Mengelola operasional hotel secara efisien dapat menjadi tantangan besar, terutama jika Anda masih menggunakan sistem manual atau hotel software yang tidak terintegrasi. Mulai dari manajemen reservasi, manajemen fasilitas, hingga pengelolaan karyawan, setiap aspek tersebut harus berjalan dengan lancar agar kualitas pelayanan hotel meningkat.
Di sinilah sistem hotel berperan penting. Dengan hotel management system yang tepat, Anda dapat menyederhanakan proses administrasi, mengoptimalkan operasional, dan meningkatkan layanan tamu secara signifikan. Dalam kata lain, investasi dalam software manajemen hotel Indonesia yang modern akan membantu Anda menjaga keunggulan kompetitif dan efisiensi bisnis.
Pada artikel ini, kami menghadirkan 10 rekomendasi software hotel terbaik di Indonesia 2025 untuk membantu Anda memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Apa yang Dimaksud dengan Software Hotel?
Software hotel adalah sistem digital yang dirancang untuk membantu pengelolaan operasional gotel secara efektif. Dengan bantuaan hotel software, manajemen hotel dapat mengatur berbagai aspek operasional seperti pemesanan kamar, pelacakan inventaris, hingga pengelolaan staf hotel dengan efisien.
Selain itu, software hotel pada umumnya terintegrasi dengan modul akuntansi dan laporan keuangan, yang memudahkan pengelola untuk mengawasi arus kas dan laporan keuangan secara real-time. Selain itu, fitur seperti sistem manajemen tamu, yang memungkinkan penyesuaian layanan untuk meningkatkan kepuasan tamu, membuat operasional hotel lebih lancar dan produktif.
Baca Juga: 5 Keunggulan Hotel PMS Software Terbaik
Manfaat Software Hotel
Software hotel memberikan berbagai manfaat yang membantu meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas layanan pengelolaan hotel. Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan software hotel.
1. Menyederhanakan Manajemen Reservasi
Sistem hotel memungkinkan pemesanan kamar secara otomatis melalui situs web, aplikasi mobile, atau platform pihak ketiga seperti OTA (Online Travel Agencies). Dengan integrasi ini, data reservasi masuk langsung ke sistem, mengurangi risiko kesalahan manual seperti double booking.
Misalnya, seorang tamu memesan kamar melalui aplikasi hotel. Sistem hotel secara otomatis memperbarui ketersediaan kamar, mengirim konfirmasi, dan mencatat preferensi tamu. Hotel software memudahkan staf untuk mengelola reservasi dan memastikan layanan yang sesuai kebutuhan, seperti permintaan tempat tidur tambahan atau makanan tertentu, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan.
2. Mempercepat Proses Check-in dan Check-out
Software hotel mempercepat proses check-in dan check-out dengan mengotomatisasi verifikasi data tamu, pembayaran, dan pengaturan kamar. Hal ini mengurangi waktu tunggu, terutama saat periode sibuk, seperti musim liburan.
Contohnya, sebuah hotel di kota wisata menggunakan software untuk memungkinkan tamu melakukan check-in mandiri melalui aplikasi, mempersingkat antrean di resepsionis. Tamu yang tiba larut malam juga dapat langsung mengakses kamar menggunakan kode digital yang dikirim otomatis. Selain efisiensi, sistem ini meningkatkan kepuasan tamu dengan memberikan pengalaman yang lebih cepat dan nyaman.
3. Meningkatkan Akurasi Data Inventaris
Manajemen menggunakan software hotel untuk memantau persediaan, seperti peralatan, bahan makanan, dan perlengkapan kamar, secara real-time. Misalnya, jika stok handuk bersih di lantai tertentu hampir habis, sistem otomatis mengirimkan notifikasi untuk pengisian ulang. Begitu pula untuk bahan makanan di dapur, staf dapat segera memesan ulang jika stok menipis, mencegah keterlambatan penyajian makanan.
