Apa itu Buffer Stock, Metode Perhitungan, dan Contohnya

Pada bisnis manufaktur, manajemen persediaan diperlukan untuk memastikan operasional berjalan lancar dan permintaan pelanggan dapat terpenuhi. Salah satu konsep yang bisa digunakan untuk mencapai ini adalah buffer stock atau stok tambahan.

Buffer stok atau biasanya yang disebut sebagai persediaan pengaman menjadi peran penting bagi perusahaan untuk antisipasi terhadap ketidakpastian dalam permintaan. Sehingga penting untuk mengelola dan menentukan barang ini secara lebih efisien agar tidak mengalami kelebihan stok.

Namun, menentukan jumlah buffer stok yang optimal bukanlah hal yang mudah, karena memerlukan analisis mendalam terhadap pola permintaan, lead time, dan faktor-faktor ketidakpastian lainnya. Di sini akan dijelaskan mengenai apa itu buffer stock, fungsi, cara hitung, hingga contoh kasusnya secara lengkap. Pahami selengkapnya di artikel ini!

Apa itu Buffer Stock

Buffer stock adalah sejumlah persediaan tambahan yang disimpan di gudang untuk mengantisipasi ketidakpastian dalam permintaan atau keterlambatan pasokan. Stok barang ini berfungsi penting dalam melindungi operasional dari gangguan seperti lonjakan permintaan yang tidak terduga atau masalah produksi.

Mengingat permintaan pelanggan bisa berubah-ubah karena berbagai alasan, mulai dari perubahan tren pasar, musim, hingga promosi pemasaran, maka memiliki stok tambahan sangat membantu untuk memenuhi permintaan dengan cepat dan efisien tanpa harus menunggu proses produksi tambahan.

Dengan memiliki buffer stok, perusahaan dapat memastikan bahwa produk tetap tersedia bagi pelanggan meskipun terjadi variasi dalam rantai pasok. Namun, penting untuk menyeimbangkan jumlah buffer stok yang disimpan, agar tidak mengalami persediaan yang berlebih.

Baca Juga: Cara Cerdas ERP Manufaktur Atur Finished Goods Inventory

Pentingnya Buffer Stock untuk Bisnis

Buffer stock menjadi solusi untuk mengatasi ketidakpastian dalam rantai pasok yang kompleks. Apalagi jika Anda sering mengalami fluktuasi permintaan atau risiko keterlambatan pasokan. Adanya buffer stok akan membantu mengatasi hambatan tersebut. Berikut beberapa alasan pentingnya untuk bisnis:

1. Mengurangi Risiko Gangguan Rantai Pasok

Stok tambahan ini berfungsi sebagai cadangan yang digunakan saat terjadi gangguan seperti keterlambatan pengiriman, bencana alam, atau masalah produksi. Hal ini dapat membuat perusahaan tidak perlu bergantung pada ketepatan waktu pemasok atau kondisi eksternal yang tidak dapat dikontrol.

2. Menjamin Ketersediaan Produk

Adanya stok ini juga akan memastikan produk selalu tersedia untuk memenuhi permintaan pelanggan, meskipun terjadi lonjakan permintaan yang tidak terduga. Buffer stok ini dapat membantu bisnis dalam memenuhi pesanan tepat waktu, menjaga loyalitas pelanggan, dan mempertahankan reputasi sebagai pemasok yang andal.

Anda bisa menggunakan software inventory warehouse terbaik yang dapat memudahkan pengelolaan dan ketersediaan produk untuk optimalkan buffer stok. Software akan memberikan contoh template laporan gudang untuk mudahkan pengeolaan stok barang.

3. Mengurangi Risiko Stockout

Stockout atau kehabisan stok dapat mengganggu operasional bisnis, dan dapat merusak reputasi perusahaan. Pelanggan yang tidak mendapatkan produk yang mereka inginkan cenderung kecewa dan mungkin tidak kembali lagi. Dengan buffer stok sebagai cadangan, membuat operasional bisnis tetap berjalan lancar dan reputasi perusahaan terjaga.

