Nota Kontan: Definisi, Jenis, dan Cara Membuatnya

Proses penjualan yang efisien merupakan bagian penting dalam keberhasilan bisnis Anda. Salah satu elemen yang kerap kali menjadi titik fokus dalam transaksi adalah nota kontan. Nota ini tidak hanya mencatat transaksi, tetapi juga menjadi bukti yang sah atas pembelian atau penjualan yang dilakukan. Namun, banyak pebisnis yang terkadang kesulitan dalam memahami bagaimana mengelola nota kontan dengan tepat dalam transaksi mereka.

Tanpa adanya nota yang jelas, pengelolaan transaksi Anda bisa menjadi rumit dan rentan terhadap kesalahan. Hal ini sering menimbulkan masalah pada lapkeu perusahaan Anda. Oleh karena itu, artikel ini akan membantu Anda untuk mencari tahu apa itu nota kontan, fungsi, jenis, dan contohnya yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan bisnis.

Key Takeaways

• Nota kontan adalah bukti transaksi yang mencatat pembayaran langsung (tunai) dalam transaksi jual beli. Dokumen ini menjadi bukti sah bahwa pembayaran telah diselesaikan.
• Perbedaan utama nota kontan khusus untuk transaksi tunai, berbeda dari nota kredit/debit (penyesuaian utang), nota giro (pembayaran via cek), atau kwitansi (bukti penerimaan uang).
• Format nota kontan meliputi nomor nota teratur, nama perusahaan dan kontak, deskripsi barang dan harga, pajak penjualan dan subtotal, serta syarat dan ketentuan penjualan.
• Untuk mempermudah proses pembuatan dan pengelolaan nota kontan, Anda dapat menggunakan software e-billing yang terintegrasi untuk mencatat setiap transaksi penjualan secara efisien.

Coba Demo Gratis!

1. Apa itu Nota Kontan?

Nota kontan adalah bukti transaksi yang mencatat pembayaran yang dilakukan secara langsung dalam sebuah transaksi jual beli. Dokumen ini diterbitkan oleh penjual saat pembayaran tunai atau lunas di tempat, mencakup jumlah barang atau jasa, harga, dan metode pembayaran yang digunakan.

Umumnya, nota kontan dibuat dalam dua rangkap yaitu satu untuk pembeli sebagai bukti pembayaran dan satu untuk penjual sebagai arsip dan catatan akuntansi. Dengan adanya nota kontan, transaksi tidak perlu menunggu jatuh tempo seperti pada kredit, sehingga mempermudah pencatatan dan pengelolaan keuangan secara langsung.

Pengertian nota kontan ini menjadi sangat relevan, terutama bagi Anda yang menjalankan transaksi jual beli barang. Nota ini berfungsi sebagai bukti sah bahwa transaksi telah dilakukan, memastikan tidak ada kesalahan dalam pencatatan pembayaran.

Menurut wallstreetmojo, salinan asli nota kontan biasanya diberikan kepada pelanggan, sementara penjual menyimpan salinan lainnya untuk keperluan akuntansi. Nota kontan lebih dari sekadar dokumen transaksi.

Ia juga menjadi referensi penting dalam pencatatan keuangan dan prosedur audit perusahaan. Tanpa adanya nota kontan yang valid, Anda bisa kesulitan dalam mengelola aliran kas atau bahkan menghadapi masalah hukum jika terjadi sengketa mengenai pembayaran.

Baca juga: Sistem E Procurement Solusi Canggih untuk Penyediaan Barang

2. Fungsi Nota Kontan bagi Bisnis

Selain sebagai bukti sah atas transaksi yang terjadi, nota ini memiliki berbagai kegunaan yang mendukung kelancaran operasional bisnis Anda. Untuk mengetahui lebih lanjut, simak beberapa fungsi utama dari nota kontan yang harus Anda ketahui!

a. Bukti Sah Transaksi

Fungsi nota kontan yang tak kalah penting adalah sebagai bukti sah transaksi antara pembeli dan penjual. Nota ini menjamin bahwa transaksi yang terjadi sudah selesai, baik dari sisi pembayaran maupun penerimaan barang atau jasa.

