Minimum purchase artinya jumlah paling rendah yang dipatok pemasok saat berlangsungnya pembelian. Selain itu, ketika tim purchasing management melakukan seleksi supplier untuk memenuhi pengadaan barang bisnis. Biasanya pemasok akan menetapkan minimal order yang bisa dikelola, sehingga di sini perusahaan tidak dapat meminta penurunan. Jenis penetapan minimum pembelian yang tidak bisa dinegosiasi biasa.

Apakah Anda akan berpikir bahwa hal tersebut merugikan bisnis? Tentu saja tidak sepenuhnya. Memang benar pemilik usaha akan kesulitan mengontrol jumlah pembelian mereka terutama pada bisnis yang baru saja berdiri, tetapi dengan minimum purchase Anda dapat menjaga ketersediaan. Artinya dengan apa itu minimum purchase, bisa mempengaruhi manajemen gudang. Langsung saja kita bahas mengenai apa itu minimum purchase di bawah ini.

1. Apa itu Minimum Purchase? 

Minimum purchase artinya pembatasan jumlah beli barang atau jasa yang sudah ditetapkan oleh supplier sebelum terjadinya penawaran serta sepakat. Misalnya seperti ini, ketika Anda memiliki usaha yang bergerak bidang bisnis manufaktur yang membutuhkan 5 mesin baru saat itu juga. Akan tetapi supplier yang Anda temui memberikan minimal pembelian di angka 10. Dengan demikian, Anda tidak bisa melakukan transaksi kurang dari jumlah yang sudah ditetapkan. Anda dapat menambah minimal order atau memesan lebih dari 10 mesin. Namun, tidak bisa kurang dari itu.

Saat ini, mencari supplier yang dapat menyesuaikan kebutuhan perusahaan tanpa minimal order cukup sulit. Hanya beberapa pemasok yang dapat melakukan pengadaan tanpa ada batasan pembelian. Biasanya karena adanya faktor hubungan antara supplier dan perusahaan yang sudah terjalin lama.

Pengelolaan yang buruk terhadap minimal order oleh perusahaan memberikan pengaruh terhadap profit serta anggaran usaha. Beban yang didapatkan dari gagalnya mendapatkan minimum purchase yang tepat akan memicu bertambahnya biaya penyimpanan, penimbunan barang, dan keusangan barang. 

Saat pengajuan permintaan dalam perusahaan berlangsung, tim purchasing management berperan dalam mencari supplier andal dalam pembelian. Hal ini karena dapat berdampak pada seberapa besar pemasok memberikan keringanan terhadap minimal order yang berdampak khusus pada produksi. Perusahaan memerlukan strategi efektif yang bisa memaksimalkan penjualan mereka agar tidak ada barang gagal jual akibat pengelolaan minimal order yang salah.

2. Apa Fungsi Minimum Purchase?

Mengambil kesimpulan dari contoh minimum purchase, artinya perusahaan sangat terpengaruh dengan minimum purchase yang dibuat pemasok. Kebijakan pembelian dapat menaikan atau menurunkan grafik pengadaan yang berlangsung. Semakin tinggi minimal order yang ada, pemilik usaha akan kesulitan dalam mengelola pembelian mereka. Begitu juga dengan minimal pembelian yang rendah dapat menyebabkan purchasing lebih efektif atau bahkan berlebihan terhadap. Di bawah ini pengaruh dari minimal order pada berbagai industri.

a. Menghemat Biaya Pembelian

Jadi dalam penerapan minimum purchase, perusahaan dapat menghemat pengeluaran mereka terutama untuk pembelian yang berlebihan. Meskipun pengadaan barang atau jasa dilakukan tidak sesuai dengan kebutuhan. Misalkan hanya butuh 50 kayu rotan dalam satu bulan tetapi minimal order di angka 100. Perusahaan tidak perlu khawatir karena dengan patokan tersebut, Anda bisa melakukan double produksi dalam satu waktu.

Dengan begitu, Anda bisa mengurangi biaya produksi di bulan berikutnya. Secara teknis pembelian berulang juga akan dikenakan biaya yang semakin tinggi setiap bulannya, dari pajak PPN setiap barang serta kenaikan harga bahan mentah yang dapat terjadi kapanpun. Pembengkakan biaya merupakan hal yang sulit dihindari oleh perusahaan terutama bergerak pada produk musiman dengan kelangkaan sumber daya.

