Saat ini hampir seluruh perusahaan berupaya untuk meningkatkan kemudahan operasional pada bisnis. Terlebih dengan berkembangnya teknologi yang semakin pesat. Salah satu area yang mengalami transformasi signifikan adalah proses pengadaan barang. Kini perusahaan mulai beralih ke e purchasing untuk mengoptimalkan proses seleksi supplier barang. 

E purchasing, atau pembelian elektronik, adalah proses pengadaan barang dan jasa melalui platform digital. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengotomatisasi berbagai aspek proses pengadaan. Mulai dari pencarian supplier hingga pemilihan supplier yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kriteria. Dalam artikel ini, akan dibahas enam keuntungan e purchasing dalam proses seleksi supplier barang. Simak pembahasan detailnya berikut ini.

1. Efisiensi Waktu dan Sumber Daya

Salah satu keuntungan e purchasing adalah efisiensi waktu dan sumber daya yang diperoleh dalam proses seleksi supplier barang. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat mengotomatisasi sebagian besar proses seleksi, mengurangi waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan dan memverifikasi informasi supplier. Selain itu, sistem ini juga mengurangi biaya administrasi yang berkaitan dengan proses pengadaan. Misalnya pencetakan dokumen dan pengelolaan data secara manual.

E purchasing juga membantu Anda untuk mengambil keputusan yang lebih cepat dan tepat dalam proses seleksi supplier. Dengan sistem e purchasing berbasis ERP, maka Anda dapat mengakses informasi dan data supplier dengan lebih akurat. Sehingga tim pengadaan dapat segera mengevaluasi pilihan yang ada dan memutuskan berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Hal ini meningkatkan kecepatan dan efektivitas proses seleksi, sekaligus mengurangi biaya dan waktu yang dibutuhkan.

2. Transparansi dalam Proses Seleksi

Transparansi sangat penting dalam proses seleksi supplier. Sistem e purchasing berkontribusi dalam menciptakan proses yang lebih transparan, sehingga memastikan keputusan yang lebih objektif dan adil. Sistem ini menyediakan informasi yang mudah diakses, termasuk produk yang ditawarkan, harga, kualitas, dan waktu pengiriman. Dengan informasi tersebut, Anda dapat mengevaluasi pilihan yang ada berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan.

Selain itu, transparansi yang ditawarkan sebagai keuntungan e purchasing juga menciptakan lingkungan yang kompetitif di antara supplier. Dengan ini, mereka akan selalu mencoba meningkatkan kualitas produk dan layanan agar dapat bersaing dalam pasar. Transparansi ini tidak hanya menguntungkan perusahaan yang menggunakan sistem e purchasing, tetapi juga membantu supplier untuk mengevaluasi dan memperbaiki kinerja mereka secara berkala.

3. Peningkatan Kualitas Supplier

E purchasing berkontribusi dalam peningkatan kualitas supplier yang dipilih oleh perusahaan. Dengan sistem ini, perusahaan dapat lebih mudah menilai kualitas produk dan layanan yang ditawarkan. Ini dilakukan melalui penilaian berbasis kriteria, seperti kualitas produk, keandalan pengiriman, dan dukungan pelanggan. Berkat kelebihan e purchasing tersebut, perusahaan dapat mengidentifikasi supplier terbaik berdasarkan performanya dan memilih supplier yang sesuai untuk bekerja sama dalam pengadaan.

Keuntungan e purchasing lainnya yaitu kemudahan dalam memantau kinerja supplier secara real-time. Perusahaan dapat dengan cepat mendeteksi masalah dalam kualitas produk atau layanan yang ditawarkan oleh supplier dan mengambil tindakan yang tepat untuk memperbaikinya. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa supplier bekerja dengan baik dan dapat diandalkan dalam jangka panjang.