Sebagai pembeli atau penjual, Anda perlu memastikan bahwa setiap transaksi diakhiri dengan pemberian nota kontan. Hal ini juga memberikan perlindungan hukum bagi kedua belah pihak, karena nota tersebut dapat digunakan sebagai bukti dalam menyelesaikan potensi sengketa atau klaim yang mungkin timbul di kemudian hari.

b. Dokumen Pengecekan dan Audit

Fungsi nota kontan yang pertama adalah sebagai dokumen penting dalam proses pengecekan dan audit. Ketika perusahaan menjalani audit, nota ini menjadi referensi yang bisa dipertanggungjawabkan untuk setiap transaksi yang terjadi. Tanpa adanya nota yang lengkap dan valid, auditor bisa kesulitan dalam mengevaluasi laporan keuangan.

Nota ini sangat berguna dalam proses audit karena setiap transaksi tercatat dengan jelas, mencakup tanggal, jumlah, dan harga barang atau jasa. Bagi Anda yang menjalankan bisnis, hal ini mengurangi potensi kesalahan yang bisa merugikan atau mempengaruhi kredibilitas perusahaan di mata auditor atau pihak eksternal lainnya.

c. Alat Pencatatan Akuntansi

Salinan nota digunakan oleh penjual untuk mencatat transaksi kas masuk dan keluar, mendukung pembukuan yang rapi dan sistematis. Dokumen ini menjadi referensi resmi untuk memastikan keuangan internal tercatat dengan akurat dan transparan.

Penggunaan nota kontan sebagai alat pencatatan mempermudah kontrol internal perusahaan. Dengan dokumentasi yang lengkap, manajemen dapat melakukan evaluasi finansial secara rutin, meminimalkan risiko kesalahan, dan menjaga kepatuhan akuntansi secara profesional.

Pencatatan transaksi yang baik sangat membantu dalam menganalisis kondisi keuangan perusahaan. Dalam praktiknya, nota kontan menjadi dasar yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan, seperti laporan laba rugi dan neraca. Hal ini memastikan bahwa setiap transaksi tercatat dengan akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.

d. Pendukung Pajak dan Laporan Keuangan

Selain membantu dalam pengelolaan keuangan, fungsi nota kontan juga sangat penting dalam mendukung kewajiban perpajakan. Nota ini menjadi bukti bahwa pembayaran telah dilakukan, yang sangat berguna saat menghitung pajak yang harus dibayar perusahaan.

Penggunaan nota kontan juga berperan dalam laporan tahunan yang harus disampaikan kepada pihak pajak. Setiap transaksi yang tercatat dengan baik memungkinkan Anda untuk menghindari audit pajak yang tidak perlu dan menjaga kepatuhan perusahaan terhadap regulasi perpajakan yang berlaku.

e. Manajemen Keuangan yang Efisien

Nota kontan juga berfungsi dalam manajemen keuangan bisnis yang lebih efisien. Dengan sistem pencatatan yang teratur menggunakan nota kontan, Anda dapat memantau transaksi lebih mudah dan membuat keputusan yang lebih tepat terkait pengeluaran dan pemasukan perusahaan.

Dalam hal ini, nota kontan menjadi alat yang efektif dalam membuat perencanaan keuangan jangka panjang. Anda bisa menggunakan informasi yang ada dalam nota untuk merencanakan anggaran dan memprediksi arus kas di masa depan, sehingga bisa mengambil langkah yang lebih strategis dalam pengelolaan finansial perusahaan.

f. Syarat Klaim Garansi

Nota kontan asli berfungsi sebagai syarat utama bagi pembeli untuk mengajukan klaim garansi. Dokumen ini memastikan hak konsumen terlindungi secara hukum dan memudahkan penjual dalam memverifikasi keabsahan klaim atas barang atau jasa yang dibeli, sehingga proses klaim lebih efisien.

Keberadaan nota sebagai bukti pembayaran resmi memberikan kepastian hukum dan keamanan bagi konsumen. Dengan pencatatan yang jelas, perusahaan dapat menangani klaim garansi secara profesional, menjaga kepuasan pelanggan, membangun kepercayaan, dan memperkuat reputasi bisnis secara berkelanjutan.

g. Pemberian Rasa Aman

Terakhir, nota kontan memberikan rasa aman kepada konsumen karena setiap pembayaran dicatat secara formal dan terdokumentasi dengan jelas. Dokumen ini menunjukkan bahwa perusahaan menjalankan transaksi secara transparan dan profesional, sehingga meningkatkan tingkat kepercayaan pelanggan secara signifikan.