Biasanya pemasok akan memberikan diskon dengan jumlah pembelian yang banyak. Tentu saja penghematan bisa dilakukan. Ilustrasikan pembelian sebagai aset yang bisa mencegah dari kerugian menjadi keuntungan. Hanya dengan sekali pengajuan perusahaan bisa mengurangi biaya pajak di masa mendatang, operasional, budget produksi, dan kenaikan bahan yang tak terduga.

b. Mengurangi Kinerja Berulang

Pekerjaan berulang dalam pengadaan biasanya terjadi pada tim purchasing management, produksi, dan warehouse. Siklus yang selalu sama ini mengurangi efektivitas waktu dalam berbagai proses. Minimum purchase dapat menghemat pembuatan barang, staff purchasing mengelola pembelian hanya dengan satu waktu, serta divisi keuangan menghemat budget yang dapat membesar akibat inflasi. Mendapatkan supplier dengan minimum orderan bermanfaat terutama di bisnis yang memang tetap memproduksi barang yang sama dalam waktu dekat.

c. Dapat Menghindari Kelangkaan Barang

Sudah tahu dampak dari permintaan dari konsumen pada rantai pasok yang berlebihan? Yap, kelangkaan barang. Terkadang minta pembeli tidak dapat diprediksi hanya dengan analisa penjualan sebelumnya. Bisa saja dalam minggu lalu yang membeli 20 orang. Tetapi, tidak ada yang bisa memperkirakan minggu depan bisa masuk 55 pesanan.

Hal itulah yang membuat kendala pengadaan pada bisnis. Satu sisi purchasing belum melakukan pengajuan kebutuhan bahan kepada pemasok, dan efeknya pelanggan harus menunggu yang membuat kepercayaan mereka bisa hilang kapan saja. Untuk itu, minimum purchase dapat mengurangi kelangkaan barang sewaktu-waktu karena adanya stok lebih. Meskipun saat ini sumber daya hanya bisa dikeluarkan pada bulan berikutnya, tetapi ketika permintaan tinggi perusahaan dapat mengeluarkan produk untuk didistribusikan dengan cepat.

d. Dukung Strategi Penjualan

Penjelasan apa itu minimum purchase dimana pembelian yang dilakukan perusahaan dipatok jumlah barang sesuai dengan kebijakan pemasok, memberikan dampak pada strategi penjualan. Bahan yang diterima dengan lebih akibat minimum purchase bisa menjadi langkah dalam memaksimalkan penjualan. Cara-cara yang lebih efisien dalam mempromosikan produk bisa dengan diskon, garansi supplier, atau penawaran sejenisnya. Langkah tersebut mendatangkan keuntungan lebih banyak lagi dari berbagai konsumen di semua tempat.

3. Tips Optimalkan Purchasing dengan Minimal Order

Secara umum minimum order memang sah-sah saja diberlakukan, bahkan hampir semua pemasok melakukan aspek tersebut untuk menghindari kerugian. Sebagai pemilik usaha, Anda juga tidak ingin merasakan kehilangan banyak modal karena produk tidak laku bukan? Untuk itu, kita perlu trik jitu untuk memaksimalkan bahan yang sudah dibeli dalam jumlah banyak. Langsung saja, simak penjelasannya.

a. Meminta Diskon Lebih pada Pemasok

Diskon sangat mempengaruhi anggaran yang akan keluar. Ajukan diskon banyak untuk menghemat pengeluaran karena Anda tidak dapat mengurangi jumlah pembelian yang sudah menjadi peraturan. Semakin tinggi purchasing yang diajukan, diskon juga akan semakin banyak. Terlebih Anda adalah mitra tetap supplier, untuk menjaga hubungan jangka panjang pemasok bisa memberikan potongan besar.

b. Lakukan Pembelian Barang paling Banyak Dicari

Sebelum memutuskan membeli barang atau jasa dalam jumlah besar, identifikasikan terlebih dahulu produk paling laku di pasar. Itulah gunanya alur purchasing dalam tahapan analisa kebutuhan setiap departemen. Kalkulasikan apa saja yang sering habis dibandingkan barang lainnya. Sehingga, ketika menemukan pemasok dengan minimum purchase yang cukup tinggi, pemilik usaha bisa memaksimalkan produksi tanpa menimbun barang di gudang.

c. Memilih Pemasok Potensial

Memahami teknik pemilihan supplier dilakukan dengan cara yang hati-hati dan mendalam. Riset ini akan berpengaruh terhadap seberapa besar perusahaan mengalami keuntungan dan kerugian. Semua pemasok berkompetisi memberikan penawaran terbaik mereka. Sehingga tak jarang ada beberapa yang tidak keberatan dengan pengajuan jumlah pembelian oleh perusahaan meskipun di bawah SOP berlaku.

4. Kesimpulan

Dari penjelasan minimum purchase artinya, perusahaan hanya dapat membeli kebutuhan sesuai dengan jumlah terendah barang yang berarti tidak bisa kurang dari standar pemasok. Patokan minimal pembelian dapat memberatkan pemilik usaha terutama bisnis kecil yang baru merintis. Dengan memilih pemasok potensial, meminta diskon besar, hingga membeli produk yang paling laku di pasaran dapat mengurangi kerugian akibat purchasing di luar ekspektasi beli.

Minimal pembelian dapat berdampak baik bagi industri tertentu yang memproduksi produk skala besar, seperti melakukan pekerjaan berulang dengan bahan yang sama. Kinerja seperti ini cenderung kurang efektif dan menambah biaya produksi. Minimum purchase membantu perusahaan memaksimalkan produktivitas serta biaya karena semakin banyak bahan baku yang dibeli, pekerjaan mengolah barang tersebut bisa diselesaikan dalam sekali operasional.