Apakah manajemen gudang Anda sering mengalami masalah dengan pengelolaan stok yang tidak akurat? Salah satu penyebab utamanya adalah laporan stok barang yang kurang rapi dan sistematis. 

Agar laporan stok gudang Anda bisa dibuat dengan cepat dan tepat, gunakan software seperti WMS ScaleOcean agar laporan yang dibuat bisa menghasilkan data yang lebih akurat.

Laporan stok barang memiliki peran penting, meliputi sebagai dokumen administratif berisi informasi yang jelas tentang kondisi stok, menganalisis tren, dan memprediksi kebutuhan di masa depan.

Oleh sebab itu, Anda perlu memahami cara menyusun format laporan stok yang tepat. Dalam artikel ini, kami akan membahas secara detail langkah-langkah dan format laporan gudang yang dapat Anda gunakan, serta contoh laporan stok barang gudang yang bisa dimodifikasi sesuai kebutuhan Anda.

1. Manfaat Laporan Stok dalam Manajemen Gudang

Laporan stok tidak hanya berfungsi sebagai catatan tentang jumlah barang yang tersedia, tetapi juga sebagai dasar untuk analisis dan pengambilan keputusan strategis dalam manajemen gudang. 

Dengan laporan yang akurat, Anda dapat dengan mudah melacak pergerakan barang, mengidentifikasi tren penggunaan, dan lebih responsif terhadap perubahan permintaan.

Selain itu, laporan stok juga meningkatkan efektivitas dalam pengelolaan layout gudang, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok. 

Laporan stok yang terorganisir dengan baik membantu mengurangi adanya kemungkinan kesalahan, yang bisa berakibat pada peningkatan biaya penyimpanan.

Hal yang tidak kalah penting adalah memberikan informasi penting untuk perencanaan anggaran dan pengelolaan aliran kas. 

Dengan memahami pola dan volume stok, Anda dapat membuat perkiraan yang lebih akurat tentang kebutuhan pembelian di masa depan, mengatur jadwal produksi yang lebih efektif, dan mengoptimalkan pengeluaran terkait stok.

2. Langkah Membuat Laporan Stok Barang

Ada sejumlah langkah penting dalam membuat laporan stok barang untuk memastikan data stok selalu akurat, memudahkan pelacakan, dan membantu pengambilan keputusan yang lebih efektif. Berikut langkah-langkah tersebut.

a. Pilih Periode Laporan

Langkah pertama dalam membuat laporan stok barang adalah menentukan periode waktu laporan. Periode ini bisa harian, mingguan, bulanan, atau tahunan, tergantung kebutuhan bisnis dan seberapa sering inventaris berubah. 

Pemilihan periode yang tepat sangat mempengaruhi relevansi data dalam laporan, sehingga penting untuk menyesuaikan periode ini dengan siklus bisnis dan kebutuhan analisis stok.

b. Kumpulkan Data Persediaan

Setelah menentukan periode laporan, langkah selanjutnya adalah mengumpulkan semua data yang berkaitan dengan persediaan. 

Data ini meliputi jumlah barang, lokasi penyimpanan, informasi pemasok, atau informasi relevan lainnya. Pengumpulan data yang akurat dan terperinci sangat penting untuk memastikan laporan stok gudang yang dibuat berkualitas.

c. Hitung Persediaan Awal

Berikutnya adalah menghitung jumlah persediaan di awal periode. Persediaan awal mencakup jumlah total barang yang tersedia di gudang sebelum periode laporan dimulai. Angka ini akan menjadi dasar untuk menghitung pergerakan stok selama periode tersebut.

d. Catat Barang Masuk & Keluar

Selanjutnya, hitung barang masuk dan keluar selama periode laporan. Barang masuk bisa saja berasal dari pembelian atau pengembalian, sementara barang keluar bisa karena penjualan atau kerusakan. Pencatatan yang akurat akan membantu dalam analisis aliran barang dan manajemen gudang.

e. Hitung Persediaan Akhir

Di akhir periode, hitung kembali jumlah total persediaan. Proses ini melibatkan pengecekan fisik stok dan membandingkannya dengan catatan.

