Pentingnya Demo Sistem ERP dalam Memilih Vendor Tepat

Pengertian sistem ERP adalah sebuah sistem terintegrasi yang mampu memudahkan pengelolaan bisnis. Dengan software ERP, Anda bisa meningkatkan proses bisnis agar menjadi lebih efisien dan memangkas waktu. Tak hanya itu, ERP juga memudahkan Anda untuk mengelola berbagai data dari divisi kerja yang berbeda secara otomatis. Itulah kenapa, perangkat ini banyak digunakan baik oleh perusahaan besar maupun Usaha Mikro Kecil Menengah atau UMKM.

Kini, terdapat berbagai macam provider ERP di Indonesia. Dimana setiap perusahaan mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing bila saling dibandingkan. Oleh sebab itu, Anda perlu melihat demo sistem ERP dulu sebelum mengambil keputusan untuk menggunakan vendor yang tepat. Selain itu, ada juga alasan lain dari pentingnya demo sistem tersebut untuk bisnis Anda. Simak selengkapnya di bawah ini.

1. Mengenal Demo Sistem ERP

Demo sistem ERP merupakan proses demonstrasi perangkat lunak Enterprise Resource Planning oleh vendor kepada calon pengguna atau pelanggan. Proses ini dipergunakan untuk memberikan gambaran jelas tentang cara kerja sistem, fitur-fitur yang tersedia, serta bagaimana sistem tersebut dapat mendukung pengelolaan sumber daya perusahaan secara menyeluruh.

Dalam sesi demo ini, penyedia ERP akan menampilkan berbagai fungsi dan modul yang ada, mulai dari manajemen keuangan, inventaris, penjualan, produksi, hingga sumber daya manusia. Dengan demikian, tujuan utama demo adalah membantu perusahaan memahami secara langsung bagaimana ERP mampu mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis dalam satu platform yang terkoordinasi dengan baik.

Tidak hanya itu, sesi demo ini juga menjadi momen penting bagi calon pelanggan untuk bertanya langsung mengenai aspek teknis, proses implementasi, serta dukungan purna jual yang disediakan oleh penyedia ERP. Melalui proses demo yang komprehensif dan interaktif, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih tepat tentang apakah sistem ERP yang ditawarkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan tujuan bisnis mereka.

2. Tujuan Demo Sistem ERP

Demo sistem ERP memainkan peran penting dalam membantu perusahaan memahami cara sistem ERP bekerja dan apakah solusi ini cocok untuk kebutuhan mereka. Melalui demo, perusahaan dapat mengeksplorasi fitur-fitur utama, alur kerja, serta manfaat yang ditawarkan oleh sistem ERP. Berikut penjelasan lebih lengkapnya:

a. Mempelajari Fungsionalitas Software ERP

Secanggih apapun software ERP, tetap memerlukan sumber daya manusia untuk mengoperasikannya. Oleh sebab itu, sangat penting bagi karyawan untuk mengetahui cara kerja sistem ERP. Tenang saja, Anda bisa mendapatkan informasi tersebut dengan mudah dari kegiatan demo ini. Pegawai pun bisa melihat secara langsung bagaimana software ini beroperasi.

Tak hanya petunjuk bagi karyawan yang berkaitan saja, namun demo ini juga bisa menjadi menunjukkan apakah provider mempunyai sistem ERP yang user-friendly atau tidak. Perusahaan haruslah memilih software yang mudah digunakan, pasalnya akan digunakan oleh karyawan Anda untuk menjalankan proses bisnis dalam jangka waktu yang panjang.

b. Mengevaluasi Sistem ERP

Software ERP membutuhkan perawatan secara berkala, agar software bisa tetap bekerja optimal. Namun, tidak semua provider menawarkan pemeliharaan sistem ERP dengan rutin. Padahal langkah tersebut sangat penting untuk memaksimalkan penggunaan software. Oleh sebab itu, Anda bisa menanyakannya kepada pihak vendor ketika demo.

