Apa itu Potongan Pembelian: Fungsi, dan Jenisnya

Dalam transaksi, potongan pembelian (purchases discount) adalah pengurangan harga yang diberikan oleh penjual kepada pembeli sebagai insentif untuk membayar utang sebelum tanggal jatuh tempo atau sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati. Diskon diberikan saat pemasok melakukan penawaran terhadap pengadaan barang atau jasa yang diajukan.

Diskon memiliki peran penting dalam catatan transaksi bisnis. Semakin tinggi potongan yang diperoleh, perusahaan dapat keuntungan lebih banyak. Pada artikel kali ini, kita akan membahas mengenai apa itu potongan pembelian, fungsi, dan jenisnya.

Key Takeaways

• Potongan pembelian adalah diskon dari penjual kepada pembeli untuk mendorong pembayaran lebih cepat atau sesuai dengan syarat yang telah disepakati.
• Purchase discount berfungsi untuk mendorong pembeli untuk membayar lebih cepat dan membantu penjual memperlancar arus kas.
• Potongan pembelian terdiri dari berbagai jenis, seperti tunai, kuantitas, fungsional, musiman, dan harga asli.
• Sistem terintegrasi seperti ScaleOcean dapat membantu bisnis mencatat dan mengelola purchase discount secara lebih akurat sehingga proses pengadaan menjadi lebih efisien dan terkontrol.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Potongan Pembelian?

Potongan pembelian adalah diskon yang diterima perusahaan dari penjual seperti saat perusahaan membayar utang dalam periode diskon. Diskon ini diberikan sebagai insentif agar pembeli melakukan pembayaran lebih cepat atau sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.

Purchase discount diterbitkan pada surat penawaran milik pemasok. Dalam rincian tersebut supplier menjelaskan mengenai jenis potongan pada barang tertentu berdasarkan minimum purchase berlaku. Diskon ini bertindak sebagai cara promosi produk atau layanan oleh pihak eksternal kepada perusahaan.

Mengapa penjual rela memberikan potongan pada sebuah transaksi? Hal ini dikarenakan diskon jadi menjadi insentif bagi pelanggan yang sebelumnya tidak membeli barang atau jasa untuk melakukan pembelian, meningkatkan persepsi merek, serta meningkatkan kemungkinan repeat order yang berdampak positif pada arus kas jangka panjang.

2. Fungsi Purchase Discount dalam Pembelian

Potongan pembelian bertujuan untuk mendorong pembeli melakukan pembayaran lebih cepat, membantu penjual memperlancar arus kas, sekaligus menghitung keuntungan penjualan yang lebih banyak pada laporan keuangan. Anda dapat memanfaatkan potongan harga sebagai langkah jitu dalam mengelola operasional pembelian.

Berdasarkan artikel McKinsey, perusahaan ritel terkemuka yang menghubungkan keputusan harga dan promosi secara analitis mencatat peningkatan pendapatan dan margin sekitar 3 hingga 5 poin persentase melalui pengelolaan promosi dan allowance yang lebih efektif.

Berikut fungsi purchase discount pada pembelian untuk mencapai tujuan demikian, di antaranya:

a. Mengurangi Pengeluaran

Jumlah anggaran dalam pembelian hakikatnya sudah diatur oleh pihak perusahaan. Dari pembelian bahan baku, bahan setengah jadi, bahan jadi, kebutuhan produksi, hingga permintaan dari setiap departemen. Masing-masing divisi mendapat bagian anggaran yang berbeda tergantung dengan pengeluaran dan fokus utama.

Misalkan, saat gudang mengkonfirmasi terjadinya penipisan stok, untuk menghindari kelangkaan, tim warehouse meminta pengadaan sebanyak 5.000 pcs dengan total harga Rp50.000.000. Tim purchasing segera mencari supplier yang dapat memenuhi kebutuhan gudang dengan cepat sehingga proses pengajuan permintaan berjalan singkat.