4. Meningkatkan Efisiensi Perencanaan dan Pengelolaan Stok

Buffer stok juga penting untuk membantu perusahaan dalam merencanakan dan mengelola persediaan dengan lebih efektif. Salah satu konsep yang terkait dengan ini adalah safety stock persediaan bisnis, yang berfungsi sebagai stok tambahan untuk mengantisipasi ketidakpastian permintaan dan pasokan. Dengan memahami jumlah stok tambahan yang diperlukan, Anda dapat menghindari overstock dan understock dalam manajemen inventory. Buffer stok menjadi alat penting dalam menciptakan keseimbangan antara efisiensi biaya dan ketersediaan produk.

Parameter Perhitungan Buffer Stock

Penting untuk memahami perhitungan buffer stock agar perusahaan selalu memiliki stok yang cukup secara maksimal, meskipun permintaan pelanggan naik-turun dan pasokan sering terlambat. Untuk menentukan jumlah buffer stok yang tepat, ada beberapa parameter kunci yang harus diperhitungkan, yaitu:

1. Permintaan Harian Rata-Rata

Parameter permintaan harian rata-rata adalah jumlah produk yang biasanya diminta oleh pelanggan dalam satu hari. Parameter ini dihitung berdasarkan data historis penjualan selama periode tertentu.

Misalnya, jika dalam 30 hari terjual 300 unit produk, maka permintaan harian rata-ratanya adalah 10 unit. Pemahaman ini penting untuk memperkirakan jumlah stok yang harus disiapkan untuk buffer stok.

2. Lead Time dari Supplier

Lead time atau waktu tunggu adalah waktu yang dibutuhkan sejak pesanan dilakukan kepada pemasok hingga barang tiba di gudang. Aspek ini mencakup proses produksi, pengiriman, dan penangan oleh supplier.

Penting untuk dipahami, lead time yang lebih panjang berarti Anda perlu menyimpan lebih banyak buffer stok untuk mengantisipasi keterlambatan. Sebaliknya, lead time yang lebih pendek memungkinkan bisnis mengurangi jumlah buffer stok.

3. Variabilitas Permintaan dan Lead Time

Berikutnya parameter buffer stok adalah variabilitas permintaan yang mengacu pada mengacu pada seberapa besar fluktuasi permintaan pelanggan dari waktu ke waktu. Sementara variabilitas lead time berkaitan dengan ketidakpastian dalam waktu pengiriman dari pemasok.

Kedua parameter ini penting dalam perhitungan buffer stok karena dapat mencerminkan tingkat ketidakpastian yang harus diantisipasi. Misalnya, jika permintaan sering berubah-ubah atau lead time tidak konsisten, Anda perlu menyimpan lebih banyak buffer stok untuk menghindari risiko kehabisan stok.

Rumus dan Metode Perhitungan Buffer Stock

Untuk menentukan jumlah buffer stok yang tepat, penting bagi perusahaan untuk menghitung stok dengan akurat dengan rumus dan metode perhitungan buffer stok yang tepat. Berikut ini akan diuraikan rumus, metode, dan cara hitung buffer stock yang efektif untuk menjaga kelancaran operasional bisnis.

1. Rumus Buffer Stok

Rumus dasar buffer stok ini digunakan untuk menghitung jumlah persediaan pengaman yang diperlukan agar bisnis dapat mengantisipasi fluktuasi permintaan dan keterlambatan pasokan.