4. Mengurangi Risiko dalam Proses Seleksi

Proses seleksi supplier barang yang efektif melibatkan pengurangan risiko yang mungkin timbul di masa mendatang. Software e purchasing membantu mengurangi risiko ini dengan menyediakan validasi data supplier secara otomatis, yang memastikan informasi yang diberikan oleh supplier adalah akurat dan terkini. Selain itu, sistem ini juga mengurangi kemungkinan human error  dalam evaluasi. Contohnya perhitungan yang salah atau kelalaian input pada informasi penting.

Selain itu, keuntungan e purchasing selanjutnya berupa kemudahan dalam mengidentifikasi dan menghindari supplier yang berisiko tinggi, seperti yang memiliki riwayat hukum yang buruk atau masalah keuangan. Dengan memonitor dan menganalisis data dari berbagai sumber, Anda dapat membuat keputusan yang lebih baik tentang supplier mana yang harus dihindari dan mana yang dapat dipercayai untuk bekerja sama dalam memenuhi stok barang.

5. Menjaga Hubungan Baik dengan Supplier

Sistem ini memudahkan komunikasi dan kolaborasi antara perusahaan dan supplier. Caranya dengan menyediakan platform untuk kedua pihak agar berbagi informasi berkaitan dengan tahapan dalam memenuhi kebutuhan barang secara real-time. Dengan komunikasi yang lebih lancar dan terbuka, perusahaan dan supplier dapat lebih memahami kebutuhan dan ekspektasi satu sama lain, serta bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Keuntungan e purchasing lainnya yaitu memberikan umpan balik yang lebih efektif kepada supplier. Dengan sistem ini, perusahaan dapat melacak kinerja supplier secara sistematis dan memberikan masukan untuk membantu meningkatkan produk dan layanan supplier. Hubungan yang lebih baik dengan supplier ini tidak hanya akan meningkatkan kualitas produk dan layanan yang diterima oleh perusahaan, tetapi juga membangun kepercayaan dan loyalitas.

6. Integrasi Data dan Informasi

Integrasi data dan informasi adalah salah satu keuntungan penting dari e purchasing dalam proses ini. Dengan sistem tersebut perusahaan dapat mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data dan informasi tentang supplier secara sistematis dan terstruktur. Hal ini memudahkan Anda untuk membandingkan supplier secara efisien berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, seperti harga, kualitas, dan waktu pengiriman.

Selain itu, integrasi data juga memungkinkan perusahaan untuk melakukan analisis yang lebih mendalam tentang kinerja supplier. Terdapat fitur e purchasing yang dapat menggabungkan data dari berbagai sumber. Sehingga Anda dapat mengidentifikasi tren dan pola dalam kinerja supplier, yang dapat membantu dalam mengoptimalkan proses seleksi dan pengambilan keputusan. 

Keuntungan e purchasing lainnya yaitu juga memfasilitasi kolaborasi antara tim pengadaan dan departemen lain dalam perusahaan, seperti keuangan dan operasional, yang memungkinkan perusahaan untuk membuat keputusan berkaitan dalam proses seleksi supplier barang. Dengan integrasi ini, proses pengadaan barang menjadi lebih mudah dan terpusat.

7. Kesimpulan

Dengan mengimplementasi sistem ini, Anda mendapatkan sejumlah keuntungan pada proses bisnis. Seperti transparansi dalam proses seleksi supplier, efisiensi waktu dan sumber daya yang lebih baik, peningkatan kualitas supplier, pengurangan risiko, serta integrasi data dan informasi yang lebih efektif. Melalui penerapannya, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pengadaan barang dan memastikan kerjasama yang sukses dengan supplier yang berkualitas dan dapat diandalkan.

Tidak hanya menguntungkan perusahaan, tetapi juga membantu menciptakan lingkungan bisnis yang lebih kompetitif dan berkelanjutan. Dalam jangka panjang, penerapan teknologi ini akan terus mendorong inovasi dan efisiensi di sektor pengadaan, sehingga memberikan nilai tambah bagi perusahaan dan memungkinkannya untuk terus tumbuh dan bersaing di pasar global.