Purchasing: Pengertian, Alur Kerja, Tugas, dan Kualifikasinya

Proses purchasing yang kurang efektif dapat mengganggu kelancaran operasional bisnis, mempengaruhi kualitas barang atau jasa yang diperoleh, dan bahkan menambah biaya yang tidak perlu. Tanpa sistem yang jelas, kesalahan dalam pemilihan vendor atau pengelolaan pesanan dapat berakibat fatal.

Untuk itu, setiap bisnis memerlukan tim pengadaan yang berkompeten, dengan pemahaman mendalam tentang alur kerja pengadaan. Purchasing bukanlah tugas sembarangan, karena melibatkan keputusan yang mempengaruhi profitabilitas dan efisiensi perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan pemahaman yang tepat tentang peran dan kualifikasi tim pengadaan.

Artikel ini akan membahas bagaimana pengelolaan purchasing yang efektif dapat mendukung kelancaran operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan.

Key Takeaways

• Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya.
• Apa saja tugas utama dalam proses ini? Hal itu meliputi identifikasi pemasok, negosiasi persyaratan dan harga, pelacakan status pesanan, pengelolaan hubungan berlanjut.
• Kualifikasi yang dibutuhkan seorang staf purchasing berupa kemampuan negosiasi, pemahaman dokumen kontrak, komunikasi tinggi, keahlian analitik, mahir menggunakan perangkat lunak.
• Visualisasi lebih lanjut mengenai sebuah sistem modern dapat dilakukan melalui demo gratis yang disediakan oleh ScaleOcean.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Purchasing?

Purchasing adalah proses pengadaan barang dan jasa dari pihak eksternal yang bertujuan untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Tujuannya adalah untuk memastikan ketersediaan barang berkualitas yang konsisten di penyimpanan.

Kegiatan ini berpusat pada optimalisasi pengeluaran dan waktu, di mana setiap langkahnya harus memastikan perolehan material yang tepat waktu dengan harga terbaik. Fungsi ini sangat penting untuk mencegah gangguan dalam rantai pasokan internal dan menjaga kelancaran seluruh operasional bisnis agar tetap efisien.

Selain itu, dalam praktiknya purchasing dapat dilakukan melalui berbagai metode pengadaan, seperti e-purchasing, tender terbuka, atau pengadaan langsung, tergantung pada kebutuhan dan kompleksitas transaksi. Pemilihan metode pengadaan yang tepat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan transparansi proses pembelian.

2. Alur Kerja dalam Purchasing

Alur kerja yang terstruktur dimulai dengan identifikasi kebutuhan, pembuatan PR, pemilihan vendor, negosiasi, dan pembuatan PO. Setelah barang diterima, faktur diverifikasi oleh accounting dan pembayaran diproses. Berikut gambaran lebih rincinya:

a. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama dalam proses pengadaan adalah identifikasi kebutuhan, di mana staf menentukan jenis dan jumlah barang atau jasa yang diperlukan. Proses ini sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan membeli produk yang tepat, sesuai dengan anggaran dan kebutuhan operasional yang ada.

b. Pembuatan Requisition Order

Setelah kebutuhan diidentifikasi, staf menyusun dokumen Requisition Order (RO) yang berisi permintaan pengadaan. Dokumen ini kemudian diserahkan ke tim atau admin pengadaan untuk divalidasi, memastikan bahwa permintaan sesuai dengan prosedur dan anggaran yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

c. Pemilihan Supplier

Setelah RO disetujui, langkah berikutnya adalah memilih supplier yang tepat. Pihak berwenang akan menilai berbagai calon supplier berdasarkan kriteria seperti harga, kualitas, dan keandalan, serta menentukan vendor yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan pengadaan tersebut.

d. Melakukan Negosiasi Persyaratan

Negosiasi adalah tahap penting untuk memastikan perusahaan mendapatkan harga terbaik dan syarat yang menguntungkan. Dalam tahap ini, perusahaan berusaha mengoptimalkan keuntungan dengan berunding tentang harga, waktu pengiriman, dan kondisi lainnya yang relevan dengan transaksi.

e. Menyusun dan Mengirim Purchase Order

Setelah persyaratan dan harga disepakati, tim pengadaan menyusun dan mengirimkan Purchase Order (PO) kepada supplier. PO berisi rincian barang atau jasa yang akan dibeli, harga yang telah disetujui, serta syarat pengiriman dan pembayaran yang harus dipatuhi oleh kedua belah pihak.

f. Pembayaran dan Penerimaan Barang

Setelah barang diterima, tim pengadaan melakukan verifikasi terhadap kualitas dan jumlah barang. Selanjutnya, staf melakukan pembayaran sesuai dengan invoice yang diterima, dan barang yang diterima dicatat serta disimpan di sistem pengadaan terintegrasi untuk pengelolaan lebih lanjut.

Untuk menjaga konsistensi dan kepatuhan proses, perusahaan perlu memiliki SOP purchasing bisnis yang jelas dan terdokumentasi. Standar ini memastikan setiap tahap pengadaan, mulai dari perencanaan hingga pembayaran, berjalan sesuai prosedur, meminimalkan risiko kesalahan, serta mendukung efisiensi operasional.