2. Metode Perhitung Buffer Stok

Selain rumus, metode perhitungan buffer stok juga penting dipahami untuk menentukan stok penambah yang akurat dan mengantisipasi ketidakpastian dalam rantai pasok. Metode-metode ini bisa digunakan secara sistematis sesuai kebutuhan bisnis Anda. Berikut beberapa metode perhitungan buffer stok:

• Fixed Buffer Stock; Metode yang digunakan tanpa rumus tertentu. Metode ini menentukan jumlah stok yang diperlukan berdasarkan penggunaan harian maksimal selama periode tertentu.
• Time-Based Calculation; Metode yang fokus mempertimbangkan periode waktu tertentu. Biasanya dari data penjualan historis, seperti nit yang terjual dalam periode sebelumnya dan juga prediksi penjualan mendatang. Perhitungannya bisa dilakukan dengan rumus berikut:

• The General Formula; Metode buffer stok ini memiliki empat komponen yang harus diperhatikan, yaitu: penggunaan harian maksimal, lead time maksimal, penggunaan harian rata-rata, dan lead time rata-rata. Anda bisa menghitung metode ini dengan rumus berikut:

3. Contoh Perhitungan Buffer Stok

Agar lebih memahami bagaimana cara hitung buffer stock, pahami contoh perhitungannya dalam bisnis nyata berikut ini.

Sebuah toko e-commerce menjual produk elektronik, seperti smartphone. Toko ini ingin memastikan bahwa mereka selalu memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, tanpa terlalu banyak mengeluarkan biaya untuk penyimpanan. Maka dari itu, toko tersebut ingin menghitung persediaan pengaman dengan langkah berikut:

Adapun data yang tersedia untuk menghitung buffer stok:

• Rata-rata permintaan per hari: 50 unit
• Lead time (waktu yang dibutuhkan untuk pemesanan ulang dan pengiriman barang): 7 hari
• Variasi permintaan (dalam hari): 10 unit
• Tingkat layanan yang diinginkan (safety stock factor): 95%

Dari data tersebut, ini langkah-langkah dalam menghitung buffer stok di toko elektronik:

a. Hitung rata-rata permintaan selama lead time

b. Hitung safety stock (buffer stock)

Dari hasil perhitungan safety stock ini, dihasilkan 43,64 unit, dan dibulatkan menjadi 44 unit stok yang harus disiapkan. Perlu dipahami bahwa total buffer stok sama dengan total safety stock.

Jadi, buffer stok yang diperlukan untuk menjaga tingkat layanan 95% adalah sekitar 44 unit. Dengan begitu, toko e-commerce akan memiliki cukup stok cadangan untuk mengatasi fluktuasi permintaan yang tak terduga selama lead time.

Untuk memudahkan perhitungannya, Anda bisa menggunakan aplikasi stok barang dari ScaleOcean. Aplikasi tersebut akan otomatis menghitung buffer stok berdasarkan analisis dan prediksi yang akurat. Ini membuat hasil yang diperoleh menjadi lebih tepat tanpa hambatan.

Baca Juga: Tips Mengatur Inventory dengan Software Stok Barang

Kelebihan dan Kekurangan Buffer Stock

Buffer stok sebagai solusi untuk menyeimbangkan penyimpanan, juga memiliki kelebihan dan kekurangannya. Untuk itu, penggunaan dan pengelolaan buffer stok di perusahaan harus sesuai dan tepat dengan kebutuhan bisnis. Berikut ini beberapa kelebihan dan kekurangan persediaan pengaman, diantaranya:

1. Kelebihan Buffer Stock

• Menjaga Kelancaran Produksi: Dengan memiliki persediaan pengaman, perusahaan dapat terus berproduksi meskipun ada keterlambatan dalam pasokan bahan baku.
• Memenuhi Permintaan yang Tidak Terduga: Buffer stok membantu perusahaan merespons lonjakan permintaan secara tiba-tiba tanpa kehabisan stok.
• Mengurangi Risiko Kekurangan Bahan Baku: Persediaan pengaman meminimalkan dampak dari gangguan pasokan, seperti bencana alam atau masalah logistik.
• Meningkatkan Kepuasan Pelanggan: Dengan stok yang selalu tersedia, pelanggan tidak perlu menunggu lama, sehingga meningkatkan loyalitas mereka.

