Mengelola perusahaan tanpa sistem bisnis yang terstruktur dapat menimbulkan masalah operasional bisnis. Tanpa sistem yang efektif, perusahaan akan menjalani kegiatan bisnis dengan cara yang kurang efisien yang rentan terhadap berbagai kesalahan yang merugikan. 

Dengan memilih jenis sistem bisnis yang tepat, perusahaan dapat mengoptimalkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, serta meningkatkan kualitas layanan.

Selain itu, sistem bisnis dapat membantu perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan teknologi dan kebutuhan pasar, sehingga bisnis bisa menjaga daya saing mereka di industri.

Pada artikel ini akan dibahas mengenai apa itu sistem bisnis secara lengkap, agar Anda bisa lebih memahami betapa pentingnya sistem ini untuk membantu keberlangsungan aktivitas bisnis perusahaan Anda.

1. Apa yang Dimaksud dengan Sistem Bisnis?

Sistem bisnis adalah  sebuah alat yang menggabungkan berbagai fungsi, proses, dan teknologi dalam satu perusahaan. Sistem ini dibuat untuk membantu bisnis mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 

Sistem perusahaan mencakup metode dan prosedur yang digunakan untuk mengelola operasional bisnis sehari-hari. Hal ini meliputi manajemen keuangan, pengelolaan sumber daya manusia, produksi, dan pemasaran. 

Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, konsistensi, dan kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan pasar dengan menerapkan sistem operasional yang efektif. 

Sistem informasi bisnis mempermudah pemantauan dan pengukuran kinerja secara lebih akurat. Selanjutnya, sistem ini dapat membantu bisnis untuk membuat keputusan strategis yang lebih baik dan menjaga kelangsungan bisnis mereka.

2. Jenis Sistem Bisnis

Jenis jenis sistem bisnis yang umum digunakan dalam perusahaan dirancang untuk mengelola aspek-aspek spesifik dari operasi bisnis. Berikut adalah beberapa jenis sistem perusahaan yang umum.

a.  Sistem Manajemen Sumber Daya Perusahaan (ERP)

Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) adalah platform terpadu yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, produksi, sumber daya manusia, dan rantai pasokan, ke dalam satu sistem yang komprehensif. 

Jika perusahaan tidak menggunakan sistem yang terintegrasi dengan ERP, perusahaan kerap mengalami kendala mengelola berbagai proses bisnis. Hal tersebut disebabkan karena tidak semua proses menggunakan software yang sama, sehingga dapat menyebabkan human error dan kinerja sistem bisnis yang kurang optimal.

Dengan menggunakan sistem ERP, perusahaan dapat mengelola data secara terpusat. Hal ini bisa memfasilitasi aliran informasi yang optimal serta memastikan koordinasi antar departemen yang lebih baik. 

Untuk melihat langsung bagaimana ERP dapat mempercepat kegiatan bisnis, Anda dapat mencoba sistem bisnis ScaleOcean secara gratis. Setelah itu, Anda dapat mempelajari fitur-fiturnya dan menentukan bagaimana software ini dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

b.  Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)

CRM (Customer Relationship Management) adalah sistem yang fokus pada pengelolaan data customer dan data prospected leads.

Sistem ini dapat membantu pengelolaan data pelanggan, melacak aktivitas penjualan, serta meningkatkan layanan pelanggan. Akibatnya, perusahaan dapat membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan mereka dan meningkatkan loyalitas pelanggan.

c.  Sistem Manajemen Rantai Pasokan (SCM)

SCM (Supply Chain Management) adalah sistem yang digunakan untuk mengelola aliran barang, informasi, dan uang dari pemasok ke pelanggan akhir. SCM mencakup perencanaan, pengadaan bahan baku, produksi, logistik, dan pengiriman produk. 

Dengan sistem SCM yang efektif, perusahaan dapat mengoptimalkan aliran rantai pasokan mereka, mengurangi biaya operasional, serta meningkatkan kecepatan pengiriman.

d.  Sistem Manajemen Keuangan

Sistem manajemen keuangan dirancang untuk mengelola aspek keuangan perusahaan, termasuk akuntansi, penggajian, perencanaan anggaran, dan pelaporan keuangan. 

Jenis sistem bisnis ini membantu perusahaan dalam memantau aliran kas, memastikan perusahaan mematuhi regulasi keuangan yang berlaku. Selain itu, sistem ini dapat membantu membuat keputusan finansial yang lebih bijak berdasarkan data yang akurat.

e.  Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM)

HRM (Human Resource Management) adalah sistem yang dirancang untuk mengelola seluruh kegiatan karyawan dalam perusahaan. Kegiatan tersebut meliputi perekrutan, pelatihan, penilaian kinerja, hingga penggajian dan manajemen tunjangan. 