Saat pengajuan berlangsung, salah satu supplier memberikan penawaran diskon sebesar Rp4.500.000. Dengan pertimbangan tersebut, perusahaan menerima tawaran yang diberikan. Dari sini, perusahaan mengeluarkan sebanyak Rp45.500.000, dengan artian divisi gudang memperoleh sisa pengeluaran sebesar Rp4.500.000.

b. Mengatur Cash Flow

Cash flow adalah segala aktivitas anggaran yang diterima oleh bisnis. Arus kas merupakan aliran masuk dan keluarnya uang dari berbagai sumber. Bisa dari hasil penjualan, pembelian, pendanaan, dan sebagainya. Arus kas yang efisien menunjukkan stabilitas dan konsistensi dalam omset (gross income), laba, maupun rugi.

Arus kas membantu Anda dalam pembuatan rencana keuangan ke depannya. Perencanaan tersebut dipengaruhi banyak faktor diantaranya, pembelian kebutuhan pengadaan yang efektif. Kita dapat menggunakan salah satu cara, yakni dengan potongan pembelian adalah langkah menekan biaya pengeluaran.

Meskipun tidak mengalami kerugian, perusahaan mendapatkan hak untuk meminta purchase discount atas pembelian dan kerjasama yang sudah diatur. Biasanya, pada kontrak tertulis pemasok memberikan sejumlah penawaran diskon sebagai strategi sales promotion untuk meingkatkan penjualan mereka.

c. Alokasi Budget Lebih Terencana

Mengelola budgeting sebelum purchasing berlangsung sangat diperlukan. Tujuannya untuk menghindari pemborosan dan pengeluaran sia-sia. Dengan penawaran apa itu potongan pembelian, bisnis dapat membuat kalkulasi dari keseluruhan anggaran yang akan keluar. Jadi nantinya, faktur pembelian yang terbit tidak jauh dari perhitungan yang dilakukan terlebih dahulu.

Dengan adanya potongan harga, maka banyak anggaran sisa atau bahkan tak terpakai setelah faktu benar-benar dikirimkan oleh pemasok. Biaya yang tidak digunakan dapat difungsikan untuk keperluan biaya lain seperti, perawatan bahan, penggantian stok yang rusak atau hilang, membeli serta kebutuhan pendukung.

d. Perencanaan Anggaran dengan Tepat

Bagaimana cara membuat anggaran yang tepat? Anda dapat membuat data perencanaan pembelian menggunakan tabel, atau menggunakan aplikasi e-purchasing yang sudah dirancang membuat daftar kebutuhan yang perlu dilakukan proses pembelian, forecasting peminatan, total rata-rata pengeluaran, dan fakturnya.

Dengan data yang valid dan akurat sebelum purchasing berlangsung, dari pembukuan pembelian sebelumnya, Anda juga bisa melakukan analisa terhadap anggaran untuk pembelian bahan baku yang sama.

Contohnya, periode lalu pengadaan menghabiskan perbelanjaan bersih Rp10.000.000 sudah termasuk pada bea cukai, pajak, jasa transportasi, pembayaran kredit, dan diskon. Nah, dari sini dapat disimpulkan anggaran berikutnya menghabiskan biaya yang sama, mengalami peningkatan, atau bahkan kurang.

e. Keputusan Pembelian Jangka Panjang

Terkadang terjadi demand pull inflation yang menyebabkan harga bahan baku atau jasa menjadi tidak sesuai dengan rencana anggaran yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Fungsi purchase discount adalah menekan angka pengeluaran yang akan membantu perusahaan mengalokasikan biaya tersebut pada kas perusahaan atau kebutuhan lainnya.

Dengan purchase discount yang sering diberikan pemasok, bisnis dapat memahami cara mendapatkan potongan pembelian dengan beberapa langkah. Pertama karena hubungan baik antara supplier dan perusahaan, kedua pembelian jumlah pesanan banyak, dan terakhir pemilihan metode pembayaran yang sudah disepakati.

Nah, Anda dapat memilih dari ketiga cara tersebut untuk meminta diskon sesuai dengan kesepakatan. Sehingga, dapat mengetahui perkiraan pengeluaran dalam setiap pembelian meskipun dalam jangka waktu kedepan.

