ERP Life Cycle: Pengertian, Manfaat, dan Tahapannya

Banyak perusahaan menghadapi tantangan dalam mengoptimalkan sistem ERP karena kurangnya pemahaman akan ERP life cycle. Tanpa pemahaman yang tepat, implementasi ini bisa menjadi tidak efisien dan tidak memberikan hasil yang diharapkan.

Untuk mengatasi masalah ini, penting bagi perusahaan memahami siklus hidup ERP dan tahapan-tahapannya. Bisnis dapat mengoptimalkan kegiatan operasional dan mencapai tujuan mereka lebih cepat dengan mengikuti proses yang benar.

Artikel ini akan menjelaskan pengertian, manfaat, dan tahapan penting dalam life cycle ERP yang dapat membantu perusahaan Anda meraih keberhasilan dalam penerapan sistem ERP. Dengan pemahaman yang tepat, Anda dapat memanfaatkan potensi ERP untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan Anda.

Key Takeaways

• ERP Life Cycle mencakup proses menyeluruh mulai dari perencanaan, pengembangan, pengujian, hingga pemeliharaan, memastikan implementasi sistem ERP yang optimal.
• Tahapan ERP Life Cycle meliputi perencanaan, GAP analysis, desain dan konfigurasi sistem, testing, implementasi, training, dan pemeliharaan yang berkelanjutan.
• Tips Memilih ERP Life Cycle meliputi pemahaman kebutuhan bisnis, evaluasi vendor ERP, integrasi sistem yang lancar, dan mempertimbangkan anggaran serta kemampuan pengguna.
• ScaleOcean ERP adalah solusi ERP yang ideal dengan kemampuan integrasi lintas departemen, otomatisasi, dan kustomisasi yang mudah, mendukung setiap tahap ERP life cycle.

Coba Demo Gratis!

Pengertian ERP Life Cycle

ERP life cycle adalah serangkaian proses  yang dilalui dalam penerapan dan pengelolaan sebuah sistem ERP. Proses ini meliputi tahap analisis kebutuhan, pemilihan sistem yang tepat, perencanaan implementasi, pelaksanaan pemasangan, pengujian sistem, pelatihan pengguna, penerapan secara penuh, serta dukungan dan pemeliharaan yang berkelanjutan agar sistem terus berjalan optimal.

Selama siklus hidup ini berlangsung, perusahaan mengevaluasi dan menyesuaikan proses operasional mereka untuk memastikan bahwa sistem ERP yang diimplementasikan memenuhi tujuan strategis dan kebutuhan bisnis. Software maintenance life cycle juga diterapkan untuk memastikan tidak terjadinya kendala pada sistem, serta juga meratanya tingkat efisiensi penggunaan.

Konsep dasar ERP adalah sistem yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas, efisiensi, serta membantu perusahaan untuk mengambil keputusan berbasis data selagi memastikan sistem yang digunakan tetap relevan dengan teknologi dan kebutuhan bisnis. Melalui pengelolaan yang baik, siklus hidup ERP dapat membantu keberlangsungan bisnis dalam jangka panjang.

Manfaat ERP Life Cycle

Memahami siklus hidup ERP membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional dan menyebabkan implementasi yang sukses. Berikut adalah beberapa manfaat dari siklus hidup ERP.

1. Optimalisasi Proses Bisnis

ERP life cycle memudahkan perusahaan untuk mengevaluasi dan merancang ulang proses bisnis. Dengan mencari tahu dan menghilangkan aktivitas yang tidak efektif, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya operasional. Lalu, optimalisasi proses bisnis dengan dukungan Software ERP bisnis juga mempengaruhi peningkatan kualitas produk dan layanan yang ditawarkan.

2. Integrasi Data

Fitur dan modul ERP dapat terintegrasi dalam satu sistem terpusat, sehingga akan memudahkan akses informasi yang lebih cepat dan akurat, yang membantu bisnis dalam mengambil keputusan yang lebih bijak.

Selanjutnya, integrasi data juga melancarkan kolaborasi antar departemen. Integrasi ini juga mengurangi silos informasi, yang sering mengganggu alur kerja.

3. Fleksibilitas dan Skalabilitas

Sistem ERP yang dikelola dengan baik dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan yang berubah seiring berkembangnya bisnis. Hal ini dapat memberi fleksibilitas bagi perusahaan untuk menambah modul baru atau memperbarui fitur yang ada, sehingga bisa mendukung pertumbuhan bisnis.

