Banyak jenis ERP software yang bisa Anda jadikan pilihan. Sebelum memilih, penting untuk memahami pengertian sistem ERP, yaitu perangkat lunak yang berfungsi untuk mengintegrasikan berbagai proses bisnis dalam satu platform terpusat.

Ada sejumlah opsi yang tersedia di pasaran terkait konfigurasi dan jenis penerapan dari sistem ini. Anda harus mengetahui pengertian, kelebihan, hingga kekurangan seluruh tipe aplikasi ERP ini agar Anda bisa memutuskan model manakah yang paling tepat untuk diterapkan di perusahaan. 

Perangkat lunak ERP adalah aset yang berharga bagi suatu bisnis jika diaplikasikan dengan benar. Maka dari itu Anda tidak bisa sembarangan dalam memilih sistem ini. Anda harus mengetahui terlebih dahulu macam-macam kebutuhan perusahaan, macam macam aplikasi ERP, apa saja modul ERP yang tepat, hingga tipe server yang paling sesuai.

Setiap jenis software ERP ini memiliki proses instalasi dan konfigurasi yang berbeda-beda. Ada yang membutuhan tempat yang besar, memerlukan proses yang cukup panjang, hingga memakan waktu dan biaya yang besar. Namun, ada juga jenis software ERP yang tahapan implementasinya sangat mudah dan tidak butuh waktu yang lama. Nah, mari kita bahas macam macam aplikasi ERP secara lengkap di artikel berikut.

1. Jenis ERP Software

Sistem ERP terdiri dari berbagai tipe dengan kriteria yang berbeda-beda. Disini kita akan membahas pengertian dari tiga jenis software ERP yang paling sering dipakai oleh perusahaan di Indonesia.

a. Cloud ERP

Jenis ERP satu ini sering disebut juga dengan SaaS ERP atau Software as a Service. Cloud ERP dihosting dan dikelola di server online yang terpusat, jadi tidak membutuhkan ruangan khusus untuk servernya. Sistem ini biasanya dikelola oleh pihak penyedia ERP atau biasa disebut provider.

Software ini menggunakan model langganan dengan opsi pembayaran tahunan atau bulanan. Dengan mengadopsi cloud ERP, beban kerja tim IT Anda akan berkurang secara signifikan, karena penyedia layanan akan menangani seluruh proses. Dalam hal ini, penerapan ERP workflow dalam bisnis memastikan operasional tetap berjalan lancar tanpa hambatan teknis yang mengganggu produktivitas.

Sehingga, sistem ERP jenis ini bisa meningkatkan efisiensi di perusahaan Anda. Contohnya, adanya pembaharuan otomatis yang akan memastikan Anda selalu menggunakan versi terbaru yang berkaitan dengan akses ke teknologi terupdate. Dengan menyederhanakan proses IT dapat memberikan kesempatan kepada usaha Anda untuk bisa unggul dalam persaingan bisnis.

Ada banyak pilihan vendor aplikasi ERP yang menawarkan layanan ini, sehingga Anda bisa memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

b. ERP On-premise

Sistem ERP on-premise menggunakan server di tempat, yang dikendalikan dan dikelola oleh tim dari perusahaan Anda sendiri. Sehingga, memberikan lebih banyak ruang untuk Anda dalam menyesuaikan solusi ERP dengan kebutuhan bisnis. Salah satu dari macam macam aplikasi ERP ini cocok untuk diterapkan di beberapa jenis industri seperti, perusahaan manufaktur dimana memiliki proses bisnis yang unik.

Banyak bisnis yang lebih memilih jenis ERP ini karena memerlukan kontrol penuh atas seluruh sistem operasional mereka termasuk keamanan datanya. Namun, sistem ini mayoritas tidak bisa diaplikasikan di perangkat seluler karena servernya berbentuk fisik di tempat. Sehingga, perusahaan Anda butuh pihak ketiga untuk bisa menghubungkan ke perangkat lainnya.

c. ERP Hybrid

Jenis ERP yang satu ini menggabungkan penerapan dari sistem cloud dan on-premise. ERP hybrid adalah pilihan yang tepat untuk perusahaan yang belum yakin untuk mengimplementasikan salah satu tipe sistemnya secara penuh. Selain itu, menerapkan model ERP system ini juga dapat membantu bisnis Anda yang masih melakukan penyesuaian masalah kinerja di tempat.