Biasanya tim manajemen gudang meluangkan waktu khusus untuk melakukan stock opname untuk memastikan persediaan akhir sesuai dengan catatan. Persediaan akhir ini penting untuk mengetahui jumlah stok yang tersedia untuk periode berikutnya.

f. Hitung Nilai Persediaan

Setelah mengetahui jumlah persediaan akhir, langkah berikutnya adalah menilai nilai total persediaan. Ini bisa dilakukan dengan mengalikan jumlah unit dengan harga per unit. Penilaian ini membantu Anda dalam mengerti nilai aset yang dimiliki dan untuk keperluan akuntansi.

g. Review Ulang & Validasi

Langkah terakhir adalah mereview dan memvalidasi seluruh data dan perhitungan. Langkah ini diperlukan untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam laporan dan semua informasi yang disajikan sudah akurat. Validasi bisa melibatkan pengecekan silang data dengan dokumen lain seperti faktur atau catatan pembelian.

3. Format Laporan Stok Gudang

Setelah memahami sejumlah langkah dalam membuat laporan stok, maka perlu diketahui pula format laporan stok gudang yang baik dan benar. Format ini nantinya akan memudahkan pelacakan stok, analisis data, dan pengambilan keputusan yang lebih strategis. Bagaimana format tersebut? 

a. Judul Laporan

Judul laporan harus jelas dan mencerminkan isinya. Dalam judul biasanya mencakup nama perusahaan dan frasa "Laporan Stok Gudang" beserta keterangan khusus jika diperlukan, seperti jenis barang tertentu. Judul ini membantu memudahkan Anda dalam identifikasi dan pengarsipan dokumen.

b. Tanggal & Periode Laporan

Selain judul, tanggal dan periode laporan juga perlu dicatat dalam laporan stok barang. Informasi ini diperlukan untuk menunjukkan relevansi data, memudahkan proses pembandingan laporan dengan periode sebelumnya, serta pengelolaan inventaris secara histori dengan lebih efektif.

c. Kolom Identifikasi Barang

Format laporan stok barang khususnya kolom identifikasi barang berisi informasi detail tentang barang, termasuk kode barang, nama, deskripsi, dan informasi tambahan seperti merk atau model. Kolom identifikasi ini memudahkan pembaca laporan untuk mengenali dan melacak setiap item di gudang.

d. Kolom Kuantitas

Kolom ini menunjukkan jumlah setiap item, baik dalam unit, kemasan, atau bentuk lain yang relevan. Kuantitas bisa dibagi menjadi sub kolom seperti 'Awal', 'Masuk', 'Keluar', dan 'Akhir' untuk melacak perubahan stok selama periode laporan.

e. Kolom Harga & Nilai

Sedangkan kolom harga dan nilai mencantumkan harga per unit dan nilai total setiap item. Harga bisa bervariasi berdasarkan kondisi atau sumber pembelian. Nilai total dihitung dengan mengalikan harga per unit dengan kuantitas. Informasi ini penting untuk analisis keuangan dan manajemen gudang.

f. Ringkasan Total

Di bagian akhir laporan, terdapat format laporan stok barang berupa ringkasan total. Bagian ini menggambarkan keseluruhan dari nilai stok di gudang. Termasuk total jumlah barang, total nilai, dan indikator penting lainnya. Ringkasan ini sangat membantu Anda dalam analisis cepat terhadap kondisi stok.

g. Tanda Tangan & Persetujuan

Format laporan stok barang terakhir adalah tanda tangan dan persetujuan dari orang yang bertanggung jawab, seperti manajer gudang atau kepala logistik. Tanda tangan menunjukkan verifikasi dan akurasi data dalam laporan, sehingga memberikan validitas formal pada dokumen.

4. Kesalahan Umum pada Laporan Stok dan Cara Mengatasinya

Pembuatan laporan stok barang gudang tidak akan luput dari kesalahan. Berikut adalah kesalahan yang sering terjadi saat menyusun laporan gudang serta cara memperbaikinya.

a. Ketidakakuratan Data Stok

Ketidakakuratan stok sering terjadi karena pencatatan manual yang tidak tepat, tidak adanya pembaruan secara berkala, atau kesalahan dalam input data. Hal ini bisa menyebabkan jumlah stok yang tertera di laporan berbeda dengan kondisi sebenarnya di gudang. 

Untuk mengatasi hal ini, gunakan sistem manajemen inventaris yang otomatis dan terintegrasi untuk memperbarui stok secara real-time. Selain itu, lakukan audit stok fisik secara rutin untuk memastikan konsistensi antara data dan kondisi barang.

b. Format Laporan yang Kurang Terstruktur

Format laporan yang tidak terorganisir dan tidak rapi dapat membuat informasi penting sulit dipahami atau menyebabkan kesalahan interpretasi data stok. 

