PPIC Production Planning and Inventory Control adalah proses penting yang menjadi kunci keberhasilan produksi dan proses manufaktur, sehingga perlu adanya monitoring control yang harus dilakukan perusahaan untuk memastikan perencanaan produksi dan pengendalian inventory bisnis berjalan dengan maksimal. 

Itulah pentingnya pencatatan dan dokumentasi laporan dibuat, agar memudahkan perusahaan manufaktur untuk memantau dan mengakses setiap tahap produksi berjalan sesuai rencana, dan memastikan stok bahan baku akan selalu tersedia setiap kali dibutuhkan. Untuk lebih paham, di sini kita kan menguraikan contoh format laporan PPIC dengan menggunakan excel agar memudahkan pencatatan Anda. Mari simak bersama artikel berikut!

1. Formula Excel untuk PPIC 

Untuk menyusun contoh format laporan PPIC, penggunaan Microsoft Excel dapat membantu meringankan penyusunan dan akurasi yang lebih baik. Dalam menyusun production planning, Anda bisa menggunakan contoh laporan PPIC Excel ini dengan baik. Berikut formula yang bisa digunakan:

a. Formula untuk Production Planning

Dengan menggunakan beberapa formula Excel ini, Anda bisa menyusun production planning untuk menentukan tanggal mulai produksi dengan menggunakan formula DATE, contohnya =DATE(2024, 1, 1). Menentukan tanggal akhir produksi dengan menggunakan formula EOMONTH, contohnya =EOMONTH(2024, 1, 1), 2 yang akan menghasilkan 31 Maret 2024. 

Anda juga bisa menghitung hari kerja dengan formula WORKDAY, contohnya =WORKDAY(DATE(2024, 1, 1), 10) dan menghasilkan 15 Januari 2024. Menghitung jumlah hari bersih dengan formula NETWORKDAYS, contohnya =NETWORKDAYS(DATE(2024, 1, 1), DATE(2024, 3, 31)) dengan hasil 445 hari atau 3 bulan kerja.

Jika ingin menghitung jumlah hari kerja bersih dengan pengaturan adanya akhir pekan, Anda bisa menggunakan formula NETWORKDAYS.INTL, contohnya adalah =NETWORKDAYS.INTL(DATE(2024, 1, 1), DATE(2024, 3, 31), 7) yang akan menunjukkan akhir pekan 7 kali dalam 3 bulan di hari Jumat sampai hari Sabtu. 

Untuk memudahkan pemahaman, gunakan formula TEXT untuk untuk mengkonversi angka ke format teks, contohnya =TEXT(DATE(2024, 1, 1), "dd-mmm-yyyy"). Dengan mengikuti formula berikut, Anda bisa membuat contoh laporan PPIC Excel dengan mudah dan akurat, untuk membantu kelola proses produksi dan manajemen inventory perusahaan manufaktur dengan lebih maksimal. 

b. Formula untuk Inventory Control

Untuk menyusun contoh format laporan PPIC yang berfokus pada inventory control, Anda bisa menggunakan beberapa formula Excel berikut ini untuk memudahkan pengelolaan. Untuk bisa memprediksi permintaan masa depan dengan metode exponential smoothing berdasarkan data historis, Anda bisa menggunakan formula =FORECAST.ETS(target , values, timeline). 

Untuk mengetahui nilai prediksi berdasarkan tren dari data historis cenderung meningkat atau menurun, mirip seperti formula sebelumnya Anda bisa menggunakan formula =FORMULA.LINEAR(target_date, values, timeline) secara linear. Gunakan juga formula =ABS(number) untuk menghasilkan nilai absolut dari suatu angka, yang dalam PPIC digunakan untuk memastikan angka inventory selalu positif. 

Selain itu contoh laporan PPIC Excel bisa membantu menghitung rata-rata deviasi absolut, dan memahami variabilitas atau penyimpangan data inventory dapat dilakukan dengan menggunakan formula =AVEDEV(values). Perhitungan tren perubahan dari waktu ke waktu dapat diketahui dengan menggunakan formula Excel =SLOPE(known_y's, known_x's).

Mengetahui titik awal dari tren inventory melalui garis yang diturunkan melalui regresi linear dapat dilakukan dengan menggunakan formula =INTERCEPT(known_y's, known_x's). Formula yang terakhir untuk menentukan panjang pola musiman yang berulang terhadap kebutuhan inventory dari waktu ke waktu dapat diketahui dengan formula =FORECAST.ETS.SEASONALITY(values,timeline). 

