Inventory management atau manajemen inventaris adalah sebuah sistem yang digunakan untuk pengelolaan barang-barang secara otomatis. Barang yang dikelola pun tidak hanya terbatas pada produk siap jual, melainkan juga raw materials yang akan digunakan untuk proses produksi. Proses mengelola barang ini haruslah dilakukan dengan teliti dan seksama, karena akan sangat mempengaruhi kelancaran proses selanjutnya. Maka dari itu dibutuhkan sebuah perangkat yang bisa meminimalisir terjadinya kesalahan.

Modul ERP inventory ini sangatlah berguna di segala jenis perusahaan, termasuk bisnis ritel. Umumnya, usaha ritel memiliki gudang sendiri untuk menyimpan stok barang dagangan yang akan disalurkan ke pembeli. Bayangkan jika sektor bisnis ini tidak menggunakan sistem pengelolaan gudang yang mumpuni? Pasti permintaan customer tidak dapat terpenuhi. Untuk lebih jelasnya, mari kita bahas peran inventory management dalam kelancaran bisnis ritel dan fitur-fitur yang harus ada di sistem ini. 

Baca juga: Hubungan Manajemen Inventory dan Persediaan Barang

1. Peran Inventory Management di Bisnis Ritel

Di atas telah disebutkan pengertian dari modul ERP inventory ini. Setelah mengetahuinya, Anda haruslah tahu peranan sistem inventaris terhadap proses bisnis ritel. Selain melancarkan pengelolaan barang, ada banyak lagi manfaat lainnya loh. Berikut kami berikan daftarnya untuk Anda. 

a. Mengurangi Biaya

Dengan inventory management, Anda bisa mengetahui berapa banyak stok yang masih tersedia dan besarnya jumlah produk yang dibutuhkan dengan mudah. Sehingga, Anda dapat menentukan tingkat persediaan dengan lebih akurat dan menjaga rantai pasokan tetap aman. 

Selain itu, Anda juga bisa menentukan barang mana yang harus dihentikan stoknya karena kurangnya peminat. Sehingga, perusahaan Anda bisa menghemat pengeluaran dengan menghindari kelebihan stok dan mengurangi biaya pembaruan stok yang tidak diperlukan. Keuntungan yang bisa didapatkan bisnis ritel Anda pun meningkat.

b. Mencegah Kehabisan Stok

Anda tidak perlu lagi takut kehabisan stok karena adanya sistem inventory dilengkapi dengan fitur notifikasi low-stock. Pembaruan stok dapat terlaksana dengan baik setiap ada pemberitahuan untuk restok. Anda dapat menentukan berapa besarnya stok secara tepat, agar jumlahnya tidak terlalu banyak ataupun terlalu sedikit. 

Dengan adanya informasi inventaris real-time, Anda dapat memberikan respon yang cepat terhadap pemesanan ulang, transfer stok dari satu lokasi ke tempat gudang lain, serta mengirimkan produk ke pelanggan. Sehingga, proses pengadaan pun bisa berjalan lebih lancar.

c. Meningkatkan Keuntungan

Anda bisa memaksimalkan profitabilitas perusahaan ritel dengan menggunakan sistem inventaris. Dengan software ini, Anda bisa meningkatkan efisiensi biaya pengadaan dengan memotong pengeluaran yang tidak diperlukan. Selain itu, bisnis Anda juga bisa menjual barang dalam jumlah yang memenuhi semua pesanan customer, dimana berarti penjualan produk meningkat pesat. Sehingga, pendapatan yang didapat perusahaan pun jadi lebih besar.

d. Mengoptimalkan Produktivitas

Dengan pengelolaan inventaris yang terpusat, semua pekerjaan jadi terasa lebih mudah. Anda tidak perlu repot menyesuaikan jumlah stok dan melakukan procurement secara manual. Semua bisa Anda lakukan secara cepat dengan sistem ini. Karyawan pun tidak perlu melakukan pekerjaan berulang dan bisa fokus mengerjakan tugas lainnya.

e. Menyederhanakan Proses

Otomatisasi pengelolaan inventaris terbukti dapat menyederhanakan proses bisnis ritel Anda. Semua tahapan mulai dari proses perencanaan, pembelian, pengiriman, penjualan, serta pemenuhan pesanan dapat berjalan lebih lancar. Sehingga, sangat mendukung perkembangan perusahaan Anda.

f. Meminimalisir Kesalahan

Inventory Management dapat meminimalisir bahkan menghilangkan peluang terjadinya kecurangan ataupun kesalahan di perusahaan ritel Anda. Contohnya, salah memasukkan data, perkiraan jumlah tidak tepat, kerusakan produk, penipuan vendor, pencurian, dan bahkan kesalahan administrasi. Sehingga, bisnis Anda pun bisa berkembang dengan baik.

g. Melancarkan Rantai Pasok

Memiliki pengetahuan komprehensif tentang inventaris dapat membantu Anda dalam mengelola tahapan rantai pasok dengan lebih baik. Tentukan jumlah pesanan yang tepat, dan hentikan restok barang dengan peminat sedikit. Serta efisiensikan biaya pengeluaran untuk meminimalisir kerugian. Lalu, Anda dapat melakukan pembaruan stok hanya dengan satu klik. 

h. Meningkatkan Keakuratan

Anda dapat menggunakan informasi tentang riwayat produk yang dijual dan inventaris yang tersedia untuk memproyeksikan sales, pertumbuhan bisnis, dan perkiraan kebutuhan di masa mendatang secara akurat. Perkiraan ini sangat penting untuk menentukan anggaran dan memantau pengeluaran untuk seluruh tahapan bisnis Anda.