Tak hanya itu, Anda juga perlu tahu bagaimana cara provider dalam menanggapi hasil evaluasi sistem ERP. Dimana evaluasi harus rutin dilakukan oleh perusahaan Anda untuk mengetahui ketidaksesuaian kinerja software dengan proses bisnis. Bayangkan jika vendor tidak mendukung proses evaluasi? pasti operasional Anda akan sangat terganggu. Ini dilakukan agar Anda tahu apakah ERP sudah sesuai kebutuhan bisnis apa tidak.

c. Mendapatkan Informasi Sistem ERP untuk Perbandingan

Seperti yang kita ketahui demo sistem ERP berfungsi untuk memberikan pengenalan sistem kepada klien. Dari sini Anda bisa mengetahui kelebihan dari masing-masing aplikasi yang ditunjukkan oleh provider, baik dari segi tampilan, fitur, ataupun solusi. Bandingkan keunggulan sistem ERP tersebut sebagai bahan acuan untuk memilih vendor yang sesuai.

d. Mengurangi Risiko Implementasi

Demo sistem ERP adalah waktu yang tepat bagi Anda untuk menanyakan semua hal yang berkaitan dengan perusahaan dan aplikasi tersebut. termasuk mengenai metodologi implementasi sistem ERP yang mereka gunakan. Maka dari itu, bertanyalah hingga Anda benar-benar mendapatkan informasi yang jelas. Bila perlu, Anda bisa menyiapkan berbagai daftar pertanyaan sebelum demo berlangsung.

Melalui tanya jawab ini, Anda juga bisa menilai dan mengetahui bagaimana perusahaan melayani pelanggan. Tanyakan ketersediaan mereka ketika Anda memerlukan bantuan mengenai perangkat tersebut suatu hari nanti. Perusahaan provider yang baik akan siap kapan saja membantu Anda dalam menyelesaikan permasalahan sistem. Hal ini sangatlah penting, karena dukungan penuh dari mereka dapat meminimalisir terjadinya gangguan pada software.

e. Memastikan Sistem Customizable

Demo sistem penting dilakukan, terutama dalam penerapan ERP untuk bisnis B2B yang memiliki kebutuhan bisnis yang unik dan spesifik. Dengan proses ini Anda bisa mendapatkan informasi secara langsung dari provider. Tanyakan secara jelas apakah fitur khusus yang Anda butuhkan sudah termasuk di perangkat tersebut atau tidak.

Jika belum ada, pastikan apakah vendor ERP tersebut bisa melakukan kustomisasi sistem sehingga memuat berbagai fitur khusus yang Anda butuhkan. Biasanya banyak provider yang siap menyanggupinya. Namun, Anda juga tetap harus memastikan sejauh mana mereka bisa melakukannya dan bagaimana kualitas dari fitur kustom tersebut.

3. Contoh Konten Demo ERP

Pada saat mempertimbangkan implementasi ERP, penting untuk memahami bagaimana sistem ini berfungsi dalam praktik. Demo ERP memberikan gambaran nyata tentang cara sistem bekerja, modul-modul utama yang tersedia, serta bagaimana ERP dapat mendukung proses bisnis sehari-hari. Berikut adalah contoh konten demo ERP:

a. Gambaran Umum Sistem ERP

Sistem ERP memberikan tampilan antarmuka yang intuitif dan mudah dinavigasi, memungkinkan pengguna untuk mengakses berbagai fitur dengan cepat. Struktur keseluruhan sistem didesain agar mempermudah alur kerja, memaksimalkan produktivitas, serta meningkatkan efisiensi operasional.

b. Modul-Modul Utama dalam ERP

Dalam demo ERP, berbagai modul utama akan diperkenalkan, mencakup manajemen keuangan, manajemen rantai pasokan, manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan manajemen sumber daya manusia (SDM).

Setiap modul dirancang untuk menangani proses bisnis yang spesifik, membantu perusahaan mengelola operasi mereka dengan lebih terorganisir, dan menyediakan solusi efisien untuk setiap kebutuhan departemen yang berbeda.

c. Skenario Penggunaan Sistem ERP

Demo ERP juga menyimulasikan berbagai tugas sehari-hari yang dapat dilakukan dengan sistem ini, seperti pembuatan pesanan penjualan, pengelolaan inventaris, dan pemrosesan faktur. Skenario-skenario ini menggambarkan bagaimana sistem dapat diimplementasikan secara praktis dalam aktivitas bisnis, memberikan gambaran jelas mengenai kemudahan penggunaan.

d. Laporan dan Analisis dalam ERP

Salah satu fitur penting dalam ERP adalah kemampuan untuk menghasilkan laporan dan analisis secara real-time. Demo akan menunjukkan bagaimana sistem ini dapat menyajikan data yang akurat dan relevan, membantu manajemen dalam pengambilan keputusan yang lebih informasional.

e. Integrasi Sistem ERP dengan Sistem Lain

Sistem ERP juga memungkinkan integrasi dengan perangkat lunak atau sistem lain yang sudah ada di perusahaan. Demo ini akan memperlihatkan bagaimana ERP berfungsi sebagai pusat data yang menghubungkan berbagai sistem yang berbeda, memfasilitasi aliran informasi yang lebih lancar antara departemen dan mempercepat pengambilan keputusan berbasis data yang terintegrasi.