2. Kekurangan Buffer Stock

• Biaya Penyimpanan yang Tinggi: Menyimpan stok berlebih membutuhkan ruang dan biaya tambahan, seperti sewa gudang dan asuransi.
• Risiko Kerusakan atau Kedaluwarsa: Barang yang disimpan terlalu lama bisa rusak atau kedaluwarsa, terutama untuk produk yang memiliki masa simpan terbatas.
• Potensi Overstocking: Jika permintaan tidak sesuai prediksi, perusahaan bisa kelebihan stok yang sulit dijual.
• Kompleksitas Manajemen: Mengelola persediaan pengaman membutuhkan sistem yang canggih dan sumber daya manusia yang kompeten.

Perbedaan Buffer Stock dan Safety Stock

Dalam manajemen persediaan, buffer stock dan safety stock adalah dua istilah yang sering muncul. Meskipun sama-sama berfungsi untuk memastikan ketersediaan barang, tapi keduanya memiliki tujuan yang berbeda dan diterapkan dalam situasi yang berbeda pula. Ini perbedaan buffer stok dan safety stok:

1. Buffer Stock

Apa itu buffer stock adalah persediaan tambahan yang disimpan untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan dan gangguan pasokan. Tujuannya untuk memastikan kelancaran operasional dan memenuhi permintaan pelanggan jangka pendek. Terutama jika bisnis Anda sering mengalami perubahan tidak terduga dalam permintaan atau rantai pasok.

Buffer stok ini cenderung digunakan dalam situasi yang memerlukan penyesuaian cepat terhadap kondisi pasar yang dinamis, seperti lonjakan permintaan musiman atau masalah distribusi. Dengan penentuan buffer stok yang tepat, Anda dapat memitigasi risiko kelangkaan barang dengan memiliki cadangan yang cukup produksi.

2. Safety Stock

Berikutnya safety stock adalah persediaan cadangan yang disimpan untuk mengatasi ketidakpastikan dalam lead time dan permintaan pelanggan. Tujuannya untuk mengurangi kemungkinan kekurangan stok akibat fluktuasi permintaan atau keterlambatan dalam pengiriman barang dari pemasok.

Safety stock ini dihitung berdasarkan analisis risiko ketidakpastikan dalam rantai pasok, kemudian diatur dengan hati-hati agar tidak berlebihan. Hal ini penting untuk menghindari perusahaan mengalami meningkatan biaya penyimpanan.

3. Perbedaan Tujuan dan Penerapan dalam Manajemen Persediaan

Strategi Efisiensi dalam Manajemen Buffer Stock

Mengelola efisiensi dalam manajemen buffer stock merupakan hal penting yang harus dicapai perusahaan agar operasional bisnis berjalan dengan baik. Untuk mencapai efisiensi tersebut, perlu mengadopsi strategi yang tepat untuk memastikan buffer stok tetap optimal. Ini strategi yang bisa dilakukan:

1. Penggunaan Teknologi untuk Pemantauan dan Perhitungan Otomatis

Penggunaan sistem perhitungan otomatis dapat memudahkan Anda dalam mengelola buffer stok secara real-time. Perusahaan juga dapat memonitor stok yang ada dan memperbarui data secara terus-menerus tanpa perlu intervensi manual.

Hal ini mengurangi risiko kesalahan manusia dan memastikan bahwa informasi yang diperoleh selalu akurat. Selain itu, teknologi memungkinkan perusahaan untuk merespons fluktuasi permintaan dengan cepat dan menghindari kekurangan atau kelebihan stok, sehingga buffer stok dapat lebih efisien dalam memenuhi kebutuhan.

2. Implementasi Sistem Manajemen Persediaan

Untuk optimalkan pengelolaannya, Anda bisa menggunakan software manajemen persediaan gudang yang dapat mengintegrasikan data persediaan, permintaan, dan pemasok dalam satu platform, memungkinkan pemantauan yang lebih terperinci.