Masing-masing sistem ERP memiliki fitur yang berbeda-beda. Setiap sistemnya dirancang sedemikian rupa untuk bisa memfasilitasi dan mengakomodasi berbagai persyaratan dan kebutuhan perusahaan. Selain itu, ketiga jenis ERP ini berbeda dalam penetapan biaya, ketersediaan penyimpanan, tingkat keamanan, kontrol, hingga otoritas. 

2. Kelebihan Macam Macam Aplikasi ERP

Setelah mengetahui pengertian setiap jenis ERP software, penting bagi Anda untuk mengetahui kelebihan dari masing-masing tipe sistem. Berikut kami berikan penjelasan lengkapnya untuk Anda.

a. Cloud ERP

Pertama, solusi ini menawarkan ketersediaan dan aksesibilitas data yang luar biasa. Dengan Cloud ERP, data dan aplikasi perusahaan dapat diakses kapan saja dan di mana saja, selama ada koneksi internet. Ini memungkinkan mobilitas kerja yang lebih besar dan memfasilitasi kolaborasi tim yang lebih baik, terlepas dari lokasi geografis mereka.

Selanjutnya, dengan software ERP berbasis cloud, Anda tidak perlu khawatir tentang pemeliharaan dan upgrade infrastruktur IT. Penyedia layanan akan mengelola semua aspek ini, membebaskan tim IT Anda untuk fokus pada proyek-proyek yang lebih strategis. Selain itu, penggunaan teknologi ini juga memungkinkan skalabilitas yang cepat dan mudah. Jadi, Anda dapat menambah atau mengurangi kapasitas sesuai kebutuhan, tanpa perlu investasi modal besar di awal.

Dalam hal keamanan, Cloud ERP juga unggul. Data Anda dilindungi oleh protokol keamanan canggih dan mekanisme backup yang otomatis, meminimalkan risiko kehilangan data atau pelanggaran keamanan. Lebih jauh lagi, fitur seperti pemantauan real-time dan notifikasi otomatis membantu Anda mendeteksi dan menanggulangi masalah secepatnya, sebelum mereka berdampak signifikan pada bisnis Anda.

Terakhir, jenis software ERP ini juga memungkinkan integrasi yang lebih mudah dengan sistem lain. Baik itu sistem internal perusahaan atau aplikasi pihak ketiga, integrasi ini memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan pandangan yang lebih holistik tentang operasional mereka dan membuat keputusan yang lebih tepat dan tepat waktu. Kelebihan-kelebihan ini membuat Cloud ERP menjadi pilihan yang sangat menarik bagi perusahaan modern yang ingin mencapai efisiensi dan efektivitas operasional yang lebih besar.

b. ERP On-premise

Sementara solusi berbasis cloud semakin populer, ERP on-premise tetap memiliki keuntungan tersendiri yang dapat menjadi pertimbangan penting bagi beberapa organisasi. Salah satu keunggulan utama dari sistem ini adalah kontrol dan kustomisasi. Jadi, perusahaan memiliki kontrol penuh atas data dan sistem mereka sendiri. Ini termasuk keamanan, pembaruan sistem, dan personalisasi. Sistem pun dapat disesuaikan dengan persyaratan spesifik bisnis Anda, yang mungkin tidak selalu bisa dipenuhi oleh pihak provider.

Selanjutnya, ERP tipe ini juga memungkinkan akses offline ke data dan aplikasi. Ini bisa menjadi keuntungan besar bagi perusahaan yang beroperasi di area dengan konektivitas internet yang tidak stabil atau bagi Anda yang memiliki kebutuhan khusus untuk akses offline. Ketersediaan data dan aplikasi ini dapat memberikan fleksibilitas dan keandalan yang penting bagi operasi bisnis tertentu.