Dengan fitur pelacakan pada hotel software ini, hotel dapat menghindari kekurangan stok yang berpotensi mengganggu operasional harian, seperti layanan kamar atau restoran, sehingga menjaga kepuasan tamu dan kelancaran operasional.
4. Mengintegrasikan Laporan Keuangan
Software hotel dengan fitur akuntansi memungkinkan manajemen melacak pendapatan dan pengeluaran secara efisien, seperti mencatat pembayaran tamu, biaya operasional, atau transaksi restoran hotel. Laporan keuangan dapat dihasilkan secara otomatis dan akurat, meminimalkan kesalahan manual.
Contohnya, sebuah hotel dapat dengan mudah memantau pendapatan dari pemesanan kamar dan biaya tambahan, seperti layanan laundry atau minibar, lalu membandingkannya dengan pengeluaran bulanan untuk menentukan profitabilitas. Fitur ini juga membantu saat audit keuangan atau pengajuan pinjaman dengan menyediakan data yang rapi dan dapat diakses kapan saja.
5. Meningkatkan Layanan Pelanggan
Software hotel membantu menyimpan informasi preferensi dan riwayat tamu, seperti tipe kamar favorit, preferensi makanan, atau kebutuhan khusus. Data ini memungkinkan hotel menawarkan layanan personal, seperti menyiapkan kamar sesuai preferensi tamu sebelum kedatangan.
Misalnya, seorang tamu reguler yang selalu memesan kamar dengan pemandangan laut dan memesan menu vegetarian dapat langsung disambut dengan pengaturan yang sesuai tanpa perlu mengulang permintaan. Pendekatan ini tidak hanya meningkatkan kepuasan tamu tetapi juga membangun loyalitas mereka, menciptakan pengalaman yang lebih berkesan dan personal di setiap kunjungan.
10 Rekomendasi Aplikasi Hotel Terbaik di Indonesia
Penggunaan sistem hotel menjadi solusi penting bagi banyak pengelola hotel di Indonesia karena hal ini dapat memenuhi berbagai kebutuhan operasional. Oleh karena itu, Anda harus benar-benar selektif dalam memilh hotel software yang akan Anda implementasikan ke operasional bisnis Anda. Pada bagian ini, kami buatkan daftar vendor hotel management system terbaik sebagai referensi Anda dalam menyeleksi sistem yang akan digunakan.
Berikut rekomendasi 10 software hotel terbaik di Indonesia:
1. Software Hotel ScaleOcean
ScaleOcean Hospitality Software adalah salah satu vendor software industri perhotelan di Indonesia. Software ini dapat meningkatkan efisiensi dan integrasi manajemen operasional hotel, menawarkan berbagai fitur yang mendukung kebutuhan spesifik industri hotel.
Dengan sistem hotel ScaleOcean, Anda dapat meningkatkan efisiensi, mencegah human error, dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan operasional yang lancar sehingga dapat meningkatkan keuntungan bisnis hotel Anda.
Maka dari itu, cobalah demo gratis untuk melihat bagaimana software hotel ScaleOcean ini dapat membantu bisnis Anda. Maka dari itu, Anda dapat menciptakan pelayanan yang optimal serta meningkatkan pendapatan hotel melalui solusi terintegrasi dan fleksibel yang mudah disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
Fitur ScaleOcean Hotel Software
- Reservasi dan Pemesanan: Sistem manajemen reservasi mempermudah pengelolaan pemesanan kamar secara real-time, termasuk integrasi dengan platform booking online seperti Booking.com atau Agoda.
- Manajemen Kamar dan Fasilitas: Modul ini memudahkan pengelolaan kamar, fasilitas hotel, serta pengelompokan kategori kamar. Oleh sebab itu, hotel bisa memantau status ketersediaan kamar dengan cepat.
- Manajemen Pelanggan (CRM): Fitur CRM terintegrasi membantu hotel dalam memantau preferensi pelanggan, riwayat kunjungan, serta program loyalitas yang didukung dengan poin dan diskon.