2. Contoh Format Laporan PPIC

Setelah mengetahui beberapa contoh laporan PPIC Excel, ada beberapa komponen utama yang harus dipahami dalam penyusunannya. Dokumen ini harus disusun dengan baik menggunakan Excel agar mudah merencanakan produksi, dan pengelolaan inventory dalam perusahaan manufaktur. Anda bisa menggunakan contoh format laporan PPIC berikut ini dengan mudah, sebagai berikut:

a. Demand Forecast

Contoh format laporan PPIC adalah demand forecast yang memiliki tiga aspek yaitu actual demand, yaitu data permintaan sebenarnya pada periode sebelumnya. Moving average, untuk meratakan fluktuasi permintaan dengan mengambil rata-rata beberapa periode sebelumnya. Exponential smoothing untuk memberikan bobot yang lebih besar pada data terbaru, dan menunjukkan prediksi tren permintaan. 

Disini, kita akan memberikan skenario contoh laporan PPIC Excel yang telah disusun agar memudahkan Anda memahaminya. Contoh ini akan mengambil skenario dari perusahaan manufaktur yang memproduksi meja dan kursi, dan memiliki permintaan dari periode ke periode. Berikut contoh format laporan PPIC untuk demand forecast:

Dari sini kita bisa melihat bahwa untuk permintaan produk meja dan kursi ada sedikit perbedaan peningkatan. Permintaan meja memiliki permintaan yang stabil dengan sedikit peningkatan selama kuartal 3 dan 4, sedangkan permintaan kursi mengalami peningkatan secara konstan seiring bertambahnya pelanggan. 

b. Aggregate Planning

Aggregate planning menjadi contoh format laporan PPIC berikutnya yang menjadi proses penentuan jumlah dan waktu produksi yang diperlukan untuk memenuhi perminataan yang telah diprediksi. Ada dua aspek dalam proses ini, yaitu production rate yang mengetahui jumlah produk yang harus diproduksi, dan ada workforce size yang mengetahui jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mencapai tingkat produksi. Berikut contohnya:

Dari penyusunan ini, bisa kita pahami bahwa untuk memproduksi 10 meja dan kursi dibutuhkan 1 pekerja handal yang akan bertanggung jawab. Dengan perencanaan agregat yang baik, perusahaan dapat mengurangi biaya produksi, menghindari overproduction atau underproduction.

c. Material Requirement Planning

Untuk proses MRP, perusahaan bisa memastikan bahwa bahan baku dan komponen yang diperlukan untuk produksi tersedia pada waktu yang dibutuhkan. MRP sendiri memiliki beberapa elemen, yaitu gross requirement, jumlah total bahan baku yang dibutuhkan dalam produksi. Scheduled receipts, jumlah bahan baku yang telah dipesan dan dijadwalkan untuk diterima. 

Selanjutnya ada on-hand inventory, jumlah bahan baku yang tersedia pada awal periode. Serta planned order release, yaitu rencana pemesanan bahan baku yang harus dilakukan untuk memastikan ketersediaan bahan baku yang sesuai kebutuhan produksi. Dari contoh demand forecast dan aggregate planning-nya, berikut contoh format laporan PPIC MRP, yaitu:

Contoh laporan PPIC Excel ini menyatakan bahwa untuk setiap produksi meja dibutuhkan 1 unit bahan baku kayu, dengan lead time bahan baku yaitu 1 bulan. Sama halnya dengan kursi. Perhitungan MRP yang akurat, akan memudahkan perusahaan manufaktur dalam mengelola persediaan bahan baku dengan lebih baik, menghindari kekurangan bahan, dan memastikan bahwa produksi berjalan lancar tanpa gangguan.

d. Inventory Management 

Contoh format laporan PPIC yang terakhir yaitu inventory management yang akan mengontrol berbagai persediaan Anda untuk melancarkan pemenuhan permintaan produksi yang ada. Ada beberapa aspek penting dalam proses ini, yaitu EOQ (Economic Order Quantity), reorder point, safety stock, inventory awal, penerimaan, pengeluaran, dan inventory akhir. Berikut contohnya berdasarkan skenario sebelumnya:

Dari laporan PPIC untuk inventory management ini, Anda bisa mengetahui masing-masing persediaan yang tersedia dari setiap bahan baku meja dan kursi yang dibutuhkan untuk proses produksi. Penyusunan inventory management yang sesuai dan akurat, akan memastikan ketersediaan produk, mengurangi biaya penyimpanan, dan yang pasti meningkatkan efisiensi operasional. 

3. Kesimpulan

Dari penjelasan tersebut, bisa kita tarik kesimpulan bahwa penyusunan laporan PPIC dengan format yang terstruktur, dan penggunaan formula Excel akan membantu Anda membuat laporan menjadi lebih akurat dalam perencanaan produksi, pengelolaan dan pengendalian persediaan, serta pemenuhan permintaan pasar dengan lebih efisien.

Untuk mengoptimasi setiap prosesnya, Anda juga bisa menerapkan software manufaktur canggih yang akan memudahkan penyusunan serta integrasi antar data dan kemudahan aksesnya. Dari contoh laporan PPIC Excel yang telah diuraikan, dapat menjadi acuan bagi Anda untuk lebih baik mengelola proses ini, sehingga perusahaan dapat beroperasi dengan lebih efektif dan responsif terhadap perubahan pasar.