Dengan pencatatan transaksi yang rapi, pelanggan merasa yakin bahwa hak mereka terlindungi sepenuhnya. Nota kontan menjadi bukti profesionalisme perusahaan sekaligus berfungsi sebagai alat komunikasi resmi yang memperkuat hubungan baik dan kepercayaan jangka panjang dengan konsumen.

3. Ciri-Ciri Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi yang digunakan untuk pembayaran tunai secara langsung. Dokumen ini berfungsi untuk mencatat, memverifikasi, dan menyimpan informasi pembayaran dengan jelas bagi pembeli maupun penjual, sehingga transaksi menjadi transparan dan mudah diaudit. Berikut ini ciri-cirinya:

a. Dua Rangkap

Nota kontan biasanya dibuat dalam dua lembar; kertas asli diberikan kepada pembeli sebagai bukti pembayaran, sedangkan salinan disimpan oleh penjual untuk keperluan pencatatan internal dan audit. Hal ini memastikan transparansi dan memudahkan verifikasi transaksi secara langsung.

b. Detail Transaksi

Setiap nota kontan mencantumkan informasi transaksi secara lengkap, termasuk nama barang, jumlah, harga satuan, diskon jika ada, serta total pembayaran. Pencantuman detail ini memudahkan kedua belah pihak untuk memastikan kebenaran dan akurasi pembayaran.

c. Untuk Transaksi Tunai

Nota kontan digunakan khusus untuk transaksi tunai, di mana pembayaran dilakukan sekaligus pada saat pembelian. Penggunaan nota ini menegaskan bahwa transaksi telah selesai dan tidak menimbulkan piutang, sehingga mempermudah pengelolaan kas harian perusahaan.

4. Perbedaan Nota Kontan dengan Dokumen Lainnya

Nota kontan adalah bukti transaksi yang digunakan khusus untuk pembayaran tunai, berbeda dengan jenis nota lain yang dapat melibatkan utang atau penyesuaian pembayaran. Memahami perbedaan ini penting agar perusahaan dapat memilih dokumen yang sesuai dengan jenis transaksi dan kebutuhan pencatatan keuangan.

a. Nota Kredit/Debit

Nota kontan hanya berlaku untuk pembayaran tunai yang diselesaikan langsung, sedangkan nota kredit dan debit digunakan untuk mencatat penyesuaian transaksi atau pembayaran utang. Dengan kata lain, nota kredit/debit berfungsi untuk mengubah jumlah pembayaran yang sudah ada, sedangkan nota kontan menegaskan transaksi telah lunas.

b. Nota Penjualan

Nota penjualan merupakan istilah umum untuk bukti transaksi penjualan, baik tunai maupun kredit. Sementara itu, nota kontan secara spesifik merujuk pada transaksi tunai yang dibayar langsung oleh pelanggan, sehingga berfokus pada pencatatan kas dan penyelesaian pembayaran saat itu juga.

c. Nota Kasir

Nota kasir diterbitkan saat pembayaran tunai dilakukan melalui kasir, terutama di lingkungan ritel. Perbedaannya dengan nota kontan, nota ini biasanya otomatis dicetak oleh sistem POS dan bersifat langsung untuk transaksi retail, sedangkan nota kontan dapat dibuat manual dan selalu dibuat rangkap untuk pembeli dan penjual.

d. Nota Giro

Nota giro digunakan untuk mencatat pembayaran yang dilakukan melalui cek atau giro, sehingga pembayaran belum diterima secara tunai. Berbeda dengan nota kontan, yang membuktikan pembayaran lunas saat transaksi, nota giro hanya mencatat janji pembayaran melalui bank.

e. Nota Tunai Sederhana

Nota tunai sederhana digunakan untuk transaksi tunai yang lebih ringkas dan informal, sering kali hanya satu lembar. Berbeda dengan nota kontan, yang resmi dan dicetak rangkap, nota ini memiliki format lebih sederhana namun tetap berfungsi sebagai bukti pembayaran, memudahkan pencatatan kas untuk usaha skala kecil.

f. Kwitansi

Kwitansi adalah bukti penerimaan uang, biasanya digunakan dalam transaksi kecil atau non-formal. Berbeda dengan nota kontan yang resmi dan rangkap, kwitansi bersifat pribadi dan sederhana, hanya menunjukkan pembayaran telah diterima, tanpa prosedur pencatatan formal untuk keperluan akuntansi internal atau audit perusahaan.