4. Tips Diskusi dengan Vendor Sistem ERP

Selain memastikan sistem berjalan sesuai dengan kebutuham bisnis, Anda juga perlu mendiskusikan beberapa hal penting saat free demo.  Hal ini penting untuk memahami sejauh mana solusi tersebut memenuhi kebutuhan Anda dan apakah vendor dapat menjadi mitra yang tepat dalam jangka panjang.

a. Siapkan Pertanyaan Sebelum Demo ERP

Tips pertama, ajukan pertanyaan tentang sejauh mana sistem dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Tanyakan apakah ada syarat dan ketentuan kustomisasi dan bagaimana melakukan proses tersebut. Pastikan untuk menanyakan apakah sistem dapat diintegrasikan dengan aplikasi lain yang digunakan oleh perusahaan, seperti perangkat lunak akuntansi dan manajemen projek.

b. Perhatikan Detail Sistem ERP

Selama demo, pastikan untuk memperhatikan dengan cermat antarmuka pengguna, kemudahan navigasi, serta fitur-fitur yang ditawarkan oleh sistem ERP. Sebuah sistem yang user-friendly dan mudah dioperasikan akan sangat berpengaruh pada efektivitas penggunaan jangka panjang. Jangan ragu untuk mengeksplorasi setiap elemen sistem guna memastikan bahwa sistem ERP dapat berjalan lancar sesuai harapan.

c. Ajak Tim yang Relevan untuk Ikut Demo

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih menyeluruh, libatkan anggota tim yang nantinya akan menggunakan sistem ERP dalam demo. Dengan melibatkan berbagai pihak, Anda dapat memperoleh masukan dari berbagai sudut pandang, yang akan sangat berguna dalam pengambilan keputusan. Tim yang terlibat langsung dalam penggunaan sistem akan lebih mudah memberikan evaluasi yang lebih akurat mengenai kegunaan dan fiturnya.

d. Evaluasi Secara Menyeluruh Setelah Demo

Setelah mengikuti demo, langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi menyeluruh terhadap sistem ERP yang telah dipresentasikan. Tanyakan pada diri sendiri, apakah sistem tersebut dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan Anda? Evaluasi juga apakah sistem ini mampu memberikan nilai tambah yang signifikan dalam operasional sehari-hari, serta apakah solusi yang ditawarkan sesuai dengan tujuan bisnis jangka panjang perusahaan.

5. Manfaat Demo Sistem ERP

Melakukan demo sistem ERP membawa berbagai manfaat penting bagi perusahaan yang tengah mempertimbangkan implementasi ERP. Tidak hanya memberikan gambaran praktis tentang cara kerja sistem, demo juga membuka peluang bagi perusahaan untuk melakukan evaluasi langsung terhadap fitur dan manfaat yang ditawarkan. Berikut ini penjelasan mengenai beberapa manfaatnya:

a. Pemahaman yang Lebih Baik

Pertama, demo memberikan pengalaman langsung kepada calon pengguna mengenai cara kerja sistem ERP. Melalui simulasi yang dilakukan, pengguna dapat lebih mudah memahami alur kerja, fitur-fitur yang tersedia, serta bagaimana integrasi antar modul mendukung operasional sehari-hari. Dengan demikian, perusahaan memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang penerapan ERP dalam konteks bisnis mereka.

b. Keputusan yang Lebih Tepat

Selain itu, demo sangat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat terkait pemilihan vendor dan sistem ERP yang sesuai kebutuhan spesifik. Dengan menyaksikan demo secara langsung, perusahaan dapat mengevaluasi fungsionalitas, antarmuka pengguna, serta kemampuan sistem dalam memenuhi ekspektasi dan tujuan bisnis. Evaluasi ini memungkinkan pemilihan solusi ERP yang paling tepat sekaligus mengurangi risiko kesalahan dalam memilih sistem yang kurang cocok.

c. Penghematan Waktu dan Biaya

Terakhir, demo membantu perusahaan menghindari potensi kesalahan yang sering terjadi saat memilih sistem ERP yang tidak sesuai. Dengan mengetahui lebih awal fitur dan fungsionalitas yang ditawarkan, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya yang biasanya diperlukan untuk menguji dan menyesuaikan sistem yang kurang efektif. Demo mempercepat proses pemilihan dan implementasi, sehingga keputusan yang diambil mampu memberikan nilai tambah maksimal bagi perusahaan.

