Formulir pemesanan barang adalah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan untuk melakukan pemesanan barang dari pemasok atau produsen. Formulir ini berfungsi sebagai alat komunikasi antara pembeli dan penjual, dokumen pencatatan mengenai spesifikasi dan jumlah barang yang diinginkan, serta kondisi-kondisi lain yang berkaitan dengan transaksi tersebut.

Selain sebagai media komunikasi antara pembeli dan penjual, formulir pemesanan barang juga memudahkan pengelolaan inventaris dan keuangan. Dalam artikel ini, kami akan menggali lebih dalam tentang cara membuat form order barang yang sesuai standar. Artikel ini juga akan menjelaskan fungsi, komponen, dan contoh formulir pemesanan barang.

1. Kegunaan Form Order Barang

Formulir pemesanan barang adalah dokumen yang sangat penting dalam operasi bisnis, terutama yang berkaitan dengan proses pembelian. Berikut adalah beberapa kegunaan utama dari form order barang.

a. Mempermudah Komunikasi

Formulir pemesanan barang merupakan dokumen berisi informasi mengenai barang yang mempermudah komunikasi antara pembeli dan penjual. Dengan menggunakan formulir ini, kedua pihak dapat dengan jelas menegtahui detail seperti jumlah pesanan, deskripsi produk, dan harga, mengurangi risiko kesalahpahaman dan mempercepat proses persetujuan dan pengolahan pesanan. 

b. Dokumentasi Transaksi

Formulir ini berfungsi sebagai dokumentasi legal yang dapat dijadikan referensi dalam kasus sengketa atau untuk memudahkan proses audit. Dokumen ini mencatat semua detail transaksi termasuk produk, harga, dan syarat-syarat khusus. Hal ini dapat memastikan bahwa setiap aspek dari kesepakatan diketahui dan disetujui oleh semua pihak yang terlibat. 

c. Memudahkan Pengelolaan Inventaris

Dengan mengarsipkan semua formulir pemesanan, perusahaan dapat melacak informasi mengenai keluar masuknya barang secara akurat. Ini memudahkan pengelolaan stok yang efektif, membantu perusahaan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan barang yang bisa mengganggu operasi bisnis dan menimbulkan biaya tambahan. 

d. Merencanakan Pengiriman dan Penerimaan

Formulir pemesanan berisi informasi penting yang diperlukan untuk mengkoordinasikan logistik pengiriman dan penerimaan. Jadwal pengiriman dapat disesuaikan berdasarkan informasi pada formulir. Oleh karena itu, semua pihak siap untuk melakukan pengiriman barang pada waktu yang tepat. Hal ini dapat mengoptimalkan kegiatan operasional bisnis dan meningkatkan kepuasan pelanggan karena barang dapat diterima tepat waktu.

e. Menetapkan Persyaratan Pembayaran

Formulir pemesanan seringkali menyertakan metode pembayaran yang disepakati, jadwal pembayaran, dan penalti atas keterlambatan pembayaran. Ini membantu kedua belah pihak untuk tahu dan memahami sistem pembayaran yang digunakan, mengurangi kesalahpahaman, dan mendukung manajemen keuangan yang baik dalam sebuah perusahaan. 

2. Komponen Form Order Barang

Setiap komponen dalam form order barang memiliki peran penting agar semua aspek transaksi barang ditangani dengan cara efektif, mengurangi terjadinya kesalahpahaman dan meningkatkan efisiensi operasional. Berikut penjelasan mengenai komponen-komponen penting yang biasanya terdapat dalam form order barang.

a. Informasi Pembeli dan Penjual

Bagian informasi pembeli dan penjual harus disertakan karena kedua hal tersebut adalah bagian dari identifikasi bagi kedua pihak. Informasi yang akurat memudahkan proses verifikasi, pengiriman, dan faktur. Bagi bisnis, ini juga membantu dalam analisis data penjualan dan pengembangan strategi pemasaran yang lebih efektif berdasarkan informasi pelanggan. 

b. Deskripsi Barang

Deskripsi barang yang jelas dapat mempermudah pihak yang terkait untuk mengetahui informasi barang yang dipesan. Deskripsi ini mencakup detail produk yang bisa mempengaruhi proses pembelian seperti ukuran, warna, dan material.  Untuk pengelolaan inventaris penjual dan kepuasan pembeli saat menerima barang sesuai dengan yang diharapkan, deskripsi yang akurat sangat penting.

c. Jumlah

Menyatakan jumlah unit produk yang dipesan dapat membantu pihak penjual dalam mempersiapkan stok yang cukup dan mengatur sumber daya untuk produksi. Selain itu, dengan megetahui jumlah stok barang, perusahaan dapat memastikan bahwa permintaan dapat dipenuhi secara tepat waktu tanpa adanya pemborosan atau kekurangan stok. 

d. Harga Satuan dan Total

Harga satuan memberikan kejelasan tentang biaya per unit, sedangkan total harga memberikan informasi keseluruhan biaya transaksi. Bagian ini penting untuk pencatatan keuangan, perencanaan anggaran pembeli, dan untuk menegaskan transparansi dalam pembentukan harga, termasuk diskon dan pajak jika ada. 

e. Syarat Pembayaran

Memberitahu syarat pembayaran pada form dapat mempermudah manajemen arus kas kedua belah pihak. Kedua belah pihak harus menyepakati metode pembayaran yang sesuai dan mempermudah proses pembayaran. Syarat pembayaran juga memungkinkan pembeli merencanakan keuangannya dengan lebih baik dan penjual mendapatkan pembayaran tepat waktu. 