Perusahaan juga sering menyiapkan kwitansi kosong sebagai template siap pakai. Dokumen ini memudahkan pembuatan bukti pembayaran yang cepat dan konsisten, sekaligus menjaga standar pencatatan ketika diperlukan secara mendadak.

g. Nota Pemesanan

Nota pemesanan diterbitkan sebelum pembayaran dilakukan, berfungsi untuk mengonfirmasi pesanan barang atau jasa. Berbeda dengan nota kontan, yang menegaskan pembayaran telah diterima secara tunai, nota pemesanan hanya merupakan dokumen perjanjian awal.

5. Format Nota Kontan

Tanpa format yang jelas dan lengkap, transaksi bisa menimbulkan kebingungan atau masalah di kemudian hari. Menurut Adobe, ada beberapa format yang perlu Anda cantumkan untuk mempermudah proses pencatatan keuangan. Berikut adalah beberapa elemen utama yang harus ada dalam format nota kontan Anda!

a. Nomor Nota yang Teratur

Setiap nota kontan harus diberi nomor yang terurut untuk memudahkan pelacakan dan referensi. Pemberian nomor yang berurutan memastikan bahwa setiap transaksi dapat ditelusuri dengan mudah jika diperlukan, baik untuk keperluan internal maupun audit eksternal. Ini juga membantu dalam menghindari duplikasi atau kehilangan nota dalam sistem pencatatan Anda.

Nomor nota yang teratur bukan hanya memberikan kemudahan dalam administrasi, tetapi juga memberikan struktur yang jelas dalam pengelolaan transaksi. Hal ini sangat berguna ketika Anda perlu meninjau transaksi tertentu di masa depan atau saat melakukan pengecekan pada laporan keuangan.

b. Nama Perusahaan dan Informasi Kontak

Sertakan nama bisnis Anda beserta informasi kontak lengkap seperti alamat, nomor telepon, dan email di bagian atas nota. Ini memberi kesan profesional dan membuatnya lebih mudah bagi pelanggan untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan atau masalah terkait transaksi. Informasi ini juga meningkatkan transparansi dan membangun kepercayaan antara Anda dan pelanggan.

Memiliki informasi kontak yang jelas pada nota kontan memastikan bahwa pelanggan merasa lebih aman dan dihargai. Mereka tahu bahwa jika ada yang perlu dipertanyakan atau diubah, mereka dapat menghubungi Anda tanpa hambatan, yang juga meningkatkan kepuasan pelanggan.

c. Deskripsi Barang dan Harga

Setiap nota kontan harus mencantumkan deskripsi barang atau jasa yang dibeli, beserta jumlah dan harga satuannya. Ini akan memberikan kejelasan bagi pelanggan mengenai apa yang mereka beli dan memastikan tidak ada kebingungan terkait harga atau item yang terjual. Jika transaksi melibatkan beberapa barang, pastikan setiap item tercatat dengan rinci.

Penting juga untuk mencantumkan harga per unit dengan jelas, diikuti dengan total harga yang harus dibayar oleh pelanggan. Informasi ini tidak hanya memberikan transparansi dalam transaksi, tetapi juga berfungsi sebagai referensi jika pelanggan ingin mengajukan klaim atau pertanyaan terkait harga barang yang dibeli.

d. Pajak Penjualan dan Subtotal

Untuk memastikan nota kontan sesuai dengan regulasi perpajakan, pastikan untuk mencantumkan pajak penjualan yang berlaku pada setiap transaksi. Hal ini memberi pelanggan gambaran lengkap tentang total biaya yang harus mereka bayar. Selain pajak, subtotal atau total harga barang sebelum pajak harus dicatat dengan jelas di bagian bawah nota.

