UMKM dan UKM saat ini menjadi fokus perekonomian negara yang peningkatan bisnisnya harus diperhatikan dengan baik. Namun, dalam pengelolaan operasionalnya, seringkali ditemukan tantangan yang harus dihadapi para pebisnis. Selain itu, tuntutan akan efisiensi dan efektivitas operasional pun semakin besar seiring perkembangan pasar yang semakin kompetitif. Untuk itu, skala bisnis ini juga perlu untuk menerapkan sistem ERP. 

Namun, tidak semua vendor sistem ERP bisa menghadirkan software khusus untuk UMKM dan UKM. Pasalnya, mereka harus membuat software dengan modul spesifik namun harganya harus yang ramah di kantong. Sebelum membahas lebih jauh, mari kita bahas apa saja fitur-fitur terbaik yang ditawarkan vendor sistem ERP untuk ukm serta berbagai keuntungan yang didapat dalam mengadopsi sistem canggih tersebut untuk bisnis Anda.

1. Pentingnya ERP untuk UKM

Sistem ERP menjadi alat yang dirancang untuk mengelola berbagai bisnis, salah satunya dalam membantu bisnis UMKM dalam mengotomatisasi berbagai proses bisnis dan meningkatkan efisiensi operasional. Sistem ERP UMKM akan membantu Anda dalam memudahkan manajemen penjualan, persediaan, keuangan, produksi, dan bahkan sumber daya manusia agar lebih efektif. 

Manfaat utama ERP untuk UKM terletak pada kemampuannya untuk mengintegrasikan data dan informasi dari berbagai departemen dalam satu sistem. Hal ini berarti bahwa Anda, selalu pemilik bisnis, dan staf dapat mengakses data yang akurat dan real-time dengan mudah. Melalui sistem ini, pelaku bisnis juga dapat mengambil keputusan dengan lebih baik dan memberikan respon yang lebih cepat terhadap setiap permasalahan atau perubahan yang ada. 

Pemilihan vendor sistem ERP juga menjadi hal yang krusial untuk bisnis UKM. Pilihlah vendor yang bisa memberikan kemudahan dan fleksibilitas dalam hal kustomisasi software ERP sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis. Selain itu, pertimbangkan juga apakah mereka bisa menghadirkan solusi yang terjangkau dan mudah diimplementasikan bagi bisnis. 

Penting juga bagi Anda untuk memilih vendor sistem ERP yang dapat memberikan bantuan teknis dan layanan pelanggan. Dimana hal ini penting untuk memastikan bahwa sistem berjalan dengan lancar. Pastikan vendor yang Anda pilih bisa memahami kebutuhan ERP UMKM dengan baik, agar Anda dapat mengoptimalkan operasional dan bersaing lebih efektif di pasar yang semakin kompetitif.  

2. Modul ERP untuk UKM & UMKM

Sistem ERP menjadi alat yang dapat membantu berbagai bisnis UMKM yang ada dalam mengelola operasional dengan lebih efisien. Setelah mengetahui konsep ERP untuk UKM, dalam penjelasan kali ini akan membahas beberapa fitur ERP untuk pengelolaan bisnis ini. Simak penjelasan berikut!

a. Akuntansi dan Keuangan

Fitur ERP ini merupakan komponen yang memiliki kemampuan pencatatan transaksi keuangan secara terperinci, termasuk pengeluaran dan penerimaan dana. Sistem dapat mengotomatisasi proses pencatatan ini, mengurangi risiko kesalahan manusia, dan memastikan konsistensi dalam pelaporan keuangan. Selain itu juga, akuntansi dan keuangan memberikan pelacakan hutang dan piutang yang memungkinkan perusahaan untuk mengelola hubungan keuangan dengan pemasok dan pelanggan.

ERP akuntansi dan keuangan mendukung pembuatan laporan keuangan yang rinci dan analisis data yang akan membantu untuk memahami kesehatan keuangan perusahaan, mengidentifikasi tren, membuat keputusan strategis berdasarkan data yang akurat, dan pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan. Fitur ini juga memfasilitasi manajemen penggajian karyawan dengan penghitungan upah, pemotongan pajak, dan tunjangan yang tepat, sehingga dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk administrasi dan meminimalkan risiko human error.