Baca juga: Procurement: Arti, Proses, dan Perbedaannya dengan Purchasing

3. Tugas Utama dalam Purchasing

Fungsi purchasing melibatkan langkah-langkah penting untuk memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Selain eksekusi pesanan, peran inti dalam purchasing dan e-purchasing juga mencakup manajemen strategis untuk menciptakan nilai jangka panjang dan menjaga kelancaran operasional. Berikut adalah penjelasannya lebih lanjut.

a. Identifikasi Supplier yang Optimal

Untuk meminimalisir risiko pekerjaan purchasing yang mungkin muncul dalam proses pengadaan, tugas berikut harus dilakukn se-optimal mungkin. Pemilihan supplier terpercaya, biasanya dari dokumen AVL, memastikan bahwa atau jasa yang didapatkan berkualitas, serta juga memungkinkan persyaratan lebih ideal sebab adanya kerja sama berulang.

b. Melakukan Negosiasi demi Persyaratan Kompetitif

Staf berinteraksi dengan penyedia untuk menyusun persyaratan yang menguntungkan kedua pihak. Tujuannya adalah untuk mendapatkan harga kompetitif, jadwal pengiriman yang ideal, dan kualitas yang terjamin, sehingga berdampak secara menyeluruh kepada operasional perusahaan.

Proses ini biasanya diawali dengan membuat purchase requisition, yaitu permintaan pembelian yang harus disetujui sebelum transaksi dilakukan. Setelah disetujui, data dari purchase requisition menjadi dasar dalam proses negosiasi, membantu perusahaan menyusun strategi harga, volume, dan syarat pembayaran dengan vendor.

c. Melacak Status Masing-masing Pesanan

Perusahaan, terutama perusahaan multi-nasional, cenderung melakukan puluhan hingga ratusan proses purchasing secara sekaligus. Hal ini berarti staf procurement perlu secara terus-menerus memonitor status masing-masing PO di sistem untuk memastikan selesainya setiap pesanan dengan mulus.

d. Pengelolaan Hubungan Berlanjut dengan Pemasok

Salah satu tugas paling kritis tim pengadaan di perusahaan adalah pengelolaan hubungan berlanjut dengan masing-masing penyedia. Seperti yang sempat dinyatakan sebelumnya, adanya kontak terus-menerus ini memungkinkan persyaratan lebih baik untuk proyek pengadaan pada masa mendatang tanpa perlu khawatir tentang kualitas barang atau jasa.

Penerapan VMS (Vendor Management System) membantu perusahaan mengelola hubungan tersebut secara lebih terstruktur. Sistem ini memudahkan pemantauan kinerja vendor, mempercepat komunikasi, dan memastikan setiap kolaborasi berjalan sesuai standar kualitas yang telah ditetapkan.

4. Kualifikasi yang Dibutuhkan untuk menjadi Staff Purchasing

Selain pemahaman mengenai alur kerja purchasing, seseorang yang ingin menjadi atau merupakan staf divisi pengadaan perlu memiliki beberapa kualifikasi penting terlebih dahulu. Tanpa adanya hal tersebut, pengadaan barang atau jasa tidak akan berjalan semaksimal mungkin. Yang dimaksud dari kualifikasi tadi adalah:

a. Kemampuan Negosiasi

Staf procurement harus mampu berdiskusi secara strategis untuk mendapatkan persyaratan kontrak yang paling ideal, mencakup harga, jadwal, dan ketentuan pembayaran yang menguntungkan. Negosiasi yang baik memastikan perusahaan mendapatkan hasil maksimal dari setiap pengeluarannya.

b. Kemampuan Pemahaman Dokumen Kontrak

Staf purchasing perlu memahami dokumen kontrak dengan teliti dalam setiap transaksi pembelian. Ini mencakup pemahaman tentang syarat pembayaran, ketentuan pengiriman, garansi, serta aspek hukum lainnya. Kesalahan dalam memahami dokumen kontrak dapat menimbulkan masalah serius, sehingga penting untuk memastikan kejelasan dan ketepatan dalam setiap detail kontrak.

c. Kemampuan Komunikasi Tinggi

Komunikasi yang efektif diperlukan baik untuk berinteraksi dengan pemangku kepentingan internal maupun pihak eksternal (vendor). Keterampilan ini menjamin transparansi dalam detail pesanan, menghindari kesalahpahaman, dan menjaga hubungan profesional yang berkelanjutan dengan pemasok.

d. Keahlian Analitik untuk Mencari Vendor Terbaik

Kualifikasi ini menuntut kemampuan untuk menganalisis dan membandingkan proposal dari berbagai vendor secara detail. Staf perlu mengevaluasi metrik biaya, kualitas produk / jasa, dan potensi risiko untuk membuat keputusan berbasis data mengenai pemilihan mitra pengadaan yang paling optimal.

