Purchasing software telah menjadi bagian penting dari operasional bisnis di era digital saat ini. Fungsinya untuk memaksimalkan efisiensi dan produktivitas dalam proses pembelian, sehingga membantu perusahaan untuk menghemat waktu dan sumber daya, sekaligus mengurangi risiko yang terjadi karena proses manual. Dengan berbagai manfaat yang ditawarkan, tidak heran jika software ini menjadi pilihan utama bagi banyak perusahaan.

Software purchasing terbaik bukan hanya berkaitan dengan memiliki fitur canggih, tetapi juga bagaimana software tersebut dapat memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan. Dengan begitu, bisnis Anda dapat memanfaatkan sistem ini dengan optimal untuk proses pengadaan. Dalam artikel ini, akan dibahas lebih lanjut tentang apa saja karakteristik dan fitur utama yang harus dimiliki oleh software purchasing terbaik, serta bagaimana cara memilih yang tepat.

1. Ciri Purchasing Software yang Baik

Memahami karakteristik software terbaik akan membantu Anda untuk dapat menentukan produk yang berkualitas dari berbagai rekomendasi yang ada di pasaran. Berikut ciri-cirinya yang perlu Anda perhatikan.

a. Intuitif dan Mudah Digunakan

Software pembelian terbaik haruslah intuitif dan mudah digunakan. Artinya, tampilan dan navigasi program harus dirancang sehingga pengguna dapat dengan mudah memahami dan menggunakan semua fiturnya. Desain yang user-friendly sangat penting agar dapat dioperasikan dengan efektif dan efisien.

Selain itu, software yang mudah digunakan juga mengurangi waktu pelatihan yang dibutuhkan oleh pengguna baru. Dengan pembelajaran yang cepat dan mudah, purchasing staff dapat segera memanfaatkan semua fungsi dan fitur yang ditawarkan oleh software, sehingga memaksimalkan produktivitas kerja.

b. Integrasi dengan Sistem Lain

Mampu diintegrasikan dengan sistem lainnya juga menjadi karakteristik software yang baik. Misalnya dengan sistem akuntansi, sistem ERP, dan sistem manajemen inventaris. Dengan integrasi ini, alur kerja menjadi lebih lancar dan efisiensi operasional dapat ditingkatkan semaksimal mungkin.

Integrasi yang baik juga memungkinkan perusahaan untuk memiliki gambaran yang lebih komprehensif tentang jalannya operasional. Misalnya, dengan mengintegrasikan software pembelian dengan sistem manajemen persediaan, Anda dapat dengan mudah melacak pesanan dan menyesuaikan stok agar tidak kelebihan atau kekurangan.

c. Keamanan Data dan Transaksi

Software purchasing terbaik harus memiliki fitur keamanan yang kuat untuk melindungi semua data dan transaksi yang dilakukan. Ini penting untuk melindungi perusahaan dari ancaman cyber dan penyalahgunaan data. Selain itu, e-purchasing ini juga harus mematuhi standar keamanan dan privasi data yang berlaku. Misalnya, harus dapat memastikan semua data pelanggan disimpan dan dikelola dengan aman dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

d. Dukungan dan Layanan Pelanggan

Perlu juga memperhatikan kemampuan vendor purchasing untuk menyediakan layanan dukungan yang responsif dan membantu pengguna saat menghadapi masalah. Baik itu secara teknis atau pertanyaan tentang cara menggunakan fitur tertentu. Dukungan yang baik akan membantu Anda untuk dapat memaksimalkan manfaat dari software.

Selain itu, hal ini juga dapat mencakup bantuan dalam mengkonfigurasi dan menyesuaikan purchasing software untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan. Tim dukungan yang memiliki pengetahuan serta pengalaman dapat membantu menyelesaikan kendala penggunaan e purchasing. Jadi, pastikan untuk mendapatkan fasilitas ini agar penggunaannya optimal.

e. Fitur yang Lengkap

Fitur-fitur e purchasing yang lengkap dan sesuai kebutuhan adalah karakteristik lain yang perlu dimiliki oleh software purchasing terbaik. Program ini harus memiliki fitur yang mencakup semua aspek proses pembelian. Mulai dari penempatan pesanan, pelacakan, hingga pelaporan. Dengan fitur yang lengkap, proses pembelian bisa menjadi lebih efisien dan terorganisir dengan baik.

Namun, fitur yang lengkap tidak hanya berarti memiliki banyak fitur, tetapi juga fitur yang relevan dan berfungsi dengan baik. Perangkat lunak tersebut harus dirancang dengan mempertimbangkan kebutuhan pengguna, dan setiap fitur harus ditujukan untuk membantu dalam proses pembelian.

2. Fitur Utama Purchasing Software 

Sebagai aplikasi yang akan membantu dalam efisiensi bisnis, maka software tersebut perlu memiliki fitur utama. Fitur-fitur ini berguna untuk mengoptimalkan penggunaan software sesuai tujuan bisnisnya. Berikut fitur utama yang harus dimiliki.

a.  Otomatisasi Proses Pembelian

Kemampuan untuk mengotomatisasi proses pembelian menjadi fitur utama yang harus dimiliki. Artinya aplikasi harus mampu secara otomatis menangani berbagai tugas yang biasanya memerlukan banyak waktu dan tenaga. Misalnya pembuatan pesanan, pelacakan, dan penyelesaian transaksi. Dengan otomatisasi, transparansi pengadaan menjadi lebih efisien dan bebas dari human error.

