Untuk menjalankan operasionalnya, perusahaan logistik harus mengelola serangkaian tugas yang kompleks dan saling terkait. Mulai dari penerimaan pesanan, manajemen stok, penjadwalan pengiriman, hingga penanganan retur dan klaim. Oleh karena itu, banyak perusahaan mulai beralih ke teknologi seperti sistem enterprise resource planning (ERP) untuk membantu mengotomatisasi dan mengoptimalkan operasinya.

ERP adalah sistem yang mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform. Termasuk perencanaan, pembelian, inventaris, penjualan, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia. Dengan menggabungkan berbagai proses dan data dalam satu sistem, sistem enterprise dapat memberikan visibilitas dan kontrol yang lebih baik atas operasional. Dalam artikel berikut, akan dibahas lebih lanjut peran sistem serta ciri sistem yang baik bagi perusahaan.

1. Alur Kerja Perusahaan Logistik

Proses dalam perusahaan logistik dimulai dengan pemesanan. Pelanggan biasanya membuat pesanan untuk barang atau layanan yang dibutuhkan. Proses ini melibatkan komunikasi antara pelanggan dan perusahaan, baik melalui telepon, email, atau sistem pemesanan online. Setelah pesanan diterima, perusahaan kemudian memproses pesanan tersebut. 

Langkah selanjutnya adalah pemilihan barang. Proses ini melibatkan pengecekan stok dan pencocokan barang dengan spesifikasi pesanan. Sistem warehouse logistic software biasanya digunakan untuk melacak dan mengatur barang yang ada, memastikan bahwa barang yang tepat dipilih dan siap untuk dikirim.

Dilanjutkan dengan proses pengemasan. Proses ini harus dilakukan dengan hati-hati untuk memastikan bahwa barang tidak rusak selama pengiriman. Pengemasan juga harus memenuhi standar perusahaan atau permintaan khusus dari pelanggan. Setelah barang dikemas, barang siap untuk diangkut ke tujuan. Pengangkutan bisa melibatkan berbagai mode transportasi, seperti truk, kereta api, kapal, atau pesawat, tergantung pada jarak dan urgensi pengiriman.

Selama pengiriman, penting untuk memantau dan melacak pergerakan barang. Sistem pelacakan pengiriman biasanya digunakan pada tahap ini. Sehingga memungkinkan perusahaan logistik dan pelanggan untuk mengetahui progres distribusi barang dan kapan barang tiba. Ketika barang sampai di tujuan, penerima harus memeriksa barang untuk memastikan bahwa barang sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi baik.

Jika ada masalah dengan barang, proses retur penjualan dan klaim harus dilakukan. Pelanggan mungkin perlu mengembalikan barang atau membuat klaim, dan perusahaan logistik harus dapat mengelolanya dengan efisiensi untuk kepuasan pelanggan. Setelah transaksi selesai, pembayaran diproses. Terakhir, perusahaan logistik juga bisa melakukan analisis dan evaluasi. Data dari setiap transaksi dikumpulkan dan dianalisis untuk mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan.

2. Peran Sistem ERP di Perusahaan Logistik

Sistem ERP berfungsi untuk mengintegrasikan dan mengotomatisasi berbagai proses bisnis, memudahkan aliran informasi antar departemen, dan membantu perusahaan dalam membuat keputusan. Berikut penjelasan rinci peran sistem.

a. Memfasilitasi Proses Pemesanan

Dengan ERP, pelanggan dapat membuat pesanan secara langsung. Kemudian sistem akan meneruskan informasi tersebut ke departemen yang relevan. Cara ini membantu mempercepat proses pemesanan dan mengurangi kesalahan manual. Selain itu, sistem juga membantu perusahaan logistik untuk mengakses semua pesanan dalam satu tempat. Sehingga memudahkan pelacakan dan pemrosesan pesanan.

b. Memastikan Stok Tercukupi

Melalui sistem ini perusahaan dapat melacak dan mengelola stok secara real-time, memastikan bahwa barang selalu tersedia ketika dibutuhkan. Sistem juga bisa memberi peringatan ketika stok mulai menipis. Sehingga memungkinkan perusahaan untuk melakukan pesanan ulang tepat waktu dan menghindari kekosongan stok.

Integrasi enterprise dengan sistem manajemen gudang juga dapat melakukan peramalan permintaan barang berdasarkan data historis yang dapat membantu merencanakan pembelian dan memastikan stok yang cukup. Dengan demikian, sistem enterprise membantu perusahaan logistik menjaga keseimbangan antara kebutuhan untuk meminimalkan biaya inventaris dan pentingnya memiliki cukup stok untuk memenuhi permintaan pelanggan.

c. Mengoptimalkan Proses Pelacakan

Sistem ERP juga sangat penting dalam mengoptimalkan proses pelacakan dalam logistik. Modul pelacakan memungkinkan perusahaan untuk melacak pergerakan barang dari gudang hingga tujuan akhir secara real-time. Dengan demikian, perusahaan dan pelanggan dapat mengetahui lokasi barang kapan saja serta sekaligus meningkatkan transparansi dan kepuasan konsumen.