3. Jenis-jenis Potongan Harga

Setelah memahami apa itu purchase discount, pada pembahasan berikutnya Anda akan mengenali jenis-jenis dari purchase discount. Jenis ini mempengaruhi bagaimana nantinya supplier akan memberikan harga rendah setelah melihat proposal pengajuan permintaan, Di bawah ini potongan pembelian yang umumnya diberikan.

a. Potongan Pembelian Tunai

Purchase discount diberikan ketika perusahaan dapat melunasi hutangnya dalam kurun waktu yang sudah ditentukan tetapi bukan kredit. Contohnya setelah penerimaan barang perusahaan diberikan waktu selama 2 bulan untuk membayar tagihan mereka. Apabila dalam waktu tersebut dapat dilunasi, harga yang dibayarkan dapat berkurang sesuai dengan diskon yang diberikan.

b. Potongan Kuantitas

Cara ini yang paling banyak digunakan dalam proses pengadaan skala besar. Semakin banyak stok yang dibeli, maka supplier juga akan menaikan kelipatan potongan harga. Contohnya, jenis berikut cenderung diterapkan sebagai upaya meningkatkan penjualan online karena memberikan persepsi bahwa bulk order lebih menguntungkan.

c. Pembelian Fungsional

Pembelian fungsional ini tergantung dengan konsep yang dibutuhkan oleh pemasok. Jadi nantinya, supplier memberikan diskon apabila pemilik bisnis melakukan fungsi-fungsi tertentu, seperti promosi, menjalin kontrak lebih lama, dan sebagainya.

d. Pembelian Musiman

Sering kita jumpai, permintaan baju baru akan meningkat saat perayaan lebaran tiba. Contoh tadi merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi tingkat permintaan, yakni tren musiman. Artinya, terjadi lonjakan dari konsumen kepada distributor untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Dengan begitu pemasok juga perlu bekerja lebih ekstra dalam mencari bahan dan sumber daya. Jika ada perusahaan yang melakukan pembelian baju baru meskipun di luar musim lebaran, pemasok dapat memberikan purchase discount.

e. Potongan Harga Asli

Jenis potongan harga pembelian terakhir adalah harga asli. Perhitungan diskon akan diberlakukan pada harga asli tanpa ada syarat minimal atau kriteria tertentu. Pada pemberian potongan harga asli, barang akan diberitahukan saat pemasok memberikan penawaran terhadap perusahaan.

4. Pencatatan Potongan Pembelian

Pencatatan purchase discount menjadi bagian penting dalam sistem akuntansi karena berpengaruh langsung terhadap nilai pembelian yang diakui serta saldo utang usaha. Berikut beberapa poin penting yang perlu dipahami dalam pencatatan potongan pembelian:

• Dicatat dalam jurnal pembelian: Semua potongan pembelian harus dicatat secara sistematis dalam jurnal pembelian agar transparansi dan akurasi data keuangan terjaga.

• Metode pencatatan: Purchase discount dapat dicatat dengan dua pendekatan, yaitu metode harga netto dan harga bruto. Pada metode netto, nilai pembelian yang dicatat sudah dikurangi potongan sejak awal. Sementara metode bruto mencatat nilai penuh pembelian terlebih dahulu, lalu potongan baru dicatat saat syaratnya terpenuhi.

• Pencatatan utang disesuaikan dengan metode: Jika menggunakan metode netto, utang usaha juga langsung dicatat setelah dikurangi potongan. Namun pada metode bruto, nilai utang yang dicatat masih berdasarkan harga penuh, dan potongan baru dikurangkan ketika pembayaran dilakukan sesuai ketentuan.

Berdasarkan artikel di Principles of Accounting, potongan pembelian dalam sistem persediaan periodik harus dicatat dengan tepat. Akun “Purchase Discounts” digunakan sebagai akun kontra yang mengurangi nilai pembelian bersih sehingga penghitungan “Net Purchases” menjadi lebih akurat.

5. Cara Menghitung Jurnal Potongan Pembelian

Sebagai pebisnis, penting untuk menghitung jurnal potongan pembelian dengan akurat agar laporan keuangan perusahaan tetap terjaga. Proses ini melibatkan pencatatan transaksi pembelian dan potongan yang diberikan oleh pemasok, yang harus dicatat dengan cermat untuk memastikan integritas data.

