Pernahkah Anda mendengar invoice penawaran harga dan invoice pelunasan pembayaran? Dokumen ini memang mempunyai peranannya tersendiri terhadap nota setelah terjadi kesepakatan. Invoice pelunasan pembayaran dibutuhkan sebagai bukti bahwa pemilik usaha sudah melunasi tagihan mereka. Lalu, bagaimana dengan invoice penawaran harga? Nah, uniknya dokumen ini hadir sebelum invoice pembelian diberikan. Misalnya staff purchasing management mendapat sebuah tawaran masuk dari supplier.

Dalam sebuah penawaran tentu saja supplier menjelaskan semua informasi terkait bahan yang akan di supply, dari jenis barang atau jasa, harga satuan, total pembelian, syarat pembayaran, dan bea cukai. Nantinya, data-data di atas akan menjadi bahan pertimbangan perusahaan untuk menggunakan jasa pemasok yang bisa menyesuaikan permintaan mereka. Untuk lebih jelasnya, di bawah ini terdapat 4 perbedaan antara invoice penawaran harga dan invoice pelunasan pembayaran.

1. Apa itu Invoice Penawaran Harga?

Sesuai dengan namanya, invoice penawaran harga adalah pengajuan surat yang dilakukan oleh supplier yang di dalamnya terdapat harga dari sebuah barang atau jasa untuk ditawarkan kepada klien atau perusahaan. Surat dibuat untuk memberikan informasi bahwa pemasok menyediakan bahan baku yang dibutuhkan. Biasanya dalam membuat dokumen penawaran harga juga mempertimbangkan kebutuhan perusahaan.

Terdapat aspek lain pada dokumen penawaran harga, salah satunya diskon dan ketersediaan pemasok mengelola bahan. Sehingga, perusahaan dapat melihat detail produk secara jelas untuk menunjang produksi mereka. Penawaran harga yang masuk menjadi acuan pemilik bisnis membuat anggaran dan menjual kembali produk mereka di pasaran.

Sebagai tim purchasing management, mendapatkan ajuan penawaran harga yang masuk menjadi keuntungan sendiri saat melakukan seleksi supplier dan negosiasi yang pas. Keuntungan yang didapatkan dari invoice penawaran harga selain meningkatkan efisiensi pengadaan barang dengan mudah, perusahaan dapat menjaga arus keuangan mereka karena bantuan dokumen penawaran harga. Maka dari itu invoice ini bukan hanya sekedar alat yang berlaku bagi supplier tetapi juga bisa mempengaruhi keputusan pembelian perusahaan.

2. Definisi Invoice Pelunasan Pembayaran

Terkait masalah hutang dan cicilan saat pembelian adalah hal yang lumrah dalam bisnis terutama jika perusahaan melakukan purchasing dalam jumlah besar. Invoice pelunasan pembayaran adalah dokumen yang digunakan untuk memberi kejelasan terhadap biaya yang harus dikeluarkan perusahaan pada waktu tertentu atau jatuh tempo. Jadi, ketika perusahaan sudah menyelesaikan hutangnya, invoice pelunasan pembayaran menjadi surat sah antara supplier dan pemilik usaha dalam pembayaran yang dikeluarkan oleh pemasok.

Invoice pelunasan pembayaran memiliki komponen yang mendukung transparansi pembelian perusahaan. Diantaranya jenis barang, harga, diskon, pajak, garansi supplier, waktu pelunasan, dan syarat yang berlaku. Invoice diterbitkan sesudah transaksi selesai. Dalam konteks ini pemilik usaha masih dalam kontrak pembelian jika belum menyelesaikan tagihan mereka.

Menumpuk pembayaran dalam jangka waktu yang lama akan berdampak buruk bagi perusahaan terutama divisi keuangan. Anggaran yang bertambah seiring berjalannya waktu bisa mempengaruhi operasional bisnis sesungguhnya. Dalam pengadaan sekalipun dapat menghambat pembelian selanjutnya sehingga menyebabkan kekurangan stok akibat hutang yang masih ada.

3. Beda Faktur Penawaran Harga dan Invoice Pelunasan

Setelah memahami definisi keduanya, Anda perlu mengetahui perbedaan dokumen penawaran harga dan dokumen invoice pelunasan pembayaran secara sistematis. Memang faktur tersebut sudah mewakili semua isi dari purchase invoice akan tetapi memiliki kegunaan yang lain, berikut perbedaan-perbedaanya.

a. Tujuan Pembuatan Faktur 

Sudah tentu pembuatan faktur antara penawaran harga dan pelunasan pembayaran memiliki tujuan akhir yang berbeda. Penawaran dibuat oleh pemasok untuk memberikan informasi bahwa mereka menyediakan ketersediaan produk yang bisa merealisasikan kebutuhan perusahaan. Sementara pelunasan adalah dokumen berisi tagihan atau hutang usaha yang sudah diselesaikan.