- Point of Sales (POS): Fitur POS dapat memproses transaksi di restoran, kafe, atau toko di dalam hotel secara otomatis. Hal ini bertujuan untuk memastikan transaksi tercatat dan langsung terintegrasi ke akuntansi untuk manajemen keuangan.
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
2. eZee Hotel Software
eZee adalah software hotel berbasis cloud yang dirancang untuk membantu hotel mengelola berbagai aspek operasional, seperti manajemen reservasi dan pelaporan keuangan. Software ini cocok digunakan oleh hotel skala kecil hingga menengah.
Fitur eZee
- Manajemen reservasi dan check-in/check-out
- Booking engine untuk pemesanan melalui situs hotel
- Channel manager untuk sinkronisasi dengan platform OTA (Online Travel Agent)
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
3. Aplikasi Hotel GraceSoft
GraceSoft adalah software hotel berbasis cloud yang dirancang untuk membantu manajemen hotel dan properti kecil hingga menengah. Hotel software ini menawarkan berbagai alat untuk mempermudah pengelolaan reservasi, pelacakan tamu, dan operasional sehari-hari dengan antarmuka yang sederhana.
Fitur GraceSoft
- Sistem pembayaran yang aman
- Manajemen housekeeping dan pelacakan tugas staf
- Pelaporan operasional dan keuangan secara real-time
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
4. VHP Hotel Management System
VHP (Visual Hotel Program) adalah sistem hotel berbasis desktop yang dirancang untuk membantu hotel dalam mengelola berbagai aspek operasional, seperti
reservasi, front office, back office, dan point of sale (POS). Dikembangkan di Indonesia, VHP digunakan oleh banyak hotel di seluruh Asia, terutama di segmen hotel menengah hingga besar.
Fitur VHP
- Manajemen reservasi dan booking
- Channel manager untuk sinkronisasi dengan OTA
- Manajemen akuntansi dan pelaporan keuangan terintegrasi
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
5. Software Hotel Xpert
Xpert adalah software hotel berbasis cloud yang dirancang untuk membantu hotel mengelola operasional harian dengan lebih efisien. Sistem hotel ini cocok digunakan oleh hotel kecil hingga menengah, menawarkan berbagai fitur untuk memudahkan manajemen reservasi, tamu, hingga laporan keuangan.
Fitur Xpert
- Laporan keuangan dan pelacakan pembayaran
- Manajemen housekeeping untuk memantau status kamar
- Integrasi dengan sistem POS untuk restoran dan layanan tambahan
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
6. MSI CloudPM Hotel Software
MSI CloudPM adalah sistem hotel berbasis cloud yang dirancang untuk mengelola berbagai aspek operasional hotel. Dikembangkan oleh Multi-Systems, Inc. (MSI), hotel software ini banyak digunakan oleh hotel-hotel kecil hingga menengah karena kemudahannya diakses dari berbagai perangkat dan fleksibilitasnya.
Fitur MSI CloudPM
- Pelaporan keuangan yang terintegrasi untuk analisis bisnis
- Manajemen housekeeping untuk pelacakan status kamar
- Fitur POS (Point of Sale) untuk restoran dan layanan hotel lainnya
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
7. HotelMu Hotel Management Software
HotelMU adalah software hotel berbasis cloud yang dikembangkan untuk membantu hotel, penginapan, dan guesthouse di Indonesia dalam mengelola berbagai operasional secara lebih efisien. Sistem ini dirancang dengan antarmuka sederhana yang mudah digunakan oleh staf hotel, baik untuk hotel kecil hingga menengah.
Fitur HotelMU
- Integrasi dengan OTA (Online Travel Agent)
- Sistem check-in dan check-out otomatis
- Pelacakan ketersediaan kamar dan status housekeeping
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
8. Aplikasi Hotel OpenHotel
OpenHotel adalah software hotel berbasis cloud yang dirancang untuk mengelola hotel yang fokus pada peningkatan efisiensi manajemen tamu, reservasi, dan pelacakan keuangan. Aplikasi ini sering digunakan oleh hotel-hotel kecil hingga menengah dan menawarkan berbagai integrasi yang mendukung pemesanan online serta channel management.