Dengan menyertakan pajak penjualan dan subtotal, Anda membantu pelanggan memahami rincian biaya mereka. Ini juga memudahkan Anda dalam melakukan pelaporan pajak dan pengelolaan keuangan, karena seluruh informasi terkait biaya dan pajak tercatat secara rapi dan mudah dilacak.

e. Syarat dan Ketentuan Penjualan

Terakhir, jangan lupa untuk menyertakan syarat dan ketentuan penjualan pada nota kontan Anda. Ini bisa mencakup kebijakan pengembalian barang, garansi produk, atau ketentuan lainnya yang berlaku. Informasi ini memberikan kejelasan mengenai hak dan kewajiban kedua belah pihak setelah transaksi selesai.

Mencantumkan syarat dan ketentuan pada nota kontan adalah langkah penting untuk menghindari potensi masalah di kemudian hari. Dengan adanya informasi yang jelas mengenai kebijakan perusahaan, Anda membantu pelanggan untuk lebih memahami prosedur yang berlaku dan memberikan dasar hukum yang kuat jika ada perselisihan yang muncul.

Baca juga: Apa itu Faktur Pembelian dan Fungsinya di Bisnis?

6. Cara Membuat Nota Kontan dan Contohnya

Menyiapkan nota kontan mungkin terdengar sederhana, namun seringkali dapat menimbulkan kebingungan, terutama ketika Anda harus mengelola transaksi dalam jumlah besar. Berikut adalah langkah-langkah praktis yang bisa Anda ikuti untuk mengisi nota kontan dengan mudah:

a. Tentukan Kode dan Kolom Barang

Langkah pertama dalam membuat nota kontan adalah menentukan kolom untuk kode barang. Anda dapat mengisi kolom ini secara manual berdasarkan kode yang telah ditetapkan untuk setiap barang di daftar inventaris Anda. Pastikan setiap kode unik untuk mempermudah pencarian dan pencatatan barang yang terjual.

Setelah kolom kode barang terisi, Anda dapat melanjutkan dengan mengisi informasi terkait barang yang dijual dengan lebih mudah. Sistem ini juga mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pencatatan, karena Anda telah mempersiapkan kode untuk setiap barang yang jelas.

b. Masukkan Nama Barang

Langkah selanjutnya adalah mengisi kolom untuk nama barang yang terjual. Anda dapat menggunakan sistem otomatis untuk mencari nama barang berdasarkan kode yang dimasukkan di kolom sebelumnya. Dengan cara ini, Anda hanya perlu memasukkan kode barang, dan nama barang akan terisi secara otomatis.

Penggunaan kode ini sangat membantu karena mengurangi kesalahan input manual, terutama jika Anda memiliki banyak barang dalam daftar. Dengan begitu, Anda dapat mempercepat pengisian dan mengurangi risiko kesalahan pencatatan.

c. Mengisi Jumlah Barang

Setelah nama barang otomatis terisi, langkah berikutnya adalah mengisi jumlah barang yang terjual. Kolom ini diisi dengan jumlah unit yang dibeli oleh pelanggan dalam transaksi tersebut. Anda dapat mengisinya secara manual sesuai dengan jumlah barang yang terjual pada saat transaksi dilakukan.

Jumlah barang yang terjual perlu dicatat dengan tepat agar perhitungan harga dan total transaksi menjadi akurat. Pastikan Anda memeriksa kembali jumlah yang dimasukkan untuk menghindari perbedaan yang bisa berakibat pada perhitungan total harga yang salah.

d. Menghitung Harga Per Unit

Untuk kolom harga satuan, Anda bisa mengisi harga per unit barang secara otomatis berdasarkan kode barang yang dimasukkan.  akan mencari harga barang dalam daftar data barang yang telah Anda siapkan sebelumnya.

Melalui cara ini, Anda tidak perlu lagi menginput harga satuan secara manual, yang dapat menghemat waktu dan meminimalkan kesalahan dalam pencatatan harga. Selain itu, penggunaan tabel ini memastikan bahwa harga yang tercatat selalu sesuai dengan data yang ada di inventaris.

e. Menghitung Total Harga dan Diskon

Setelah harga satuan terisi, langkah terakhir adalah menghitung total harga untuk setiap barang yang terjual, dan kemudian menghitung diskon jika ada. Anda dapat memberikan diskon berdasarkan total harga yang tercatat, di mana diskon 10% diberikan untuk pembelian di atas 1 juta, dan diskon 20% untuk pembelian lebih dari 10 juta. Setelah diskon dihitung, Anda akan memberikan total yang harus dibayar setelah diskon diterapkan.

