Dalam dunia bisnis yang serba digital, e purchasing telah menjadi bagian penting dari strategi pengadaan perusahaan. Salah satu aspek krusial dalam pengadaan barang dan jasa adalah negosiasi harga dan kontrak. Melalui aplikasi ini, Anda dapat lebih mudah dalam melakukan negosiasi yang menguntungkan. 

Namun, masih banyak yang belum memahami bagaimana proses e purchasing dapat membantu perusahaan dalam mencapai hasil negosiasi yang lebih baik. Dengan mengetahui cara kerja sistem ini, bisnis Anda dapat memanfaatkannya untuk menciptakan kesepakatan yang saling menguntungkan dan mengurangi risiko yang mungkin timbul. Mari kita bahas satu persatu tahapannya.

1. Identifikasi Kebutuhan & Anggaran

Proses e purchasing dimulai dengan identifikasi kebutuhan barang atau jasa yang harus dibeli oleh perusahaan. Tahap ini sangat penting karena menentukan anggaran yang akan dialokasikan. Maka, harus dilakukan dengan teliti dan akurat. Sekarang, semua itu bisa Anda lakukan secara mudah melalui sistem automasi pembelian. Dimana Anda bisa melakukan forecasting dari data-data pengadaan di bulan sebelumnya. Jadi, bisnis Anda dapat mengetahui apa saja produk atau layanan yang dibutuhkan secara tepat.

Setelah kebutuhan teridentifikasi, perusahaan perlu menyusun anggaran yang realistis dan komprehensif. Dimana harus mencakup estimasi harga, biaya pengiriman, dan biaya tambahan lainnya yang mungkin diperlukan. Nah, kelebihan aplikasi e purchasing adalah memungkinkan bisnis Anda untuk mengakses data historis harga dan informasi pasar yang relevan. Jadi, Anda dapat menyusun anggaran biaya akurat yang menguntungkan.

Salah satu keuntungan utama dari procurement management adalah kemampuan untuk mengakses dan membandingkan berbagai penawaran dari pemasok secara real-time. Hal ini akan memudahkan perusahaan untuk mengidentifikasi supplier mana yang menawarkan harga dan perjanjian kontrak terbaik. Selain itu, sistem ini juga dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengevaluasi penawaran dan membuat keputusan. Kedua belah pihak pun bisa sama-sama diuntungkan.

2. Strategi Negosiasi dan Komunikasi

Setelah menentukan vendor yang akan diajak negosiasi, perusahaan harus merumuskan strategi negosiasi yang efektif. Kumpulkan data terkait kinerja pemasok, reputasi, dan catatan harga sebelumnya dengan mudah melalui aplikasi procurement. Informasi ini akan membantu perusahaan dalam merumuskan strategi yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan mereka. 

Selain itu, fitur di e purchasing software sangatlah lengkap, dimana meliputi kemudahan komunikasi antara perusahaan dan supplier melalui berbagai saluran, seperti email, obrolan, atau panggilan video. Jadi, sangat memudahkan Anda dalam bernegosiasi dan melakukan diskusi mengenai perjanjian kontrak.

Perusahaan juga jadi lebih mudah melacak dan mendokumentasikan komunikasi dengan pemasok. Hal ini sangat penting, karena bisa membantu Anda dalam mengambil keputusan yang tepat. Jangan salah, Anda juga mengevaluasi kinerja pemasok melalui aplikasi ini loh, agar mereka selalu bisa memenuhi standar yang telah disepakati.

Keunggulan penerapan software e purchasing dalam negosiasi harga dan kontrak adalah Anda bisa melakukan tawar-menawar secara real-time. Dengan adanya sistem ini, perusahaan dapat dengan cepat menyesuaikan dan merespon seluruh penawaran dari pemasok. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan lebih cepat dibandingkan dengan melakukannya melalui metode tradisional.

3. Tanda Tangan Kontrak

Kesepakatan yang menguntungkan tercapai, langkah selanjutnya dalam alur pembelian adalah penandatanganan kontrak. Pastikan perjanjian ini harus mencakup semua persyaratan dan kondisi yang telah dinegosiasikan, seperti harga, jangka waktu, dan kualitas produk atau layanan. Baca ulang, agar tidak ada yang terlewat.

Nah sekarang, Anda bisa mengelola, membuat, menyimpan, dan mengedit dokumen kontrak secara digital melalui software e purchasing. Jadi, meningkatkan fleksibilitas Anda dalam memantau seluruh dokumen. Anda bisa mengakses informasi penting dengan mudah dan aman darimana saja dan kapan saja. Persetujuan kontrak pun tidak memerlukan waktu yang lama lagi.