ERP seringkali menyediakan pembaruan otomatis terkait perubahan peraturan akuntansi dan perpajakan, sehingga perusahaan dapat tetap sesuai dengan regulasi terbaru dan membantu pebisnis dalam mematuhi aturan serta menghindari sanksi dan komplikasi hukum yang dapat muncul karena ketidakpatuhan. Dengan tersedianya fitur ERP ini, pebisnis dapat mengelola berbagai aspek keuangan dengan lebih efisien, akurat, dan terintegrasi. 

b. Sales Management (Penjualan)

Fitur ERP sales management ini dapat membantu pebisnis memaksimalkan efisiensi manajemen persediaan yang dapat mengurangi biaya operasional yang tidak perlu, seperti memantau stok produk secara real-time, menghindari overstock atau understock, dan mengoptimalkan pengadaan barang.

Sistem ERP juga memungkinkan pencatatan pesanan pelanggan dengan mudah, pengelolaan daftar harga yang fleksibel, serta pengaturan aturan harga khusus. Hal ini dapat mempermudah perusahaan dalam memberikan penawaran yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan dan memungkinkan perhitungan harga yang lebih akurat. Selain itu, penjadwalan pengiriman yang terintegrasi memastikan pengiriman barang tepat waktu, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan membangun reputasi yang baik.

Selain fitur dasar tersebut, ERP juga menyediakan alat untuk analisis penjualan yang mendalam yang memungkinkan perusahaan untuk memahami kinerja produk atau layanan tertentu, mengidentifikasi tren penjualan, dan merancang strategi penjualan yang lebih efektif. Integrasi dengan sistem CRM (Customer Relationship Management) memungkinkan manajemen yang lebih baik atas hubungan dengan pelanggan, memungkinkan personalisasi layanan dan peningkatan retensi pelanggan.

c. Integrasi E-commerce

Fitur ERP integrasi e-commerce sangat relevan dan bermanfaat bagi pebisnis yang memungkinkan perusahaan kecil untuk mengelola toko online dengan lebih efisien dan terpadu. Integrasi dengan platform e-commerce seperti Shopee, Grab, Gojek, dan lainnya memungkinkan informasi produk, harga, dan ketersediaan stok diperbarui secara otomatis, meminimalkan risiko kesalahan manusia, dan memastikan konsistensi data antara toko fisik dan online.

Selain itu, pesanan online dapat diintegrasikan langsung ke dalam sistem ERP, menghindari kebutuhan untuk mengelola pesanan secara terpisah yang memungkinkan pemenuhan pesanan yang lebih cepat dan akurat, yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. Selain itu, fitur analitik yang terdapat dalam sistem membantu perusahaan untuk memahami kinerja toko online secara lebih mendalam. Pebisnis dapat memantau penjualan, mengidentifikasi produk yang paling populer, mengevaluasi efektivitas kampanye pemasaran, dan mengukur keberhasilan strategi e-commerce.  

Sistem akan membantu manajemen yang lebih efisien atas persediaan, dengan otomatisasi pembaruan stok saat terjadi penjualan online. Hal ini membantu perusahaan untuk menghindari kehilangan penjualan akibat persediaan yang kurang tepat atau kelebihan persediaan yang tidak diperlukan. Secara keseluruhan, fitur ERP memberikan pebisnis UKM dan UMKM alat yang kuat untuk mengelola bisnis online dengan efisiensi dan keselarasan yang tinggi dengan operasi fisik. 

d. Point of Sale (POS)

Fitur ERP ini dapat membantu pebisnis dalam menjalankan operasi penjualan yang lebih efektif dengan memungkinkan untuk menerima pembayaran dari pelanggan dengan berbagai metode, termasuk kartu kredit, debit, uang tunai, dan pembayaran digital. Hal ini dapat memberikan fleksibilitas dan kenyamanan dalam menangani transaksi pelanggan, yang sangat penting dalam memenuhi kebutuhan konsumen yang beragam.

Fitur POS ini akan membantu memberikan informasi transaksi yang otomatis mengalir ke dalam sistem, sehingga pebisnis dapat memantau persediaan secara real-time dan menghindari kehilangan penjualan akibat persediaan yang kurang tepat atau kelebihan persediaan yang tidak perlu. Selain itu, fitur ini juga memudahkan manajemen promosi dan diskon, serta mengatur dan mengelola program promosi serta memberikan diskon kepada pelanggan.   