Untuk memberikan gambaran Anda dalam menyusun atau mengisi nota kontan, berikut adalah contoh nota kontan serta totalnya :

f. Sisipkan Informasi Perusahaan

Untuk meningkatkan kesan profesional, pastikan Anda menyertakan logo perusahaan di bagian atas nota kontan. Ini tidak hanya membantu dalam memperkenalkan brand Anda, tetapi juga memberi kesan resmi pada setiap transaksi. Selain logo, sertakan juga informasi kontak perusahaan seperti alamat, nomor telepon, dan alamat email.

Informasi ini akan memudahkan pelanggan untuk menghubungi Anda jika diperlukan, dan menunjukkan bahwa perusahaan Anda transparan dan mudah diakses. Dengan menambahkan detail ini, Anda meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan Anda.

g. Pilih Format Cetak atau Digital

Setelah desain nota selesai, tentukan apakah Anda akan mencetak nota secara fisik atau membuatnya dalam format digital. Jika memilih cetak, pastikan kualitas tinta dan kertas yang digunakan cukup baik untuk menghasilkan nota yang jelas dan tahan lama. Sedangkan jika membuat versi digital, pastikan nota dapat diakses dan dibaca dengan mudah di berbagai perangkat.

Penggunaan format digital memungkinkan Anda untuk menghemat biaya dan waktu, terutama jika transaksi dilakukan secara online atau dalam jumlah besar. Keduanya memiliki kelebihan, jadi pilihlah metode yang paling sesuai dengan jenis bisnis Anda.

h. Proses Pencetakan

Setelah format selesai disiapkan, lakukan pencetakan atau kirimkan nota dalam bentuk digital sesuai kebutuhan. Jika mencetak, pastikan printer yang digunakan menghasilkan kualitas gambar yang tajam, agar setiap detail informasi mudah terbaca. Untuk versi digital, pastikan file tersebut disimpan dalam format yang umum dan mudah dibuka, seperti PDF.

Penting untuk selalu memeriksa kualitas nota sebelum mengirimkannya ke pelanggan. Gambar yang buram atau teks yang kabur bisa mengurangi kesan profesional dan bisa menyebabkan kebingungan. Selalu lakukan pengecekan ulang agar hasilnya maksimal.

i. Penyerahan Nota Kontan

Setelah transaksi selesai, berikan nota kontan kepada pelanggan sebagai bukti pembayaran yang sah. Jika Anda mencetak nota, serahkan langsung kepada pelanggan di tempat. Namun, jika menggunakan format digital, kirimkan nota tersebut melalui email atau metode lain yang telah disepakati.

Pemberian nota kontan ini tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi, tetapi juga memberikan rasa aman bagi pelanggan bahwa pembayaran mereka telah diterima dengan baik. Hal ini juga memperkuat hubungan bisnis yang baik antara Anda dan pelanggan, serta menjaga transparansi dalam setiap transaksi.

7. Kesimpulan

Nota kontan merupakan elemen penting dalam proses penjualan yang tidak hanya mencatat transaksi tetapi juga membantu Anda dalam pengelolaan keuangan dan audit. Menggunakan nota kontan yang jelas dan tepat sangat penting agar bisnis Anda berjalan dengan lancar.

Dalam dunia yang semakin digital, teknologi mempermudah proses pembuatan dan pengelolaan nota kontan dengan sistem yang lebih terintegrasi dan efisien. Dengan menggunakan perangkat lunak e-biliing yang tepat, Anda dapat dengan mudah membuat dan mengelola nota ini tanpa kesulitan.

Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut bagaimana teknologi ini dapat membantu Anda dalam pengelolaan transaksi dan akuntansi, cobalah demo gratisnya hari ini untuk tahu lebih detail cara kerjanya. Dengan fitur yang ada, sistem ini siap memenuhi kebutuhan bisnis Anda untuk memastikan proses pembelian berjalan lancar tanpa kendala.