Proses pembelian bahan baku adalah kegiatan operasional bisnis yang dapat menentukan kelancaran produksi dan efisiensi biaya. Anggaran pembelian bahan baku tidak hanya bertujuan untuk memprediksi jumlah biaya, tetapi juga untuk mengoptimalkan pengeluaran dan memastikan ketersediaan material yang diperlukan. 

Melalui pemahaman yang komprehensif, perusahaan dapat menghindari pemborosan dan memperkuat stabilitas operasional. Pembahasan ini bertujuan untuk memberi tahu Anda dengan informasi dan komponen yang diperlukan dalam merencanakan dan melaksanakan anggaran pembelian yang efisien. Artikel ini akan menggali lebih dalam tentang komponen dan bagaimana cara anggaran biaya bahan baku dibuat. 

1. Pengertian Anggaran Pembelian Bahan Baku

Anggaran pembelian bahan baku adalah sebuah dokumen perencanaan keuangan yang dirancang untuk mengestimasi total biaya yang diperlukan untuk proses pembelian bahan baku yang dibutuhkan dalam periode tertentu. Anggaran biaya bahan baku sangat penting untuk operasional perusahaan manufaktur. Hal itu disebabkan karena anggaran pembelian dapat membantu memastikan bahwa bahan baku tersedia tepat waktu dan dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi kebutuhan produksi, serta mengontrol pengeluaran untuk mencegah pembelian berlebihan atau kekurangan stok. 

Dalam menyusun anggaran ini, perusahaan perlu mempertimbangkan faktor-faktor seperti prediksi permintaan produk, fluktuasi harga bahan baku di pasar, dan kondisi ekonomi yang mungkin mempengaruhi biaya bahan baku. Tujuannya adalah untuk mencapai efisiensi maksimal dalam penggunaan dana dan sumber daya, mengurangi produksi limbah, serta mendukung pencapaian target produksi secara efektif dan efisien.

2. Komponen dalam Anggaran Pembelian Bahan Baku

Anggaran pembelian bahan baku merupakan hal yang perlu diperhatikan dalam manajemen keuangan perusahaan manufaktur. Hal ini terdiri dari beberapa komponen yang membantu dalam perencanaan dan manajemen biaya. Berikut ini adalah komponen utama dalam anggaran biaya bahan baku.

a. Volume Kebutuhan Bahan Baku

Volume kebutuhan bahan baku dihitung berdasarkan prediksi permintaan produk di masa mendatang. Ini melibatkan analisis tren penjualan historis dan estimasi pertumbuhan pasar. Penentuan volume yang akurat adalah kunci untuk menghindari overstock dan understock, yang keduanya bisa berdampak negatif terhadap biaya operasional dan kepuasan pelanggan. 

b. Harga Per Unit Bahan Baku

Harga per unit adalah variabel penting yang dipengaruhi oleh faktor pasar seperti penawaran dan permintaan, tarif impor, dan kondisi ekonomi. Fluktuasi harga ini harus dipantau secara rutin afar anggaran dapat disesuaikan dengan kondisi pasar. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk merencanakan strategi pembelian yang lebih efektif dan menghindari pembengkakan biaya tak terduga. 

c. Total Biaya Pembelian

Total biaya pembelian merupakan agregat dari seluruh biaya yang akan dikeluarkan untuk memenuhi kebutuhan bahan baku. Mengelola biaya ini dengan efisien membutuhkan analisis yang tepat dari harga pasar dan penggunaan strategi seperti pembelian massal atau negosiasi kontrak jangka panjang untuk mendapatkan harga yang lebih baik. 

d. Waktu dan Jadwal Pembelian

Menentukan waktu pembelian yang optimal berguna untuk menjaga kelancaran proses produksi. Jadwal pembelian yang baik menghindari penumpukan persediaan yang tidak perlu dan membantu perusahaan mengurangi biaya penyimpanan. Ini juga memastikan bahwa bahan baku tiba tepat waktu untuk memenuhi jadwal produksi tanpa menyebabkan penundaan. 

e. Supplier

Memilih supplier yang tepat sangat penting dalam memastikan kualitas dan keandalan pasokan. Perusahaan harus menilai supplier berdasarkan kriteria seperti kualitas pengiriman, kualitas produk, dan kemampuan untuk menyediakan harga yang kompetitif. Pemilihan supplier yang tepat dapat juga berkontribusi pada keberlanjutan bisnis jangka panjang. 