Sistem HRM membantu dalam mengotomatisasi proses HR, meningkatkan efisiensi, dan memastikan bahwa perusahaan taat terhadap peraturan ketenagakerjaan.

3. Mengapa Sistem Bisnis itu Penting?

Sistem bisnis sangat penting bagi perusahaan karena dapat memperlancar kegiatan operasional bisnis dengan cara yang efisien.

Pertama, sistem informasi bisnis memudahkan perusahaan untuk mengintegrasikan berbagai proses dan fungsi ke dalam satu platform terpadu. Lebih lanjut, integrasi ini meningkatkan koordinasi antar departemen dan memastikan bahwa setiap divisi perusahaan bekerja untuk mencapai tujuan yang sama. 

Kedua, sistem ini membantu pengambilan keputusan yang lebih cepat dan tepat dengan menyediakan data akurat. Manajemen dapat menanggapi perubahan pasar dan peluang, dengan melakukan analisis kinerja, menemukan masalah, dan bertindak berdasarkan informasi ini, yang pada akhirnya berdampak pada ROI yang lebih baik.

Selain itu, dengan mengotomatisasi tugas rutin, sistem perusahaan meningkatkan efisiensi operasional, menghemat waktu dan sumber daya, dan mengurangi biaya. Sistem ini juga menjaga konsistensi proses dan standar kualitas, serta meminimalkan risiko terjadinya kesalahan.

Terakhir, sistem bisnis mendukung pertumbuhan perusahaan dengan memfasilitasi skalabilitas dan memungkinkan perusahaan untuk beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan pasar dan teknologi.

Secara keseluruhan, sistem bisnis adalah faktor pendukung untuk menciptakan operasional bisnis yang efisien. Selain itu, sistem ini juga membantu pengambilan keputusan dan mendukung perusahaan untuk berkembang dalam jangka panjang.

4. Masalah yang Muncul Jika Tidak Pakai Sistem Bisnis

Tanpa penggunaan sistem perusahaan, bisnis bisa mengalami ketidakefisienan operasional karena kurangnya integrasi, duplikasi tugas, miskomunikasi, dan penggunaan sumber daya yang tidak optimal. Oleh sebab itu, bisnis dapat mengeluarkan lebih banyak biaya dan merespon perubahan basar secara lebih lambat.

Pengambilan keputusan juga menjadi lebih lambat dan sulit karena data data belum diperbarui. Pihak manajemen mungkin kesulitan melihat gambaran kinerja perusahaan, menemukan masalah, atau merespons perubahan. Akibatnya, perusahaan dapat kehilangan peluang bisnis.

Selain itu, fluktuasi kualitas produk atau layanan dan peningkatan risiko kesalahan manual dapat menyebabkan penurunan reputasi dan kerugian finansial.

Terakhir, tanpa menggunakan sistem yang baik, perusahaan akan mengalami kesulitan untuk berkembang. Ketidakmampuan perusahaan untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan pasar dan teknologi membuat mereka tertinggal dari pesaing, yang menghambat keberlanjutan bisnis.

5. Cara Implementasi Sistem Bisnis

Untuk melancarkan keberlangsungan bisnis, penggunaan sistem operasional dapat adalah cara yang tepat. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengimplementasikan sistem bisnis.

a.  Identifikasi Kebutuhan Bisnis 

Langkah pertama adalah memahami kebutuhan spesifik perusahaan. Ketahui area bisnis yang membutuhkan evaluasi lebih lanjut, seperti aspek yang kurang efisien atau rentan terhadap kesalahan. 

Tentukan tujuan yang ingin dicapai, seperti peningkatan produktivitas, pengurangan biaya, atau peningkatan kepuasan pelanggan. Pahami secara mendalam tentang kebutuhan sampai Anda dapat mengimplementasi sistem yang tepat.

b.  Pilih Sistem yang Tepat 

Pilih sistem operasional bisnis yang paling sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan. Pertimbangkan faktor seperti fungsionalitas, kemampuan integrasi dengan sistem yang sudah ada, fleksibilitas untuk penyesuaian di masa depan, serta dukungan dari vendor. 