Selain itu, dengan sistem pelacakan yang canggih, perusahaan dapat mengidentifikasi dan mengatasi masalah dalam rantai pasokan dengan lebih cepat. Misalnya, jika ada penundaan dalam pengiriman, perusahaan dapat segera mengetahuinya dan mengambil tindakan yang diperlukan. Seperti menginformasikan pelanggan atau mencari solusi alternatif.

d. Merencanakan Pengiriman Barang

Sistem ini juga berperan penting dalam merencanakan pengiriman barang. Perusahaan dapat merencanakan rute pengiriman yang paling efisien dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti jarak, biaya, dan waktu pengiriman. Software ini juga bisa membantu dalam penjadwalan pengiriman, memastikan bahwa barang dikirim pada waktu yang tepat.

Selain itu, sistem ERP juga dapat membantu perusahaan logistik dalam menangani masalah yang dapat mempengaruhi pengiriman, seperti perubahan cuaca atau penutupan jalan. Dengan sistem ini, perusahaan dapat dengan cepat menyesuaikan rencana dan mencari rute alternatif. Tujuannya memastikan barang masih dapat dikirim tepat waktu meskipun ada gangguan.

e. Mengelola Retur dan Klaim

Manajemen retur dan klaim juga merupakan aspek penting dari operasi logistik. Sistem ERP dapat memudahkan proses retur dengan mencatat dan memproses permintaan retur secara efisien. Ini membantu mempercepat proses dan memastikan kepuasan pelanggan. Selain itu, software enterprise ini juga dapat membantu perusahaan dalam menangani klaim, seperti klaim kerusakan atau kehilangan barang.

Dalam hal klaim, sistem enterprise juga dapat membantu perusahaan dalam mengevaluasi validitas klaim, menghitung jumlah kompensasi yang harus dibayarkan, dan memproses pembayaran. Selain itu, juga dapat membantu dalam menganalisis data retur dan klaim untuk mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan dan mencegah masalah serupa di masa mendatang.

f. Memproses Faktur dan Pembayaran

Tidak hanya aspek yang telah dijelaskan sebelumnya, sistem ini juga sangat penting dalam memproses faktur dan pembayaran. Sistem dapat mengotomatisasi pembuatan faktur dan proses pembayaran, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi bisnis. Aplikasi ini bahkan dapat membantu perusahaan dalam melacak dan mengelola piutang dan hutang untuk memastikan keuangan perusahaan yang sehat.

Selain itu, sistem ini juga dapat membantu perusahaan dalam melakukan analisis keuangan. Dengan data keuangan yang dikumpulkan, Anda dapat menganalisis kinerja keuangan, mengidentifikasi tren dan pola, dan membuat keputusan keuangan yang lebih baik. Dengan demikian, sistem membantu perusahaan logistik tidak hanya dalam mengelola operasional tetapi juga dalam memahami dan meningkatkan kinerja keuangan.

3. Ciri Sistem ERP yang Baik

Setelah memahami peran sistem ERP, tentu Anda mulai tertarik untuk mengimplementasikan sistem ke bisnis. Tapi, perlu dipahami juga beberapa ciri-ciri sistem yang baik bagi perusahaan logistik Anda. Salah satu ciri utama adalah memiliki fungsionalitas yang lengkap dan terintegrasi. Sistem harus mampu menangani berbagai aspek operasi logistik, termasuk manajemen pesanan, manajemen gudang, pelacakan pengiriman, manajemen transportasi, dan fakturasi.

Perusahaan logistik juga sering mengalami perubahan, baik dalam skala operasi, jumlah klien, atau jenis layanan yang ditawarkan. Oleh karena itu, sistem yang baik harus mampu berkembang dan beradaptasi dengan perubahan ini. Artinya sistem harus memiliki kapasitas untuk menangani peningkatan volume data dan pengguna, serta fleksibilitas untuk menambah atau mengubah fitur sesuai dengan kebutuhan bisnis yang berkembang.

Meski cara kerja sistem ERP biasanya rumit, namun harus tetap mudah digunakan. Interface pengguna yang intuitif dan aksesibilitas di berbagai perangkat, termasuk perangkat mobile, dapat sangat membantu. Pengguna harus dapat dengan mudah melakukan tugasnya, mencari dan memperbarui informasi, serta mengakses laporan dan analisis. Selain itu, vendor juga harus menyediakan pelatihan yang memadai dan dukungan teknis yang responsif.

Sistem ERP yang baik bagi perusahaan juga harus menyediakan alat analisis dan pelaporan data yang akurat. Sistem harus dapat menghasilkan berbagai jenis laporan, dari laporan penjualan hingga analisis tren jangka panjang. Selain itu, pengguna harus dapat dengan mudah menyesuaikan laporan dan analisis sesuai dengan kebutuhan. Dengan ini, perusahaan logistik dapat membuat keputusan yang lebih baik.

4. Kesimpulan

Perusahaan logistik diharapkan dapat memberikan layanan yang efisien, cepat, dan akurat kepada pelanggannya. Implementasi sistem ERP dapat membantu mencapai tujuan ini. Namun, untuk mendapatkan manfaat maksimal, perusahaan harus memilih sistem yang tepat. Sistem yang baik memiliki fitur yang terintegrasi, mampu melakukan skalabilitas sesuai kebutuhan, serta memiliki kemampuan analisis dan pelaporan data yang kuat.

Semua ciri yang disebutkan tersebut ada pada Software ERP Logistic ScaleOcean. Tidak hanya itu, software kami juga unlimited user serta dapat dikustomisasi baik dari desain atau penambahan fitur pendukungnya. Dengan ini, software kami akan membantu memaksimalkan potensi bisnis Anda sesuai kebutuhan secara spesifik. Yuk, segera hubungi kami dan jadwalkan konsultasi lebih lanjut!