Purchasing software telah mengubah cara perusahaan menangani proses pengadaannya. Salah satunya dengan mengotomatisasi tugas yang membutuhkan waktu dan rawan human error. Begitu juga untuk memproses purchase requisition (PR). Penggunaan software secara maksimal akan mempercepat langkah pembuatan PR. Sehingga nantinya juga akan berdampak pada efisiensi bisnis secara menyeluruh.

Purchase request software adalah teknologi yang memungkinkan otomatisasi sejumlah tugas, memastikan kecepatan dan akurasi dalam setiap tahapan purchasing. Pada artikel ini, akan dibahas lebih lanjut manfaat pembuatan dokumen PR serta bagaimana sistem pembelian memaksimalkan pengelolaan dokumen tersebut.

1. Pengertian Purchase Requisition (PR)

Purchase requisition (PR) adalah dokumen di suatu perusahaan untuk proses pembelian yang bertujuan memenuhi kebutuhan barang atau jasa. Sebagai bagian dari proses operasional yang efektif, pembuatan PR adalah langkah penting dalam proses purchasing. Tahapannya membutuhkan departemen atau individu tertentu untuk mengajukan permintaan resmi untuk barang atau jasa yang dibutuhkan.

Rincian spesifik barang atau jasa yang diinginkan biasanya dijelaskan secara detail pada dokumen tersebut. Misalnya nama item, jumlah yang diperlukan, keterangan tentang spesifikasi atau kualitas, dan tanggal atau waktu pengiriman yang diharapkan. Dengan demikian, PR berfungsi untuk memfasilitasi adanya pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan pembelian. Serta memastikan bahwa permintaan ditangani dengan tepat dan efisien.

PR juga berperan penting dalam kontrol internal dan manajemen anggaran. Setiap pengeluaran yang terjadi dalam perusahaan seharusnya didasarkan pada PR yang telah disetujui. Sehingga keputusan pembelian dipastikan telah melalui proses pertimbangan dan persetujuan yang tepat. Dengan begitu, dokumen ini membantu mencegah pembelian impulsif yang bisa merusak anggaran dan sebagai upaya untuk menciptakan transparansi pengadaan.

Dalam era digital saat ini, fungsi dan manajemen PR menjadi semakin penting dan kompleks. Untuk mengatasi ini, banyak perusahaan mulai beralih ke solusi teknologi inovatif, seperti purchase request software. Software ini membantu mempermudah proses pengajuan, peninjauan, dan persetujuan, serta integrasi dengan sistem lainnya. Dengan demikian, akan terwujud efisiensi dan efektivitas proses pembelian.

2. Manfaat Purchase Requisition di Purchasing

Sebagai dokumen pertama yang dibuat dalam proses purchasing, tentu peran PR sangatlah penting. Berikut manfaat yang didapatkan perusahaan dengan membuat dokumen tersebut.

a. Pantau & Kendalikan Pengeluaran

Salah satu manfaat utama dari purchase requisition adalah memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengendalikan pengeluarannya. Melalui PR, setiap permintaan pembelian harus ditinjau dan disetujui sebelum transaksi dilakukan. Cara ini membantu memastikan bahwa setiap pembelian yang dibuat sesuai dengan kebijakan dan anggaran perusahaan.

Selain itu, PR juga memungkinkan perusahaan untuk menganalisis pengeluaran. Dengan informasi detail tentang barang atau jasa yang dibeli, berapa banyak, dan kapan dibutuhkan, perusahaan dapat melihat pola pengeluaran dan membuat keputusan informatif untuk mencapai kesuksesan bisnis di masa depan.

b. Kontrol Persetujuan Manajemen

PR juga berperan penting dalam mekanisme kontrol persetujuan manajemen. Setiap purchase requisition harus mendapatkan persetujuan dari manajemen atau pihak yang berwenang sebelum pembelian bisa dilakukan. Proses ini membantu mencegah pembelian yang tidak perlu atau melebihi anggaran.

Selain itu, mekanisme kontrol persetujuan juga memastikan bahwa setiap pengeluaran sudah sesuai dengan tujuan dan strategi bisnis yang diinginkan. Sehingga dalam perannya, PR tidak hanya membantu mengendalikan pengeluaran, tetapi juga memastikan bahwa setiap pembelian mendukung pencapaian tujuan perusahaan dalam jangka panjang.

c. Pelacakan dan Audit

Purchase requisition juga dapat digunakan untuk pelacakan dan audit pada purchasing. Dengan adanya PR, perusahaan dapat dengan mudah melacak setiap pembelian yang telah dibuat. Hal ini diperlukan tidak hanya untuk kebutuhan administrasi, tetapi juga untuk memastikan akuntabilitas dan transparansi.