Meski ERP on-premise membutuhkan investasi lebih banyak dalam infrastruktur dan pemeliharaan, mereka tetap memberikan tingkat keamanan yang tinggi. Sebagian besar perusahaan yang memilih solusi ini memiliki kemampuan untuk mengelola dan mengendalikan protokol keamanan mereka sendiri, termasuk pemantauan dan pencegahan intrusi.

Terakhir, banyak perusahaan menikmati kepastian biaya yang datang dengan ERP on-premise. Meskipun biaya investasi awal mungkin lebih tinggi, namun biaya yang harus dikalkulasi dalam jangka panjang dapat diprediksi dengan akurat. Jadi, memudahkan bisnis Anda dalam merencanakan anggaran yang lebih baik. Semua kelebihan ini menjadikan ERP On-Premise sebagai pilihan yang layak dipertimbangkan bagi banyak bisnis.

c. ERP Hybrid

Seperti yang sudah sebelumnya, ERP hybrid adalah gabungan dari cloud dan on-premise. Maka dari itu, kelebihan yang ditawarkan oleh tipe sistem ini pun menggabungkan keunggulan dari kedua jenis ERP software sebelumnya. Dengan kata lain, ERP hybrid menawarkan keunggulan yang terbaik dari kedua dunia, dimana bisa mendukung Anda untuk bersaing di lingkungan bisnis yang semakin kompleks dan dinamis saat ini. Seperti, fleksibilitas dan skalabilitas dari model cloud serta kontrol dan keamanan dari sistem on-premise.

Dengan software ERP ini, perusahaan dapat menikmati manfaat dari aksesibilitas data dan aplikasi di mana saja dan kapan saja yang ditawarkan oleh solusi cloud. Ini memungkinkan kolaborasi kerja yang lebih baik dan fleksibilitas yang lebih besar, khususnya dalam situasi kerja jarak jauh. Selain itu, Anda juga bisa dengan mudah menyesuaikan kapasitas sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Tidak berhenti sampai disitu, perusahaan juga memiliki kontrol penuh atas data dan sistem mereka, seperti yang ditawarkan oleh solusi on-premise. Bisnis dapat mengelola data di lingkungan mereka sendiri, memastikan keamanan dan privasi yang lebih tinggi. 

Keunggulan lainnya adalah kemampuannya untuk mengintegrasikan dengan baik data dan aplikasi di lingkungan cloud dan on-premise sekaligus. Ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki pandangan yang holistik dan tepat waktu tentang operasi mereka, yang pada gilirannya dapat mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat. 

3. Kekurangan Setiap Jenis Software ERP

Selain kelebihan, masing-masing jenis sistem ini juga memiliki kekurangannya tersendiri. Nah, hal ini sangat penting untuk Anda ketahui sebagai salah satu bahan pertimbangan dalam menentukan tipe sistem ERP mana yang tepat. 

a. Cloud ERP

Meski menawarkan berbagai keuntungan yang telah disebutkan sebelumnya, penting juga untuk mempertimbangkan beberapa kekurangan sistem ERP berbasis cloud ini. Salah satunya adalah dependensi pada konektivitas internet yang stabil. Dalam situasi di mana konektivitas internet terganggu atau tidak tersedia, akses ke sistem bisa menjadi masalah. Untuk bisnis yang beroperasi di daerah dengan infrastruktur internet yang kurang memadai, hal ini bisa menjadi hambatan yang signifikan.

Selain itu, walaupun menawarkan keamanan data, beberapa perusahaan mungkin merasa tidak nyaman dengan gagasan data sensitif disimpan di luar kendali internal mereka. Juga, walaupun jarang, ada potensi untuk pelanggaran data jika penyedia cloud mengalami serangan.

