Apa itu sistem ERP? ERP adalah sebuah perangkat yang dirancang untuk mengolah berbagai proses bisnis secara otomatis. Itulah mengapa penggunaan sistem ini penting bagi perusahaan besar bahkan UMKM sekalipun. Sistem ini bisa membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi pekerjaan dengan waktu yang lebih singkat. Namun dalam penggunaan software ERP, perusahaan juga harus memperhatikan beberapa hal. Salah satunya adalah tahapan dalam implementasi ERP itu sendiri.

Setelah paham pengertiannya, implementasi sistem ERP sendiri adalah sebuah proses yang perlu diterapkan untuk mengetahui efektivitas penggunaan dan dampaknya bagi perusahaan. Hal ini tidak bisa dianggap sepele karena akan berpengaruh pada kesuksesan penggunaan sistem pada perusahaan itu sendiri. Nah, ada 4 tahapan implementasi sistem ERP. Ikuti pembahasan lengkapnya dalam artikel ini!

1. Implementasi Sistem ERP

Perlu Anda garis bawahi bahwa pentingnya penerapan sistem ERP tidak hanya berdampak positif bagi perusahaan. Namun, juga akan membawa pengaruh bagi semua sumber daya manusia yang ada di perusahaan, terutama para pemangku kepentingan dan pengguna. Oleh sebab itu, Anda perlu memastikan keberhasilan proses implementasi sistem ERP dengan melakukan tahapan-tahapan di bawah ini!

a. Melakukan Studi Kelayakan

Salah satu hal terpenting pada tahapan implementasi sistem ERP adalah studi kelayakan atau feasibility study. Tahapan ini berfungsi untuk memberikan Anda gambaran penuh tentang pengelolaan proses bisnis melalui prosedur yang sistematis, mulai dari masalah yang mungkin muncul hingga peluang kesuksesan. 

Feasibility study perlu dilakukan agar Anda bisa mengetahui situasi saat implementasi dan bisa mengantisipasi peluang terjadinya kesalahan. Namun, Anda harus memahami tujuan perusahaan terlebih dahulu sebelum melakukan tahapan ini dan melangkah ke tahap selanjutnya. Nah, Anda bisa melakukan studi kelayakan dengan mengajukan beberapa pertanyaan berikut:

• Apa tujuan yang diharapkan dari implementasi ERP?
• Apakah karyawan sudah siap?
• Apakah manajemen sudah siap berkomitmen?
• Berapa anggaran yang dibutuhkan?
• Apa masalah yang akan dihadapi perusahaan?

b. Menyederhanakan Proses Bisnis

Untuk meningkatkan keefektifan langkah-langkah implementasi sistem ERP, Anda juga perlu melakukan penyederhanaan proses bisnis. Dengan begitu, Anda akan lebih mudah dalam menentukan solusi dan fitur seperti apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sehingga, bisa memudahkan vendor ERP juga dalam menerapkannya ke sistem.

Di samping aplikasi ERP memang hadir untuk mengelola berbagai data secara otomatis. Namun, fitur dan modulnya tidaklah harus sama antar perusahaan. Masing-masing software bisa memiliki spesifikasi yang berbeda-beda. Oleh sebab itu, Anda bisa menentukannya berdasarkan kebutuhan dan proses bisnis yang ada.

c. Memilih Vendor ERP

Setelah selesai melakukan kedua tahapan di atas, saatnya Anda memilih vendor ERP yang tepat. Pemilihan ini harus benar-benar diperhatikan karena akan berpengaruh pada perusahaan Anda dalam jangka waktu yang panjang. Ketahui fitur-fitur yang dimiliki oleh vendor tersebut serta berbagai kelebihan dan kekurangannya. Jangan lupa juga untuk mempertimbangkan harga dan demo yang dilakukan. Berikut beberapa hal yang bisa membantu Anda dalam melakukan pemilihan vendor.