Selain itu, dokumen ini juga menjadi bahan audit yang penting. PR memberikan bukti bahwa setiap pembelian telah melalui proses peninjauan dan persetujuan yang tepat. Begitu juga pengeluaran tersebut sesuai dengan kebijakan dan anggaran perusahaan. Hal ini membantu perusahaan memenuhi standar audit dan regulasi yang berlaku serta meminimalisir risiko pengadaan.

3. Peran Purchasing Software untuk Kelola PR

Agar proses pengelolaan dokumen permintaan pembelian dapat dikontrol secara optimal, dibutuhkan suatu sistem yang canggih. Purchasing software dapat digunakan untuk otomatisasi beberapa tahapan tersebut. Berikut pembahasan peran software secara lebih detail.

a. Membuat Formulir Digital

Purchasing software dapat digunakan untuk membuat formulir digital purchase requisition. Dengan formulir digital, proses pembuatannya menjadi lebih cepat dan mudah. Selain itu, formulir digital juga memudahkan proses peninjauan dan persetujuan karena semua tahapan dapat dilakukan secara online.

Formulir elektronik juga memungkinkan perusahaan untuk memasukkan rincian yang lebih spesifik tentang barang atau jasa yang dibutuhkan. Seperti deskripsi, jumlah, dan tanggal pengiriman yang diinginkan. Hal ini memastikan bahwa setiap permintaan pembelian dilakukan dengan detail dan akurat serta meminimalkan risiko kesalahan atau ketidakjelasan.

b. Mengirim Formulir Permintaan

Setelah dokumen dibuat, purchase request software ini juga dapat digunakan untuk mengirim formulir permintaan ke pihak yang berwenang untuk ditinjau dan disetujui. Proses ini dilakukan secara online. Sehingga mempercepat  persetujuan dan memudahkan pelacakan status. Selain itu, juga dapat digunakan untuk memastikan bahwa dokumen sampai ke pihak yang tepat. 

c. Verifikasi Dokumen

Purchase request software juga memiliki fungsi verifikasi dokumen. Dengan fitur yang ada, software tersebut bisa memeriksa akurasi dan kelengkapan informasi. Hal ini tentu membantu memastikan setiap dokumen telah diisi dengan benar sebelum diajukan. Sehingga, dengan adanya verifikasi langsung juga membantu menyederhanakan proses pengadaan berbasis digital. Karena pihak yang berkepentingan tidak harus berada dalam satu forum yang sama.

d. Integrasi dengan Sistem Lain

Kelebihan dari e purchasing yang paling utama adalah kemampuannya untuk berintegrasi dengan sistem lain yang ada dalam perusahaan. Seperti sistem akuntansi atau warehouse management system. Dengan integrasi ini, proses pengelolaan PR menjadi lebih efisien dan terkoordinasi. Ini juga memudahkan koordinasi serta kerja sama tim yang dibutuhkan dalam membuat dokumen.

Misalnya, ketika PR disetujui, informasi tersebut dapat langsung diteruskan ke sistem akuntansi untuk proses pembayaran. Bisa juga ke sistem manajemen gudang untuk proses penerimaan barang. Dengan demikian, purchase request software tidak hanya membantu mengelola PR, tetapi juga mendukung proses bisnis lain dalam perusahaan.

Untuk mengetahui pilihan vendor purchasing software yang tersedia, Anda bisa cek artikel kami lainnya tentang rekomendasi aplikasi purchasing Indonesia.

4. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa purchase requisition (PR) merupakan elemen penting dalam mengendalikan dan memantau pembelian. Fungsinya sebagai mekanisme formal dalam permintaan pembelian barang atau jasa, memastikan setiap transaksi telah mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen, dan memberikan kemudahan dalam melakukan pelacakan dan audit.

Dalam era digital ini, efisiensi dan efektivitas pengelolaan dokumen tersebut perlu ditingkatkan. Caranya dengan mengimplementasikan purchase request software. Sistem ini mendukung pembuatan, pengiriman, hingga peninjauan dokumen. Sehingga penggunaan purchasing software dalam pengelolaan PR bukan hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memperkuat kontrol dan tata kelola dalam proses pembelian.