Aplikasi gudang terbaik dari ScaleOcean bisa menjadi rekomendasi terbaik untuk perusahaan Anda. Dengan fitur otomatisasi, ScaleOcean dapat menentukan jumlah buffer stok yang optimal berdasarkan prediksi permintaan dan lead time, serta mengurangi biaya penyimpanan barang yang tidak perlu.

3. Analisis Data untuk Penyesuaian Tingkat Buffer Stock

Strategi berikutnya buffer stok adalah melakukan analisis data untuk menyesuaikan tingkat buffer stok dengan kebutuhan aktual. Anda dapat memanfaatkan data historis dan tren permintaan untuk memprediksi waktu dan jumlah buffer stok yang dibutuhkan.

Penyesuaian yang lebih tepat berdasarkan data ini membantu mencegah kelebihan stok yang bisa menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi, serta kekurangan stok yang bisa mengganggu operasional. Dengan melakukan strategi ini, Anda dapat memastikan buffer stok lebih relevan dengan kondisi pasar dan operasional yang sedang berjalan.

Solusi Inventory Management ScaleOcean untuk Optimalkan Kelola Buffer Stock

ScaleOcean ERP dapat memberikan solusi terbaik untuk mengoptimalkan pengelolaan buffer stock secara maksimal melalui sistem inventory management yang canggih. Software ini dengan modul terbaiknya dapat memastikan persediaan di perusahaan Anda lebih efisien dan terjamin.

Integrasi kuat dengan modul bisnis lain seperti warehouse, sales, accounting, hingga supply chain membuat Anda lebih mudah dalam menjaga keseimbangan antara biaya penyimpanan dan ketersediaan barang dengan optimal. Layanan demo gratis dan konsultasi juga ditawarkan ScaleOcean untuk maksimalkan implementasinya di bisnis Anda.

Beberapa keunggulan yang didapatkan dengan menggunakan software inventory ScaleOcean antara lain:

1. Manajemen Safety Stock; Otomatis menghitung berdasarkan analisis permintaan, lead time, hingga level stok minimum yang diinginkan. Anda bisa menentukan safety stock yang harus tersedia di gudang secara mudah.
2. Demand Forecasting; Menggunakan data historis dan tren untuk prediksi kebutuhan stok masa depan.
3. Reorder Point Otomatis; Menghitung kapan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan ulang berdasarkan level stok yang ada dan tingkatan konsumsi barang.
4. Peringatan Stok Rendah; Memberikan notifikasi ketika level stok mendekati batas minimum stok.
5. Multi Lokasi Stok; Pengelolaan buffer stok di beberapa lokasi di satu sistem terpadu.
6. Integrasi dengan Supplier dan Pembelian Otomatis; Berdasarkan tingkat persediaan dan kebutuhan. Ketika buffer stok mencapai titik minimum, sistem otomatis membuat pesanan ke supplier untuk mengisi ulang stok dan menjaga keseimbangan yang optimal.

Dengan menggunakan software inventory management ScaleOcean, Anda akan lebih efisien dalam mengelola buffer stok, serta memastikan keseimbangan antara biaya penyimpanan dan ketersediaan barang. Sistem juga akan membantu menjaga kelancaran operasional dengan meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan stok.

Baca Juga: Fitur di Warehouse Inventory Software yang Wajib Ada

Kesimpulan

Perusahaan harus mengelola buffer stock sebagai aspek penting untuk mencapai efisiensi bisnis dan menghadapi fluktuasi permintaan produk. Dengan ini, Anda bisa mencegah situasi stock out yang bisa menimbulkan kerugian penjualan, ketidakpuasan pelanggan, dan potensi kehilangan pelanggan ke kompetitor.

Untuk mengoptimalkan pengelolaan dan penentuannya, Anda bisa menggunakan software inventory ScaleOcean. ScaleOcean memberikan solusi yang akan memaksimalkan pengelolaan stok dengan kemampuan integrasi dan otomatisasinya. Lakukan demo gratis sekarang untuk dapatkan fitur dan keunggulan terbaik dari ScaleOcean.