• Buatlah daftar mengenai hal apa yang menjadi tantangan operasional perusahaan. Mungkin tidak ada masalah yang Anda hadapi dalam proses bisnis. Namun, Anda ingin menggunakan sistem ERP untuk semakin mengembangkan bisnis.
• Tulis daftar apa saja kebutuhan perusahaan mengenai aplikasi ERP. Tuliskan juga hal-hal mengenai aplikasi lain yang sebelumnya sudah digunakan oleh perusahaan.
• Buatlah skala prioritas dari setiap masalah operasional serta kebutuhan di atas.
• Setelah itu, tentukan jenis software ERP yang akan digunakan. Apakah sistem yang sudah jadi, kustom, on premise, atau cloud. Sesuaikan dengan daftar yang sudah Anda buat di atas. Jangan terpaku pada banyaknya fitur yang ditawarkan, karena belum tentu perusahaan Anda akan menggunakan semuanya.
• Libatkan karyawan, manajemen, dan pihak lain untuk memilih vendor yang tepat bagi perusahaan.

d. Penerapan

Tahapan implementasi sistem ERP yang terakhir adalah penerapan ERP itu sendiri. Setelah memilih vendor yang tepat, Anda perlu membentuk tim implementasi. Dimana tim ini terdiri dari perwakilan vendor dengan pihak perusahaan. Nantinya tim tersebut akan bekerja sama dalam penerapan software ERP. Semua anggota harus mempunyai tugas dan kewajiban yang jelas. Dengan demikian, proses implementasi bisa berjalan dengan lebih lancar, efisien, dan tidak memakan waktu yang terlalu banyak.

2. Tahapan Setelah Implementasi Sistem ERP

Ketika perusahaan Anda sudah berhasil menerapkan sistem ERP, bukan berarti masalah telah selesai. Anda tetap perlu merencanakan tindak lanjut untuk mengantisipasi masalah di kemudian hari pasca implementasi tersebut. Nah, di bawah ini merupakan hal-hal yang perlu Anda perhatikan setelah implementasi ERP:

a. Expectation Management

Ketika implementasi sistem ERP sedang berlangsung, banyak pihak yang berekspektasi dan berharap lebih pada aplikasi ini, terutama para pemangku kepentingan atau stakeholder di perusahaan. Manajemen harapan ini pun hadir untuk memastikan bahwa software ERP yang diterapkan mampu memenuhi harapan mereka, khususnya dalam membantu bisnis Anda. Dengan demikian, konflik internal dapat diminimalisir.

Harapan atau ekspektasi yang muncul di perusahaan besar bisa berbeda-beda, tergantung pada individu itu sendiri. Selain itu, pengguna ERP sendiri pun akan mengalami perubahan harapan seiring berjalannya waktu. Oleh sebab itu, manajemen ini juga diperlukan untuk mengantisipasi perbedaan dan perubahan ekspektasi tersebut.

b. Gap Analysis

Dalam proses ini, tim implementasi yang sebelumnya sudah dibentuk akan berunding mengenai hubungan antara tujuan perusahaan dengan sistem ERP yang digunakan. Proses analisis kesenjangan dilakukan untuk mengevaluasi apakah perangkat ERP sudah berjalan sesuai yang diharapkan atau belum. Hasilnya akan berpengaruh terhadap langkah apa yang harus dilakukan pada sistem agar bisa memenuhi kebutuhan perusahaan.

Untuk membantu dalam menganalisis hal tersebut, Anda akan memerlukan dokumen SOP. Dokumen ini digunakan untuk membantu dalam analisis kesenjangan. Dengan demikian, Anda bisa mengecek apakah fitur-fitur yang ada pada software ERP sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau belum.

3. Kesimpulan

Itulah penjelasan mengenai berbagai tahapan implementasi sistem ERP, baik proses penerapannya hingga tahapan setelahnya. Perlu diingat bahwa semua proses tersebut dibutuhkan agar penggunaan software ERP mampu membawa dampak baik dan memenuhi tujuan perusahaan. 

Anda bisa memastikan kelancaran tahapan implementasi sistem jika memilih vendor ERP terbaik ScaleOcean. Kami menggunakan proses customer-centric dalam penerapannya. Jadi, Anda bisa melihat dan terlibat secara langsung setiap prosesnya. Segera hubungi kami dan dapatkan software ERP terbaik untuk bisnis Anda!