Kemudian, ada keterbatasan dalam hal personalisasi dan kontrol. Dengan jenis software ini, perusahaan tidak bisa mengubah atau menyesuaikan aplikasi kapanpun dibutuhkan. Ini berbeda dengan ERP on-premise, yang memberikan kontrol penuh dan fleksibilitas untuk menyesuaikan aplikasi.

Terakhir, biaya berlangganan jangka panjang untuk cloud ERP bisa menjadi signifikan. Meski biaya awal mungkin lebih rendah dibandingkan dengan solusi on-premise, namun biaya berkelanjutan ini bisa menjadi mahal seiring waktu, terutama untuk perusahaan dengan skala besar.

b. ERP On-Premise

Salah satu hambatan utama dari penerapan jenis ERP software ini adalah biaya pemeliharaan. Dengan sistem on-premise, perusahaan bertanggung jawab atas semua aspek pemeliharaan dan pembaruan sistem, yang bisa memerlukan sumber dana yang signifikan. Ini meliputi pembaruan hardware, software, pemantauan sistem, hingga penyelesaian masalah.

Selain itu, biaya awal untuk sistem on-premise juga biasanya cukup tinggi. Ini mencakup biaya perangkat lunak, instalasi, dan konfigurasi. Biaya awal ini bisa menjadi beban bagi beberapa perusahaan, terutama bagi bisnis kecil dan menengah. Jadi, jenis sistem ini lebih cocok untuk bisnis yang sudah berskala besar.

Software ERP on-premise juga tidak memberikan fleksibilitas dan skalabilitas yang ditawarkan oleh solusi berbasis cloud. Meningkatkan atau menurunkan kapasitas sistem dapat memerlukan investasi tambahan dan waktu, yang bisa menjadi hambatan bagi pertumbuhan dan adaptasi bisnis.

Terakhir, ada tantangan dalam hal aksesibilitas. Akses ke sistem biasanya terbatas hanya pada jaringan internal perusahaan saja. Jadi, perusahaan yang memiliki tim di lokasi berbeda pasti mengalami kendala. Selain itu, Anda pun jadi tidak bisa mengawai secara penuh seluruh proses bisnis.

c. ERP Hybrid

Meski ERP hybrid menawarkan fleksibilitas dan kontrol yang seimbang, ada juga beberapa tantangan yang mungkin dihadapi. Pertama, mempertahankan konsistensi data dan fungsi di antara kedua sistem dapat memerlukan usaha dan sumber daya yang signifikan. Selain itu, integrasi data ini mungkin memerlukan dukungan teknis dan keahlian khusus yang mungkin tidak tersedia di semua bisnis.

Selanjutnya, ERP Hybrid mungkin memerlukan biaya investasi yang lebih besar dibandingkan dengan menggunakan hanya satu model, baik itu on-premise atau cloud. Menggabungkan kedua model ini berarti perusahaan harus mempertimbangkan biaya dari kedua sistem, termasuk biaya perangkat keras, perangkat lunak, dan pemeliharaan.

Terakhir, mengelola dan memantau dua sistem yang berbeda bisa memerlukan waktu dan sumber daya yang lebih banyak. Perusahaan mungkin perlu berinvestasi dalam pelatihan atau bahkan merekrut staf baru untuk mengelola dan memelihara sistem mereka.

4. Kesimpulan

Penjelasan tiga jenis software ERP diatas dapat Anda jadikan patokan dalam mempertimbangkan tipe mana yang paling sesuai untuk perusahaan. Tidak diragukan lagi, beralih ke sistem ERP dapat membawa perubahan signifikan bagi bisnis terutama dalam hal produktivitas. 

Dengan software ERP, Anda dapat merencanakan, mengelola, hingga memantau seluruh operasional bisnis secara efektif dan efisien. Tentukan solusi ERP apa saja yang dibutuhkan perusahaan Anda dan pilih tipe sistem yang paling sesuai. Nah, percayakan seluruh sistem operasi bisnis Anda ke ScaleOcean, software ERP yang cocok untuk semua perusahaan di berbagai industri.