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk menghitung dan mencatat jurnal potongan pembelian dengan tepat:

a. Mencatat Seluruh Transaksi Pembelian

Langkah pertama adalah mencatat setiap transaksi pembelian yang terjadi, meliputi tanggal, nama pemasok, jumlah pembelian, dan jumlah potongan yang diterima. Pastikan semua data penting dicatat, termasuk faktur penjualan, untuk mempermudah perhitungan dan pencatatan selanjutnya dalam jurnal purchase discount.

b. Identifikasi Potongan Pembelian

Identifikasi jenis potongan yang diterima, seperti diskon atau rabat. Potongan ini perlu dicatat dengan rinci untuk menentukan berapa banyak nilai potongan yang akan dikurangkan dari total pembelian. Hal ini memungkinkan Anda untuk menghitung jumlah yang benar dari purchase discount yang diterima.

c. Hitung Nilai Potongan Pembelian

Setelah mengidentifikasi potongan, hitung nilai potongan yang diberikan. Ini dapat dilakukan dengan mengalikan jumlah pembelian dengan persentase potongan yang diterima. Jika potongan berupa jumlah tetap, catat jumlah tersebut langsung, pastikan perhitungannya tepat dan akurat.

d. Catat dalam Jurnal Potongan Pembelian

Setelah menghitung nilai potongan, langkah selanjutnya adalah mencatatnya dalam jurnal purchase discount. Jurnal ini berfungsi untuk memonitor setiap transaksi purchase discount yang terjadi, serta memberikan catatan yang jelas terkait pengurangan biaya pembelian yang diterima perusahaan.

e. Cocokkan dengan Buku Besar

Langkah terakhir adalah mencocokkan jurnal purchase discount dengan buku besar perusahaan. Proses ini memastikan bahwa data yang tercatat konsisten dan akurat, serta sesuai dengan laporan keuangan perusahaan yang lebih besar, meminimalkan kesalahan dalam pencatatan keuangan.

Untuk memudahkan proses pencatatan jurnal potongan pembelian dan meminimalkan kesalahan, Anda bisa menggunakan software sales seperti ScaleOcean. Dengan sistem otomatis yang terintegrasi, Anda dapat lebih efisien dalam mengelola transaksi dan menjaga akurasi laporan keuangan perusahaan.

6. Contoh Perhitungan Potongan Pembelian (Purchases Discount)

Potongan pembelian adalah cara yang efektif bagi penjual untuk mendorong pembeli melakukan pembayaran lebih cepat. Dengan adanya potongan ini, pembeli dapat menikmati penghematan, sementara penjual juga mendapat manfaat dari kelancaran arus kas. Potongan ini sering digunakan untuk mempercepat proses pembayaran.

Sebagai contoh, perusahaan memberikan diskon 2% jika pembayaran dilakukan dalam 10 hari. Jika total pembelian sebesar Rp 100.000.000, potongan yang diberikan adalah Rp 2.000.000 (2% dari Rp 100.000.000). Potongan ini hanya berlaku untuk pembayaran penuh, dan jika pembayaran dilakukan setelah periode yang ditentukan, diskon tidak berlaku.

Penjelasan:

• Tanggal 1 Januari: Perusahaan mencatat pembelian barang seharga Rp 100.000.000, yang mengarah pada peningkatan persediaan dan peningkatan utang usaha.
• Tanggal 10 Januari: Pembayaran dilakukan dengan potongan 2%. Perusahaan membayar Rp 98.000.000 dan mencatat potongan pembelian sebesar Rp 2.000.000, yang mengurangi utang usaha.

Dengan demikian, perusahaan dapat mencatat purchase discount tersebut dengan mengurangi jumlah yang dibayar dan mencatat potongan sebagai pengurang utang. Potongan ini memberikan keuntungan bagi kedua pihak, mempercepat arus kas penjual dan memberikan penghematan bagi pembeli.

Baca juga: Sales Growth: Arti, Rumus Hitung, dan Cara Meningkatkan

7. Kesimpulan

Dari penjelasan pembahasan dari apa itu potongan pembelian, dapat disimpulkan purchase discount merupakan diskon harga yang diberikan kepada perusahaan dari supplier. Diskon berlaku sesuai kebijakan pemasok yang disepakati oleh pemilik bisnis. Pemberian purchase discount biasanya diberikan pada pembayaran cash atau cicilan.

Potongan harga memiliki fungsi dalam operasional bisnis dan keberlangsungan pengadaan, seperti arus kas, pengeluaran, dan pembelian berikutnya. Selama proses pembelian berlangsung, purchase discount dapat menghemat budgeting awal, sehingga sekaligus menekan anggaran sesungguhnya.