Selain kualifikasi teknis tersebut, evaluasi kinerja staf juga perlu didasarkan pada KPI Purchasing yang terukur. Indikator ini membantu menilai efektivitas pengadaan dari aspek efisiensi biaya, kecepatan proses, serta kepatuhan terhadap prosedur. Dengan KPI yang jelas, performa tim dapat dipantau dan ditingkatkan secara berkelanjutan.

e. Mahir dalam Menggunakan Sistem Purchasing

Dalam dunia modern ini, kemahiran penggunaan teknologi bukan merupakan sekedar plus point lagi, melainkan adalah suatu hal yang wajib. Adanya kemahiran dalam menggunakan sistem purchasing seperti ScaleOcean memastikan efisiensi tinggi proses pemantauan dan pelacakan kondisi masing-masing purchase order.

5. Contoh Penerapan Purchasing di Berbagai Industri

Pengadaan merupakan suatu tahapan universal yang dialami oleh semua bisnis di setiap industri, baik bisnis tersebut berbasis produk atau jasa. Untuk mendapatkan pemahaman lebih lanjut perannya, perhatikanlah contoh singkat penerapannya diberbagai industri berikut:

• Logistik: Pengadaan BBM, suku cadang armada truk, dan sewa ruang gudang.
• Manufaktur: Pembelian bahan baku (BOM) dan suku cadang untuk mesin pabrik
• Ritel: Pembelian stok barang dagangan (inventory) dan sistem POS untuk operasional toko.
• Konstruksi: Pengadaan material bangunan, alat berat, dan jasa sub-kontraktor.
• Perbankan: Pembelian perangkat IT, lisensi software, dan jasa data security.
• Hotel: Pengadaan hotel termasuk kebutuhan operasional seperti perlengkapan kamar, bahan makanan, linen, serta perawatan fasilitas.

Dalam setiap industri tersebut, penerapan ERP purchasing dapat membantu optimalkan seluruh proses pengadaan, mulai dari pengelolaan supplier hingga pelacakan pengadaan barang dan jasa. Dengan solusi ERP yang tepat, perusahaan dapat mempercepat proses pembelian, meningkatkan efisiensi, serta memastikan kontrol yang lebih baik

Mudahkan Proses Pembelian dengan ScaleOcean Purchasing Software

ScaleOcean Purchasing Software adalah perangkat lunak yang dapat meningkatkan efisiensi dan kontrol dalam proses pengadaan perusahaan. Dirancang untuk mengelola seluruh siklus pengadaan, mulai dari permintaan pembelian hingga pembayaran, ScaleOcean memastikan setiap transaksi tercatat dengan akurat dan terintegrasi dengan modul lain, meningkatkan transparansi dan mengurangi risiko kesalahan manusia.

Dengan ScaleOcean Purchasing Software, perusahaan dapat memantau dan mengelola anggaran secara real-time, memastikan pembelian tetap dalam batas yang ditetapkan. Proses yang sebelumnya memakan waktu dan rentan kesalahan kini lebih cepat dan efisien berkat otomatisasi cerdas. Dari pengelolaan vendor hingga integrasi dengan sistem lain, ScaleOcean memastikan aliran data yang konsisten antar departemen, yang berujung pada peningkatan efisiensi operasional.

Fitur Utama ScaleOcean Purchasing Software:

• RFQ & PO Management: Mengirim dan mengelola permintaan pembelian (RFQ) yang dapat langsung diubah menjadi purchase order, mempermudah komunikasi dengan vendor.
• Low-Stock Notification: Notifikasi otomatis ketika stok barang mencapai batas minimum, mencegah kekurangan persediaan yang dapat menghambat operasi bisnis.
• Blanket Order Management: Menyusun perjanjian pembelian jangka panjang yang otomatis mengelola pesanan berulang, menjaga kestabilan harga dan pasokan.
• Payment Management: Mengelola pembayaran vendor secara efisien, mengurangi risiko keterlambatan dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.
• Order Management: Memungkinkan pelacakan status pesanan secara real-time, memastikan pengiriman tepat waktu dan akurat.
• Product Management: Mengelola stok dan deskripsi produk dengan pembaruan otomatis setiap transaksi pembelian.

7. Kesimpulan

Proses purchasing adalah aktivitas yang dilakukan oleh suatu perusahaan untuk mendapatkan atau memperoleh barang dan jasa untuk kebutuhan operasionalnya. Salah satu tugas utama mereka adalah untuk melacak dan memantau masing-masing pesanan yang dibikin perusahaan, suatu hal yang tidak dapat dilakukan secara manual lagi.

Dikarenakan efek globalisasi, pengadaan barang dan jasa menjadi lebih mudah, namun juga lebih ekstensif. Untuk menghadapi permasalahan itu, bisnis global cenderung memilih untuk menerapkan software purchasing seperti ScaleOcean untuk men-streamline purchasing, dari manajemen vendor hingga pencatatan barang via integrasi sistem inventaris.

Untuk mendapatkan visualisasi lebih lanjut mengenai contoh sistem tersebut dan intrikasinya, Anda dapat memilih untuk melakukan demo gratis yang kami sediakan terlebih dahulu. Kami juga menawarkan jasa konsultasi gratis bila Anda ingin bertanya lebih lanjut mengenai proses implementasi dan pelatihan tenaga kerja.