Selain itu, otomatisasi juga dapat membantu dalam menjaga konsistensi dan standar dalam proses pembelian. Misalnya, dengan mengotomatisasi proses pembuatan pesanan, Anda dapat memastikan bahwa semua pesanan dibuat dengan format yang sama dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

b. Manajemen Supplier

Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengelola dan melacak semua informasi tentang supplier Anda. Seperti detail kontak, riwayat transaksi, dan kinerja. Dengan fitur yang efektif, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik berkaitan dengan keberlangsungan hubungan dengan supplier dalam jangka panjang.

Selain itu, fitur ini juga dapat membantu Anda dalam negosiasi harga dan kontrak serta pengambilan keputusan. Misalnya, dengan melacak riwayat transaksi, Anda dapat melihat pemasok mana yang sering memberikan layanan yang baik dan harga yang kompetitif, dan menggunakan informasi tersebut dalam negosiasi di masa depan.

c. Pelaporan dan Analisis

Dengan fitur ini, Anda akan mengefisienkan proses pembuatan berbagai laporan dan analisis tentang proses pembelian. Seperti jumlah pesanan atau total pengeluaran. Laporan dan analisis ini dalam purchasing software terbaik dapat membantu Anda dalam mengidentifikasi pola, tren, dan area yang perlu ditingkatkan. 

Selain itu, juga dapat digunakan dalam merencanakan dan memprediksi proses pengadaan berbasis digital. Misalnya, dengan menganalisis data pembelian sebelumnya, Anda dapat memprediksi berapa banyak yang perlu dibeli di masa mendatang dan kapan waktu yang tepat untuk melakukannya.

d. Kontrol dan Persetujuan

Fitur ini memastikan bahwa setiap pesanan dan transaksi harus disetujui oleh orang atau departemen yang tepat. Hal ini membantu mencegah pembelian yang tidak perlu atau tidak sesuai dengan kebijakan perusahaan. Selain itu, fitur kontrol dan persetujuan juga dapat membantu dalam audit dan kepatuhan. Dengan catatan yang jelas tentang siapa yang telah menyetujui apa dan kapan, Anda dapat dengan mudah melacak dan memverifikasi semua transaksi Anda.

3. Cara Pilih Purchasing Software

Setelah memahami karakteristik serta fitur utamanya, selanjutnya adalah proses pemilihan software. Anda perlu tahu langkah-langkah berikut agar produk yang Anda pilih sesuai dengan kebutuhan dan membantu memudahkan proses pembelian.

a. Menyesuaikan Kebutuhan Bisnis

Dalam memilih software, penting untuk menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis. Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda. Misalnya, jika bisnis Anda sering melakukan pembelian internasional, maka purchasing software yang mendukung transaksi multivaluta bisa menjadi prioritas. Selain itu, memahami proses pembelian dan operasional bisnis Anda juga akan membantu dalam menentukan fitur yang dibutuhkan. Dengan begitu, Anda dapat memilih software dengan fitur yang paling relevan.

b. Pertimbangkan Anggaran dan ROI

Anggaran dan ROI (Return on Investment) juga menjadi pertimbangan penting dalam proses pemilihan. Meskipun software dengan fitur lengkap dan canggih mungkin tampak menarik, tetapi jika harganya melebihi anggaran Anda, maka itu bukan pilihan yang baik. Sebaliknya, pertimbangkan ROI dari investasi Anda pada software tersebut. Dengan mempertimbangkan efisiensi dan peningkatan produktivitas yang dapat diberikan oleh software, Anda dapat menentukan apakah investasi tersebut layak atau tidak.

c. Pertimbangkan Review

Review dari pengguna lain juga bisa menjadi sumber informasi yang berguna. Dengan membaca reviewnya, Anda dapat memahami kelebihan dan kekurangan e procurement tersebut dari sudut berbagai sudut pandang. Hal ini dapat membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik. Pastikan untuk mempertimbangkan berbagai sumber dan jenis review, dan jangan terlalu terpengaruh oleh satu atau dua review negatif atau positif.

d. Uji Coba Versi Demo

Sebelum membuat keputusan, sangat disarankan untuk mencoba versi demo dari purchasing software tersebut. Dengan mencoba langsung, Anda dapat memahami cara kerjanya dan apakah sesuai dengan kebutuhan. Versi ini juga memungkinkan Anda untuk mengevaluasi kemudahan penggunaan, fitur, kinerja, dan dukungan pelanggan. Dengan demikian, Anda dapat membuat keputusan yang berdasarkan pengalaman Anda sendiri, bukan hanya berdasarkan klaim pemasaran atau review orang lain.

4. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan di atas, dapat disimpulkan untuk meningkatkan efisiensi dalam proses pembelian, maka dibutuhkan software purchasing terbaik yang dilengkapi fitur utama. Software tersebut juga harus memiliki karakteristik tertentu dan menjadi solusi tepat bagi kebutuhan bisnis. Seperti user-friendly, mampu terintegrasi dengan sistem lain, bahkan memiliki dukungan dan layanan yang dapat membantu pengguna.

Software Purchasing ScaleOcean adalah software pembelian terbaik di Indonesia yang bisa Anda andalkan. Tidak hanya dapat diintegrasikan dengan sistem ERP, tapi juga dengan sistem inventaris, aplikasi dokumen digital, dan sistem akuntansi Anda. Selain itu, kustomisasi sesuai kebutuhan menjadi keunggulan produk kami yang pasti Anda butuhkan. Karena setiap perusahaan memiliki permasalahan dan tujuan bisnis tersendiri. Maka, jangan ragu untuk segera hubungi kami dan konsultasikan produk yang Anda inginkan!