Baca juga: 6 Manfaat Penerapan Manajemen Inventory di Bisnis F&B

2. Fitur Wajib di Modul ERP Inventory

Ketahui fitur penting yang harus ada di manajemen inventaris perusahaan. Anda diharapkan mengambil pendekatan sistematis untuk bisa memenuhi kebutuhan bisnis Anda dengan baik. Pastikan sistem Anda memiliki 6 fitur ini untuk mencapai manajemen inventori yang dapat menunjang kinerja perusahaan ritel Anda dalam pengelolaan stok bahan baku.

a. Forecasting

Fitur di dalam rekomendasi retail software ini membantu Anda dalam memahami produk apa saja yang diperlukan oleh perusahaan, berdasarkan riwayat penjualan sebelumnya. Selain itu, Anda juga bisa menentukan stok level yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan selama periode waktu mendatang. 

Sehingga, jumlah permintaan dan persediaan bisa seimbang, dimana itu akan berpengaruh terhadap efisiensi biaya pengadaan Anda. Forecasting ini akan sangat membantu Anda dalam mengambil keputusan tepat tentang kapan dan bagaimana membuat pesanan pembelian dalam memperbarui stok produk.

b. Stock Adjustment

Memiliki visibilitas yang besar atas inventaris akan sangat membantu melancarkan proses bisnis Anda kedepannya. Anda bisa mengetahui berapa banyak jumlah pasti dari setiap produk hanya dari satu sistem saja. Ketika ada pesanan ataupun permintaan yang masuk, jumlah item akan otomatis berkurang. Dengan sistem penyimpanan terpusat, penyesuaian jumlah stok dengan permintaan jadi terasa lebih mudah.

c. Notifikasi Low-Stock

Mendapatkan pemberitahuan secara otomatis ketika stok produk Anda rendah sangat mungkin dilakukan dengan menggunakan sistem inventaris berbasis ERP. Cukup tentukan batas rendah setiap stok Anda, dan dapatkan notifikasi pembaruan. Pembelian pun dapat dilakukan tepat waktu dan kehabisan stok pun dapat terhindarkan. Sehingga, proses kedepannya bisa lancar tanpa adanya hambatan.

d. Pelacakan Multi-Lokasi

Sistem inventory management sangat memudahkan Anda dalam memantau stok di seluruh lokasi gudang. Anda bisa mengetahui jumlah stok di masing-masing tempat dengan akurat, sehingga Anda dapat menentukan lokasi mana saja yang membutuhkan pembaruan stok. Selain itu, penambahan (pembelian) dan pengurangan (permintaan) jumlah produk dapat Anda lacak secara real-time hanya dari satu dashboard. Jadi, semua lokasi gudang dapat dipastikan keamanan jumlah stoknya.

e. Procurement

Setelah menentukan besarnya jumlah bahan yang dibutuhkan dan waktu yang tepat untuk melakukan restok, Anda bisa membuat purchase order (PO) kepada vendor dengan mudah. Anda dapat dengan cepat dan efisien memesan dan mengirimkan seluruh produk di berbagai lokasi gudang. Dengan begitu, Anda dapat membuat keputusan yang lebih tepat tentang jumlah inventaris yang dapat disimpan dengan sesuai di setiap lokasi.

f. Barcode

Salah satu fitur unggulan lainnya yaitu memudahkan Anda dalam mengetahui lokasi tepat setiap item barang secara mudah melalui barcode. Kode tersebut akan otomatis dibuat berdasarkan spesifikasi yang sama. Jadi, sangat penting untuk mengelompokkan barang sesuai dengan karakteristik yang serupa. Untuk mencarinya, Anda cukup melakukan scanning dan lokasi pastinya bisa Anda ketahui.

Baca juga: Peran Manajemen Inventory dalam Rantai Pasokan

3. Kesimpulan

Modul ERP inventory sangat tepat untuk diterapkan dalam perusahaan ritel Anda. Sistem ini dapat membantu bisnis Anda dalam meningkatkan efisiensi proses bisnis. Dengan sistem automasi, Anda bisa meminimalisir kesalahan dan melancarkan seluruh tahapan. Selain itu, inventory management juga memudahkan Anda dalam memantau jumlah stok, jenis produk, dan bahkan memenuhi permintaan customer. Dengan begitu, kepuasan pelanggan Anda pun bisa meningkat.

Yuk lancarkan pengelolaan barang di bisnis ritel Anda dengan menerapkan sistem inventory ScaleOcean. Software kami didesain untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda. ScaleOcean menawarkan solusi tepat dan fitur komprehensif untuk mendukung ekspansi bisnis retail Anda tanpa batas!