4. Manajemen Pasca-Pengadaan

Manajemen pasca-pengadaan juga merupakan bagian penting dari proses e purchasing. Hal ini melibatkan pemantauan kinerja SCM dan pemasok, evaluasi kualitas produk atau layanan yang diterima, hingga penyelesaian masalah yang mungkin timbul. Dengan menerapkan software purchasing, Anda bisa memantaunya dengan lebih mudah.

Pasalnya, kelebihan e purchasing adalah memudahkan Anda dalam mengumpulkan dan menganalisis data terkait dengan seluruh hal di atas. Dimana informasi tersebut nantinya dapat Anda gunakan sebagai bahan acuan dalam membuat keputusan yang lebih baik dan meningkatkan hubungan jangka panjang dengan pemasok.

Selain itu, sistem pembelian juga memungkinkan perusahaan untuk melacak dan mengelola biaya pengadaan secara lebih efisien. Dengan data yang akurat, Anda dapat mengidentifikasi area mana yang bisa diminimalisir dan dioptimalkan pengeluarannya. Sehingga, bisnis Anda bisa mengendalikan biaya dengan lebih baik dan memastikan bahwa pengeluaran pengadaan tetap dalam anggaran yang telah ditetapkan.

5. Penerapan Kebijakan Pengadaan Berkelanjutan

Kebijakan ini melibatkan pengadaan barang dan jasa yang mempertimbangkan dampak lingkungan, sosial, dan ekonomi dalam jangka panjang. Dengan menggunakan sistem e procurement, perusahaan dapat lebih mudah mengidentifikasi supplier mana saja yang menawarkan produk atau layanan yang ramah lingkungan dan memenuhi standar sosial yang diinginkan.

E purchasing memungkinkan perusahaan untuk mengakses informasi tentang keberlanjutan pemasok dan membandingkannya dengan kriteria pengadaan yang telah ditetapkan. Hal ini membantu Anda dalam mengevaluasi supplier berdasarkan kinerja keberlanjutan. Pastikan Anda bekerja sama dengan vendor yang memiliki nilai dan tujuan yang sejalan. 

Dengan menunjukkan komitmen perusahaan terhadap keberlanjutan, Anda dapat lebih mudah menciptakan hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok yang memiliki nilai-nilai yang sama. Supplier yang berkomitmen terhadap keberlanjutan mungkin lebih bersedia untuk bekerja sama dalam mencapai harga yang wajar dan kondisi kontrak yang menguntungkan kedua belah pihak. Dalam jangka panjang, kebijakan pengadaan berkelanjutan akan meningkatkan hubungan bisnis Anda dengan vendor.

6. Integrasi E-Purchasing dengan Sistem ERP

Integrasi e-purchasing dengan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi keberhasilan proses pengadaan. Dengan menghubungkan kedua aplikasi ini, perusahaan dapat meningkatkan aliran informasi antara departemen yang terlibat dalam proses pembelian. Integrasi ini akan membantu perusahaan mencapai efisiensi yang lebih tinggi dan meningkatkan pengambilan keputusan berdasarkan data.

Pentingnya ERP pada sistem procurement adalah bisa mengelola inventaris secara lebih efektif. Hal ini memastikan bahwa perusahaan memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan, sambil menghindari pembelian berlebihan yang dapat mengakibatkan biaya penyimpanan tidak perlu. Dengan menggabungkan data dari e-purchasing dan sistem ERP, Anda dapat membuat perencanaan pengadaan yang lebih akurat.

Selain itu, pelaporan dan analisis data pengadaan pun bisa Anda lakukan dengan mudah melalui kolaborasi sistem ini. Dengan mengumpulkan data dari berbagai sumber, perusahaan dapat memantau kinerja pengadaan secara keseluruhan dan mengidentifikasi area mana yang memerlukan perbaikan. Analisis data yang komprehensif akan membantu Anda dalam merumuskan strategi pengadaan yang lebih efektif.

7. Kesimpulan

Dalam rangkuman, negosiasi harga dan kontrak antara perusahaan dan pemasok adalah bagian penting dari proses e-purchasing. Dengan bantuan sistem ini, bisnis Anda dapat merumuskan strategi negosiasi yang efektif untuk mencapai kesepakatan yang menguntungkan. Anda pun dapat melakukan tawar-menawar secara real-time melalui aplikasi ini, sehingga perjanjian bisa dicapai dengan lebih cepat.

Dalam era digital saat ini, sistem e-purchasing menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari strategi pengadaan perusahaan. Memahami bagaimana software ini bekerja dalam negosiasi harga dan kontrak akan membantu perusahaan memanfaatkan teknologi ini dengan maksimal. Dengan demikian, bisnis Anda dapat mencapai hasil yang lebih baik dalam pembelian barang dan jasa, sekaligus mengoptimalkan pengelolaan pengadaan.