6. Kriteria Penting Menilai Demo Sistem ERP

Penilaian demo sistem ERP dapat dilakukan dengan mempertimbangkan beberapa kriteria utama yang mencakup penyesuaian dengan tujuan bisnis, kemudahan penggunaan, kemampuan kustomisasi, fitur yang mendukung pertumbuhan perusahaan, dan biaya total implementasi. Berikut adalah penjelasan rinci untuk setiap kriteria.

a. Kesesuaian dengan Tujuan Bisnis

Sistem ERP harus dapat diintegrasikan ke dalam proses bisnis yang sudah berjalan. Hal ini meliputi integrasi ERP dengan departemen yang berbeda dan kemampuan beradaptasi dengan alur kerja yang ada. Selain integrasi, demo ERP harus menunjukkan sejauh mana sistem ERP dapat disesuaikan dengan tujuan bisnis perusahaan. Fitur-fitur yang disajikan dalam demo harus sesuai dan mendukung kebutuhan dan prioritas perusahaan.

b. Kemudahan Penggunaan

Demo ini juga menjadi kesempatan Anda untuk mendapatkan gambaran tentang user interface sistem. Antarmuka yang bersih, intuitif, dan mudah dinavigasi akan meningkatkan produktivitas perusahaan. Selain itu, sebaiknya pada demo sistem ERP, seluruh pihak yang berkaitan juga mendapatkan arahan cara menggunakan sistem tersebut. Oleh karena itu, pertimbangkan juga hal tersebut.

c. Kustomisasi & Fleksibilitas

Demo ini harus menunjukkan sejauh mana suatu sistem dapat dikonfigurasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kemampuan untuk menyesuaikan formulir, laporan, dan alur kerja secara fleksibel sangat dibutuhkan perusahaan. Melalui demo, Anda dapat menilai sejauh mana kustomisasi sistem dapat dilakukan oleh vendor sistem ERP jika diperlukan. Ini penting jika perusahaan memiliki kebutuhan kustomisasi yang kompleks.

d. Fitur & Fungsionalitas Sistem

Fitur dan fungsionalitas adalah kriteria utama yang harus terpenuhi oleh sistem ERP. Tujuan implementasi dari sistem ini adalah memudahkan seluruh alur kerja dalam perusahaan. Jadi, pastikan sistem berfungsi dengan baik sesuai dengan fungsionalitasnya. Bahkan jika memungkinkan, pastikan juga kalau sistem ERP mampu menangani volume transaksi yang semakin meningkat.

e. Biaya Total Implementasi

Perusahaan harus mengestimasi biaya implementasi termasuk pelatihan, migrasi data, dan dukungan selama fase implementasi. Hal ini membantu dalam menentukan total biaya kepemilikan. Demo juga harus memberikan gambaran yang jelas tentang biaya lisensi dan langganan. Kedua biaya tersebut mencakup biaya awal serta biaya berkelanjutan yang mungkin terjadi.

f. Dukungan & Pelatihan Lanjutan

Terakhir, penting juga untuk menilai dukungan dan pelatihan yang disediakan oleh vendor sistem ERP melalui proses demo. Ini adalah langkah penting untuk memastikan bahwa perusahaan dapat mengimplementasikan ERP dengan efektif.

Selain itu, tips memilih software ERP yang juga dipertimbangkan dengan adanya dukungan dan pelatihan lanjutan mengenai pengetahuan tentang sistem ERP dapat dilakukan dengan mengadakan pelatihan pengguna, evaluasi pelatihan, tutorial video atau webinar, dan membuat forum pengguna ERP.

7. Kesimpulan

Pada intinya, demo akan memberikan gambaran penuh tentang sistem ERP yang akan Anda gunakan. Demo pun penting sebagai bahan pertimbangan dan perbandingan dalam memilih provider ERP yang tepat. Salah satu vendor terbaik di Indonesia adalah ScaleOcean.

Dengan ScaleOcean, Anda dapat menjadwalkan demo sistem ERP yang disesuaikan dengan jadwal secara fleksibel. Inilah yang menjadi salah satu faktor mengapa berbagai perusahaan di Indonesia menyukai bahkan memilih Scale 360 ERP. Untuk mengetahui informasi lebih lanjut mengenai ScaleOcean, segera jadwalkan demo gratis bersama kami!