Fitur OpenHotel
-
- Sistem reservasi online dengan integrasi ke OTA (Online Travel Agent)
- Channel manager untuk mengelola pemesanan dari berbagai platform
- Manajemen check-in dan check-out otomatis
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
9. Software Hotel CakraSoft
CakraSoft adalah sistem hotel berbasis cloud yang dirancang untuk membantu hotel mengelola berbagai kegiatan operasional. Hotel software ini dikembangkan oleh perusahaan teknologi asal Indonesia CakraSoft, dan cocok untuk hotel kecil hingga menengah yang membutuhkan sistem manajemen yang efektif dan terintegrasi.
Fitur CakraSoft
- Sistem manajemen housekeeping dan pelacakan status kamar
- Pelaporan keuangan dan manajemen akuntansi
- Sistem integrasi dengan OTA (Online Travel Agent)
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
10. PowerPro Hotel Management System
PowerPro adalah software hotel berbasis desktop dan cloud yang dirancang untuk membantu pengelola hotel dalam mengoptimalkan berbagai aspek operasional, seperti manajemen reservasi, tamu, housekeeping, dan pelaporan keuangan. Software ini dapat digunakan oleh penginapan kecil hingga hotel besar
Fitur PowerPro
- Modul POS (Point of Sale) untuk restoran dan layanan hotel lainnya
- Pelaporan keuangan dan analitik terintegrasi
- Sistem inventaris dan manajemen stok
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
|
|
Baca Juga: 11 Istilah dalam Perhotelan yang Wajib Diketahui
Fitur yang Wajib Ada di Software Hotel
Sebelum memilih software untuk hotel Anda, penting untuk memahami fitur-fitur yang dapat mendukung kebutuhan bisnis dan meningkatkan pengalaman tamu. Berikut adalah fitur penting yang wajib ada pada software hotel untuk memastikan operasional hotel berjalan lancar dan efisien.
1. Pemesanan Kamar
Fitur pemesanan kamar adalah aspek utama dari aplikasi hotel. Setelah memilih jenis kamar yang diinginkan, pelanggan harus dapat mengetahui ketersediaan kamar secara real-time dan melakukan pemesanan dengan mudah.
Hotel software yang Anda pilih juga harus bisa menyediakan informasi detail mengenai setiap kamar, seperti ukuran, fasilitas, harga, dan kebijakan pembatalan. Untuk membuat proses lebih cepat, fitur hotel management system ini harus dilengkapi dengan opsi pembayaran langsung melalui aplikasi.
2. Pencarian dan Filter
Aplikasi hotel perlu dilengkapi dengan fitur pencarian canggih yang memungkinkan pengguna untuk memfilter harga, jenis kamar, fasilitas, atau preferensi lainnya, seperti kamar dengan pemandangan indah atau hotel yang terletak di lokasi strategis. Dengan adanya fitur ini, pelanggan dapat dengan mudah menemukan kamar yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka.
Sebuah website hotel menarik akan semakin mempermudah proses ini, memungkinkan pelanggan menemukan pilihan yang tepat dengan cepat tanpa harus melihat semua opsi yang ada. Fitur pencarian pada softwqare hotel ini memberikan kenyamanan dan efisiensi bagi para pengunjung yang ingin memesan kamar sesuai keinginan mereka.
3. Peta dan Lokasi
Pengguna seringkali ingin mengetahui lokasi hotel serta tempat-tempat menarik di sekitarnya. Oleh karena itu, aplikasi hotel perlu dilengkapi dengan peta interaktif yang menampilkan lokasi hotel dan rute menuju hotel.
Peta tersebut juga harus menampilkan destinasi populer di sekitarnya, seperti restoran, pusat perbelanjaan, atau objek wisata. Hal ini dapat membantu pengguna merencanakan perjalanan mereka dengan lebih baik.