Salah satu contoh yang mendukung fleksibilitas ini adalah penerapan jenis sistem ERP berbasis web, yang memungkinkan akses lebih mudah dan cepat untuk berbagai lokasi dan perangkat. Fleksibilitas ini juga memungkinkan adaptasi terhadap perubahan pasar dan teknologi.

4. Penghematan Waktu dan Biaya

Dengan proses yang lebih efisien, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya dalam operasional sehari-hari. Penghematan biaya secara keseluruhan juga dicapai melalui pengurangan redundansi dan peningkatan efisiensi. 

Melalui penerapan ERP life cycle, perusahaan dapat mengalokasikan sumber dayanya ke bidang lain dengan cara yang lebih strategis.

5. Peningkatan Kualitas Produk dan Layanan

Perusahaan dapat meningkatkan kualitas produk dan layanan yang mereka tawarkan dengan memanfaatkan data dan analisis yang lebih baik. Peningkatan kualitas ini juga membantu menjaga keunggulan kompetitif di pasar dan berdampak pada reputasi perusahaan di mata pelanggan dan mitra bisnis.

Tahapan ERP Life Cycle

Siklus hidup ERP mencakup langkah-langkah yang diambil perusahaan dari awal hingga akhir implementasi sistem ERP. Setiap tahapan penting untuk memastikan bahwa sistem ERP berfungsi optimal dalam mendukung operasi bisnis perusahaan. Berikut adalah tahapan siklus hidup ERP:

1. Perencanaan dan Gap Analysis

Pada tahap ini, perusahaan akan menetapkan tujuan dan ruang lingkup proyek implementasi ERP serta sumber daya yang dibutuhkan. Fase ini juga melibatkan evaluasi mendalam terhadap proses bisnis yang ada untuk mengidentifikasi area yang dapat ditingkatkan dengan ERP. Perusahaan akan menilai kebutuhan masing-masing departemen dan menentukan modul-modul yang tepat.

Setelah melakukan perencanaan, Anda juga bisa melakukan demo ERP untuk lebih memahami proses implementasi sistem. Perencanaan yang matang di awal membantu meminimalkan risiko kegagalan dan memastikan software ERP yang diterapkan dapat mendukung efisiensi operasional jangka panjang.

2. Pemilihan Paket sesuai Kebutuhan

Memilih paket ERP yang tepat merupakan langkah krusial dalam proses implementasi sistem ini. Pada tahap ini, perusahaan harus mengevaluasi berbagai pilihan perangkat lunak ERP yang tersedia, lalu menentukan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan bisnis yang sudah diidentifikasi sebelumnya.

Proses ini melibatkan penilaian terhadap fitur, fleksibilitas, biaya, serta kemudahan integrasi dengan sistem yang sudah ada. Selain itu, perusahaan juga perlu menyusun rencana implementasi yang detail, termasuk jadwal pelaksanaan, alokasi sumber daya, dan anggaran, agar proses penerapan ERP dapat berjalan lancar dan mencapai tujuan yang diinginkan

3. Desain dan Konfigurasi Sistem

Setelah memilih ERP yang dibutuhkan, tahap desain dan konfigurasi dimulai. Di sini, sistem ERP disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan. Konfigurasi ini mencakup penyesuaian modul, alur kerja, dan integrasi dengan sistem lain yang sudah ada di perusahaan. Tujuannya adalah memastikan ERP dapat beroperasi dengan optimal, mendukung proses bisnis yang efisien dan terintegrasi.

4. Testing dan Validation

Pada tahap pengujian, fitur-fitur software ERP yang dibutuhkan akan diuji secara menyeluruh untuk memastikan bahwa semua fitur berfungsi dengan baik sesuai yang diharapkan. Ini mencakup pengujian fungsionalitas, integrasi dengan sistem lain, serta simulasi skenario bisnis yang berbeda. Proses pengujian ini penting untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan sebelum sistem diterapkan sepenuhnya, sehingga mengurangi risiko gangguan operasional.

5. Training

Pada tahap ini, karyawan dilatih untuk menggunakan sistem ERP yang akan diimplementasikan dengan efektif. Pelatihan yang baik akan mempercepat adaptasi pengguna dan memastikan bahwa setiap karyawan dapat mengoperasikan sistem dengan lancar, mengurangi potensi kesalahan, dan meningkatkan produktivitas.