Faktur penawaran harga digunakan tim purchasing management dalam mengelola negosiasi dan pemilihan pemasok. Sementara invoice pelunasan pembayaran akan diserahkan setelah transaksi dari perusahaan sudah memenuhi jadwal pembayaran yang ditentukan. Meskipun dalam pembelian keduanya saling berkesinambungan, tetapi invoice penawaran harga merupakan tahapan awal yang bertujuan bisa terintegrasi dengan semua permintaan. Sementara invoice pelunasan aspek terakhir dari pembelian.

b. Dokumen Transaksi 

Invoice penawaran harga yang diterima perusahaan kemudian mendapat persetujuan dari internal menjadi bukti fisik terhadap komitmen pemasok terhadap ketersediaan dalam melakukan pengadaan. Rincian yang ditawarkan juga tidak dapat diganggu gugat, meskipun harga bahan baku naik. Disini supplier tidak bisa mengubah penawaran mereka. Dari faktur tersebut perusahaan dapat memastikan harga dan kualitas hingga akhir periode pembelian.

Dokumen transaksi dari faktur pelunasan pembayaran diterbitkan pemasok agar dapat menghindari miss communication terkait pembayaran, penagihan, hingga hutang piutang skala besar maupun lini. Alat yang menjadi bukti transaksi bahwa perusahaan sudah melunasi semua biaya yang ada hubungannya dengan purchase order. Surat tersebut juga bisa digunakan dalam acuan pembelian kedepannya oleh purchasing management.

c. Fungsi Legalitas dalam Hukum

Invoice penawaran harga tidak terikat dengan hukum manapun. Faktur hanya berfungsi sebagai surat yang memberikan penawaran terhadap perusahaan terhadap jasa dan barang yang dimiliki pemasok. Selain itu, dokumen hanya sebatas memberikan pengaruh agar pemilik usaha memprioritaskan pemasok yang mengajukan penawaran. Tidak ada campur tangan hukum dan sejenisnya.

Sementara itu, surat pelunasan pembayaran meliputi hal-hal yang sangat sensitif, barang kecil sekalipun dapat diperdebatkan bahkan dituntut apabila melanggar kesepakatan. Dokumen pelunasan adalah barang konkrit yang penting bagi perusahaan maupun pemasok. Pemilik usaha dapat memastikan bahwa tagihan sesuai dengan pesanan di awal serta budget pengeluaran, begitu sebaliknya. Pemasok dapat mengetahui biaya yang harus dibayarkan atas perolehan produksi, sekalipun dalam bentuk kredit dengan jatuh tempo yang sudah ditentukan.

d. Pengaruh Keberlangsungan Pembelian

Pada pembelian, invoice penawaran harga bersifat fleksibel dan tidak memaksa sehingga invoice penawaran harga dilakukan sebagai negosiasi dari perusahaan serta persetujuan yang diberikan purchasing management terhadap pengadaan usaha sebelum transaksi sebenarnya terjadi. Pemilik bisnis dapat membatalkan kapan saja saat perjanjian belum dibuat dalam artian masih pemilihan pemasok.

Di sisi lain, invoice pelunasan karakteristiknya mengikat dan sudah terjadi kesepakatan keduanya. Sehingga, faktur pelunasan pembayaran merupakan alat untuk mengakhiri atau menutup kontrak berlangsung. Faktur pelunasan pembayaran tidak dapat dibatalkan begitu saja oleh perusahaan, karena bisa berdampak pada kredibilitas pemilik usaha serta kepercayaan supplier.

4. Kesimpulan

Dari pemaparan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa faktur penawaran harga adalah dokumen harga yang diajukan pemasok untuk memberitahu atau memasarkan kepada perusahaan dengan tujuan untuk melakukan pemenuhan barang yang dibutuhkan. Anda bisa membuat faktur ini dengan lebih efektif menggunakan aplikasi invoice terbaik.

Setelah perusahaan tertarik untuk menggunakan jasa pemasok selanjutnya ada tahapan lain seperti negosiasi, persetujuan kontrak, pengawasan pembelian, hingga pembayaran. Pada langkah inilah pemasok akan memberikan tagihan yang wajib diselesaikan dalam kurun waktu tertentu. Biasanya berlaku dalam sekali pelunasan atau hingga satu tahun penuh. Dengan begitu, apabila pemilik usaha sudah menyelesaikan tagihannya, invoice pelunasan akan diterbitkan sebagai data valid yang bisa dipertanggungjawabkan.