfaatkan keuntungan yang ditawarkan.

Perlindungan data perusahaan dan supplier merupakan tantangan selanjutnya. Perusahaan harus memastikan bahwa sistem e purchasing yang digunakan memiliki fitur keamanan yang canggih untuk melindungi data sensitif, seperti informasi keuangan dan rahasia dagang. Selain itu, perusahaan harus mengikuti peraturan dan standar yang berlaku untuk menjaga privasi dan keamanan data.

Selain itu, Anda juga harus mengimplementasikan langkah-langkah pencegahan untuk mengurangi risiko penipuan, seperti verifikasi identitas supplier, pemantauan transaksi yang mencurigakan, dan pelaporan insiden yang tepat. Langkah-langkah ini akan membantu dalam menjaga kepercayaan pelanggan dan reputasi di pasar.

Penerapan metode ini juga memerlukan peningkatan kompetensi karyawan agar memahami alur pembelian barang dengan e purchasing. Perusahaan harus menyediakan pelatihan yang cukup bagi karyawan agar dapat menggunakan sistem secara efektif. Pelatihan ini meliputi penggunaan perangkat lunak, pemahaman proses pengadaan, dan peningkatan keterampilan analisis data. Karyawan yang terlatih akan mampu membantu perusahaan mencapai tujuan yang diinginkan.

4. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, dapat diketahui apa itu sistem e purchasing dan tahapan yang ada. Teknologi ini dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan pengendalian dalam proses pengadaan. Namun, Anda harus mempertimbangkan tantangan dalam implementasinya untuk memaksimalkan manfaat yang ada. Dengan mengidentifikasi kebutuhan, melindungi keamanan data, dan melibatkan karyawan dalam proses implementasi akan memberikan keuntungan maksimal dari penggunaannya.