POS yang terintegrasi dalam ERP dapat membantu pebisnis untuk meningkatkan efisiensi operasional dan meningkatkan pengalaman pelanggan. Dengan kemampuan untuk mengelola pembayaran, persediaan, promosi, dan loyalitas pelanggan dalam satu sistem, pebisnis dapat mengoptimalkan operasi penjualan mereka dan berkembang dalam pasar yang semakin kompleks.

3. Keuntungan ERP untuk UKM & UMKM

Sistem ERP menjadi solusi dalam pengelolaan UMKM yang terintegrasi dalam berbagai fungsi bisnis menjadi satu sistem terpadu. Pemilihan vendor sistem ERP dan penerapan sistem yang tepat dapat menghasilkan berbagai manfaat signifikan bagi bisnis dan memperlancar proses bisnis secara efisien. Simak penjelasan kali ini dengan baik!

a. Monitoring Laporan Penjualan dan Stok

Penerapan sistem ERP dapat memungkinkan pelaku bisnis UKM untuk mengakses informasi real-time tentang penjualan, termasuk data harian, mingguan, atau bulanan. Proses monitoring laporan dapat mempermudah mengambil keputusan yaang tepat mengenai manajemen persediaan dan merespons perubahan dalam permintaan pelanggan. Proses ini juga akan memberikan informasi mengenai pembaruan stok secara otomatis setiap kali ada penjualan atau penerimaan barang, sehingga dapat mengurangi risiko overstock atau understock.

b. Peningkatan Akurasi Data

Sistem ERP akan membantu meningkatkan akurasi data dengan mengurangi ketergantungan pada input manual. Dengan otomatisasi proses bisnis, seperti pencatatan pesanan dan pengelolaan stok, risiko kesalahan manusia dapat dikurangi secara signifikan. Sebagai contoh dalam konteks persediaan, data yang akurat mengenai inventaris, pelaku bisnis dapat mengambil keputusan dengan cerdas dan menghindari ketidakseimbangan persediaan yang dapat mengganggu  efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan.

c. Efisiensi Biaya Operasional

Salah satu manfaat utama penerapan ERP unttuk UKM adalah efisiensi biaya operasional. Sistem dapat mengurangi biaya administrasi dan waktu yang dihabiskan dalam pengelolaan operasi sehari-hari. Selain itu, sistem ERP UMKM juga akan menghindari redundansi pekerjaan, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan mengurangi kesalahan yang dapat menyebabkan biaya tambahan.  

d. Implementasi yang Singkat

Sistem yang disediakan oleh vendor sistem ERP seringkali memiliki implementasi yang lebih cepat dibandingkan dengan solusi yang dikembangkan secara in-house yang mungkin memiliki sumber daya terbatas. Vendor telah mengembangkan sistem yang siap pakai dan biasanya memiliki pengalaman dalam mengimplementasikannya. Hal ini dapat mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengaktifkan sistem dalam bisnis, sehingga pebisnis dapat memanfaatkan sistem secara maksimal.

e. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Dengan sistem ERP, bisnis UKM dapat meningkatkan efisiensi operasional secara signifikan yang mencakup integrasi berbagai fungsi bisnis, seperti penjualan, produksi, dan keuangan. Hal ini memungkinkan bisnis untuk memproses pesanan dengan lebih cepat, meningkatkan manajemen persediaan, dan mengoptimalkan penggunaan sumber daya. Selain itu, ERP juga akan memudahkan pengukuran kinerja yang lebih baik melalui laporan dan analisis yang mudah diakses, dan membantu bisnis untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

4. Kesimpulan

Dari penjelasan sebelumnya mengenai konsep dan fitur terbaik ERP untuk UKM, serta keuntungan penggunaan sistem bagi bisnis, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem ERP ini merupakan solusi yang tepat dalam mengoptimalkan operasional dengan menggunakan fitur-fitur sistem terbaik dan pemilihan vendor sistem ERP yang tepat untuk bisnis UMKM Anda.

Software ERP UMKM dapat menghasilkan berbagai manfaat yang menguntungkan bagi bisnis Anda dan bersaing lebih efektif di pasar yang  kompetitif. Terapkan sistem ERP ScaleOcean, vendor sistem ERP yang mendukung UKM dan UMKM Anda meningkatkan penjualan dan efisiensi bisnis secara menyeluruh. Segera jadwalkan konsultasi Anda dengan menghubungi tim kami secara gratis.