6. Implementasi dan Go-Live

Implementasi adalah fase di mana sistem ERP mulai digunakan secara resmi. Proses ini melibatkan migrasi data dari sistem lama dan pengenalan sistem baru kepada seluruh tim. Dengan mengikuti metodologi implementasi ERP yang tepat, ERP ini akan menggantikan sistem lama dan menjadi bagian dari kegiatan operasional perusahaan. Keberhasilan implementasi bergantung pada kesiapan seluruh tim untuk mengadopsi sistem baru dengan lancar.

7. Maintenance

Setelah ERP diimplementasikan, pemeliharaan berkelanjutan diperlukan untuk menjaga sistem tetap berjalan dengan lancar. Fase ini mencakup pembaruan perangkat lunak, perbaikan bug, serta dukungan teknis untuk menyelesaikan masalah yang mungkin timbul. Pemeliharaan yang efektif membantu memastikan sistem ERP tetap relevan dan mampu mengatasi perubahan atau masalah teknis yang muncul seiring waktu.

8. Optimalisasi dan Peningkatan

Untuk menjaga sistem ERP agar tetap efisien, perusahaan perlu melakukan optimalisasi secara berkala. Fase ini melibatkan peningkatan sistem dengan menambahkan fitur baru, mengoptimalkan proses yang ada, serta memperbaiki alur kerja berdasarkan umpan balik pengguna. Proses ini berfokus pada pengembangan berkelanjutan untuk meningkatkan kinerja dan pengalaman pengguna dari sistem ERP.

Setiap tahapan dalam siklus hidup ERP bertujuan untuk memastikan bahwa sistem ERP yang diterapkan dapat beradaptasi dengan kebutuhan perusahaan dan memberikan manfaat jangka panjang yang maksimal.

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Tahap Akhir ERP Life Cycle 

Setelah melalui berbagai tahap implementasi dan pengoperasian, tahap akhir siklus hidup ERP juga perlu diperhatikan untuk memastikan bahwa sistem ERP yang digunakan tetap relevan dan efektif dalam mendukung tujuan bisnis perusahaan. Berikut ini beberapa tahapan yang perlu Anda perhatikan: 

1. Re-engineering atau Reimplementation

Rekayasa ulang atau implementasi ulang dilakukan untuk memastikan bahwa sistem ERP dapat mendukung tujuan bisnis yang baru. Proses ini sering kali melibatkan penyesuaian besar pada sistem untuk mengakomodasi perubahan dalam operasional atau strategi perusahaan, menjadikannya lebih fleksibel dan adaptif terhadap kebutuhan yang terus berkembang.

2. Extending Values

Tahap ini melibatkan penyesuaian sistem ERP agar tetap relevan dengan perubahan yang terjadi di dunia bisnis, pemerintahan, dan teknologi. Perusahaan harus beradaptasi dengan perubahan eksternal yang terjadi untuk memaksimalkan nilai dan kegunaan dari sistem ERP. Ini termasuk penambahan modul baru atau integrasi dengan teknologi terbaru yang muncul.

3. Decaying Performance

Seiring berjalannya waktu, sistem ERP akan mengalami penurunan performa, biasanya karena ketidakmampuan dalam mempertahankan sistem yang ada dan kesulitan dalam memenuhi kebutuhan bisnis yang terus berkembang. Tahap ini menandakan mendekati akhir masa pakai sistem ERP, yang sering kali mengarah pada perlunya migrasi ke sistem baru atau pembaruan yang signifikan agar tetap memenuhi kebutuhan perusahaan.

Tips Memilih ERP Life Cycle yang Sesuai

Memilih siklus hidup ERP yang tepat sangat penting untuk keberhasilan implementasi dan dapat meningkatkan efisiensi operasional bisnis. Berikut adalah beberapa tips untuk memilih ERP life cycle yang tepat untuk perusahaan.

1. Pahami Kebutuhan Bisnis

Sebelum memilih siklus ERP, penting untuk memahami proses bisnis apa saja yang memerlukan perbaikan. Misalnya, apakah Anda ingin memperbaiki manajemen inventaris, meningkatkan efisiensi rantai pasokan, atau memperkuat pengelolaan keuangan?