f. Syarat Pembayaran

Syarat pembayaran harus disesuaikan dengan kebijakan keuangan perusahaan untuk memperlancar cashflow. Misalnya, perusahaan mungkin menegosiasikan syarat pembayaran yang lebih panjang dengan supplier untuk mempertahankan likuiditas, atau mengambil keuntungan dari diskon untuk pembayaran jika kondisi keuangan mencukupi.

g. Buffer Stock

Menyimpan buffer stock adalah strategi untuk mengantisipasi perubahan dalam rantai pasokan. Ini berfungsi sebagai pengaman terhadap risiko seperti keterlambatan pengiriman atau lonjakan permintaan yang tidak terduga. Mengelola persediaan cadangan dengan efektif dapat membantu perusahaan menghindari kekurangan stok sementara, serta mengelola biaya terkait penyimpanan barang berlebih. 

3. Cara Membuat Anggaran Pembelian

Membuat anggaran pembelian bahan baku adalah proses yang melibatkan beberapa langkah penting untuk memastikan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan sumber daya. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat diikuti untuk membuat anggaran biaya bahan baku yang efektif.

a. Analisis Kebutuhan Produksi

Pertama, tentukan volume produksi yang diharapkan berdasarkan prediksi angka penjualan atau rencana bisnis. Melalui ini, hitung kebutuhan bahan baku yang diperlukan untuk memenuhi target produksi tersebut. Analisis ini harus mempertimbangkan efisiensi produksi saat ini dan kemungkinan terjadi pemborosan.  

b. Evaluasi Persediaan Saat Ini

Evaluasi jumlah bahan baku yang sudah ada di gudang. Periksa kualitas, kondisi, dan usia persediaan untuk memastikan bahwa bahan tersebut masih layak untuk dijadikan bahan baku untuk produksi. Persediaan yang ada akan mempengaruhi jumlah bahan baku yang perlu dibeli. 

c. Penentuan Supplier dan Harga per Unit

Pilih supplier yang akan bekerjasama dengan bisnis Anda dan negosiasikan harga per unit. Pertimbangkan faktor seperti kualitas supplier, kualitas bahan baku, dan ketentuan pembayaran. Dapatkan penawaran dari beberapa supplier untuk memastikan harga terbaik. 

d. Pembuatan Jadwal Pembelian

Tentukan waktu pembelian berdasarkan jadwal produksi dan lead time pengiriman dari supplier. Pembuatan jadwal pembelian dapat mengatur agar bahan baku tersedia tepat pada saat dibutuhkan, tanpa adanya risiko kekurangan atau kelebihan stok yang bisa mengganggu operasional. 

e. Pengaturan Buffer Stock

Tetapkan jumlah persediaan cadangan atau buffer stock untuk mengantisipasi situasi darurat atau fluktuasi tak terduga dalam permintaan. Buffer stock membantu menjaga kelancaran produksi meskipun ada perubahan di pasar atau dari supplier. 

f. Konsolidasi Anggaran dan Persetujuan

Konsolidasikan semua informasi ke dalam  anggaran kebutuhan bahan baku yang mencakup total biaya yang diharapkan untuk periode anggaran. Anggaran ini kemudian perlu diverifikasi dan disetujui oleh manajemen untuk memastikan bahwa angka-angka tersebut sesuai dengan rencana keuangan perusahaan secara keseluruhan. 

g. Pemantauan dan Persetujuan

Pantau realisasi anggaran secara berkala dengan mengamati pengeluaran aktual dan menggambarkannya terhadap anggaran yang telah ditetapkan. Apabila terdapat perbedaan, cari tahu penyebabnya dan buat penyesuaian yang diperlukan untuk menjaga anggaran tetap sesuai dengan kondisi operasional dan pasar.

4. Kesimpulan

Mengelola proses pembelian dan penyusunan anggaran pembelian bahan baku merupakan komponen penting dalam operasional perusahaan manufaktur. Dengan pemahaman yang mendalam tentang anggaran kebutuhan bahan baku, sebuah perusahaan dapat merencanakan pengeluarannya secara lebih efisien, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan efektivitas produksi. 

Melalui pembuatan anggaran kebutuhan bahan baku yang terstruktur dan detail, perusahaan tidak hanya memastikan ketersediaan bahan baku yang diperlukan, tetapi juga mendukung stabilitas keuangan dan kegiatan operasional dalam jangka panjang. Ingatlah bahwa anggaran yang baik adalah fleksibel dan dapat disesuaikan dengan perubahan pasar dan kebutuhan internal.