Faktur atau seringkali disebut invoice memiliki peranan penting dalam transaksi perusahaan. Dengan adanya invoice, perusahaan memiliki dokumen sah atas transaksi pembelian atau penjualan mereka dengan pihak luar. Dalam akuntansi manajemen, invoice adalah sebuah dokumen sah pembayaran atau transaksi selama periode yang disepakati.

Pada pembahasan artikel kali ini, kita akan mengulik faktur-faktur yang sering digunakan oleh perusahaan, diantaranya invoice penjualan dan invoice pembelian. Apa perbedaan faktur penjualan dan faktur pembelian dalam purchasing bisnis? Untuk mengetahui lebih dalam, simak pembahasannya berikut ini.

1. Pengertian Faktur Penjualan dan Faktur Pembelian

Dalam bisnis, invoice merupakan aspek yang wajib dimiliki oleh perusahaan baik saat melakukan proses pembelian atau sekedar menjadi arsip laporan keuangan. Fungsi dari faktur selain menjadi surat sah pembelian, perusahaan dapat melakukan pendataan dan melakukan catatan pembukuan keuangan secara akurat. Berikut pengertian invoice purchase dan invoice pembelian.

a. Faktur Penjualan 

Misalkan Anda telah membeli beberapa stok barang atau jasa dalam memenuhi kebutuhan perusahaan. Kira-kira apa yang akan Anda lakukan setelah menerima persediaan tersebut? Tentu saja, mendapatkan invoice pembayaran. Invoice pembayaran atau faktur penjualan merupakan dokumen yang diterbitkan oleh supplier dan berisi mengenai rincian pesanan pada perusahaan.

Dalam faktur tersebut terdapat beberapa aspek yang dicatat seperti, nama barang, harga, diskon pembelian apabila ada, tanggal dilakukan purchase, pajak, dan yang terakhir adalah total keseluruhan tagihan. Invoice menjadi bukti bahwa perusahaan Anda perlu melakukan pembelian melalui tunai atau cicilan.

Terkadang kita sulit membedakan antara invoice dan sales order. Perlu dipahami bahwa sales order adalah dokumen yang diberikan pemasok sebelum barang dikirimkan. Jadi dokumen ini berperan sebagai alat konfirmasi pesanan. Sementara invoice penjualan adalah data sesungguhnya penjualan setelah barang dikirimkan.

Dalam aplikasi penjualan, sales invoice berisi tagihan yang harus dibayarkan oleh perusahaan. Maka dari itu pemasok membutuhkan alamat, nama perusahaan, dan surel. Dengan catatan resmi, perusahaan dapat menentukan HPP, perhitungan pengeluaran yang akurat, serta pembuatan pembukuan inventaris terhadap barang persediaan.

b. Faktur Pembelian 

Dokumen ini adalah bagian penting dalam pengajuan purchasing perusahaan ke pemasok. Dalam dokumen tersebut, terdapat data-data penting mewakili tujuan pembelian. Diantaranya, nama barang, jumlah, harga, nama vendor, dan informasi lain sebagai pelengkap seperti nama perusahaan. PO dikirimkan sebagai bentuk permintaan pemenuhan kebutuhan oleh perusahaan serta bentuk komitmen terhadap proses pembelian bisnis yang akan dilakukan oleh supplier tertuju.

Setelah menerima invoice pembelian, supplier memverifikasi rincian pesanan dengan barang atau jasa yang dipesan agar tidak terjadi kekeliruan serta memastikan kelengkapan. Proses verifikasi ini penting untuk supplier karena dapat menghindari kerugian akibat kesalahan pengiriman.

Pada perusahaan sendiri, purchase invoice merupakan dokumen yang dapat digunakan dalam pemeriksaan barang saat tiba. Tujuannya untuk memastikan keakuratan catatan keuangan dan mengendalikan pengeluaran. Purchase order yang disetujui tim internal perusahaan menandakan bahwa anggaran yang diajukan sudah selaras dengan SOP pembelian barang, sehingga purchasing lebih terkendali.

2. Perbedaan Faktur Penjualan dan Faktur Pembelian

Perbedaan faktur penjualan dan faktur pembelian dapat kita simpulkan dari definisi masing-masing. Keduanya merupakan dokumen pengajuan dari pihak berbeda. Sebuah perusahaan yang bergerak, memerlukan faktur sebagai catatan pembelian dan historikal anggaran dan keduanya memiliki fungsi maupun peran yang berbeda. Untuk itu, kenali lebih dalam perbedaan antara invoice pembelian dan invoice penjualan di bawah ini.

a. Tujuan Pembuatan Dokumen 

Tujuan diterbitkannya purchase invoice yang pertama untuk memberikan penawaran kepada pemasok potensial. Staff purchasing memberikan rincian informasi lebih detail lagi menggunakan faktur pembelian untuk memudahkan agen mencocokan data dengan bahan yang perlu dipasok. Sehingga mengurangi kekeliruan dalam produksi sumber daya.