Dengan memahami kebutuhan spesifik ini, Anda dapat memilih siklus ERP yang dapat mendukung tujuan utama bisnis Anda dan menyelesaikan masalah yang ada. Untuk memahami lebih lanjut, Anda dapat melakukan software testing terlebih dahulu.

2. Evaluasi Vendor ERP

Vendor ERP yang baik tidak hanya menyediakan perangkat lunak, tetapi juga dukungan yang berkelanjutan. Saat memilih vendor, pastikan mereka menawarkan fitur fleksibilitas yang memungkinkan sistem berkembang bersama bisnis Anda, serta layanan pelanggan yang responsif.

Vendor yang baik juga akan membantu memastikan bahwa implementasi ERP dapat berjalan dengan lancar dan sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan. Jenis pembayaran perpetual vs subscription juga harus dijadikan bahan pertimbangan dalam memilih vendor sistem yang sesuai.

3. Perhatikan Integrasi Sistem

Sistem ERP yang dipilih harus bisa dintegrasikan dengan sistem lain yang sudah digunakan dalam perusahaan, seperti software akuntansi, CRM, atau sistem penggajian.

Integrasi yang lancar akan mencegah penyimpanan data yang terpisah dan mengurangi penggunaan proses manual yang memakan waktu, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.

4. Sesuaikan dengan Anggaran

Implementasi ERP bisa menjadi investasi besar. Oleh sebab itu, penting untuk menetapkan anggaran yang sesuai. Anda bisa melakukan custom sistem ERP dan penting untuk memilih siklus hidup ERP yang seimbang antara biaya dan manfaat.

Namun, perlu diingat bahwa solusi ERP yang biayanya lebih terjangkau tidak selalu menjadi yang terbaik, terutama jika mengorbankan fitur penting atau dukungan teknis yang dibutuhkan oleh perusahaan.

5. Perhatikan Kemampuan Pengguna

Salah satu faktor yang sering diabaikan adalah kemampuan pengguna dalam mengoperasikan sistem baru. Pilih siklus ERP yang memberikan pelatihan menyeluruh dan mudah dipahami oleh karyawan, sehingga mereka dapat cepat beradaptasi dengan perubahan. Dengan demikian, transisi ke sistem baru dapat berjalan lebih lancar tanpa mengurangi produktivitas.

ScaleOcean ERP Solusi Ideal untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda

ScaleOcean ERP adalah solusi yang ideal untuk meningkatkan efisiensi bisnis karena menggabungkan sejumlah fitur unggulan yang dirancang untuk otomatisasi dan integrasi lintas departemen. Platform ini memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis seperti manajemen keuangan, penjualan, pembelian, inventaris, dan produksi dalam satu sistem yang terpusat.

Perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dengan mengotomatisasi tugas-tugas rutin dan mengurangi risiko kesalahan manual. Hal ini bisa dilakukan melalui fitur seperti laporan waktu nyata, intelijen bisnis yang terintegrasi, dan laporan yang dihasilkan oleh kecerdasan buatan.

Lalu, skala bisnis dapat diubah dengan mudah, dan kemudahan kustomisasi memungkinkan setiap perusahaan menyesuaikan sistem sesuai dengan kebutuhan mereka.

Selain itu, manfaat langsung dari implementasi yang cepat adalah jaminan tidak mengganggu kegiatan operasional. ScaleOcean ERP mendukung kolaborasi antar departemen, meningkatkan visibilitas operasional, dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik melalui analisis data yang komprehensif.

Kesimpulan

Pemahaman akan life cycle ERP sangat penting untuk menciptakan implementasi sistem ERP yang optimal dan sesuai untuk kebutuhan bisnis. Setiap tahapan dalam ERP life cycle, mulai dari perencanaan hingga pemeliharaan, memiliki peran penting dalam mengoptimalkan proses bisnis dan meningkatkan efisiensi operasional.

Dengan mengikuti setiap langkah dengan tepat, perusahaan dapat mengurangi risiko kegagalan dan memastikan bahwa sistem ERP berfungsi dengan baik dalam jangka panjang.

Jika Anda ingin menciptakan operasional bisnis dengan ERP yang efisien dan terstruktur, ScaleOcean ERP hadir sebagai solusi yang tepat untuk membantu Anda dalam setiap tahapan life cycle ERP. Coba demo gratis atau konsultasi dengan tim ahli kami sekarang untuk mengetahui bagaimana ScaleOcean dapat mendukung bisnis Anda menuju efisiensi yang lebih baik.