f. Tanggal Pemesanan

Tanggal ketika form order dikirimkan berfungsi untuk memudahkan pelacakan pengiriman dan pengarsipan. Ini juga menetapkan kerangka waktu resmi untuk pelaksanaan pesanan, memudahkan kedua pihak untuk memonitor dan memastikan bahwa waktu pengiriman dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati. 

g. Catatan

Bagian ini memberi ruang kepada pembeli untuk memberikan instruksi atau permintaan yang tidak tercakup dalam komponen form lainnya. Catatan dapat mencakup permintaan khusus untuk pengemasan, instruksi pengiriman, atau persyaratan khusus lain yang penting bagi pembeli. Catatan ini bertujuan agar barang yang dikirimkan ditangani sesuai dengan kebutuhannya, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan penanganan barang.

3. Cara Membuat Form Order Barang

Untuk membuat formulir pemesanan barang yang baik, Anda harus tahu apa yang dibutuhkan untuk transaksi dan informasi yang diperlukan. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat formulir yang lengkap.

a. Tentukan Format Formulir

Memilih format formulir yang tepat adalah langkah pertama dalam membuat form order barang. Formulir digital mempermudah pengisian, pengeditan, dan pengolahan yang lebih mudah secara online, sementara formulir cetak mungkin lebih cocok untuk situasi dimana akses internet terbatas atau transaksi dilakukan secara langsung.

b. Masukan Informasi Dasar

Informasi dasar harus dicatat agar semua pihak yang terlibat dalam transaksi dapat dihubungi dan dikenali dengan mudah. Informasi ini juga membantu proses komunikasi antar pihak yang jelas dan efektif, serta membantu menyelesaikan masalah atau pertanyaan yang mungkin muncul sepanjang proses pemesanan.

c. Membuat Kolom untuk Informasi Barang

Kolom ini harus dirancang untuk mendokumentasikan setiap detail penting dari setiap barang yang dipesan. Detail yang jelas dan spesifik dapat mengurangi risiko adanya misinformasi. Kolom ini juga mempermudah proses pengecekan dan pengiriman barang sesuai dengan yang diharapkan oleh pembeli. 

d. Menentukan Syarat Pembelian

Untuk mengelola ekspektasi dan aliran kas, tetapkan syarat pembayaran yang jelas agar bisnis dapat mengurangi risiko keterlambatan pembayaran dan meningkatkan kepercayaan di antara kedua belah pihak. 

e. Tanggal Pemesanan dan Pembelian

Tanggal pemesanan menunjukkan kapan transaksi dilakukan, dan tanggal pengiriman yang diharapkan membantu pembeli merencanakan kebutuhan mereka. Penjual juga dapat mengatur produksi dan logistik dengan lebih baik. 

f. Bagian untuk Catatan

Bagian catatan berfungsi untuk mencatat setiap persyaratan atau kebutuhan yang tidak tercakup dalam formulir standar. Bagian ini memudahkan pembeli untuk menyampaikan informasi spesifik ini dapat meningkatkan kepuasan mereka dan mengurangi kesempatan terjadinya kesalahan dalam pemenuhan pesanan. 

g. Tempat untuk Tanda Tangan

Tanda tangan dari pihak yang berwenang berfungsi untuk memverifikasi bahwa informasi dalam formulir telah disetujui dan semua pihak serta dengan isi serta syarat-syaratnya. Tanda tangan tersebut dapat menjamin keasliannya form dan melindungi hukum jika form disalahgunakan.

h. Review dan Penyesuaian

Melakukan review atas formulir dilakukan untuk memastikan tidak ada bagian penting yang terlewatkan dan bahwa formulir tersebut mudah untuk dipahami. Penyesuaian mungkin diperlukan berdasarkan umpan balik untuk memaksimalkan efisiensi dan kegunaannya. 

i. Distribusi Formulir

Memilih metode distribusi yang tepat penting untuk memastikan formulir tersebut mudah diakses oleh semua pihak yang membutuhkan. Distribusi yang efektif memungkinkan penggunaan formulir secara luas dan meningkatkan keteraturan proses pemesanan.

4. Contoh Formulir Pemesanan Barang

Untuk membuat form pemesanan barang, Anda harus mengetahui bentuk contohnya. Berikut ini adalah contoh formulir pemesanan barang yang telah terisi untuk sebuah transaksi pemesanan barang.

Formulir ini menggambarkan sebuah transaksi antara PT Maju Terus dan pemasoknya. Form tersebut mencakup informasi seperti deskripsi barang, jumlah yang dipesan, harga per unit, dan informasi lain yang relevan untuk melacak dan menyelesaikan pembelian secara efektif.

5. Kesimpulan

Penggunaan form order barang pada bisnis Anda dapat meningkatkan efektivitas, kualitas manajemen operasional, dan kepuasan pelanggan.  Dengan membuat form order barang yang detail dan mudah diikuti, Anda dapat memastikan bahwa semua transaksi berjalan lancar, mengurangi kesalahpahaman, dan meningkatkan efisiensi logistik.

Setelah mengetahui kegunaan, komponen, cara membuat, dan contoh formulir pemesanan barang, Anda dapat membuat form pemesanan barang yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda dengan contoh dan petunjuk yang telah kami berikan. Ingatlah bahwa formulir ini adalah bagian penting dari proses pembelian yang sukses.