Kedua, menjadi dokumen sah pengajuan kebutuhan atau komitmen pembelian dari perusahaan sendiri. Supplier dapat menggunakan surat PO sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan pengajuan. Jadi apabila terjadi kesalahpahaman dari pihak  bisnis, pemasok dapat menunjukan surat tersebut.

Ketiga, invoice ini memberikan gambaran pengeluaran keuangan bagi perusahaan sebelum proses pembelian berlangsung. Tim purchasing akan memberikan gambaran permintaan harga pada faktur tersebut. Sehingga saat terjadi transaksi atau kesepakatan harga yang diterima berubah, akan lebih memudahkan dalam melakukan negosiasi harga dan kontrak.

Kemudian tujuan dari penerbitan faktur penjualan adalah memberikan tagihan atas pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Pada invoice penjualan, terdiri dari jumlah pesanan, harga, diskon jika ada, pajak, dan keseluruhan biaya yang perlu dilunasi dalam jangka waktu tertentu. Cara pelunasan juga sudah dicantumkan dalam faktur tersebut. 

Sales invoice selain bersifat untuk menagih piutang perusahaan, tujuan lainnya yaitu alat transaksi dan dokumen yang dapat dibuktikan legalitasnya dalam hukum. Perusahaan dapat melakukan retur apabila pembelian tidak sesuai dengan menggunakan faktur tersebut dan memberikan tuntutan jika pemasok memberikan data maupun harga yang salah..

b. Fungsi pada Bisnis 

Perbedaan faktur penjualan dan faktur pembelian yang kedua yaitu pada fungsi masing-masing dari invoice. Purchase order, sebagai laporan keuangan perusahaan yang tercatat dan dapat dibuktikan keakuratannya. Maka dari itu, setiap divisi perlu mencantumkan kebutuhan, jumlah, beserta harga barang untuk memudahkan pembukuan pengeluaran dalam jurnal cash flow.

Selain itu, mudah bagi perusahaan melakukan pencocokan data inventaris dengan jumlah barang fisik yang dibeli. Pengecekan dilakukan saat produk baru sampai, sehingga faktur tersebut berguna untuk pemeriksaan keakuratan. Artinya, barang yang dibeli perlu dicek apakah sudah sesuai dengan data yang diajukan sebelumnya.

Sementara, faktur penjualan berfungsi sebagai bukti sah pembelian. Maksudnya bagaimana? Sales invoice adalah tagihan, dapat diartikan dalam dokumen itu memuat data-data pembelian dan tagihan yang ditandatangani supplier. Maka, sudah ada data valid bahwa perusahaan melakukan pembelian.

Misalkan terjadi kerusakan, cacat, ketidaksesuaian kualifikasi, pemilik bisnis dapat memberikan faktur penjualan dari supplier. Selain untuk komplain masalah barang, invoice penjualan berfungsi sebagai transaksi pembayaran. Apabila, tercatat bahwa tagihan dilunasi kredit selama 4 bulan, tetapi supplier masih menghitung hutang perusahaan lebih dari kesepakatan pada invoice, perusahaan bisa menggunakan dokumen tersebut sebagai alat bukti yang sah.

c. Pihak yang Menerbitkan

Invoice adalah dokumen yang perlu dimiliki oleh perusahaan maupun pemasok sekalipun hanya salinan. Seperti faktur penjualan yang diterbitkan oleh pemasok kepada perusahaan sebagai tagihan. Sedangkan, faktur pembelian yang diberikan dari perusahaan kepada supplier untuk memberikan keterangan setiap kebutuhan mulai dari nama barang hingga harga yang diminta.

3. Kesimpulan 

Jadi, dari penjelasan perbedaan faktur penjualan dan faktur pembelian saat proses pembelian berlangsung, memiliki kaitan yang erat namun juga memiliki makna berbeda. Purchase invoice berfungsi sebagai dokumen berisi segala kebutuhan dari jumlah, harga, spesifikasi, dan kapan waktu pengiriman dilakukan agar pemasok dapat memberikan barang atau jasa sesuai keinginan. Tujuannya memberikan gambaran pengeluaran yang akan terjadi dan memastikan bahwa pesanan sudah sesuai dengan dokumen permintaan.

Sedangkan sales invoice atau faktur penjualan dapat diartikan sebagai dokumen tagihan yang memuat seluruh barang yang dikirimkan. Mulai dari kuantitas, jenis barang, pemberian potongan harga, pajak, biaya operasional, waktu pengiriman, dan jumlah biaya keseluruhan. Faktur penjualan juga memuat cara transaksi, bisa menggunakan tunai atau kredit.