4. Check-in dan Check-out Digital
Fitur hotel management system ini memungkinkan tamu untuk melakukan check-in atau check-out secara mandiri tanpa perlu mendatangi meja resepsionis. Dengan sistem check-in digital, tamu dapat langsung mengakses kamar mereka dengan menggunakan kunci digital melalui aplikasi.
Ini mempercepat proses check-in, mengurangi antrian, dan memberikan kenyamanan bagi tamu, terutama bagi mereka yang tiba di luar jam operasional normal.
5. Booking Management
Pengguna harus dapat mengetahui dan mengelola pemesanan mereka secara langsung melalui aplikasi. Mereka bisa melihat detail pemesanan, memodifikasi reservasi (seperti mengubah tanggal atau tipe kamar), atau bahkan membatalkan reservasi jika diperlukan.
Ini adalah fitur yang sangat penting bagi pelanggan karena memudahkan mereka untuk mengontrol penuh pemesanan mereka tanpa harus menghubungi hotel secara manual.
Cara Memilih Software Hotel untuk Bisnis Anda
Setelah membaca beberapa rekomendasi software hotel, Anda perlu mempertimbangkan sebelum memilih sistem yang paling sesuai untuk kebutuhan bisnis. Berikut adalah beberapa cara untuk memilih software hotel yang sesuai.
1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis
Pertama, ketahui dan pahami hal apa saja yang sedang dibutuhkan oleh bisnis hotel Anda. Apakah Anda membutuhkan software untuk mengelola reservasi, check-in/check-out, inventaris, atau keuangan?
Setiap hotel memiliki kebutuhan yang berbeda, jadi pastikan untuk membuat daftar fitur yang harus dimiliki, seperti integrasi dengan OTA (Online Travel Agencies), sistem pembayaran, dan laporan keuangan.
Contohnya, hotel besar membutuhkan fitur manajemen staf yang lebih kompleks, sementara hotel kecil mungkin cukup dengan sistem reservasi dan laporan sederhana.
2. Pastikan Software Mudah Digunakan
Kedua, pilih hotel software yang memiliki interface yang mudah dipahami dan digunakan oleh semua karyawan Anda.
Biasanya, hotel memiliki rotasi staf yang tinggi, sehingga hotel sebaiknya menggunakan software yang dapat digunakan dengan sedikit pelatihan. Software yang user-friendly akan meningkatkan produktivitas staf dan mencegah kesalahan operasional.
3. Cek Fitur Integrasi dengan Sistem Lain
Ketiga, hotel management system yang baik harus dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang sudah Anda gunakan, seperti sistem POS (Point of Sale) untuk restoran hotel, software akuntansi, atau software manajemen inventaris.
Fitur integrasi ini akan mempermudah pertukaran data antar sistem, mengurangi kebutuhan pekerjaan manual, dan memungkinkan pengelolaan bisnis yang lebih efisien.
4. Keamanan Data yang Terjamin
Keempat, penting untuk memilih software yang memiliki fitur keamanan yang terjamin sebab hotel software menangani data pribadi tamu.
Pastikan software dilengkapi dengan enkripsi data, otentikasi multi-faktor, dan perlindungan terhadap serangan siber. Ini akan memastikan bahwa informasi tamu tetap aman dan menjaga reputasi bisnis Anda.
5. Dukungan Pelanggan yang Responsif
Kelima, pilih vendor software yang menyediakan dukungan pelanggan yang responsif. Masalah teknis dapat terjadi kapan saja, dan memiliki tim dukungan yang cepat tanggap membantu menjaga operasional hotel tetap berjalan lancar.
Selain itu, periksa apakah vendor menawarkan pelatihan, tutorial, atau panduan pengguna untuk membantu Anda dan staf menguasai penggunaan software.
6. Pertimbangkan Skalabilitas
Lalu, pastikan software hotel yang Anda pilih dapat disesuaikan seiring pertumbuhan bisnis Anda. Misalnya, jika Anda berencana untuk memperluas bisnis dengan membuka cabang baru, pilihlah software yang fleksibel.