Oleh sebab itu, buatlah standar format laporan dengan kolom-kolom yang jelas seperti nama barang, kode, jumlah stok, lokasi, dan tanggal pembaruan. Sebuah template laporan yang terstruktur akan membuat penyusunan dan pembacaannya lebih mudah.

c. Kurangnya Informasi Penting dalam Laporan

Terkadang laporan stok tidak mencakup informasi yang penting seperti tanggal kedaluwarsa, lokasi penyimpanan, atau status barang. Hal ini bisa menyebabkan pengelolaan barang menjadi kurang optimal.

Untuk mengatasinya, tambahkan informasi detail yang relevan di setiap laporan, seperti tanggal kedaluwarsa, nomor batch, dan lokasi penyimpanan. Hal ini akan membantu pengelolaan stok lebih efektif dan menghindari kerugian akibat barang kedaluwarsa atau rusak.

d. Tidak Memantau Tren Penggunaan Stok

Kesalahan umum lainnya adalah tidak memperhatikan tren stok, seperti pola penurunan atau peningkatan permintaan, sehingga menyebabkan perusahaan mengambil keputusan terkait pengadaan atau pemesanan yang kurang tepat. 

Oleh karena itu, sertakan analisis tren dalam laporan stok, seperti penurunan atau peningkatan stok dari waktu ke waktu. Dengan demikian, menggunakan data historis, Anda bisa memprediksi kebutuhan stok di masa mendatang dan mengelola barang secara lebih efisien.

e. Barang Tidak Tercatat Semua

Kadang kala, terdapat beberapa barang yang tidak tercatat dalam laporan, terutama barang-barang kecil atau yang sering dipindahkan. Hal ini membuat laporan stok tidak sesuai dengan jumlah yang sebenarnya.

Penerapan stock opname secara berkala dapat mencegah hal ini terjadi. Lalu, pastikan semua barang, termasuk yang sering berpindah, tercatat dengan baik. Automasi dengan barcode atau RFID juga bisa membantu memastikan setiap barang tercatat dengan akurat.

5. Contoh Laporan Gudang Barang

Untuk memahami lebih lanjut penggunaan format yang sudah dibahas di atas, perhatikan contoh skenario berikut. Misalkan Anda memiliki perusahaan yang menjual beragam barang elektronik. 

Di akhir periode Oktober 2023, Anda ingin mengevaluasi strategi manajemen gudang dan nilai aset dari periode tersebut melalui laporan stok di gudang. Di bawah ini, contoh laporan gudang barang yang bisa Anda buat.

Dari contoh laporan stok barang gudang di atas, ada beberapa informasi penting yang bisa Anda dapatkan. 

Laporan menunjukkan smartphone adalah barang dengan jumlah unit terbanyak di gudang yaitu 50 unit, diikuti oleh tablet dan laptop. Hal ini mencerminkan strategi persediaan atau permintaan pasar terhadap barang-barang tersebut.

Dengan nilai total persediaan Rp 540,000,000, contoh laporan stok barang gudang di atas menunjukkan bahwa perusahaan telah melakukan investasi yang cukup besar pada persediaan barang elektronik. 

Dengan nilai persediaan yang tinggi ini, diperlukan manajemen gudang yang efektif. Termasuk pemantauan terhadap inventory turnover, mengelola risiko kerusakan atau usang barang, dan mengevaluasi permintaan pasar.

Data di laporan stok juga bisa digunakan untuk merencanakan pembelian mendatang. Misalnya, jika permintaan smartphone tinggi dan persediaan menipis lebih cepat, mungkin perusahaan perlu menyesuaikan pesanan di periode berikutnya. 

Contoh laporan stok barang gudang di atas juga memberikan Anda insight tentang barang mana yang memiliki nilai persediaan tertinggi dan jumlah unit terbanyak, sehingga Anda bisa merancang strategi penjualan atau promosi yang lebih efektif. Misalnya menargetkan produk yang slow moving atau yang memiliki margin laba lebih tinggi.

6. Kesimpulan

Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa laporan stok barang berperan penting dalam manajemen gudang karena mampu meningkatkan efisiensi operasional dan efektivitas pengelolaan ruang gudang. 

Oleh karena itu, memahami langkah dan format laporan stok gudang yang benar akan membantu Anda dalam memahami informasi yang disajikan dalam laporan gudang secara akurat.

Contoh laporan barang gudang di atas juga menunjukkan ternyata ada banyak insight yang bisa Anda peroleh dari laporan tersebut. Mulai dari barang yang paling diminati, jumlah modal yang terikat pada inventaris, inventory turnover, hingga strategi pembelian dan penjualan yang lebih tepat untuk periode berikutnya.