Evaluasi berbagai pilihan melalui demo atau uji coba untuk memastikan bahwa sistem yang dipilih akan mendukung operasi perusahaan secara efektif.

c. Persiapkan Infrastruktur Teknologi 

Sebelum implementasi, pastikan bahwa infrastruktur teknologi yang ada pada bisnis mendukung sistem baru. Hal ini mencakup perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, dan keamanan data. 

Jika diperlukan, lakukan pembaruan sistem untuk mencegah terjadinya gangguan selama implementasi. Persiapan ini bertujuan agar sistem dapat berjalan lancar tanpa hambatan teknis yang dapat mengganggu operasional.

d.  Libatkan Pemangku Kepentingan 

Keterlibatan pemangku kepentingan berperan penting dalam proses implementasi. Dari manajemen hingga tim operasional, setiap pihak harus melibatkan diri dan mendukung perubahan yang akan dilakukan. 

Komunikasi yang jelas tentang keuntungan dan efek sistem baru akan membantu mengurangi penolakan dari berbagai pihak. Libatkan mereka dalam pengambilan keputusan untuk memastikan sistem memenuhi kebutuhan semua pihak.

e.  Lakukan Pelatihan Karyawan 

Pelatihan adalah sebuah langkah untuk memastikan bahwa karyawan dapat menggunakan sistem baru dengan efektif. Sediakan pelatihan yang sesuai dengan peran masing-masing dan menyeluruh.

Pelatihan ini dapat mencakup sesi langsung, modul e-learning, atau panduan tertulis. Dengan pelatihan yang baik, karyawan bisa memahami cara menggunakan sistem baru, mengurangi human error, dan mempercepat proses perubahan sistem. 

f.  Uji Sistem Secara Bertahap 

Sebelum digunakan secara menyeluruh, lakukan uji sistem dalam skala kecil untuk memastikan bahwa semua fitur berfungsi dengan baik dan sesuai harapan. Uji coba ini memudahkan perusahaan untuk mengidentifikasi dan memperbaiki masalah potensial sebelum sistem diterapkan secara luas. 

Melalui pengujian, perusahaan juga dapat menilai dampak sistem baru terhadap kegiatan operasional sehari-hari dan melakukan penyesuaian yang diperlukan.

g.  Implementasi Bertahap 

Mulai lakukan implementasi secara bertahap, dengan menerapkan sistem pada satu atau beberapa departemen terlebih dahulu.  Dengan demikian, bisnis dapat mengelola perubahan dengan lebih baik dan mengurangi risiko gangguan besar.

Pengalaman dari tahap awal implementasi dapat digunakan untuk memperbaiki prosedur sebelum didistribusikan ke departemen lain atau seluruh perusahaan.

h.  Pantau dan Evaluasi Kinerja 

Setelah sistem diimplementasikan, lakukan evaluasi rutin untuk memastikan bahwa sistem berjalan sesuai dengan tujuan yang diharapkan.  Perbarui sistem secara berkala berdasarkan feedback pengguna dan pemangku kepentingan.

Pemantauan yang kontinu memungkinkan perusahaan melihat apakah sistem benar-benar memberikan manfaat yang diharapkan. Selain itu, pemantauan juga membantu mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.

i.  Lakukan Penyesuaian Jika Diperlukan

Fleksibilitas dalam menghadapi perubahan adalah kunci keberhasilan jangka panjang dari sistem informasi bisnis Berdasarkan hasil evaluasi dan umpan balik, lakukan penyesuaian atau pembaruan yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja sistem. 

Penyesuaian ini dapat berupa perubahan kecil atau perubahan besar, tergantung pada kebutuhan perusahaan dan perkembangan teknologi yang ada.

6. Kesimpulan

Penerapan sistem perusahaan yang tepat merupakan investasi penting agar perusahaan Anda dapat beroperasi dengan efisien dan menigkatkan keunggulan kompetitif di pasar. 

Dengan berbagai jenis sistem bisnis yang tersedia, setiap perusahaan memiliki peluang untuk menemukan solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan operasional mereka. 

Sistem bisnis adalah alat yang tidak hanya membantu mengintegrasikan dan mengotomatisasi berbagai fungsi, tetapi juga membantu perusahaan untuk lebih cepat beradaptasi dengan perubahan pasar. 

Melalui pemanfaatan sistem yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi kesalahan, dan membuat keputusan yang lebih tepat. 

Kesuksesan jangka panjang sebuah bisnis tidak hanya ditentukan oleh produk atau layanan yang ditawarkan.  Keberhasilan bisnis juga dipengaruhi oleh cara perusahaan mengelola dan mengoptimalkan proses internal mereka dengan menggunakan sistem bisnis yang optimal.