Pilih hotel software yang dapat menambah properti atau kamar tanpa mengganti sistem. Dengan adanya fitur skalabilitas, Anda dapat meraih keuntungan melalui investasi sistem hotel.
7. Cari Tahu Ulasan
Setelah itu, lakukan riset mengenai ulasan dan testimoni dari hotel lain yang telah menggunakan hotel management system tersebut. Anda juga dapat meminta rekomendasi dari kolega di industri perhotelan.
Pengalaman pengguna lain bisa memberikan informasi tentang keandalan, kinerja, dan dukungan teknis yang diberikan oleh vendor hotel software yang Anda pilih.
8. Pertimbangkan Harga dan Nilai Tambah
Terakhir, pertimbangkan harga dalam memilih software hotel. Pastikan Anda mempertimbangkan nilai tambah yang diberikan oleh software tersebut. Software yang lebih mahal mungkin menawarkan fitur dan dukungan yang lebih lengkap.
Jangan lupa untuk pertimbangkan juga keuntungan jangka panjang dari efisiensi operasional, peningkatan layanan pelanggan, dan pengurangan biaya operasional.
Kesimpulan
Dengan beragamnya pilihan software hotel yang tersedia, menentukan yang paling sesuai untuk bisnis Anda bisa menjadi keputusan penting bagi keberhasilan operasional hotel.
Setiap hotel management system di Indonesia memiliki fitur unik yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik, mulai dari manajemen reservasi hingga laporan keuangan. Mengadopsi sistem hotel yang canggih tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga memberikan pengalaman yang lebih baik bagi tamu Anda.
Jika Anda ingin meningkatkan layanan dan operasional hotel secara keseluruhan, sekarang adalah saat yang tepat untuk berinvestasi dalam solusi hotel management system terbaik di Indonesia. Jangan ragu untuk menjadikan Hospitality ERP ScaleOcean sebagai software hotel untuk mencapai kesuksesan jangka panjang. Untuk informasi lebih lanjut, Anda dapat jadwalkan konsultasi kepada tim kami dan mencoba demo gratis.
FAQ:
1. Apa yang dimaksud sistem aplikasi hotel?
Aplikasi Hotel adalah perangkat lunak yang mendukung berbagai fungsi bisnis dan manajemen hotel. Aplikasi ini mencakup modul seperti permintaan tamu, layanan tamu, transportasi hotel, penagihan, proses check-in dan check-out, serta manajemen housekeeping, sehingga mendukung operasional secara menyeluruh.
2. Sistem apa saja yang dipakai di hotel?
Berikut adalah lima jenis sistem reservasi hotel yang umum digunakan.
1. Sistem reservasi hotel manual: Sistem tradisional ini tidak menggunakan teknologi canggih dan biasanya dilakukan secara langsung.
2. Sistem reservasi hotel berbasis web: Memanfaatkan platform online untuk mempermudah pemesanan.
3. Sistem reservasi hotel pusat: Mengintegrasikan berbagai cabang hotel dalam satu sistem.
4. Sistem reservasi motel: Dirancang khusus untuk kebutuhan pemesanan di motel.
5. Motel reservation system: Sistem ini menawarkan solusi praktis bagi motel untuk mengelola reservasi pelanggan.
3. Aplikasi hotel apa saja?
1. Scaleocean: Software hotel otomatis untuk booking online dan tracking availability.
2. Traveloka: Salah satu aplikasi populer untuk memesan hotel dengan penawaran menarik.
3. Pegipegi: Memberikan berbagai promo untuk pilihan hotel lokal.
4. Trivago: Membantu membandingkan harga hotel dari berbagai platform.
5. Trip.com: Pilihan tepat untuk pemesanan hotel internasional.
6. Agoda: Fokus pada akomodasi di destinasi Asia.
7. Booking.com: Menyediakan beragam opsi penginapan di seluruh dunia.
Klik untuk Mulai Chat
